Про Порядок організації роботи та ведення діловодства у виборчих комісіях з місцевих виборів

З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій з місцевих виборів, відповідно до частин першої, другої статті 13, статті 20, пунктів 2, 4, 8 частини першої статті 24, частини одинадцятої статті 25, статті 27, частин другої - сьомої, тринадцятої, шістнадцятої статті 28, абзаців першого, другого частини першої статті 69, статті 73 Закону України "Про місцеві вибори", враховуючи положення законів України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 7, 9 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:

1. Затвердити Порядок організації роботи та ведення діловодства у виборчих комісіях з місцевих виборів (додається).

2. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Центральної виборчої комісії:

від 15 вересня 2010 року № 350 "Про Порядок ведення діловодства у виборчих комісіях та комісіях з референдумів" у частині, що стосується ведення діловодства у виборчих комісіях з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів;

від 21 травня 2014 року № 695 "Про Роз’яснення щодо порядку організації роботи територіальних та дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів".

3. Виборчим комісіям з місцевих виборів забезпечити дотримання Порядку, затвердженого пунктом 1 цієї постанови.

4. Цю постанову надіслати обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій після сформування їх нового складу, а також оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.

ПОРЯДОК
організації роботи та ведення діловодства у виборчих комісіях з місцевих виборів

Цей Порядок розроблений з метою однакового застосування положень Закону України "Про місцеві вибори" (далі - Закон) з питань організації роботи територіальних та дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських, районних у містах, сільських, селищних рад, сільських, селищних, міських голів та старост сіл, селищ та визначає правила документування діяльності цих комісій, крім Центральної виборчої комісії*, встановлює єдиний порядок роботи з документами, заявами, скаргами, запитами, пропозиціями, клопотаннями, зауваженнями (далі - документи, звернення) з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі на зберігання до відповідної місцевої державної архівної установи.

1. Загальні положення

1.1. Територіальна виборча комісія є постійно діючим спеціальним колегіальним органом, що в межах своїх повноважень забезпечує організацію підготовки та проведення місцевих виборів.

Члени територіальної виборчої комісії здійснюють свої повноваження до сформування на чергових місцевих виборах у порядку, передбаченому Законом, нового складу відповідної територіальної виборчої комісії.

У разі добровільного об’єднання територіальних громад повноваження відповідних територіальних виборчих комісій припиняються одночасно з утворенням територіальної виборчої комісії, що здійснюватиме підготовку та проведення відповідних перших місцевих виборів.

1.2. Сільська, селищна, районна в місті, міська, районна виборча комісія підпорядковується відповідній міській (міста з районним поділом або міста, до складу якого входять село, селище та/або інше місто), районній, обласній виборчій комісії, виборчій комісії Автономної Республіки Крим, яка встановлює результати місцевих виборів відповідно міської, районної, обласної ради, Верховної Ради Автономної Республіки Крим або міського голови стосовно відповідних місцевих виборів.

1.3. Повноваження територіальної виборчої комісії у новосформованому складі починаються з моменту складення на засіданні цієї комісії присяги більшістю від складу територіальної виборчої комісії, визначеного при формуванні її складу.

1.4. Територіальна виборча комісія є юридичною особою.

1.5. Повноваження дільничної виборчої комісії починаються з моменту складення на засіданні цієї комісії присяги більшістю від складу дільничної виборчої комісії, визначеного при її утворенні.

1.6. Повноваження дільничної виборчої комісії припиняються через п’ять днів після дня офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів (результатів повторного голосування). Дільнична виборча комісія припиняє свою діяльність одночасно з припиненням її повноважень.

1.7. Дільнична виборча комісія не є юридичною особою.

1.8. Для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення повноважень, передбачених Законом, територіальні виборчі комісії можуть залучати на підставі цивільно-правових договорів відповідних фахівців, технічних працівників, робота яких оплачується в порядку, визначеному частиною тринадцятою статті 28 Закону.

Виборча комісія Автономної Республіки Крим для забезпечення здійснення своїх повноважень має апарат виборчої комісії.

1.9. Виборчі комісії зобов’язані діяти відповідно до Конституції України, Закону України "Про місцеві вибори",  інших законів України.

1.10. Член виборчої комісії зобов’язаний брати участь у засіданнях виборчої комісії, додержуватися Конституції України та законів України, виконувати рішення відповідної виборчої комісії та обов’язки, покладені на нього згідно з їх розподілом у комісії, а також виконувати рішення виборчої комісії вищого рівня.

1.11. Діяльність виборчих комісій здійснюється відкрито і публічно.

1.12. Для висвітлення діяльності виборчої комісії у її приміщенні в місці, вільно доступному для відвідувачів, обладнується стенд офіційних матеріалів комісії.

