Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

Відповідно до Законів України «Про Державну прикордонну службу України», «Про військовий обов’язок і військову службу», Указу Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115 «Про Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України» та з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України НАКАЗУЮ:

2. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної прикордонної служби України.

ІНСТРУКЦІЯ
з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає:

організацію й порядок обліку військовослужбовців і працівників Державної прикордонної служби України (далі - особовий склад) в Адміністрації Державної прикордонної служби України (далі - Адміністрація Держприкордонслужби), регіональних управліннях, загонах морської охорони, прикордонних загонах, окремих контрольно-пропускних пунктах, авіаційних частинах, навчальних закладах, науково-дослідній установі, органах забезпечення, підрозділах спеціального призначення (далі - органи Держприкордонслужби), підрозділах, на кораблях та катерах морської охорони органів Держприкордонслужби в мирний час і в особливий період;

завдання і види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання й ведення;

обов’язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

порядок персонального обліку безповоротних втрат особового складу в особливий період;

порядок видання, обліку, зберігання, розсилки наказів по особовому складу і облікових документів.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями, а також трудової діяльності працівників Державної прикордонної служби України (далі - працівники);

забезпечення командирів (начальників) довідковими відомостями стосовно особового складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація бази персональних даних та інформації стосовно особового складу;

забезпечення командирів (начальників) даними про штатну й облікову чисельність особового складу органів Держприкордонслужби для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби і трудової діяльності особовим складом і розшуку військовослужбовців;

сповіщення сімей або близьких родичів померлих (загиблих) осіб особового складу про місце, дату, причину (обставини) їх загибелі або смерті, видача документів, необхідних для порушення клопотання щодо призначення пенсії (допомоги) і для надання пільг, установлених законодавством України.

3. Облік особового складу повинен відповідати таким основним вимогам:

ведеться постійно в будь-яких умовах діяльності органів Держприкордонслужби в порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображає штатну, облікову і наявну чисельність особового складу, а також кількісні й якісні зміни, що відбуваються як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця та працівника.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів по органах Держприкордонслужби, наказів по особовому складу та інших документів, передбачених цією Інструкцією.

5. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та кількісний (статистичний).

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця і працівника окремо та призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних під час визначення порядку переміщення і використання. У ньому мають бути відображені точні біографічні дані, проходження військової служби, трудова діяльність та інші відомості, які об’єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів Держприкордонслужби особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний та якісний склад військовослужбовців і працівників. За даними кількісного (статистичного) обліку плануються укомплектування органів Держприкордонслужби особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців і їх розподіл відповідно до існуючих потреб.

Персональний, штатно-посадовий і кількісний (статистичний) обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації з питань укомплектованості органів Держприкордонслужби, проходження служби військовослужбовцями і трудової діяльності працівників.

6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців та працівників, у кадрових підрозділах організовуються й ведуться персональний, штатно-посадовий обліки особового складу із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік). Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних начальників органів Держприкордонслужби та здійснюється відповідно до вимог законодавства про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.

7. Чисельність особового складу органу Держприкордонслужби поділяється на штатну, облікову, наявну.

Штатна чисельність - установлена штатом органу Держприкордонслужби чисельність військовослужбовців і працівників.

Облікова чисельність - чисельність військовослужбовців і працівників, які відповідними наказами по особовому складу зараховані до списків особового складу органу Держприкордонслужби або прийняті на роботу.

Наявна чисельність - чисельність особового складу, який відповідно до наказів по особовому складу на час проведення обліку перебуває в органі Держприкордонслужби. До наявної чисельності включаються також військовослужбовці і працівники, які на час проведення обліку наказами по особовому складу тимчасово перебувають в органі Держприкордонслужби.

У наявній чисельності не враховуються військовослужбовці та працівники, які відповідно до наказів по особовому складу перебувають тимчасово за межами органу Держприкордонслужби (відпустки, відрядження, лікування, навчання тощо).

8. Начальники органів Держприкордонслужби зобов’язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах та органах і створювати для посадових осіб, які ведуть облік особового складу, усі умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

9. Організація і відповідальність за стан обліку особового складу покладаються:

у підрозділах органів Держприкордонслужби - на командирів підрозділів;

на кораблях морської охорони - на командирів кораблів;

на катерах морської охорони - на командирів катерів;

у загонах морської охорони - на командирів загонів морської охорони;

у прикордонних загонах, окремих контрольно-пропускних пунктах - на начальників прикордонних загонів, окремих контрольно-пропускних пунктів;

в авіаційних частинах - на командирів авіаційних частин;

у навчальних закладах, науково-дослідних установах - на начальників навчальних закладів, науково-дослідних установ;

у підрозділах спеціального призначення - на керівників цих підрозділів;

в органах забезпечення - на начальників органів забезпечення;

у регіональних управліннях - на начальників регіональних управлінь;

у структурних підрозділах Адміністрації Держприкордонслужби - на керівників цих структурних підрозділів.

Вищезазначені посадові особи зобов’язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, на кораблях і катерах, в органах Держприкордонслужби і періодично особисто перевіряти укомплектованість підрозділів та органів;

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність органів та підрозділів;

проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу, - не рідше одного разу на рік;

вживати заходів щодо удосконалення системи обліку особового складу органів і підрозділів Держприкордонслужби із застосуванням автоматизованих систем управління;

проводити перевірки стану обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах та органах Держприкордонслужби, надаючи практичну допомогу та досягаючи якісного стану обліку особового складу;

контролювати роботу комісії з перевірки стану обліку особового складу;

здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу;

вживати всіх заходів для збереження облікових документів, особливо в умовах бойових дій, підрозділів та органів Держприкордонслужби.

10. Загальне керівництво за організацією обліку особового складу, встановлення основних принципів його ведення і контроль за його станом здійснюються Адміністрацією Держприкордонслужби.

Керівництво практичною діяльністю кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби з питань обліку особового складу і контроль за його станом здійснюються кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

11. Заходи щодо організації і порядку обліку особового складу включаються до планів роботи органів Держприкордонслужби.

12. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускається обмежене коло осіб за списком, затвердженим начальником органу Держприкордонслужби тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Посадові особи підрозділів забезпечення органів Держприкордонслужби відомості (довідки) про чисельність особового складу, необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, отримують у відповідних кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби під підпис.

Якщо умови дислокації органу Держприкордонслужби і підрозділів забезпечення не дають змоги підрозділам забезпечення отримати в робочому порядку в кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби необхідні дані про чисельність особового складу, начальник органу Держприкордонслужби може дозволити передавати до цих підрозділів копії або витяги з наказів по особовому складу технічними засобами інформації або поштою.

13. Порядок ведення обліку, виготовлення, користування, зберігання та пересилання матеріальних носіїв інформації, які містять відомості з обліку особового складу, здійснюється відповідно до законодавства та залежно від наданого таким матеріальним носіям інформації грифа секретності (обмеження доступу).

Гриф секретності (обмеження доступу) матеріальним носіям інформації надається відповідно до законодавства.

ІІ. Облік особового складу в мирний час

1. Облік особового складу в підрозділах

Начальник (командир) підрозділу зобов'язаний особисто знати підлеглих йому військовослужбовців в обсязі вимог, установлених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України та цією Інструкцією.

2. Облік особового складу в роті, заставі всіх найменувань (далі - заставі), відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі, оперативно-розшукових підрозділах з окремим місцем дислокації ведеться в таких документах:

іменному списку для вечірньої перевірки.

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад роти, застави, відділу прикордонної служби, прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури, оперативно-розшукового підрозділу з окремим місцем дислокації.

Іменний список для вечірньої перевірки ведеться на осіб рядового, сержантського, старшинського складу строкової військової служби та курсантів військових навчальних закладів.

У прикордонній заставі з окремим місцем дислокації облік особового складу ведеться також у книзі прикордонної служби.

Облік особового складу в роті, заставі, відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі, оперативно-розшуковому підрозділі з окремим місцем дислокації веде відповідальний виконавець або інша посадова особа, призначена відповідним керівником підрозділу.

Командир роти, начальник прикордонної застави, відділу прикордонної служби, комендант прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури, начальник оперативно-розшукового підрозділу з окремим місцем дислокації зобов'язані:

знати увесь особовий склад підрозділу в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України та цією Інструкцією;

щодня мати достовірні відомості про чисельність особового складу підрозділу за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із зазначенням причин;

щодня доповідати вищому за підпорядкуванням керівнику відомості про зміни в чисельності;

щомісяця перевіряти наявність військових квитків (службових посвідчень), ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців підрозділів, їх стан і своєчасність запису в них облікових даних, що змінилися;

щомісяця перевіряти знання керівниками структурних підрозділів, їх заступниками підпорядкованого їм особового складу.

3. Облік особового складу на катерах, кораблях загонів морської охорони ведеться:

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин до 5 осіб - командиром катера в іменному списку;

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин понад 5 осіб - командиром катера у розділі ІІІ книги обліку особового складу;

на кораблях - у книзі обліку особового складу та іменному списку для вечірньої перевірки.

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад.

Іменний список для вечірньої перевірки ведеться на матросів і старшин строкової військової служби.

Облік особового складу на кораблях веде старший помічник (помічник) командира корабля;

у бойовій частині корабля - командир бойової частини в іменному списку особового складу бойової частини.

Командир корабля (катера) зобов'язаний:

знати весь особовий склад корабля в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України та цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику органу Держприкордонслужби відомості про зміни в чисельності;

щомісяця перевіряти наявність військових квитків (службових посвідчень), ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців, їх стан і своєчасність запису в них облікових даних, що змінилися;

щомісяця перевіряти знання командирами бойових частин підпорядкованого їм особового складу.

В управліннях дивізіонів кораблів і катерів морської охорони облік ведеться за правилами, установленими для роти, відділу.

Облік особового складу в управлінні дивізіону веде заступник командира дивізіону з персоналу (де посада не передбачена - інша посадова особа, призначена командиром дивізіону).

4. Облік особового складу в підрозділах забезпечення при регіональних управліннях ведеться в книзі обліку особового складу та іменному списку для вечірньої перевірки.

5. В інших підрозділах, які прирівняні до роти, прикордонної застави, відділу прикордонної служби, облік особового складу ведеться в порядку, встановленому для відповідних підрозділів.

Облік у підрозділах, які входять до складу прикордонних комендатур усіх найменувань, ведеться відповідно до пунктів 1, 2 цієї глави.

2. Облік особового складу в органах Держприкордонслужби, які мають кадрові підрозділи

1. Облік особового складу органу Держприкордонслужби ведеться у відділах (відділеннях, групах) кадрів (далі - кадрові підрозділи) відповідного органу.

У кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби на особовий склад ведуться такі облікові документи:

особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом (осіб офіцерського складу);

трудові книжки працівників і вкладиші до них, особові картки на працівників (далі - особові картки) відповідно до законодавства України.

Книги обліку та інші облікові документи ведуться згідно з вимогами цієї Інструкції.

2. На підставі даних персонального та штатно-посадового обліку в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби складаються документи кількісного (статистичного) обліку особового складу, до яких належать добова відомість, донесення про склад і чисельність органів Держприкордонслужби, довідки, відомості.

3. Зарахування особового складу до списків органу Держприкордонслужби та виключення зі списків, а також внесення до облікових документів змін, що відбулися в персональних облікових даних військовослужбовців, проводяться тільки на підставі наказів по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, оголошені в наказі по особовому складу органу Держприкордонслужби, мають бути занесені до облікових документів, які ведуться у кадрових підрозділах органу Держприкордонслужби, не пізніше трьох днів з дня підписання наказу.

4. Зарахування до списків органу Держприкордонслужби військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби, здійснюється наказом по особовому складу, як правило, у день прибуття до органу Держприкордонслужби.

Наказ по особовому складу про зарахування до списків органу Держприкордонслужби військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби у вихідні, святкові, неробочі дні, видається у найближчий робочий день, а такі військовослужбовці зараховуються з дати прибуття до органу Держприкордонслужби.

Підставою для видання наказу про зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби є:

для військовослужбовців строкової військової служби - іменні списки команд, груп та приписи;

для осіб рядового, сержантського, старшинського складу військової служби за контрактом та офіцерського складу - приписи;

для громадян, які приймаються на військову службу за контрактом, - приписи, контракт про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України.

До списків особового складу органу Держприкордонслужби наказами не зараховуються особи, які прибули до нього тимчасово з різних причин з інших органів Держприкордонслужби.

Підставою для видання наказу про прийняття на роботу працівників є особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням керівника органу Держприкордонслужби, подання керівника про встановлення посадового окладу, визначених законодавством надбавок і доплат, строковий трудовий договір (у разі його укладення).

Військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби за книгами обліку в день видання наказу про зарахування до списку особового складу органу Держприкордонслужби. До отримання їхніх особових справ і послужних карток кадрові підрозділи на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи у книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.

5. Виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби проводиться наказом по особовому складу в такі строки:

осіб, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших органів Держприкордонслужби (у тому числі направлених на навчання за кордоном строком понад один рік та у довгострокові закордонні відрядження на посади перших секретарів та чергових комендантів), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, відряджених до органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення та Державної спеціальної служби транспорту (далі - інші військові формування), - із дня вибуття;

осіб, обраних депутатом Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласної, районної, міської, районної у місті, сільської, селищної ради, сільським, селищним, міським головою, старостою, - протягом 20 днів із дня офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів;

офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - із дня закінчення відпустки;

випускників вищих військових навчальних закладів та військових навчальних підрозділів вищих навчальних закладів (далі - військові навчальні заклади), яким після закінчення надано відпустку, - із дня, наступного за днем закінчення відпустки;

військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - із дня зарахування їх на навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на навчання. Витяги надсилаються в органи Держприкордонслужби не пізніше семи днів з дня видання наказу;

військовослужбовців строкової військової служби, направлених для відбування покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, - із дня набрання вироком суду законної сили;

військовослужбовців, яким вироком суду, що набрав законної сили, призначено покарання у виді позбавлення волі, обмеження волі чи позбавлення права займати певні посади, - із дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання;

військовослужбовців, яким призначено покарання у виді позбавлення військового звання, - із дня набрання законної сили вироком суду;

військовослужбовців, позбавлених військового звання в порядку дисциплінарного стягнення, - із дня підписання наказу, а якщо законодавством установлено строки здавання посади - з дати затвердження акта про здавання і прийняття посади. Початком здавання посади є день, що настає за днем підписання наказу про позбавлення військового звання;

фізичної особи, визнаної судом безвісти відсутньою, - із дня, зазначеного в рішенні суду;

військовослужбовців, які померли від хвороб, загинули внаслідок трагічного випадку, - із дня смерті (загибелі) після отримання документів про причинний зв'язок захворювань, поранень, травм, контузій, каліцтв, які призвели до смерті, встановлений штатною військово-лікарською комісією Держприкордонслужби;

осіб, які самовільно залишили органи Держприкордонслужби або місце служби, і тих, що не з’явилися в строк без поважних причин на службу при призначенні, переміщенні, з відрядження, відпустки, навчання або закладів охорони здоров’я тривалістю понад три доби, - тільки після з’ясування причин залишення ними (неповернення) органу Держприкордонслужби та внесення в єдиний реєстр досудових розслідувань, але не раніше ніж через три місяці після закінчення встановленого строку відрядження, відпустки, лікування, навчання або самовільного залишення органу Держприкордонслужби. Протягом цього часу вони вважаються тимчасово відсутніми і обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі.

Військовослужбовці, які самовільно залишили військові частини, у триденний строк з моменту залишення частини знімаються зі всіх видів забезпечення.

Підставою для виключення військовослужбовців, які самовільно залишили орган Держприкордонслужби, зі списків особового складу наказами по особовому складу є повідомлення від органів досудового розслідування, прокуратури, суду.

Працівники звільняються з роботи відповідно до законодавства України про працю. У день звільнення кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби зобов'язаний видати працівникові належно оформлену трудову книжку. У разі звільнення працівника з ініціативи керівництва органу Держприкордонслужби кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби зобов'язаний також у день звільнення видати йому копію (витяг з) наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія (витяг з) наказу видається на вимогу працівника.

6. Не виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

яких направлено на навчання до військових навчальних закладів і навчальних частин без увільнення від займаних посад;

яких направлено на навчання за кордон строком до одного року;

яких направлено на лікування до закладів охорони здоров’я незалежно від строку лікування;

які тимчасово вибули з органу Держприкордонслужби з різних причин (у відрядження, відпустку, на збори, тимчасово відряджені до інших органів Держприкордонслужби);

щодо яких застосовано запобіжні заходи у виді домашнього арешту або тримання під вартою.

7. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу органу Держприкордонслужби тільки після встановлення їх особистості й отримання документів, що підтверджують направлення їх у цей орган для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби чи виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по особовому складу кожного військовослужбовця;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по особовому складу;

вносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

8. Щодо осіб офіцерського складу, в яких змінюються облікові дані, відповідні органи Держприкордонслужби щомісяця до 05 числа надсилають до кадрових підрозділів органів вищого рівня управління повідомлення.

Повідомлення складається в одному примірнику на кожного військовослужбовця окремо в разі:

здобуття освіти в навчальних закладах;

змін у сімейному стані;

присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

надання статусу учасника бойових дій.

Військовослужбовці, в яких змінилися анкетні або автобіографічні дані, зобов’язані у десятиденний термін повідомити кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби про такі зміни й подати підтвердні документи.

3. Особливості організації та ведення обліку особового складу в деяких органах і підрозділах Держприкордонслужби

1. У Національній академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького (далі - Національна академія), навчальних центрах облік особового складу ведеться за правилами, передбаченими для органу Держприкордонслужби, але з дотриманням особливостей пунктів 2, 3 цієї глави.

2. У Національній академії:

військовослужбовці, які прибули до академії як кандидати для вступу на навчання, обліковуються в книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу;

штатно-посадовий облік на перемінний склад не ведеться;

персональний облік курсантів, які зараховані до списків особового складу Національної академії, ведеться в книзі алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу;

у підрозділах Національної академії облік особового складу ведеться за правилами, установленими для відповідних підрозділів.

3. У навчальних центрах Держприкордонслужби:

персональний облік курсантів, які зараховані до списків особового складу навчальних центрів, ведеться у книзі алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу;

штатно-посадовий облік на перемінний склад не ведеться;

у підрозділах навчальних центрів персональний облік перемінного складу ведеться окремо від постійного особового складу.

4. До перемінного складу належать військовослужбовці, які навчаються за програмою підготовки курсантів або прибувають на навчання (підготовку, перепідготовку) до Національної академії або навчальних центрів без зарахування до списків особового складу.

5. У закладах охорони здоров’я (госпіталях, медико-санітарних частинах, лазаретах, санаторіях, центрах оздоровлення та відпочинку, будинках відпочинку) перемінний склад обліковується в приймальних відділеннях, реєстратурах (адміністраторами, черговим персоналом) відповідно до правил медичного обліку.

Усі військовослужбовці після лікування направляються закладами охорони здоров’я безпосередньо до органів Держприкордонслужби за місцем їхньої служби.

Про військовослужбовців, які прибули на лікування до закладів охорони здоров’я та які виписуються із закладів охорони здоров’я, начальники цих закладів повідомляють начальників відповідних органів Держприкордонслужби.

Організацію переміщення, контроль за прибуттям військовослужбовців після закінчення лікування в закладах охорони здоров’я до місць проходження служби здійснюють начальники органів Держприкордонслужби.

6. У разі прибуття до закладів охорони здоров’я на лікування військовослужбовців без приписів або госпіталізації для надання невідкладної медичної допомоги начальники закладів охорони здоров’я терміново інформують начальників органів Держприкордонслужби, в яких проходять службу військовослужбовці, про їх госпіталізацію.

7. Штатно-посадовий облік на перемінний склад не ведеться.

8. Начальник приймального відділення, реєстратури (адміністратор, черговий персонал) з питань ведення обліку перемінного особового складу зобов'язаний:

знати чисельність (за списком, наявних і відсутніх) перемінного складу, який перебуває на лікуванні, відпочинку, а також організовувати ведення його обліку за встановленими правилами;

щодня доповідати керівникові закладу охорони здоров’я, у кадровий підрозділ (інспектору з кадрів) про зміни в чисельності перемінного особового складу;

після прибуття до закладу охорони здоров’я на лікування військовослужбовців, у тому числі без приписів або їх госпіталізації для надання невідкладної медичної допомоги, у той самий день готувати інформування органів Держприкордонслужби, в яких вони проходять службу;

щомісяця перевіряти ведення обліку перемінного складу посадовими особами, призначеними для цього;

не менше одного разу на квартал проводити заняття з питань ведення обліку особового складу з посадовими особами, які залучаються до цієї роботи.

9. В окремих підрозділах спеціального призначення, які перебувають на кадровому забезпеченні Адміністрації Держприкордонслужби, облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

10. В Управлінні інформації облік особового складу ведеться за правилами, передбаченими для органу Держприкордонслужби.

11. Реєстрація і видача відпускних квитків військовослужбовцям і працівникам підрозділів з окремим місцем дислокації в органах Держприкордонслужби, які перебувають на кадровому забезпеченні Адміністрації Держприкордонслужби або регіонального управління, та посвідчень про відрядження здійснюються в органах Держприкордонслужби, де такі підрозділи дислокуються на підставі наказу Адміністрації Держприкордонслужби або регіонального управління.

4. Облік особового складу в регіональному управлінні

1. У регіональному управлінні облік особового складу ведеться кадровим підрозділом регіонального управління.

На кадровий підрозділ покладено ведення персонального, штатно-посадового та кількісного обліку всього особового складу регіонального управління, підрозділів забезпечення та обслуговування управління. Облік ведеться в порядку і за формами, встановленими для обліку особового складу в органах Держприкордонслужби.

Кількісний облік особового складу підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться на підставі штатів і донесень, отриманих з органів за станом на перше число кожного місяця, до підрозділу включно.

2. Начальник кадрового підрозділу регіонального управління зобов’язаний:

вести облік штатної та облікової чисельності особового складу, а також переміщення військовослужбовців підпорядкованих органів Держприкордонслужби та завжди мати перевірені дані про чисельність та укомплектованість підпорядкованих органів Держприкордонслужби в цілому та по категоріях особового складу;

своєчасно складати та доповідати начальнику регіонального управління встановлену табелем донесень та відповідними наказами, розпорядженнями Адміністрації Держприкордонслужби звітність про чисельність особового складу;

не рідше одного разу на рік перевіряти стан обліку військовослужбовців і працівників у всіх підпорядкованих регіональному управлінню органах Держприкордонслужби;

не рідше одного разу на рік проводити збори з посадовими особами, які відповідають за ведення обліку особового складу в органах Держприкордонслужби;

вести персональний, штатно-посадовий облік особового складу регіонального управління, підрозділів забезпечення й обслуговування та офіцерського складу підпорядкованих органів Держприкордонслужби;

своєчасно забезпечувати підпорядковані регіональному управлінню органи Держприкордонслужби книгами та бланками обліку особового складу та здійснювати контроль за правильністю їх використання;

один раз на рік станом на 01 жовтня подавати до Адміністрації Держприкордонслужби заявку на виготовлення потрібних книг і бланків обліку особового складу.

3. Ведення обліку та облікових документів щодо особового складу підрозділів забезпечення та обслуговування управління здійснюють відповідальні виконавці (діловоди) цих підрозділів під безпосереднім керівництвом та у приміщеннях кадрового підрозділу регіонального управління.

4. У кадровому підрозділі регіонального управління ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу.

5. Добова відомість у кадровому підрозділі регіонального управління не ведеться.

6. В окремих підрозділах, які перебувають на кадровому забезпеченні регіональних управлінь, облік особового складу ведеться у книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

5. Облік особового складу в Адміністрації Держприкордонслужби

1. В Адміністрації Держприкордонслужби України облік особового складу ведеться кадровим підрозділом.

На кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби покладено ведення персонального обліку особового складу Адміністрації Держприкордонслужби та ведення кількісного обліку всього особового складу Державної прикордонної служби України.

Штатно-посадовий облік ведеться на особовий склад Адміністрації Держприкордонслужби та осіб офіцерського складу номенклатури призначення Голови Державної прикордонної служби України.

2. Облік військовослужбовців та працівників підрозділів, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, ведеться спеціально утвореними відділами (відділеннями, групами) за порядком і правилами, встановленими для обліку особового складу органу Держприкордонслужби.

Функціональний контроль за діяльністю відділів (відділень, груп) здійснює кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Добова відомість у кадровому підрозділі Адміністрації Держприкордонслужби не ведеться.

5. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби протягом року здійснює перевірку стану роботи з ведення обліку військовослужбовців і працівників в органах Держприкордонслужби.

6. Облік померлих (загиблих) військовослужбовців і працівників

У разі смерті (загибелі) військовослужбовців Державної прикордонної служби України, які тимчасово відряджені до закордонної дипломатичної установи України для виконання завдань з фізичної охорони, керівник цієї установи інформує письмово Адміністрацію Держприкордонслужби та Міністерство закордонних справ України.

2. Смерть (загибель) військовослужбовця повинна бути зареєстрована в органах реєстрації актів цивільного стану, а військовослужбовців, які перебувають за кордоном, - у дипломатичних представництвах (консульських установах) України.

3. Військовослужбовці, які померли від захворювання або загинули в результаті подій, стихійного лиха і нещасних випадків, а також безвісти відсутні, після встановлення причин смерті (загибелі), розслідування причин відсутності й отримання підтвердних документів виключаються наказом по особовому складу зі списків особового складу органу Держприкордонслужби.

При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки діагноз хвороби, причина, через яку настала смерть.

З метою встановлення причинного зв’язку смерті (загибелі) начальник органу Держприкордонслужби направляє клопотання до Центральної військово-лікарської комісії Держприкордонслужби, яка виносить відповідну постанову. До клопотання додаються біографічна довідка, копія лікарського свідоцтва про смерть, копія свідоцтва про смерть, паспорт здоров’я (медична книжка), акт розслідування нещасного випадку (випадку смерті), що стався, акт про нещасний випадок (випадок смерті), що стався з військовослужбовцем під час виконання ним обов’язків військової служби, якщо цей нещасний випадок (випадок смерті) визнано таким, що стався з військовослужбовцем під час виконання ним обов’язків військової служби, або акт про нещасний випадок (випадок смерті), що стався з військовослужбовцем не під час виконання ним обов’язків військової служби, якщо цей нещасний випадок (випадок смерті) визнано таким, що стався з військовослужбовцем не під час виконання ним обов’язків військової служби.

7. На підставі наказу по особовому складу в книзі алфавітного обліку військовослужбовців строкової військової служби або в книзі алфавітного обліку осіб офіцерського складу (осіб рядового, сержантського складу військової служби за контрактом) робиться запис: дата і причина смерті (загибелі) військовослужбовця, місце поховання, номер наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення про смерть (загибель).

9. Власні речі, цінності й особисті документи померлих (загиблих) не пізніше наступного дня після видання наказу по особовому складу про виключення їх зі списків особового складу органу Держприкордонслужби підлягають відправленню:

у разі відсутності у померлого нагородженого спадкоємців державні нагороди і документи про нагородження мають бути передані на зберігання державі;

службові посвідчення військовослужбовців знищуються в установленому порядку.

Ідентифікаційні жетони з особистими номерами офіцерів висилаються до кадрових підрозділів органів відповідної номенклатури призначення для зберігання в других примірниках особових справ, а осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом - в їхніх особових справах за місцем проходження військової служби для здачі їх до Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України (далі - Галузевий архів).

Якщо для участі в похороні до органу Держприкордонслужби прибувають члени сім'ї або родичі померлих (загиблих) військовослужбовців, перелічені в абзацах другому і третьому цього пункту, власні речі, цінності, ордени, медалі, нагрудні знаки, документи передаються їм у встановленому порядку за актом (протоколом).

10. Власні речі й цінності, що підлягають передачі сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого), перед відправкою ретельно перевіряються за першим примірником акта, упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою за умовною назвою органу Держприкордонслужби і відправляються сім’ї або близьким родичам померлого, зазначеним у книгах алфавітного обліку особового складу.

На другому примірнику акта робиться запис про час і спосіб відправки власних речей, цінностей, особистих документів. Акт зберігається у справі органу Держприкордонслужби.

Сповіщення на власні речі померлого (загиблого) складається начальником речової служби органу Держприкордонслужби і підписується його начальником.

12. У закладах охорони здоров’я облік померлих (загиблих) військовослужбовців із числа постійного складу ведеться в порядку, установленому для органу Держприкордонслужби.

Стосовно померлих військовослужбовців із числа тих, що перебували на лікуванні (перемінного складу), керівник закладу охорони здоров’я негайно сповіщає начальника органу Держприкордонслужби, в якому проходив службу військовослужбовець.

У сповіщенні зазначаються військове звання, прізвище, ім'я, по батькові померлого, дата і причина смерті.

14. Облік загиблих і померлих працівників, відправлення їхніх особистих речей, цінностей і документів проводяться в порядку, установленому для військовослужбовців.

Особисті документи працівників відправляються (передаються):

паспорти громадянина України - в органи реєстрації актів цивільного стану, які реєструють смерть, або близьким родичам померлого (загиблого), якщо вони займаються реєстрацією смерті;

трудові книжки - сім’ям (близьким родичам) померлого (загиблого);

7. Облік особового складу і порядок організації переміщення його по службі, відрядження військовослужбовців і передислокації органів Держприкордонслужби

1. Переміщення по службі, відрядження військовослужбовців здійснюються як у межах, так і за межі органу Держприкордонслужби:

у межах органу Держприкордонслужби - наказом по особовому складу начальника органу;

у межах регіонального управління - наказом (розпорядженням) начальника регіонального управління;

в інших випадках - наказом (розпорядженням) Голови Державної прикордонної служби України або його заступників.