1.13. Виборчі комісії інформують громадян України про свій склад, місцезнаходження та режим роботи, про виборчі округи і виборчі дільниці, про основні права виборців (у тому числі про право оскарження рішень, дій чи бездіяльності виборчих комісій, органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, їх керівників, інших посадових та службових осіб, які обмежують або порушують виборчі права), про порядок заповнення виборчих бюлетенів, забезпечують можливість для ознайомлення виборців зі списками виборців, відомостями про кандидатів, оприлюднюють протоколи про підрахунок голосів виборців, про підсумки голосування та результати місцевих виборів, надають іншу інформацію у випадках, передбачених Законом.

1.14. Виборча комісія Автономної Республіки Крим, обласні, районні, міські, районні у місті (у містах, де утворені районні у місті ради), селищні, сільські територіальні виборчі комісії інформують Верховну Раду України, Центральну виборчу комісію, відповідні місцеві ради про обраних депутатів та сільських, селищних, міських голів, старост сіл, селищ.

1.15. Кожна виборча комісія здійснює документування своєї діяльності, що полягає в підготовці відповідно до встановленого порядку документів на паперових та електронних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених законодавством України.

Документування діяльності виборчої комісії Автономної Республіки Крим забезпечується апаратом цієї комісії.

1.16. Документування діяльності виборчої комісії здійснюється державною мовою.

1.17. Організацію ведення діловодства виборчої комісії забезпечує секретар комісії.

1.18. Відповідальність за організацію роботи та стан діловодства у виборчій комісії, а також за дотримання цього Порядку покладається на голову відповідної виборчої комісії.

1.19. Вимоги цього Порядку обов’язкові для всіх членів виборчої комісії та осіб, які залучаються до її роботи.

1.20. Ніхто не має права втручатися в діяльність виборчої комісії, крім випадків, передбачених Законом.

1.21. Кожна виборча комісія має власну печатку затвердженого Центральною виборчою комісією зразка.

2. Засідання виборчої комісії. Основні положення

2.1. Основною формою роботи виборчої комісії є засідання.

2.2. Виборчі комісії організовують свою роботу відповідно до вимог Закону та цього Порядку у формі відкритих засідань.

2.3. Засідання виборчої комісії є повноважним за умови присутності на ньому більше половини членів виборчої комісії від складу цієї комісії.

2.4. Засідання виборчої комісії, як правило, плануються згідно з установленими виборчим законодавством календарними строками підготовки та проведення виборів, здійснення окремих виборчих процедур та організаційних заходів.

2.5. На засіданні виборчої комісії ведеться протокол засідання.

3. Скликання засідання виборчої комісії

3.1. Засідання виборчої комісії скликається головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретарем комісії.

3.2. На письмову вимогу не менш як третини складу виборчої комісії голова комісії або його заступник зобов’язаний скликати засідання виборчої комісії не пізніше наступного дня після отримання такої вимоги.

3.3. У разі необхідності засідання виборчої комісії може бути скликане за рішенням виборчої комісії вищого рівня.

3.4. Засідання виборчої комісії скликається з обов’язковим повідомленням усіх членів комісії, заявників та інших заінтересованих осіб.

4. Підготовка до проведення засідання виборчої комісії

4.1. Перед проведенням засідання виборчої комісії формується проект порядку денного цього засідання.

4.2. Проект порядку денного засідання виборчої комісії, як правило, не пізніше ніж за день до проведення засідання, готує секретар комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії та погоджує його з головою комісії.

4.3. Проект порядку денного засідання після його погодження з головою комісії секретар комісії в обов’язковому порядку разом з інформацією про час і місце проведення засідання доводить до відома членів комісії, як правило, не пізніше останнього дня перед днем проведення засідання, а в день, що передує дню виборів, та в день виборів - негайно.

4.4. На засідання виборчої комісії обов’язково запрошуються, як правило, не пізніше останнього дня перед днем засідання комісії, заявники та інші заінтересовані особи.

4.5. Інформація про дату, час проведення, порядок денний засідання виборчої комісії розміщується на стенді офіційних матеріалів комісії, як правило, не пізніше останнього дня перед днем засідання виборчої комісії.

4.6. Матеріали до питань порядку денного засідання складаються з проекту постанови, додатків до неї, якщо такі зазначені у тексті постанови (список, перелік, звернення, графік, звіт тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд виборчої комісії, інших документів.

4.7. Проект рішення виборчої комісії готує член комісії відповідно до наданого доручення голови комісії, до якого долучає всі необхідні документи, а також перелік осіб, які повинні бути запрошені на засідання виборчої комісії, та передає відповідні матеріали (проект рішення) голові комісії.

4.8. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами голова комісії вчиняє на проекті постанови відповідну резолюцію ("для розгляду на засіданні комісії") та передає їх секретарю, який забезпечує комплектність матеріалів до питань порядку денного для членів комісії.