2. Для особового складу, який відряджається з одного органу Держприкордонслужби або підрозділу до іншого, строк відрядження визначається начальником (керівником), зазначеним у пункті 1 цієї глави, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів, крім випадків, зазначених в абзацах другому - восьмому цього пункту.

Строк відрядження особового складу, який направляється для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів.

Строк відрядження особового складу, який направляється за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати один рік.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, - 18 місяців.

У разі направлення осіб до вищих навчальних закладів або наукових установ за кордоном з метою навчання або стажування строк навчання студентів не повинен перевищувати двох років, аспірантів - одного року, а строк стажування наукових і науково-педагогічних працівників - шести місяців.

Строк відрядження військовослужбовців і працівників, які направляються в межах України для участі в антитерористичних операціях, здійснення заходів із забезпечення правопорядку на державному кордоні, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

Строк відрядження військовослужбовців і працівників, направлених для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та осіб, які супроводжують таких військовослужбовців і працівників, не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації.

Строк відрядження військовослужбовців і працівників, які направляються за кордон для проведення контрольних заходів стосовно вантажів гуманітарної допомоги, що надходять з території Російської Федерації в район проведення антитерористичної операції на території України, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

3. Пересування військовослужбовців Державної прикордонної служби України провадиться здебільшого залізничним транспортом у складі груп (команд).

Особи, які переміщуються по службі з одного органу Держприкордонслужби до іншого, вирушають до нового місця служби самостійно. В інших випадках самостійне пересування військовослужбовців допускається за рішенням керівника органу Держприкордонслужби.

Переміщення, відрядження груп, команд, військовослужбовців, які прямують самостійно, здійснюються тільки у будні дні тижня, у кожному разі з розрахунком прибуття до пункту призначення не пізніше 18.00.

4. Для супроводження груп (команд) військовослужбовців строкової військової служби призначається начальник (старший) групи (команди), який добирається з вольових, дисциплінованих осіб офіцерського, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом.

Начальник (старший) групи (команди) забезпечує дотримання військової дисципліни особового складу, підтримання порядку, своєчасне виконання завдання, схоронність зброї, боєприпасів і майна.

Йому забороняється під час прямування змінювати встановлений маршрут руху, перебувати окремо від групи (команди), залишати особовий склад у пунктах пересадки, відпускати військовослужбовців для заїзду в населені пункти, не передбачені завданням.

5. Для супроводження груп (команд) військовослужбовців строкової військової служби виділяється особовий склад у такій кількості:

На групу (команду) чисельністю більше ніж 80 осіб, крім начальника, призначається заступник, а додаткова кількість осіб офіцерського, сержантського і старшинського складу визначається з урахуванням чисельності військовослужбовців.

6. Забороняються:

призначення начальниками груп (команд) (їх заступниками, помічниками та старшими груп) осіб офіцерського, сержантського і старшинського складу, які відбувають у відпустки, до нового місця служби та в інші відрядження, не пов'язані з основним завданням із супроводу групи (команди);

пересування особового складу на попутному транспорті, а також у передвихідні (вихідні) і передсвяткові (святкові) дні, крім випадків, пов'язаних з обстановкою на кордоні, або за невідкладними медичними показаннями;

направлення всіх категорій військовослужбовців для лікування в цивільні заклади охорони здоров'я без попереднього погодження з підрозділом охорони здоров’я Адміністрації Держприкордонслужби (відповідними структурними підрозділами в регіональних управліннях), крім випадків, коли потрібна невідкладна та спеціалізована медична допомога, яка не може бути надана в найближчих військово-лікувальних установах, з подальшою доповіддю за підпорядкованістю в управління охорони здоров'я Адміністрації Держприкордонслужби України;

направлення у службові відрядження для супроводу хворих на лікування, добору та супроводу молодого поповнення військовослужбовців, які мають на маршруті прямування і в кінцевих пунктах батьків або родичів;

відправлення особового складу до місць служби з неправильно оформленими або в не повному обсязі оформленими документами.

7. Завдання з формування групи (команди), її підготовки, відправлення у строк покладається:

під час переміщення за межі регіонального управління (органів центрального підпорядкування) - на заступників начальників регіональних управлінь з персоналу (керівників органів центрального підпорядкування);

під час переміщення в межах регіонального управління - на керівників органів Держприкордонслужби;

під час переміщення в органі Держприкордонслужби - на заступника начальника органу Держприкордонслужби з персоналу.

До роботи, пов'язаної з формуванням і відправкою команд, залучаються:

для повного та правильного оформлення обліково-послужних документів стосовно військовослужбовців, що відряджаються, - начальники кадрових підрозділів або посадові особи, на яких покладено ведення обліку особового складу;

для повного забезпечення всіма видами постачання та справності обмундирування - начальники відділів ресурсного забезпечення або посадові особи, які відповідають за цю ділянку роботи;

для перевірки стану здоров'я військовослужбовців, що відряджаються, - начальники відділів, служб, відділень охорони здоров’я, органів або посадові особи, які відповідають за цю ділянку роботи.

Зазначені посадові особи зобов'язані перевіряти в усіх військовослужбовців і начальників груп (команд) наявність і правильність оформлення документів, передбачених цією Інструкцією, а також забезпеченість усіма видами постачання, необхідними матеріалами, справність обмундирування та стан здоров'я.

8. Контроль за переміщенням військовослужбовців і команд здійснює підрозділ (посадова особа) з організації повсякденної діяльності.

9. У посвідченні про відрядження, приписі начальника групи (команди) військовослужбовців, які вибувають, а якщо військовослужбовець вибуває самостійно, то у посвідченні про відрядження, приписі, який видається йому, робиться запис «Інструктаж отримав», ставляться дата й особистий підпис керівника органу Держприкордонслужби або одного із його заступників, який проводив інструктаж.

10. Після прибуття до місця призначення начальник (старший) групи (команди) або військовослужбовець, який прямує самостійно, зобов'язаний негайно з'явитися до посадової особи, у розпорядження якої вони (він) прибули (прибув особовий склад, який він супроводжував), і здати всі належні документи у структурні підрозділи (кадрові, ресурсного та фінансового забезпечення управління органу Держприкордонслужби).

Після повернення з відрядження до органу Держприкордонслужби начальник (старший) групи (команди), який супроводжував групу (команду, військовослужбовця), зобов’язаний доповісти начальнику органу Держприкордонслужби про своє прибуття до місця проходження військової служби і здати всі належні документи у структурні підрозділи органу Держприкордонслужби.

11. Направлення військовослужбовців до навчальних закладів, навчальних центрів Держприкордонслужби проводиться організовано командами в супроводі начальників команд в порядку і у строки, які встановлюються наказами (директивами) Адміністрації Держприкордонслужби, до навчальних закладів Міністерства оборони України, інших військових формувань та правоохоронних органів - самостійно, після одержання виклику з військового навчального закладу й тільки з дозволу Адміністрації Держприкордонслужби.

12. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) органів Держприкордонслужби із складу одного регіонального управління до складу іншого начальники органів Держприкордонслужби у наказі по особовому складу оголошують штатну й спискову чисельність особового складу і подають у відповідні регіональні управління за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад і чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а в регіональне управління колишнього підпорядкування - довідку про переміщення особового складу за звітний період.

13. Під час підготовки та направлення варт, організації їх служби на шляху прямування і назад потрібно керуватися вимогами Статуту гарнізонної та вартової служб Збройних Сил України.

14. Про переміщення, відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців щодня зобов'язані доповідати:

у підрозділ з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби - посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів регіональних управлінь і посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів органів центрального підпорядкування;

у підрозділ організації повсякденної діяльності штабів регіональних управлінь - посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів органів Держприкордонслужби, які входять структурно до складу регіонального управління.

15. У доповіді зазначаються, згідно з чиїм розпорядженням, коли, куди прямують військовослужбовці, вид транспорту, мета відрядження, військове звання, посада та прізвище начальника (старшого) групи (команди), коли повинні прибути в пункт призначення.

16. Про військовослужбовців, які без поважних причин запізнилися, не прибули з відпусток або самовільно залишили розташування органу або підрозділу Держприкордонслужби, зазначені посадові особи доповідають усно - негайно, а після трьох діб відсутності - письмово.

17. Контроль за пересуванням здійснюють:

в Адміністрації Держприкордонслужби України у робочі дні - підрозділ (посадова особа) з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, головний центр управління службою - постійно;

в інших органах Держприкордонслужби у робочі дні - підрозділ (посадова особа) з організації повсякденної діяльності, оперативно-чергова служба - постійно.

18. Начальник органу Держприкордонслужби зобов’язаний організувати зустріч, доставку та розміщення військовослужбовців у підрозділах, а доставку тих, хто вибуває, - у пункти відправлення транспортних засобів.

19. Посадові особи, на яких покладено контроль за переміщенням військовослужбовців та команд, зобов'язані:

приймати, передавати та доповідати керівництву інформацію про пересування військовослужбовців усередині та за межами органу Держприкордонслужби;

у разі вибуття військовослужбовців до інших органів Держприкордонслужби повідомляти про це органи вищого рівня управління та орган Держприкордонслужби, куди вони відряджаються, про що робити відмітку в журналі контролю за переміщенням груп, команд і військовослужбовців, які прямують самостійно.

20. Про прибуття військовослужбовців до нового місця служби, відрядження, госпіталю тощо уповноважені особи з функції контролю, оперативно-чергова служба інформують про це органи Держприкордонслужби, звідки прибули військовослужбовці.

21. Відомості про вибуття, прибуття особового складу передаються:

у робочий час - підрозділу (посадовій особі) з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, підрозділам (посадовим особам) з організації повсякденної діяльності регіональних управлінь, керівникам заінтересованих органів Держприкордонслужби, оперативно-черговій службі;

у неробочий час - оперативно-черговій службі за підпорядкованістю.

22. Начальники органів Держприкордонслужби (начальники госпіталів) при направленні військовослужбовців строкової служби на лікування (після лікування) зобов'язані групувати команди із призначенням начальників груп, команд із числа офіцерів (сержантського, старшинського складу військової служби за контрактом), які прямують у тих самих напрямках, з понеділка по четвер кожного тижня (за винятком невідкладної медичної допомоги) із придбанням для них квитків, організовувати супровід на вокзал із посадкою у вагон (зустрічати їх). Дату та час відправлення (прибуття), прізвища начальників команд, номер поїзда і вагона повідомляти заінтересованому органу Держприкордонслужби, посадовим особам, на яких відповідно до цієї Інструкції покладено функції контролю, та оперативно-черговій службі по телефону.

Якщо група (команда) або військовослужбовці, які прямують самостійно, своєчасно не прибули до пункту призначення, начальники органів Держприкордонслужби вживають заходів для з'ясування причин їх відсутності.

23. Розшук груп (команд) і військовослужбовців, які прямують самостійно, що не прибули до місця призначення в установлений строк, покладається на керівників структурних органів, які направляли їх у відрядження.

24. Після завершення термінів відрядження військовослужбовці негайно направляються до своїх органів Держприкордонслужби.

25. В органах Держприкордонслужби із числа військовослужбовців для проведення заходів охорони кордону наказами відповідного керівника можуть створюватись нештатні тимчасові формування (групи та команди).

Загальна чисельність особового складу, який одночасно залучається до нештатних тимчасових формувань, не повинна перевищувати:

для органу охорони державного кордону, загону морської охорони і їм рівних - 50 осіб;

для регіонального управління - 250 осіб.

До складу нештатних тимчасових формувань залучається, як правило, особовий склад підрозділів забезпечення та підрозділів, які безпосередньо не виконують завдання з охорони державного кордону.

26. Облік військовослужбовців у нештатних тимчасових формуваннях ведеться:

чисельністю від 11 осіб і більше - у книзі обліку особового складу. При цьому розділ 2 не ведеться. За організацію та ведення обліку особового складу відповідає старший нештатного тимчасового формування.

У нештатних тимчасових формуваннях, до складу яких входить 20 і більше військовослужбовців, на кожні 10 військовослужбовців призначається командир відділення, який зобов’язаний вести облік особового складу.

27. У нештатних тимчасових формуваннях, до складу яких входять військовослужбовці строкової військової служби, додатково ведеться іменний список для вечірньої перевірки.

28. Після завершення виконання запланованих заходів військовослужбовці повертаються до підрозділів, в яких вони проходять службу, облікові документи, які велись на особовий склад нештатного тимчасового формування, здають до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, в якому зберігаються до кінця поточного року, після чого у встановленому порядку здають до підрозділів документального забезпечення.

29. Перевірку готовності груп (команд) та нештатних тимчасових формувань, проведення з ними інструктажу про особливості поставленого завдання, дотримання заходів безпеки проводять ті посадові особи, в інтересах яких виконуватимуться роботи, а також командири підрозділів, які виділяють особовий склад, під підпис.

30. У повному обсязі інструктаж проводять:

командири підрозділів - при вибутті команд і окремих військовослужбовців з підрозділу;

начальники органів Держприкордонслужби або уповноважені ними посадові особи - при відправленні команд і окремих військовослужбовців до інших органів Держприкордонслужби.

Заступник начальника органу Держприкордонслужби - начальник інженерно-технічного відділу додатково проводить інструктаж водіїв і старших машин про перевезення особового складу.

31. Порядок, час і місце інструктажу визначає начальник органу Держприкордонслужби. Він відповідає за повноту та якість інструктажу і своєчасність вибуття груп (команд) та військовослужбовців.

Перед проведенням інструктажу начальником органу Держприкордонслужби посадові особи, які залучаються до роботи, пов'язаної з формуванням груп (команд), нештатних тимчасових формувань, проводять перевірку наявності у військовослужбовців документів і майна.

32. Під час інструктажу перевіряється готовність групи (команди), військовослужбовців до вибуття, після чого зазначаються:

завдання або мета відрядження, відправлення;

час вибуття з органу Держприкордонслужби, вид транспорту, маршрут, швидкість руху, порядок і терміни доповідей про рух групи (команди), обігрівання та харчування, заходи безпеки;

до якого часу, куди й у чиє розпорядження прибути, час і порядок повернення.

33. Посадова особа, яка проводить інструктаж, повинна звернути увагу тих, кого інструктує, на:

безумовне виконання ними загальних обов'язків військовослужбовців і правил відносин між ними, а також відповідальність за скоєння кримінальних злочинів і проступків на шляху прямування і в місцях відрядження;

необхідність доповіді про обставини, що заважають виконати завдання або повернутися у строк;

зберігання документів і порядок дій у разі їх втрати;

порядок зберігання зброї та боєприпасів, речового та іншого майна, виданого військовослужбовцям;

можливі ризики та небезпечні місця на маршруті.

34. Про проведення інструктажу здійснюється запис у журналі реєстрації інструктажів з питань охорони праці, який ведеться посадовою особою, відповідальною за охорону праці.

35. У разі переміщення, відрядження військовослужбовців з одного органу Держприкордонслужби до іншого у складі групи (команди) (з виключенням зі списків особового складу) на всіх, хто вибуває, мають бути:

кошти на придбання квитків або квитки;

військовий квиток або службове посвідчення - на руках у кожного військовослужбовця;

обліково-послужна картка (на військовослужбовців строкової служби), службова картка, службова характеристика, медична книжка - у старшого групи (команди) в опечатаному пакеті;

продовольчий, грошовий, речовий атестати на кожного військовослужбовця - у старшого групи (команди).

36. У разі відправлення в одиночному порядку (з виключенням зі списків особового складу) на руках у тих, хто вибуває, мають бути:

припис, військовий квиток або службове посвідчення;

кошти для придбання квитків або квитки;

продовольчий, грошовий, речовий атестати, обліково-послужна картка (на військовослужбовців строкової служби), службова картка, службова характеристика, медична книжка - в опечатаному пакеті.

37. У разі направлення на навчання (курси підготовки, перепідготовки, збори) на всіх військовослужбовців, які відряджаються, мають бути:

військовий квиток або службове посвідчення - на руках у кожного військовослужбовця;

кошти для придбання квитків або квитки;

медична книжка на кожного окремо - у старшого групи (команди) в опечатаному пакеті;

продовольчий атестат на кожного військовослужбовця - у старшого групи (команди).

38. У разі направлення для вступу до Національної академії, навчання в навчальні центри та інші військово-навчальні заклади у кандидатів мають бути:

приписи та поіменний список тих, хто відряджається, - у старшого групи, команди;

військовий квиток або службове посвідчення - на руках у кожного військовослужбовця;

кошти для придбання квитків або квитки;

медична книжка на кожного окремо - у старшого групи (команди) в опечатаному пакеті;

продовольчий атестат на кожного військовослужбовця - у старшого групи (команди);

копія службової картки, службова характеристика, медична книжка - в опечатаному пакеті - у старшого групи (команди).

39. У разі направлення до госпіталю на кожного військовослужбовця окремо мають бути:

приписи із зазначенням терміну прибуття;

направлення начальника органу Держприкордонслужби;

медична книжка (в опечатаному пакеті);

медична та службова характеристики (для тих, хто направляється на медичний огляд ВЛК);

продовольчий атестат;

військовий квиток або службове посвідчення;

кошти для придбання квитків або квитки.

40. У разі направлення у відрядження (без виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби) на всіх військовослужбовців, які відряджаються, мають бути:

посвідчення про відрядження та іменний список тих, хто вибуває, - у старшого групи, команди;

військовий квиток або службове посвідчення - на руках у кожного військовослужбовця;

кошти для придбання квитків або квитки;

продовольчий атестат на кожного військовослужбовця - у старшого групи (команди).

41. У визначеному законодавством порядку військовослужбовцям і працівникам надаються щорічні та додаткові відпустки.

42. Осіб, засуджених до направлення в дисциплінарний батальйон, до набрання вироком законної сили тримають на гарнізонній гауптвахті.

43. До дисциплінарного батальйону засудженого направляють після набрання вироком законної сили у порядку, визначеному наказом Міністерства оборони України від 18 травня 2015 року № 215 «Про затвердження Інструкції про порядок відбування покарання засуджених військовослужбовців у виді тримання в дисциплінарному батальйоні», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 червня 2015 року за № 691/27136.

44. Начальник органу Держприкордонслужби, де проходить військову службу засуджений військовослужбовець:

організовує взаємодію з відповідним судом щодо отримання інформації про засудження військовослужбовця, а також про набрання вироком законної сили або його скасування;

у день засудження військовослужбовця надсилає письмове повідомлення відповідному начальнику органу управління Служби правопорядку для організації його своєчасного конвоювання до дисциплінарного батальйону;

у разі перебування військовослужбовця до набуття вироком законної сили під наглядом командування органу Держприкордонслужби доставляє його до відповідного органу управління Служби правопорядку з метою подальшого його конвоювання до дисциплінарного батальйону;

до прибуття конвою забезпечує засудженого військовослужбовця усіма предметами, речами та оформленими документами, які він повинен мати при собі під час відбування покарання.

45. Начальник органу Держприкордонслужби в день передачі засудженого військовослужбовця конвою Служби правопорядку організовує:

його медичний огляд, миття в лазні, заміну натільної білизни;

передавання до дисциплінарного батальйону через начальника конвою Служби правопорядку таких документів на засудженого:

супровідний лист;

копія обвинувального вироку суду та розпорядження про його виконання, а в разі зміни вироку - копія апеляційної/касаційної ухвали (постанови) суду, завірена в установленому порядку;

обліково-послужна картка (для військовослужбовців строкової військової служби);

службова картка та медична книжка (паспорт здоров’я);

особова справа;

службова характеристика;

медична характеристика;

документ, що засвідчує особу військовослужбовця;

продовольчий, речовий та грошовий атестати;

кошти на придбання квитків або квитки;

особисті речі та їх опис.

46. Опис особистих речей засудженого військовослужбовця складають у двох примірниках та підписують начальник органу управління Служби правопорядку або його заступник і засуджений. До опису заносять ордени, медалі, відзнаки, документи на них, гроші, цінності та інші речі засудженого військовослужбовця.

47. Засуджених, яких направляють до дисциплінарного батальйону, забезпечують предметами обмундирування, якими вони користувалися, згідно з нормами постачання.

48. Військовослужбовців строкової військової служби, які відбули покарання або звільнені умовно-достроково, та осіб, що підлягають звільненню у зв’язку з амністією або помилуванням, звільняють з військової служби в запас безпосередньо з дисциплінарного батальйону, якщо вони на час набрання вироком суду законної сили відслужили встановлені Законом України «Про військовий обов’язок і військову службу» строки військової служби.

Військовослужбовці строкової військової служби, звільнені з дисциплінарного батальйону, які не відслужили встановлені Законом України «Про військовий обов’язок і військову службу» строки військової служби, можуть направлятись в ті самі органи Держприкордонслужби, в яких вони проходили військову службу до засудження.

49. Військовослужбовців військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу, які проходять кадрову військову службу, осіб офіцерського складу, які проходять військову службу за призовом, військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, направляють у розпорядження посадових осіб, які мають право призначення на посади, для вирішення питання щодо подальшого їх службового використання.

50. З отриманням повідомлення від командира дисциплінарного батальйону про дату звільнення засудженого військовослужбовця начальник органу Держприкордонслужби для супроводження військовослужбовця строкової військової служби до розташування органу Держприкордонслужби направляє до дисциплінарного батальйону свого представника.

Військовослужбовці, які проходять військову службу за контрактом, особи офіцерського складу, які проходять кадрову військову службу та військову службу за призовом, військовослужбовці, призвані на військову службу під час мобілізації на особливий період, що відбули покарання або були звільнені умовно-достроково, у зв’язку з амністією чи через помилування, повертаються до органу Держприкордонслужби, де вони проходили службу, самостійно.

51. Час відбування засудженими військовослужбовцями покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні до загального строку військової служби і строку вислуги у військовому званні не зараховується.

52. Звільнені з дисциплінарного батальйону військовослужбовці одержують такі документи: довідку про звільнення, особову справу та обліково-послужну картку (для військовослужбовців строкової військової служби), документ, що засвідчує особу військовослужбовця, службову картку, службову та медичну характеристики, медичну книжку (паспорт здоров’я), атестат на продовольство, речовий та грошовий атестати. Ордени, медалі, відзнаки і документи на них, гроші та цінності, а також інші особисті речі видають звільненим з дисциплінарного батальйону військовослужбовцям під підпис згідно з описом особистих речей та роздавальною відомістю.

Обліково-послужну картку, службову картку і характеристику на військовослужбовців строкової військової служби надсилають до органу Держприкордонслужби поштою або віддають представнику органу Держприкордонслужби під підпис.

Особову справу на військовослужбовців, які проходять військову службу за контрактом, осіб офіцерського складу, які проходять кадрову військову службу та військову службу за призовом, надсилають до органу Держприкордонслужби в установленому порядку.

53. Про повернення військовослужбовця до органу Держприкордонслужби начальник органу повідомляє начальника органу управління Служби правопорядку, в зоні діяльності якого дислокується орган Держприкордонслужби, та командира дисциплінарного батальйону.

54. Засуджених військовослужбовців, які відбули покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні або були достроково звільнені від цього покарання, визнають такими, що не мають судимості.

Засуджених військовослужбовців, звільнених із дисциплінарного батальйону умовно-достроково, визнають такими, що не мають судимості, після закінчення невідбутої частини строку покарання.

8. Організація роботи в органах Держприкордонслужби щодо розшуку особового складу

1. Облік запитів громадян щодо розшуку особового складу, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства України.

2. Загальна координація роботи із встановлення місць можливого знаходження військовослужбовців Держприкордонслужби України покладається на керівника структурного підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби по роботі з персоналом.

3. Організація роботи щодо розшуку військовослужбовців, місцезнаходження яких тимчасово не встановлено, покладається:

в Адміністрації Держприкордонслужби - на підрозділ внутрішньої та власної безпеки;

у регіональних управліннях та органах Держприкордонслужби - на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби.

4. Організація взаємодії та обміну інформації із членами сімей військовослужбовців, місцезнаходження яких тимчасово не встановлено, громадськими, волонтерськими, ветеранськими організаціями з питань розшуку та встановлення місцезнаходження військовослужбовців Держприкордонслужби покладається:

в Адміністрації Держприкордонслужби - на підрозділ по роботі з особовим складом;

у регіональних управліннях та органах Держприкордонслужби - на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби.

5. Для підвищення ефективності організаційних і практичних заходів щодо розшуку військовослужбовців Держприкордонслужби, місцезнаходження яких тимчасово невідомо, в органах Держприкордонслужби утворюються робочі групи, які очолюють:

в Адміністрації Держприкордонслужби - начальник підрозділу по роботі з особовим складом;

у регіональних управліннях, органах Держприкордонслужби - заступник начальника регіонального управління, органу Держприкордонслужби з персоналу.

До складу робочих груп залучаються офіцери відділів роботи з персоналом, кадрів, оперативно-розшукової, повсякденної діяльності, внутрішньої та власної безпеки, правового забезпечення, міжнародного співробітництва, прикордонно-представницької роботи, фінансово-економічних підрозділів, медичні працівники та інші.

До складу робочих груп за згодою можуть також залучатися представники ветеранських, профспілкових, громадських і волонтерських організацій.

9. Присвоєння військовослужбовцям особистих номерів у Державній прикордонній службі України

1. Усім військовослужбовцям, які перебувають на військовій службі, громадянам України, які призиваються, приймаються на військову службу до Державної прикордонної служби України і яким до призову (прийняття) на військову службу не були присвоєні особисті номери, в органах Держприкордонслужби присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час перебування на військовій службі.

2. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:

Голови Державної прикордонної служби України - особам одночасно з присвоєнням первинного військового звання офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу офіцерів із запасу, переведення до Державної прикордонної служби України військовослужбовців з інших військових формувань та правоохоронних органів і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу Державної прикордонної служби України;

посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - особам рядового, сержантського і старшинського складу, які прийняті (призвані) на військову службу до Державної прикордонної служби України і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу органів Держприкордонслужби.

3. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби.

У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, особисті номери записуються в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає, після імені, по батькові військовослужбовця або до розділу «особливі відмітки», які засвідчуються підписом відповідного начальника кадрового підрозділу і скріплюються гербовою печаткою. Під час службового листування з питань проходження військовослужбовцями військової служби і листування іншого характеру особистий номер вказується один раз після зазначення прізвища, імені, по батькові.

Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїй сім’ї (близьким родичам) для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.

4. Військовозобов’язаним, призваним (прийнятим) на військову службу, які не мали ідентифікаційних жетонів з особистими номерами, вони вручаються в органах Держприкордонслужби одночасно з видачею документів, що посвідчують особу військовослужбовця.

Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів з особистими номерами здійснюється під підпис на титульній сторінці першого примірника особової справи із зазначенням дати отримання. Наприклад: «Ідентифікаційний жетон з особистим номером (П-000000) одержав 25 серпня 2016 року (підпис)». За наявності в органі Держприкордонслужби другого примірника особової справи військовослужбовець ставить свій підпис також і на ньому.

У мирний час отриманий ідентифікаційний жетон з особистим номером військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі в документі, що посвідчує особу військовослужбовця.

У разі приведення у бойову готовність (в особливий період, під час ведення бойових дій) ідентифікаційний жетон з особистим номером закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться на шиї військовослужбовця.

6. Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, виключених зі списків особового складу Державної прикордонної служби України у зв’язку зі смертю, позбавленням військового звання або обвинувальним вироком суду, не знищуються, а прикріплюються:

офіцерам - до других примірників особових справ; особам рядового, сержантського і старшинського складу (крім військовослужбовців строкової військової служби) - до перших примірників особових справ і пересилаються разом з ними до Галузевого архіву.

7. У разі втрати ідентифікаційного жетона з особистим номером особистий номер, який був присвоєний військовослужбовцю, не змінюється, а замість втраченого - видається дублікат за таким самим номером.

8. Загальний облік ідентифікаційних жетонів з особистими номерами та забезпечення ними органів Держприкордонслужби здійснюється структурним підрозділом забезпечення (ресурсного, тилового) Адміністрації Держприкордонслужби.

10. Заявки на виготовлення дублікатів ідентифікаційних жетонів з особистими номерами складаються на підставі рапортів начальників органів Держприкордонслужби, військовослужбовці яких втратили жетони, з поясненням обставин їх втрати та висновком службового розслідування.

Виготовлення дублікатів жетонів здійснюється за рахунок осіб, які їх втратили.

11. На начальників органів Держприкордонслужби покладається контроль за наявністю жетонів у військовослужбовців.

10. Порядок підготовки та видання наказів з питань проходження військової служби військовослужбовцями (накази по особовому складу (з кадрових питань)) Державної прикордонної служби України

1. Накази по особовому складу (з кадрових питань) (далі - накази) є основними документами, які визначають службове становище військовослужбовців і працівників Державної прикордонної служби України.

Накази складаються державною мовою і підписуються посадовими особами, яким законодавством України надано право приймати на військову службу (роботу), призначати, переміщувати на посади, звільняти з посади, звільняти з військової служби (роботи), укладати та продовжувати строки контракту, виконувати інші дії, пов’язані з визначенням службового становища військовослужбовців і працівників. У разі відсутності зазначеної посадової особи право підпису надається особі, яка тимчасово її заміщує згідно з письмовим наказом.

2. Для друкування наказів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище, ініціали або ім’я та по батькові виконавця і номер його телефону». Якість друку має бути достатньою для відображення тексту будь-яким друкарським способом. Текст друкується на одному боці аркуша на папері формату А4 (210х297 мм) через один міжрядковий інтервал.

Реквізит «Підпис» складається з найменування посади особи, яка підписує документ, військового звання, особистого підпису, ініціалу імені та прізвища. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні військового звання.

Дату підписання наказу проставляє начальник органу Держприкордонслужби особисто. У даті на наказі назва місяця пишеться літерами, число і рік - арабськими цифрами (31 січня 2016 року).

Текст друкується з такими вільними від тексту полями:

ліве - не менш ніж 30 мм;

праве - не менш ніж 10 мм;

верхнє і нижнє - не менш ніж 20 мм.

Під час оформлення наказу слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:

12,5 мм - для абзаців у тексті;

104 мм - для реквізитів «Гриф обмеження доступу документа».

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження».

У разі оформлення наказу на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки нумеруються.

Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» («стор.») та розділових знаків. На першій сторінці номер не проставляється.

Вписувати у віддрукований текст наказу окремі букви, цифри, слова не дозволяється.

Найменування посади, військове звання особи, яка підписала наказ, друкуються малими літерами, а ініціал імені й прізвище друкуються з великої літери.

Для зручності в роботі спеціальні бланки титульних аркушів наказів можуть виготовлятися заздалегідь друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки.

Титульні аркуші наказів, які розробляються в кадрових підрозділах, повинні мати такі реквізити:

Державний Герб України;

найменування органу Держприкордонслужби;

назву документа;

місце видання;

дату і номер;

гриф обмеження доступу до наказу (за потреби);

заголовок до тексту;

текст;

підпис.

4. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі особового складу органу Держприкордонслужби:

укладення контракту, продовження строку контракту;

присвоєння і поновлення у військовому званні;

призначення на посади (у тому числі при зміні найменування посади, військово-облікової спеціальності, військового звання за штатом, посадового окладу), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;

направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;

направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України;

відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі;

залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;

звільнення з військової служби;

прийняття до Державної прикордонної служби України із зарахуванням їх до списків особового складу Державної прикордонної служби України з інших військових формувань, правоохоронних органів, присвоєння особистих номерів;

прийняття (призов) на військову службу;

зарахування слухачами військових навчальних закладів, ад’юнктами, докторантами, закінчення військових навчальних закладів, ад’юнктури, докторантури;

виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, в тому числі померлих, загиблих і позбавлених військового звання;

присвоєння особистих номерів;

надання відпусток особовому складу у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, за сімейними обставинами;

Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:

посадове становище особового складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;

нагородження (заохочення) Головою Державної прикордонної служби України, іншими начальниками органів Держприкордонслужби;

зміна прізвища, імені, по батькові й дати народження.

У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) органу Держприкордонслужби (установи, закладу), якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.

5. Посадове становище особового складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби, зміною прізвищ, імен, по батькові, а також виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України померлих (загиблих) у мирний час військовослужбовців або позбавлених військових звань оформлюються наказами по особовому складу начальників органів Держприкордонслужби незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих начальників здійснюється наказами їхніх прямих начальників.

Зміна, відновлення прізвища, імені, по батькові, дати народження військовослужбовця (працівника) після перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:

особам рядового, сержантського і старшинського складу - начальника, якому надано право призначати їх на посади;

офіцерам - відповідно до номенклатури посад призначення;

працівникам - начальника, якому надано право приймати на роботу.

Підставою для видання наказів по особовому складу в зазначених вище випадках є:

накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;

свідоцтва органів реєстрації актів цивільного стану про зміну імені, народження, смерть;

рапорт (заява) з повідомленням про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження;

витяг з протоколу засідання Центральної військово-лікарської комісії Держприкордонслужби про причинний зв'язок захворювань, поранень, травм, контузій, каліцтв, які призвели до смерті;

відповідні накази або рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців.

6. У разі якщо на військовослужбовців накладено дисциплінарне стягнення «пониження в посаді», «пониження військового звання на один ступінь», «звільнення з військової служби за службовою невідповідністю» або «позбавлення військового звання» не наказами по особовому складу, примірники цих наказів (або витягів із них) надсилаються (передаються) до кадрових підрозділів, у яких ведеться персональний облік військовослужбовців, зазначених у наказі, для запису в їхні облікові документи. Реалізація накладених на військовослужбовців дисциплінарних стягнень «пониження в посаді», «звільнення з військової служби за службовою невідповідністю» та позбавлення військового звання здійснюється наказами по особовому складу.

7. Виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми чи оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання чи оголошення здійснюється наказами по особовому складу начальника органу Держприкордонслужби, в якому проходив службу військовослужбовець, незалежно від номенклатури посад для призначення (звільнення).

8. Зміни до пунктів наказів по особовому складу, а також скасування пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами.

9. Преамбула (вступна частина наказу) формулюється коротко, має відповідати змісту наказу і містити посилання на нормативно-правовий акт, на підставі яких видається наказ.

Преамбула (вступна частина), пункт наказу і примітка до пункту наказу не відривається і не переноситься на іншу сторінку.

Наприклад: «Відповідно до Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», Указу Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115/2009 «Про Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України».

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

У наказах Голови Державної прикордонної служби України, начальників регіональних управлінь після вступної частини посередині сторінки зазначається найменування органу Держприкордонслужби, в якому визначається службове становище військовослужбовців.

Якщо наказом визнається таким, що втратив чинність, попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність,... ».

Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу...» із зазначенням дати, номера наказу, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту: «Внести зміни до наказу».

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа.

У зведених наказах по особовому складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття (призов) на військову службу, укладення, продовження дії контракту, присвоєння і поновлення у військовому званні, призначення, переведення, зарахування у розпорядження, направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад, направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, звільнення з військової служби, виключення зі списків особового складу та всіх видів забезпечення (у зв’язку зі звільненням з військової служби або переміщенням за межі органу), виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України (померлих, загиблих і позбавлених військового звання) тощо.

При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

Накази по особовому складу стосовно працівників (не військовослужбовців) опрацьовуються окремо.

При включенні до наказу кількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторюватися не повинен.

За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної.

Далі зазначаються військове звання, великими літерами прізвище військовослужбовця, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за військовим званням, а потім за алфавітом.

У кожному пункті наказу зазначається підстава щодо його видання (рапорт військовослужбовця, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії, подання тощо).

Слово «підстава» друкується від межі лівого поля, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

10. Органи Держприкордонслужби в наказах вказуються за їх дійсним найменуванням. Почесні найменування, присвоєні органам Держприкордонслужби, отримані ними державні нагороди («Карпатський», «Волинський»), почесні та вчені звання, наукові ступені, присвоєні військовослужбовцям, а також спеціальні військові звання військовослужбовців у наказах не вказуються.

При призначенні військовослужбовців на посади в органи Держприкордонслужби з дійсними найменуваннями, які не підлягають розголошенню, ці органи вказуються тільки за умовним найменуванням, а посади військовослужбовців - за скороченими найменуваннями, вказаними у штатах.

11. У наказах про закінчення військовослужбовцем спеціальних курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказуються оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.

У разі закінчення заочної форми навчання посади, які обіймають військовослужбовці, у пунктах наказів не вказуються.

12. Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця та поданими керівниками підрозділів, органів Держприкордонслужби матеріалами за встановленими цією Інструкцією формами.

13. У наказах начальників органів Держприкордонслужби в обов'язковому порядку зазначаються:

про зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, звідки прибув для подальшого проходження служби та з якого часу. Якщо військовослужбовець прибув у розпорядження відповідного начальника органу Держприкордонслужби, він призначається на посаду номенклатури призначення начальника органу;

про вступ на посаду - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, посада, за якою приступив до виконання та з якого часу, які надбавки виплачувати, в якому обсязі та з якого часу, яку премію встановити і за який період.

Наказ про зарахування в розпорядження складається на підставі наказу Міністерства закордонних справ України про призначення військовослужбовця на відповідну штатну посаду закордонної дипломатичної установи;

про виключення зі списків особового складу органу Державної прикордонної служби України у зв’язку з переміщенням за межі органу - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер, посада, ким виданий наказ про переміщення та куди, його дата та номер, час на здавання справ і посади, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток (у тому числі військовослужбовцям-жінкам, які мають дітей), інформація про виплату матеріальної допомоги на оздоровлення, соціальної допомоги, додаткової грошової винагороди та остаточну дату закінчення проходження військової служби;

15. Копії, витяги з наказів по особовому складу робляться в таких випадках:

за запитом прокуратури, судових, слідчих органів;

прийняття (призов) та звільнення з військової служби;

зарахування до списків органів Держприкордонслужби, призначення на посаду, якщо структурні підрозділи дислокуються не на одній території;

в інших випадках, не передбачених цією Інструкцією, якщо виникає потреба в документальному підтвердженні питань проходження військової служби - за запитом відповідних органів.

Копії або витяги з наказів по особовому складу засвідчуються підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби. Засвідчувальний напис складається зі слів «Згідно з оригіналом», посади, військового звання, особистого підпису, ініціалів та прізвища.

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування органу Держприкордонслужби (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, кадрового підрозділу) органу Держприкордонслужби.

16. Накази по особовому складу реєструються в загальному діловодстві органу Держприкордонслужби. Нумерація їх реєстрації щороку починається з першого номера.

При зміні номера чи найменування органу Держприкордонслужби накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цього органу видаються тільки після призначення (затвердження) на посаду за новим найменуванням (номером) начальника. Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.

17. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються в загальному діловодстві органу Держприкордонслужби.

Інші примірники наказів або витяги з них обов’язково висилаються до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, зазначених у наказах, і до органів Держприкордонслужби за місцем їхньої служби.

До кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби висилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу. Останній аркуш другого примірника наказу по особовому складу, який висилається до кадрового органу Адміністрації Держприкордонслужби, засвідчується підписом керівника кадрового органу або його заступником і гербовою печаткою.

Накази начальників органів Держприкордонслужби можуть оголошуватися також електронними засобами зв’язку.

18. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання.

Розрахунок розсилки витягів із наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.

11. Складання та ведення особових справ офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом Державної прикордонної служби України

1. Особові справи є однією з основних форм персонального обліку військовослужбовців і ведуться з метою всебічного вивчення їх ділових, моральних, інших якостей, необхідних для визначення порядку просування по службі та подальшого використання кадрів. Вони повинні відображати біографічні дані, проходження служби, трудову діяльність та інші відомості, що об’єктивно характеризують військовослужбовця.

Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), які характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, звірка з першими примірниками, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на особовий склад кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби.

2. Особові справи офіцерів вперше складаються у військових навчальних закладах у двох примірниках одночасно з підготовкою матеріалів до присвоєння первинного офіцерського звання курсантам (слухачам), що закінчують військові навчальні заклади.

Особові справи осіб рядового, сержантського та старшинського складу військової служби за контрактом складаються в одному примірнику:

в органах Держприкордонслужби - на кандидатів для проходження військової служби за контрактом з числа військовослужбовців строкової служби;

у регіональних центрах комплектування - на кандидатів, які оформляються для проходження військової служби за контрактом у Державній прикордонній службі України.

При прийнятті осіб сержантського, старшинського складу на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу їх особові справи не перескладаються, а ведуться в органах Держприкордонслужби за місцем їх служби. Для кадрового підрозділу відповідної номенклатури призначення офіцера складається другий примірник особової справи. У разі прийняття осіб сержантського, старшинського складу на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу з одночасним призначення до іншого органу Держприкордонслужби другий примірник особової справи складається органом, до якого призначений військовослужбовець.

Особові справи військовослужбовців Держприкордонслужби, які прийняті на військову службу в Державну прикордонну службу України з інших міністерств, та центральних органів виконавчої влади, а також із запасу, підлягають додатковому оформленню відповідно до вимог цієї Інструкції.

В органах Держприкордонслужби (закладах, установах) складається другий примірник особової справи, який надсилається до кадрового підрозділу відповідної номенклатури посад для призначення.

Складання особових справ і внесення відповідних записів до них здійснюються тільки визначеними посадовими особами кадрових підрозділів (далі - посадові особи).

Посадові особи, на яких покладені обов'язки обліку ведення та зберігання особових справ, повинні:

знати правила обліку, ведення та зберігання особових справ, визначених цією Інструкцією;

не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних військовослужбовців, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків.

Складання особових справ військовослужбовцями на самих себе забороняється.

перший розділ - «Особова справа»;

другий розділ - «Додаток № 1», матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України;

третій розділ - «Додаток № 2», матеріали, що характеризують військовослужбовця в період служби в Державній прикордонній службі України;

четвертий розділ - «Додаток № 3», архівно-довідкові матеріали.

військова присяга;

заява (рапорт) про зарахування на військову службу в Державну прикордонну службу України;

висновок ЦВЛК, ВЛК встановленої форми;

матеріали, які характеризують кандидата на службу в Державну прикордонну службу України;

службові матеріали на працівників, які працювали в Державній прикордонній службі України перед зарахуванням на військову службу.

характеристики;

плани введення і становлення на посадах;

матеріали вивчення у зв'язку з направленням на навчання, зарахування до кадрового резерву, виїздом за кордон;

довідки про стан здоров'я військовослужбовця, членів його сім'ї;

довідки про поранення, контузії, травми;

акти розслідування нещасного випадку (випадку смерті), що стався (форма Нвс-5);

акти про нещасний випадок (випадок смерті) (форми Нвс-1, НПвс);

копії висновків про результати службових розслідувань;

копії рішень зборів військовослужбовців;

копії вироків судових органів;

інші документи, що характеризують військовослужбовця.

підтвердження окремих періодів служби;

послужні списки, що втратили актуальність;

рапорти військовослужбовця;

копії особистих документів;

екзаменаційні аркуші/листи;

інші архівно-довідкові матеріали.

8. Вилучення з особової справи окремих документів проводиться лише з дозволу начальника органу Держприкордонслужби. У внутрішньому описі відповідного розділу робиться запис про те, коли вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби та гербовою печаткою.

Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами своєї особової справи військовослужбовцем здійснюється в присутності посадової особи, яка відповідає за її ведення і облік не рідше одного разу на рік, про що робиться відповідний запис у контрольному листку звірок.

9. Особова справа й додатки до неї розміщуються у спеціальній папці, яка називається «ОСОБОВА СПРАВА». Обкладинка папки виготовляється з картону сірого кольору розміром 225х330 мм.

На лівій частині внутрішньої сторони обкладинки папки розміщується кольорова фотокартка (анфас, до пояса) розміром 9х12 см. Військовослужбовці фотографуються у повсякденній або парадній формі одягу (без шинелі, пальта і головного убору), погони, петлиці і знаки розрізнення на них повинні відповідати присвоєному військовому званню. У разі фотографування у парадній військовій формі одягу військовослужбовець повинен бути при всіх орденах, медалях та інших відзнаках, якими він був нагороджений (які йому були присвоєні).

На звороті фотокартки військовослужбовця чорним чорнилом або машинописним способом записуються його прізвище, ім'я та по батькові, дата фотографування та засвідчується підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби і скріплюється гербовою печаткою з дійсним найменуванням органу.

Надалі фотокартка обов’язково змінюється:

у разі присвоєння чергового військового звання - у місячний термін;

під час служби - через кожні 7 років.

У разі заміни форми одягу військовослужбовців фотокартки не замінюються;

на правій частині внутрішньої сторони обкладинки папки розміщується конверт 2, призначений для зберігання документів військового квитка, обліково-послужної картки, фотографій у попередніх військових званнях тощо;

10. Записи в особову справу військовослужбовців робляться відповідно до вимог складання і ведення облікових документів з урахуванням особливостей, викладених у цій Інструкції.

11. Контрольний листок звірок анкетних даних військовослужбовця та його ознайомлення з особовою справою заповнюється щоразу після ознайомлення військовослужбовця з особовою справою, про що в контрольному листку ставлять підписи військовослужбовець і посадова особа кадрового підрозділу, яка веде особові справи військовослужбовців.

12. Послужний список - матеріальний носій персональних даних військовослужбовця у паперовому виді, призначений для внесення відомостей про військовослужбовця, членів його сім’ї та документального відображення проходження ним військової служби.

Послужний список заповнюється посадовою особою кадрового підрозділу відповідно до розподілу повноважень на підставі особистих документів військовослужбовців або їх копій, засвідчених у встановленому порядку, власноруч написаної анкети, автобіографії, наказів та інших відомостей.

Достовірність записів у послужному списку військовослужбовець скріплює своїм підписом. Послужний список підписується посадовою особою, яка його склала, засвідчується підписом керівника кадрового підрозділу і скріплюється печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби. Записи у послужному списку робляться без скорочень та виправлень, власноруч, чітким розбірливим почерком з використанням чорнил чорного кольору. Підписи посадових осіб виконуються тільки чорнилом чорного кольору.

На титульній сторінці послужного списку зазначаються:

прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця;

число, місяць та рік народження;

місце народження за адміністративно-територіальним поділом на день заповнення (після оформлення послужного списку виправлення запису про місце народження у зв'язку зі змінами адміністративно-територіального поділу не проводиться);

громадянство;

номер жетона, що засвідчується підписом військовослужбовця із зазначенням дати його отримання;

дата прийняття військової присяги на вірність народу України із зазначенням органу, при якому її прийнято;

номер посвідчення учасника війни, учасника бойових дій із зазначенням дати видачі та органу, який його видав.

13. Заповнюючи наступні розділи послужного списку, потрібно керуватися такими вимогами:

військові звання (пункт 7), присвоєні у період проходження військової служби (перебування у запасі), відповідні укази (накази) із зазначенням номера, дати та посадової особи, що їх видала, записуються у хронологічному порядку. У разі присвоєння військового звання достроково в дужках робиться відповідний запис;

до строку вислуги у військовому званні не зараховуються: строк відбування покарання військовослужбовцем, засудженим до покарання у виді службового обмеження для військовослужбовців, арешту, а також звільненим від відбування покарання з випробуванням і залишеним на військовій службі; час перебування військовослужбовця у відпустці для догляду за дитиною; час перебування військовослужбовця у пониженому військовому званні (пункт 8);

під час запису відомостей про освіту (пункт 9) послідовно записуються найменування навчальних закладів від отриманої повної (базової) загальної середньої освіти до вищої із зазначенням найменування факультетів (відділень), дат вступу і закінчення, отриманого освітньо-кваліфікаційного рівня та номерів підтвердних документів;

проходження курсів підготовки (перепідготовки) або підвищення кваліфікації військовослужбовцем (пункт 10), а навчання в аспірантурі, ад’юнктурі, докторантурі (пункт 11), де наводяться найменування навчальних закладів, у яких військовослужбовець пройшов підготовку (перепідготовку, навчання), за якою спеціальністю, дата вступу і закінчення та підтвердний документ. Для військовослужбовців, які закінчили навчання в аспірантурі, ад’юнктурі, докторантурі, зазначаються також науковий ступінь або вчене звання присвоєно, ким і коли, спеціальність з науково-дослідної роботи, номер диплома, атестата наукового працівника;

трудова діяльність (пункт 12) до військової служби в Державній прикордонній службі України записується послідовно відповідно до записів з трудової книжки;

проходження військової служби записується у хронологічному порядку (пункт 13). Перед записом відомостей про військову службу військовослужбовця зазначають, коли і яким міським (районним) військкоматом він був призваний (прийнятий) на військову службу;

записуючи відомості «з якого часу» і «до якого часу» перебував на посаді (перебував у розпорядженні), зазначають дати видання наказів по особовому складу про призначення на посаду і звільнення з посади (зарахування у розпорядження). Щодо періодів служби, які зараховуються на пільгових умовах, вказуються дати фактичного вступу військовослужбовця на посаду із зазначенням номера, дати наказу про вступ на посаду і дати припинення виконання обов’язків за посадою.

Записуючи службові переміщення військовослужбовця з пониженням на посаді, обов'язково вказують причину цих переміщень. Наприклад: «Призначений на нижчу посаду в порядку реалізації накладеного відповідно до Дисциплінарного статуту Збройних Сил України дисциплінарного стягнення». Якщо військовослужбовець до зарахування на службу навчався в навчальному закладі Державної прикордонної служби України і був відрахований з нього, обов'язково вказується причина відрахування. Наприклад: «Відрахований за неуспішність».

У цьому розділі робляться також записи:

про звільнення з військової служби і виключення зі списків особового складу;

про відрядження до інших органів виконавчої влади із виключенням зі списків особового складу;

про виключення військовослужбовців зі списків особового складу у зв'язку зі смертю (загибеллю);

про право військовослужбовців на носіння військової форми одягу після звільнення.

У разі зміни формулювання наказу про звільнення військовослужбовця нове формулювання обов'язково записується в його послужний список і подання про звільнення.

Записи про зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби та приймання посади до послужного списку не здійснюються.

За наявності в раніше складених послужних списках окремих періодів служби, які не підтверджені відповідними наказами, складається висновок у встановленому порядку, який надалі зберігається в додатку № 3 до особової справи. Номер і дата цього висновку записуються в послужному списку навпроти кожного періоду проходження служби, не підтвердженого наказами.

Якщо на військову службу прийнято особу, яка раніше проходила військову службу у Збройних Силах України чи інших військових формуваннях, відомості про проходження нею попередньої служби переносяться до нового послужного списку, засвідчуються підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби та скріплюються гербовою печаткою.

Найменування органів Держприкордонслужби записуються без скорочень відповідно до їх дійсних найменувань згідно з формулюваннями в наказах по особовому складу. Почесні найменування, які були присвоєні органам Держприкордонслужби, наприклад «Оршанський», а також одержані ними державні нагороди не записуються.

продовження строку військової служби за новим контрактом, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі відображається у пункті 14 послужного списку із зазначенням, ким і коли продовжено строк військової служби, залишення на військовій службі, на який термін, номер і дата відповідного наказу по особовому складу;

відомості про військову службу, що дає право на обчислення вислуги років на пенсію на пільгових умовах відповідно до чинного законодавства, записуються в пункті 15 послужного списку із зазначенням дати фактичного терміну виконання обов’язків за посадою (у відрядженні), займаної посади, нормативного акта, на підставі якого здійснюється зарахування на пільгових умовах, вислуги в календарному та пільговому обчисленні, та пільгового коефіцієнта;

записи про поранення, контузії та захворювання, отримані при виконанні службових обов’язків, та їх характер відображаються в пункті 16 послужного списку із зазначенням, коли та де отримав, в яких закладах охорони здоров'я перебував на лікуванні, на підставі документів, виданих закладами охорони здоров’я, або архівних довідок;

у пункті 17 відображаються відомості про перебування за кордоном військовослужбовця із зазначенням країни, мети й термінів перебування;

відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних нагород, відзнак, почесних звань записуються в пункті 18 послужного списку із зазначенням найменування орденів, медалей, відзнак, почесних звань, за що та ким нагороджений, номер і дата указу (наказу) про нагородження.

Державні нагороди, відзнаки Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України записуються окремо від відомчих відзнак центральних органів виконавчої влади;

знання іноземних мов (які, в якому обсязі, де та коли проходив навчання) зазначається у пункті 19 послужного списку. У цьому ж розділі відображаються відомості про підтвердження знання іноземної мови для виплати процентної надбавки;

у пункті 20 записуються відомості про присвоєння (підтвердження, зниження, позбавлення) класної кваліфікації (із зазначенням класної кваліфікації, ким присвоєна, підтверджена, знижена, позбавлена, номер і дата наказу);

у пункті 21 відображаються відомості щодо наявності у військовослужбовця літературних, наукових праць та винаходів, володіння зброєю, якою та в якому обсязі, наявність спортивних звань, розрядів (з яких видів спорту), вміння керувати транспортними засобами, користування спеціальними технічними засобами тощо;

у пункті 22 послужного списку записуються відомості про близьких родичів військовослужбовця (батьків, братів, сестер), його власних дітей та усиновлених, дружину (чоловіка) та її (його) близьких родичів. Якщо військовослужбовець - сирота, крім відомостей про батьків, записуються відомості про одного з найближчих родичів, його адреса. Усі записи відомостей про сімейний стан (у тому числі про усиновлення), про розірвання шлюбу, смерть членів сім'ї провадяться тільки на підставі свідоцтв, виданих органами реєстрації актів цивільного стану або відповідних рішень судів;

інформація про притягнення близьких родичів військовослужбовця до кримінальної відповідальності, коли і за що, відображається в пункті 23;

дані до пункту 24 послужного списку (особливі прикмети, група крові й резус-фактор) записуються на підставі медичних документів;

проходження зборів під час перебування в запасі із зазначенням термінів, на якій посаді, при якому органі, відображаються в пункті 25 послужного списку.

14. Складені послужні списки ведуться протягом усієї військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише у разі повної втрати придатності з дозволу начальника органу Держприкордонслужби.

При заповненні послужних списків дозволяється застосовувати невеликі штампи відповідно до розмірів граф послужного списку.

15. Внесення до особових справ військовослужбовців інших осіб як членів сім’ї здійснюють посадові особи, на яких покладені обов'язки обліку ведення та зберігання особових справ, на підставі наказу начальника відповідного органу Держприкордонслужби, де проходить службу цей військовослужбовець, виданого згідно з висновком комісії з питань внесення до особових справ військовослужбовців як членів їхніх сімей (далі - комісія).

16. В органах Держприкордонслужби утворюються постійно діючі комісії з питань внесення до особових справ військовослужбовців інших осіб як членів сім’ї.

Персональний склад комісій призначається наказом начальника відповідного органу Держприкордонслужби у кількості 5 - 7 осіб.

До їхнього складу в обов’язковому порядку включають одного із заступників начальника органу Держприкордонслужби по роботі з особовим складом (голова комісії), представників підрозділів служби охорони здоров’я, виховної роботи, кадрового підрозділу, старшого юрисконсульта (юрисконсульта). Секретарем комісії призначається представник кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби.

Рішення комісії упродовж п’яти днів після розгляду нею питання оформляється протоколом, який підписується усіма присутніми на засіданні членами комісії та затверджується начальником органу Держприкордонслужби.

17. На військовослужбовців, переведених до Державної прикордонної служби України з інших військових формувань, оформляються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Старі послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу «Архівно-довідкові матеріали» першого примірника особової справи.

18. Біографічна довідка заповнюється відповідно до відомостей послужного списку та інших матеріалів, які долучені до особової справи військовослужбовця. У разі складання нової довідки попередня вилучається з особової справи і знищується.

19. Анкета й автобіографія заповнюються особисто кандидатом під час оформлення його на військову службу до Державної прикордонної служби України.

В автобіографії, яка складається власноруч у довільній формі, зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, число, місяць, рік народження, громадянство, дата вступу до школи, переведення із школи до школи, їх місцезнаходження, дата закінчення навчання, навчання в інших навчальних закладах, з якого часу почав працювати, ким, де, адреси підприємств і організацій, причини переходу на іншу роботу, дата призову на військову службу до Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України або інших військових формувань, де і ким проходив військову службу, номер військової частини, військового округу (оперативного командування, регіонального управління тощо), сімейний стан: прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце народження і громадянство дружини (чоловіка), дівоче прізвище дружини (якщо узяв(ла) шлюб вдруге, вказати інформацію про першу(ого) дружину (чоловіка). Інші близькі родичі: батько, мати, рідні брати і сестри військовослужбовця (його дружини), діти, рік і місце їх народження, громадянство. Вказується, коли і де військовослужбовець перебував за кордоном, з якою метою, чи перебував в іноземному громадянстві або підданстві, чи має родичів за кордоном та підтримує з ними зв’язки, чи притягався до кримінальної відповідальності (коли, за що).

У разі зміни прізвища, імені та по батькові, одруження, розірвання шлюбу, смерті близьких родичів автобіографічні та анкетні дані військовослужбовця оновлюються у 30-денний термін.

20. Згоду на обробку своїх персональних даних кандидат для проходження військової служби за контрактом підписує під час оформлення документів для проходження військової служби в Державній прикордонній службі України, а також перед зарахуванням до списків особового складу органу Держприкордонслужби.

21. Із зобов’язанням про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю, службову та конфіденційну інформацію, військовослужбовець ознайомлюється під час зарахування на службу до Державної прикордонної служби України, про що ставить підпис на спеціально визначеному на бланку місці. Після переоформлення особової справи зобов'язання, яке підписано військовослужбовцем, підшивається в нову справу.

22. Про складання військової присяги на вірність народові України здійснюється запис на титульному аркуші послужного списку, а текст присяги, підписаний військовослужбовцем, підшивається в його особову справу.

Якщо військовослужбовець військову присягу склав до зарахування на службу за контрактом, на підставі військового квитка про це робиться запис на титульному аркуші послужного списку.

23. На колишніх військовослужбовців Державної прикордонної служби України, які проходили кадрову військову службу та військову службу за контрактом і повторно прийняті на військову службу до Державної прикордонної служби України, нові особові справи не заводяться.

24. Аркуші документів, підшитих в особову справу, не нумеруються. У кожному розділі особової справи ведуться внутрішні описи, в які вносяться найменування усіх підшитих або приєднаних до справи документів і кількість аркушів. Раніше складені описи перескладанню не підлягають. Під час пересилання особових справ описи документів не засвідчуються.

25. Особові справи військовослужбовців Державної прикордонної служби України зберігаються:

в Адміністрації Держприкордонслужби - перші та другі примірники - начальників регіональних управлінь, органів центрального підпорядкування, офіцерів Адміністрації Держприкордонслужби та підрозділів, які перебувають на кадровому забезпеченні Адміністрації Держприкордонслужби; перші примірники - заступників начальників регіональних управлінь, начальників органів та їх перших заступників, які підпорядковані регіональним управлінням, офіцерів органів центрального підпорядкування; осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які перебувають на кадровому забезпеченні Адміністрації Держприкордонслужби;

у регіональних управліннях - другі примірники - заступників начальників регіональних управлінь, начальників підпорядкованих органів Держприкордонслужби та їх перших заступників; перші та другі примірники - офіцерів регіонального управління; перші примірники - офіцерів підпорядкованих органів Держприкордонслужби номенклатури посад призначення начальника регіонального управління; осіб рядового, сержантського та старшинського складу, які перебувають на кадровому забезпеченні регіонального управління;

в органах Держприкордонслужби, які підпорядковані регіональному управлінню, - другі примірники - офіцерів; особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

в органах Держприкордонслужби, які не підпорядковані регіональному управлінню (органи центрального підпорядкування), - другі примірники - заступників начальника органу, другі примірники - офіцерів органу, особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

До кадрових підрозділів, які ведуть другі примірники особових справ, обов’язково надсилаються витяги з наказів про зміни в службовому становищі, допуск офіцерів до самостійного управління кораблем (літаком), про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення, копії документів, які стали підставою для зміни в облікових ознаках осіб офіцерського складу.

26. Організація роботи з обліку, ведення та зберігання особових справ покладається на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби та органів забезпечення.

27. Особові справи підлягають реєстрації не пізніше ніж за три дні після надходження їх до органів Держприкордонслужби у книгах обліку особових справ військовослужбовців (за категоріями - окремо осіб офіцерського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу).

Книги обліку особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом (осіб офіцерського складу) ведуться за відповідною формою та щороку за одним і тим самим номером включаються до номенклатури справ. Якщо особова справа знімається з обліку, в книзі обліку особових справ військовослужбовців записуються: куди направлена особова справа, дата і номер супровідного листа або порядковий номер книги обліку особових справ, які знаходяться на архівному зберіганні.

Облік особових справ здійснюється за реєстраційними номерами за книгами обліку особових справ військовослужбовців (за категоріями - окремо осіб офіцерського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу), які присвоюються під час надходження особової справи до органу Держприкордонслужби.

При присвоєнні особам рядового, сержантського і старшинського складу офіцерських звань їх особові справи підлягають реєстрації у Книзі обліку особових справ осіб офіцерського складу.

Особові справи зберігаються в металевих (дерев’яних) шафах, які опечатуються печаткою відповідальної за зберігання посадової особи кадрового підрозділу, у спеціально обладнаних для цього приміщеннях. Доступ особам, які не мають відношення до обліку, ведення і зберігання особових справ, заборонено.

29. Кадровим підрозділам органів Держприкордонслужби для забезпечення швидкого та зручного ведення обліку особових справ дозволяється додатково здійснювати облік з використанням електронних обчислювальних машин.

В Адміністрації Держприкордонслужби на кожного офіцера Державної прикордонної служби України ведеться особиста облікова картка.

30. Для службового користування особова справа видається тільки з дозволу керівника кадрового підрозділу під підпис у контрольній картці. У цих випадках контрольні картки залишаються в алфавітній картотеці. Забороняється користування особовими справами у позаслужбовий час. Контроль за поверненням особових справ у сховище здійснюється працівниками кадрового підрозділу.

31. У разі вибуття військовослужбовця до нового місця служби його особова справа у місячний строк надсилається до органу Держприкордонслужби, в який призначений військовослужбовець.

32. Особові справи на військовослужбовців, направлених для подальшого проходження служби до інших міністерств і центральних органів виконавчої влади, у місячний строк надсилаються до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби, які після перевірки правильності заповнення та повноти залучених документів у десятиденний строк надсилаються до центрального органу виконавчої влади, в розпорядження якого направлений військовослужбовець.

33. У разі переміщення військовослужбовця, який проходив службу в розвідувальному органі Державної прикордонної служби України, до інших органів Держприкордонслужби кадровим підрозділом розвідувального органу в місячний строк здійснюється виготовлення несекретних примірників особової справи, до яких залучаються матеріали, які не мають грифа обмеженого доступу «таємно» і направляються до органу Держприкордонслужби, в який призначений військовослужбовець. Особові справи, які мали гриф обмеженого доступу «таємно», після виключення зі списків особового складу розвідувального органу військовослужбовця направляються на зберігання до Галузевого архіву.

34. Перевірка порядку обліку, ведення та зберігання особових справ здійснюється комісією з питань перевірки обліку особового складу, призначеною наказом начальника органу Держприкордонслужби:

щороку до 25 травня;

у разі заміщення особи, відповідальної за зберігання особових справ.

Результати перевірки відображаються в акті, який складається в довільній формі в одному примірнику, затверджується начальником органу Держприкордонслужби. У вищий за рівнем підпорядкування орган управління в п’ятиденний термін із дня закінчення перевірки направляється донесення про результати перевірки.

35. Особові справи офіцерів, виключених зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, надсилаються:

на загиблих (після одного року з дня смерті) - перший і другий примірники до Галузевого архіву.

36. Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, виключених зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, надсилаються:

на загиблих (після одного року з дня смерті) - до Галузевого архіву.

37. Підготовка особових справ військовослужбовців для здавання в архів включає: перевірку повноти їх складу, оформлення, визначення строків зберігання та складання описів.

Підготовка для здавання в архів особових справ військовослужбовців здійснюється посадовими особами кадрових підрозділів з додержанням таких вимог:

на обкладинках справ зазначаються: інвентарний номер (наданий за книгою обліку особових справ);

підшивання документів у справу здійснюється міцними нитками так, щоб забезпечити вільне читання тексту й аркуші не виступали за краї обкладинок;

документи у справі розподіляються по всій довжині обкладинки, щоб товщина справи була рівномірною. Відстань між лінією підшивання і текстом - не менше 2 см;

до аркушів документів, текст на яких розташований близько до краю підшивання, підклеюється смуга паперу, за яку документ підшивається до справи;

металеві скріпки із справи вилучаються;

аркуш, складений і підшитий по зламу, нумерується як два самостійні аркуші;

аркуш, складений декілька разів і підшитий за один край, нумерується в правому верхньому кутку як один аркуш;

внутрішній опис документів, які знаходяться у справі, повинен мати завершальний напис, підписаний особою, відповідальною за ведення діловодства, і скріплений мастиковою печаткою «Для пакетів»;

до внутрішнього опису, крім документів, підшитих до справи, повинні бути внесені й всі додатки, що належать до нього;

у разі потреби слід використовувати тільки клей ПВА або КМЦ.

В особових справах, які здаються в архів, не має бути оригіналів документів військовослужбовців (свідоцтв про народження та шлюб, документів про освіту тощо).

Усі документи особової справи, в тому числі внутрішні описи, мають бути підшиті та пронумеровані загальною (наскрізною) нумерацією. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому кутку нумератором або графітним олівцем, не зачіпаючи тексту документа.

Наявні в особових справах фотокартки не нумеруються і до загальної кількості аркушів не зараховуються. Фотокартки вкладаються в конверт № 2.

В особовій справі засудженого має бути копія вироку, а померлого - витяг із наказу про виключення зі списків особового складу.

У кінці справи на вшитому чистому аркуші робиться запис (цифрами і словами) про кількість підшитих і пронумерованих аркушів, кількість фотокарток і наявність жетона з особистим номером, та підписується особою, відповідальною за ведення справ, скріплюється мастиковою печаткою «Для пакетів».

Вихідні кінці ниток (шнура) пломбуються або опечатуються мастиковою печаткою «Для пакетів».

38. На особові справи, які передаються до Галузевого архіву, складаються описи у трьох примірниках.

Описи друкуються на папері формату А 4 (210х297). З лівого боку опису залишається чисте поле завширшки не менше 3,5 см для підшивки. Текст друкується на друкарській машинці або на комп’ютерній техніці без помарок і виправлень тільки на одному боці вертикально розташованого аркуша. Скорочення слів у тексті не допускається.

В описах зазначається повне дійсне (без скорочень) найменування органу Держприкордонслужби. Під дійсним найменуванням зазначається умовне найменування органу Держприкордонслужби.

Описи затверджуються начальником органу Держприкордонслужби, підписуються керівником кадрового підрозділу і скріплюються гербовою мастиковою печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до опису одиниць зберігання (справ, книг, журналів), у тому числі із грифами обмеження доступу «цілком таємно», «таємно», «для службового користування».

39. Для передачі особових справ до Галузевого архіву орган Держприкордонслужби направляє особу, відповідальну за ведення, облік і зберігання особових справ, яка відповідає за збереження їх на шляху прямування.

Особові справи, що підлягають здаванню до Галузевого архіву, разом з описами у трьох примірниках і супровідними листами можуть надсилатися на адресу Галузевого архіву посилками. Посилки нумеруються.

У супровідних листах слід вказати, скільки і яких особових справ та описів відправлено до Галузевого архіву, а також загальну кількість посилок (пакунків).

40. Після закінчення приймання особових справ посадова особа Галузевого архіву, яка приймає справи на відповідальне зберігання, розписується в описах і супровідному документі, вказуючи цифрами та словами кількість прийнятих справ й описів.

Другий примірник описів прийнятих справ, завірений гербовою печаткою архіву, надсилається (повертається) на адресу органу Держприкордонслужби, після отримання яких третій примірник описів знищується в установленому порядку.

В органах Державної прикордонної служби України описи документів, зданих до Галузевого архіву, підшиваються в окрему справу, яка зберігається в органі Держприкордонслужби постійно. У книгах обліку особових справ військовослужбовців органу Держприкордонслужби проставляється відмітка про здачу справ до Галузевого архіву.

Направлення (перевезення) особових справ здійснюється у визначеному для пересилання (перевезення) матеріальних носіїв інформації з обмеженим доступом порядку.

ІІІ. Організація та ведення обліку особового складу в особливий період

1. Загальні особливості обліку особового складу в особливий період

1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому в мирний час, але з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.

2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:

на особовий склад, який проходив військову службу в Державній прикордонній службі України, - облікові документи, які велися на нього в мирний час;

3. Персональний облік військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, ведеться в книгах алфавітного обліку осіб офіцерського складу (осіб рядового, сержантського і старшинського складу) окремо від обліку постійного складу органу Держприкордонслужби.

4. Штатно-посадовий облік військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, ведеться у книзі штатно-посадового обліку особового складу разом із штатно-посадовим обліком постійного складу.

5. Особові справи військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, обліковуються в книгах обліку особових справ окремо від обліку особових справ осіб рядового, сержантського, старшинського складу військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу.

7. Військовозобов’язаним, призваним на військову службу під час мобілізації, на особливий період, і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, початком проходження військової служби вважається день, визначений Законом України «Про військовий обов’язок і військову службу».

До отримання особами рядового, сержантського і старшинського складу, призваними із запасу, документів, що посвідчують особу, в їхні військові квитки вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі.

При видачі документів, що посвідчують особу, військові квитки в офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу, вилучаються і зберігаються у кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби.

8. Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, призначених під час дії особливого періоду в органи Держприкордонслужби, які не беруть участі у бойових діях, надсилаються в установленому порядку до органів Держприкордонслужби, в які вибули офіцери. Другі примірники особових справ пересилаються до регіональних управлінь, яким підпорядковуються органи Держприкордонслужби, куди вибули військовослужбовці, а для органів центрального підпорядкування - до Адміністрації Держприкордонслужби.

9. При направленні військовослужбовців для подальшого проходження військової служби до органів Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, особові справи пересилаються за підпорядкованістю до кадрового підрозділу регіонального управління або за наказом Адміністрації Держприкордонслужби до Галузевого архіву.

У разі відсутності у військовослужбовця, призваного на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, ідентифікаційного жетона з особистим номером йому в установленому цією Інструкцією порядку присвоюється особистий номер і видається ідентифікаційний жетон з особистим номером.

11. У підрозділах, кораблях і катерах, органах Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:

у всіх органах Держприкордонслужби (крім закладів охорони здоров’я) розділ добової відомості «ІV. У наявності» заміняється розділом «ІV. Втрати за минулу добу: 1) загинуло і померло; 2) безвісно відсутні; 3) потрапили до полону; 4) евакуйовані з пораненнями; 5) евакуйовані внаслідок хвороби; 6) інші втрати»;

у закладах охорони здоров’я розділ добової відомості «ІV. У наявності» заміняється розділом «ІV. Вибуло за добу: 1) виписано і відправлено до органів Держприкордонслужби придатних до військової служби; 2) виписано і відправлено одужуючих до органів Держприкордонслужби; 3) визнано непридатними в мирний час, обмежено придатними у військовий час; 4) визнано непридатними до військової служби з виключенням з військового обліку; 5) померло від ран і хвороб; 6) евакуйовано до інших закладів охорони здоров’я»;

12. Начальникам органів Держприкордонслужби забороняється:

направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів й органу Держприкордонслужби;

самовільно заносити до списків особового складу органу Держприкордонслужби військовослужбовців інших органів Держприкордонслужби (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою). Військовослужбовці, які відстали від своїх органів Держприкордонслужби, направляються до місця служби або до регіональних управлінь, до складу яких входять органи Держприкордонслужби.

13. Командири підрозділів, у тому числі рот, застав, відділів, комендатур, зобов’язані:

перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;

незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;

щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому начальнику (командиру) про наявність і втрати особового складу.

14. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), поранення, бойове враження, хворобу та з інших причин, у підрозділах органу Держприкордонслужби ведеться в такому порядку:

у відділенні, взводі, заставі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, начальники відділень, застав, командири взводів доповідають своєму безпосередньому начальнику (командиру) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;

15. У кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби іменні списки особового складу, який вибув зі строю, що подали керівники підрозділів, звіряються з даними обліку підрозділу охорони здоров’я органу Держприкордонслужби. В іменних списках робиться відмітка, хто з поранених і хворих перебуває в підрозділі охорони здоров’я органу Держприкордонслужби, хто вибув з органу через поранення та з інших причин, минаючи підрозділ охорони здоров'я органу. На підставі зазначених іменних списків особового складу, який вибув зі строю, даних обліку закладу охорони здоров’я органу Держприкордонслужби видається наказ по особовому складу, за яким увесь особовий склад, що загинув у бою, помер від ран, виключається зі списків особового складу органу Держприкордонслужби. У книгах алфавітного обліку особового складу органу Держприкордонслужби робиться відповідний запис.

16. Загиблі, померлі й безвісно відсутні офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу виключаються зі списків особового складу Державної прикордонної служби України наказами по особовому складу в порядку, установленому цією Інструкцією. Для організації обліку зазначених військовослужбовців накази про виключення їх зі списків розсилаються до кадрових підрозділів регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби.

17. Особовий склад, який безповоротно вибув (вбитий, загинув, помер, безвісно відсутній, потрапив до полону тощо), що виключається зі списків, у наказі розподіляється за категоріями: офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу і працівники. Кожна з категорій вказується в наказі окремим розділом.

18. Особовий склад, який вибув з органів Держприкордонслужби, виключається зі списків у такі строки:

загиблі (померлі), безвісно відсутні - після встановлення причинного зв’язку захворювань, травм, поранень, контузій, каліцтв, які призвели до смерті або визнання його судом безвісно відсутнім чи оголошення померлим;

звільнені з військової служби, а також переміщені до інших органів Держприкордонслужби або направлені на навчання до військових навчальних закладів - у день вибуття;

ті, які не повернулися в установлений строк із відрядження, відпусток або закладів охорони здоров’я, а також ті, які дезертирували, - після ретельного їх розшуку і розслідування обставин їх дезертирства або неповернення до органу Держприкордонслужби, але не пізніше п’ятнадцяти діб із дня дезертирства і закінчення строку відрядження, відпустки або строку повернення до органу Держприкордонслужби, повідомленого закладом охорони здоров’я, але не раніше дня звільнення з військової служби. Такі військовослужбовці не пізніше 3 діб виключаються з усіх видів забезпечення;

засуджені судом до відбування покарання в місцях позбавлення волі чи дисциплінарному батальйоні - після одержання копії вироку суду із дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання.

19. Не виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби і обліковується як тимчасово відсутній особовий склад:

який знаходиться на лікуванні в закладах охорони здоров’я;

який знаходиться у відрядженнях, відпустках, навчається в школах, на курсах, зборах (без виключення зі списків частини) та прикомандирований до інших органів Держприкордонслужби.

20. У кадрових підрозділах регіональних управлінь в особливий період створюються збірні пункти, в яких зосереджуються особові справи й обліково-послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття із органів Держприкордонслужби, що беруть участь у бойових діях, невідоме.

На ці збірні пункти пересилаються також особові справи й обліково-послужні картки на поранених і хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій і які протягом трьох місяців не повернулися до органу Держприкордонслужби.

21. Про прибуття на лікування всіх військовослужбовців, які направлені безпосередньо до закладів охорони здоров’я і яких було підібрано на полі бою й на морі, та тих, які прибули особисто без медичної картки з районів бойових дій, керівники цих закладів не пізніше наступного дня після їх прибуття повідомляють за допомогою засобів зв’язку або поштою начальників органів Держприкордонслужби. У разі відсутності відомостей про орган Держприкордонслужби керівники закладів охорони здоров’я повідомляють Адміністрацію Держприкордонслужби.

22. Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, які перебували на лікуванні, направляються закладами охорони здоров’я до органів Держприкордонслужби, де проходили службу до поранення (хвороби).

23. Особові справи засуджених військовослужбовців пересилаються кадровими підрозділами органів Держприкордонслужби до кадрових підрозділів регіональних управлінь, а органами центрального підпорядкування - до Адміністрації Держприкордонслужби, які після тримісячного строку зберігання направляють ці особові справи до Галузевого архіву.

24. У разі перепідпорядкування органів Держприкордонслужби з одних регіональних управлінь до інших облікові документи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу цих органів передаються до кадрових підрозділів нового підпорядкування в порядку, визначеному цією Інструкцією.

25. Статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в особливий період ведеться кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби відповідно до донесень та звітів органів Держприкордонслужби за формою і у порядку, встановленими Адміністрацією Держприкордонслужби.

26. При втраті документів персонального обліку особового складу кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової втрати облікових документів кадрові підрозділи регіональних управлінь повинні негайно отримати від підпорядкованих органів іменні списки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником вищого органу управління.

У випадку загибелі органу Держприкордонслужби внаслідок застосування ворогом зброї масового ураження кадрові підрозділи регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби зобов’язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості й встановлення прізвищ, імен, по батькові, військових звань загиблих військовослужбовців.

2. Облік безповоротних втрат особового складу

1. Особовий склад, який безповоротно вибув з органів Держприкордонслужби внаслідок загибелі (смерті), полону, зникнення безвісти та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони поділяються на бойові та небойові.

До бойових безповоротних втрат належать особи, які:

загинули на полі бою;

загинули від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї, незалежно від місця загибелі;

померли від ран, контузій, каліцтва, одержаних у ході бойових дій і в тилу;

померли від хвороб, пов’язаних з участю в бойових діях;

безвісно відсутні;

потрапили до полону;

загинули (померли) унаслідок подій і нещасних випадків, пов’язаних із виконанням завдань командування в ході бойових дій і в тилу (аварії літаків, автомашин та іншої бойової техніки, катастрофи на залізниці, вибухи мін, виконання рятувальних робіт тощо).

До небойових безповоротних втрат належать особи, які:

померли в закладах охорони здоров’я через хворобу та з інших причин, не пов’язаних з участю в бойових діях;

покінчили життя самогубством;

загинули від необережного поводження зі зброєю, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов’язаних із виконанням завдань командування.

2. В органах Держприкордонслужби персональний облік безповоротних втрат особового складу в особливий період ведеться в книгах обліку безповоротних втрат і за іменними списками безповоротних втрат особового складу.

Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по особовому складу окремо на кожну категорію особового складу в алфавітному порядку в трьох примірниках із розподілом безповоротних втрат кожної категорії особового складу на бойові і небойові.

Іменні списки звіряються з даними статистичного обліку втрат і подаються до кадрового підрозділу органу вищого рівня управління.

3. У регіональному управлінні персональний облік безповоротних втрат особового складу управління, підрозділів забезпечення, обслуговування і підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться в кадровому підрозділі. Облік ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу, поданими підпорядкованими органами, та іменними списками безповоротних втрат особового складу управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування.

Після перевірки іменних списків, які надійшли з підпорядкованих органів, та іменних списків управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування кадрові підрозділи регіональних управлінь складають загальний іменний список безповоротних втрат, перший примірник якого надсилають до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби.

Другий примірник іменного списку підшивається до справи безповоротних втрат регіонального управління.

4. У закладах охорони здоров’я облік померлого (загиблого) особового складу із числа постійного складу ведеться в порядку, установленому для органу Держприкордонслужби.

Стосовно померлих військовослужбовців із числа тих, що перебували на лікуванні, керівник закладу охорони здоров’я негайно сповіщає начальника органу Держприкордонслужби, в якому проходили службу ці військовослужбовці. У сповіщеннях вказуються: військове звання, прізвище, ім’я, по батькові померлого, дата і причина смерті.

Другий примірник акта передається керівнику закладу охорони здоров’я, військовому коменданту залізничної дільниці (станції, порту, пристані) або до цивільного закладу охорони здоров’я залежно від того, кому передали тіло загиблого (померлого) для поховання.

Перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, куди прибула команда.

7. В органах Держприкордонслужби, які перевозяться на кораблях і суднах морського (повітряного) транспорту, облік безповоротних втрат на шляху прямування ведеться в порядку, установленому для органу Держприкордонслужби. Військовослужбовці, які загинули на шляху прямування, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби і включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу після прибуття корабля (судна) в пункт призначення.

У разі загибелі корабля (судна), на якому знаходився кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби, який перевозили, регіональне управління, до складу якого входив орган Держприкордонслужби, негайно пересилає до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби іменний список із зазначенням точного місця, часу і причини загибелі корабля (судна), на якому перебували військовослужбовці, та кого з них врятовано. Регіональним управлінням усі загиблі військовослужбовці включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу.

8. Загальний облік безповоротних втрат у Державній прикордонній службі України здійснюється кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

9. На кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби покладаються:

персональний і статистичний облік безповоротних втрат особового складу;

контроль за станом персонального обліку безповоротних втрат особового складу в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби;

контроль за своєчасним виданням наказів про виключення загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу зі списків особового складу органів Держприкордонслужби;

контроль за своєчасним наданням іменних списків безповоротних втрат особового складу;

ведення довідкової роботи на особовий склад, який безповоротно вибув з Державної прикордонної служби України.

3. Облік військовослужбовців, визволених із полону

Перший примірник іменного списку направляється до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби через регіональні управління, другий примірник підшивається до справи органу Держприкордонслужби.

3. Контроль за своєчасним і правильним наданням органами Держприкордонслужби іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають в органах Держприкордонслужби, та іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до органів Держприкордонслужби або під час перебування в них померли, покладається на начальників кадрових підрозділів регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби.

IV. Загальні вимоги до складання та ведення облікових документів та забезпечення органів Держприкордонслужби бланками і книгами обліку особового складу

1. Загальні вимоги до складання та ведення облікових документів

1. Під час складання та ведення всіх форм облікових документів особливу увагу слід звертати на повноту, точність і достовірність записуваних даних. При цьому, крім вказівок, викладених у відповідних формах, потрібно дотримуватись таких вимог:

записи здійснюють стисло, розбірливо, без зайвих пояснень. Дозволяється робити тільки загальноприйняті скорочення: окпп, в/ч тощо. У всіх випадках, якщо у формі чи поясненні до неї потрібно підтвердити наведені дані наказами або іншими офіційними документами, обов'язково вказуються найменування, номер і дата відповідного документа;

записи в облікових документах і підписи посадових осіб роблять чорнилом або тушшю чорного кольору. Записи олівцем в облікових документах роблять тільки у випадках, передбачених вимогами цієї Інструкції та вимогами, викладеними у відповідних формах. Такі облікові документи, як послужні списки, контракти військовослужбовців, відомості щодо проходження військової служби, дозволяється друкувати на друкарських машинках або комп’ютерній техніці;

перекреслювати записи в облікових документах забороняється: у разі виявлення неточностей або перекручень у записі їх виправлення проводиться тільки на підставі документальних даних чорнилом і завіряється підписом посадової особи, яка відповідає за ведення обліку особового складу. Виправлення, внесені до послужного списку, засвідчуються підписом керівника кадрового підрозділу або його заступником та гербовою печаткою за дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби;

прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) військовослужбовців, працівників та членів їхніх сімей пишуть в облікових документах без скорочень, при цьому прізвище пишеться великими літерами. Забороняється в документах замість імені та по батькові писати ініціали, крім випадків, коли це дозволяється формою документа;

якщо графи документів мають кілька питань, записи роблять у порядку послідовності поставлених запитань. На всі питання дають повні відповіді. Відповіді на питання «так», «ні», а також прочерки у графах забороняються;

у графах облікових документів, у яких відомості можуть надалі змінюватися або уточнюватися, записи роблять, починаючи з першого рядка, щоб залишалось місце для внесення подальших записів або змін;

військові звання зазначаються повністю;

відомості про місця народження і проживання військовослужбовців до призову та проживання їхніх сімей або родичів указують згідно з адміністративно-територіальним поділом і найменуванням населених пунктів на день запису.

При цьому записуються:

якщо місцем народження є обласні центри України - тільки назва міста;

якщо місцем народження є інші міста України - назви міста й області, до складу якої належить місто;

якщо місцем народження є інші населені пункти України - назви населеного пункту, району, області;

якщо місце народження за кордоном - назва населеного пункту та країна;

якщо місцем народження є населений пункт, назва якого змінилася, записується назва, яка була на час народження;

адреса сім'ї, зазначають: індекс підприємства зв'язку, область, район, місто, село, вулиця, номери будинку, квартири;

відомості про освіту на підставі дипломів, свідоцтв, інших документів про закінчення навчальних закладів, а також наказів по особовому складу. При цьому послідовно записують найменування навчальних закладів і роки їх закінчення. Якщо освіта не закінчена, вказуються кількість закінчених класів або курсів і навчальний заклад;

записуючи відомості про сімейний стан, вказують «неодружений», «одружений», «удівець», «розлучений». Відомості записують на підставі свідоцтв, виданих органами реєстрації актів цивільного стану, рішень судів.

Якщо форма документа потребує відомостей про склад сім'ї, записують членів сім'ї та осіб, які перебувають на утриманні військовослужбовця. Слово «неодружений» записується простим олівцем;

номер військово-облікової спеціальності (ВОС) записується: офіцерам - відповідно до отриманої освіти, солдатам (матросам), сержантам і старшинам - відповідно до отриманої освіти або досвіду роботи згідно з переліком військово-облікових спеціальностей;

відомості про поранення, контузії та інші бойові ураження, отримані під час ведення бойових дій, записуються на підставі документів, виданих лікувальними закладами або органами Держприкордонслужби, де військовослужбовець проходив службу або перебував на лікуванні. При цьому вказується характер поранення, контузії, бойового ураження, коли й де вони отримані;

записи у трудових книжках здійснюють відповідно до формулювань чинного законодавства з посиланням на відповідні статті (пункти) законодавчих актів.

2. Усі зміни військового звання, посади, освіти, сімейного стану мають своєчасно вноситися в документи обліку особового складу.

До запиту додаються:

витяг із наказу начальника органу Держприкордонслужби про прийняття громадянина на військову службу;

завірена копія обліково-послужної картки;

кольорова фотокартка у військовій формі одягу (3,5х4,5 см, анфас), завірена начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби.

Положення про військовий квиток рядового, сержантського і старшинського складу та офіцера запасу, правила заповнення встановлюються у визначеному законодавством порядку.

4. Під час складання відомостей про чисельність особового складу слід дотримуватись таких вимог:

кожний військовослужбовець (працівник) обліковується у відомостях тільки в одному із органів Держприкордонслужби. Включати одного й того самого військовослужбовця (працівника) у відомості декількох органів Держприкордонслужби на відповідне облікове число забороняється;

військовослужбовці (працівники), які тимчасово вибули у відрядження, до лікувальних закладів, військово-навчальних закладів для складання вступних іспитів, на навчання тощо без виключення зі списків особового складу органів Держприкордонслужби, указуються у відомостях тих органів Держприкордонслужби, де вони значаться у списках особового складу і звідки тимчасово вибули;

військовослужбовці (працівники), які вибули з органу Держприкордонслужби напередодні складання відомостей, але не встигли прибути на день складання відомості в інший орган Держприкордонслужби, у вищих органах управління включаються в облікову чисельність того органу Держприкордонслужби, до якого вони відправлені.

2. Забезпечення бланками і книгами обліку особового складу

1. Книги обліку особового складу, бланки військово-облікових документів виготовляються і розсилаються централізовано Адміністрацією Держприкордонслужби відповідно до наданих заявок органів Держприкордонслужби. Книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів, які найчастіше використовуються в роботі та підлягають тривалому зберіганню, виготовляються з паперу високого ґатунку.

2. Забезпечення органів Держприкордонслужби книгами обліку особового складу, бланками військово-облікових документів здійснюється підрозділами забезпечення (ресурсного, тилового) регіональних управлінь та Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Заявки на необхідну кількість книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів органи Держприкордонслужби подають до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби.

4. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби щороку до 01 жовтня подає до підрозділу забезпечення (ресурсного, тилового) замовлення на необхідні бланки та книги обліку особового складу для органів Держприкордонслужби.

У термінових випадках (у разі відсутності) книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів (крім бланків, що посвідчують особу) з дозволу начальника регіонального управління можуть бути виготовлені у військових або цивільних друкарнях за місцем дислокації.

5. Під час розформування органів Держприкордонслужби кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби весь наявний у них запас книг обліку особового складу і бланків військово-облікових документів передають до вищих органів управління за підпорядкованістю.

ОПИС ДОКУМЕНТІВ