4.9. У разі неможливості з поважних причин подати матеріали до засідання в установлений строк секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.

4.10. Членам комісії матеріали до порядку денного надаються, як правило, не пізніше останнього дня перед днем проведення засідання виборчої комісії, однак не пізніше початку засідання.

4.11. Список усіх запрошених на засідання виборчої комісії готує секретар комісії. У списку зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, посада запрошених, офіційні назви органів (організації, установи, політичної партії, тощо) або особи, яких вони представляють, а також у зв’язку з розглядом якого питання порядку денного вони запрошені.

4.12. Секретар  комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення виборчої комісії та без дозволу чи запрошення, і перед початком засідання подає голові комісії список цих осіб.

5. Перше засідання виборчої комісії

5.1. Перше засідання виборчої комісії скликається не пізніш як на другий день з дня формування її складу (утворення), а наступні засідання - у разі необхідності.

5.2. Член виборчої комісії на першому її засіданні, в якому він бере участь, ознайомлюється зі своїми правами та обов’язками (частини п’ята - восьма статті 28 Закону), після чого складає таку присягу члена комісії:

"Я, (прізвище, ім’я та по батькові), беручи на себе повноваження члена виборчої комісії та усвідомлюючи свою високу відповідальність перед Українським народом, присягаю додержуватися Конституції та законів України, чесно і сумлінно виконувати свої обов’язки, виходячи з принципів верховенства права, законності, об’єктивності та неупередженості, забезпечувати реалізацію і захист виборчих прав громадян України".

Член виборчої комісії, який склав присягу, ставить свій підпис під текстом присяги. Цей документ є невід’ємною частиною документації відповідної комісії. Члену виборчої комісії після складення ним присяги видається посвідчення за підписом голови комісії, що утворила (сформувала) відповідну виборчу комісію, за формою, затвердженою Центральною виборчою комісією.

5.3. Відмова особи скласти присягу означає її відмову бути членом виборчої комісії.

5.4. На першому засіданні виборчої комісії за пропозицією головуючого на засіданні, як правило, розглядаються такі першочергові питання:

- розподіл обов’язків між головою, заступником голови, секретарем та членами виборчої комісії з прийняттям відповідного рішення комісії;

- виконання головою, заступником голови, секретарем або в разі їх відмови іншим членом територіальної виборчої комісії (загальною кількістю не більше трьох осіб) (крім виборчої комісії Автономної Республіки Крим, у якій голова, заступник голови, секретар виконують свої повноваження на постійній основі), дільничної виборчої комісії (загальною кількістю не більше двох осіб) протягом виборчого процесу своїх повноважень у комісії на платній основі на підставі цивільно-правового договору між ними і комісією;

- забезпечення виборчої комісії необхідним приміщенням, транспортними засобами, засобами зв’язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями відповідно до нормативних вимог, установлених Законом та Центральною виборчою комісією;

- режим роботи виборчої комісії та графік чергувань членів комісії у приміщенні виборчої комісії;

- залучення територіальною виборчою комісією відповідних фахівців, технічних працівників для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення повноважень комісії, передбачених Законом (крім виборчої комісії Автономної Республіки Крим, яка для забезпечення здійснення своїх повноважень має апарат виборчої комісії).

За необхідності на першому засіданні виборчої комісії можуть бути розглянуті також інші питання.

6. Особи, що мають право бути присутніми на засіданні виборчої комісії, у приміщеннях виборчої дільниці

6.1. На засіданнях виборчої комісії, у приміщеннях виборчої дільниці без дозволу чи запрошення відповідної комісії мають право бути присутніми з додержанням вимог Закону та цього Порядку:

1) члени Центральної виборчої комісії, працівники Секретаріату Центральної виборчої комісії та Служби розпорядника Державного реєстру виборців;

2) члени виборчої комісії вищого рівня з відповідних місцевих виборів;

3) кандидати в депутати, їх довірені особи, представники, уповноважені особи місцевих організацій політичних партій, офіційні спостерігачі від місцевих організацій політичних партій, які висунули кандидатів у депутати в багатомандатному виборчому окрузі, від кандидатів у депутати в одномандатному виборчому окрузі (разом не більше двох осіб від відповідної місцевої організації політичної партії або кандидата в депутати);

4) кандидати на посаду сільського, селищного, міського голови, кандидати на посаду старости села, селища, їх довірені особи, офіційні спостерігачі (не більше однієї особи від одного кандидата);

5) офіційні спостерігачі від громадських організацій, іноземних держав і міжнародних організацій (не більше двох осіб від однієї організації);

6) представники засобів масової інформації (не більше двох осіб від одного засобу масової інформації).

6.2. У разі якщо одночасно з місцевими виборами проводяться інші вибори, на засіданнях дільничної виборчої комісії, у тому числі при підрахунку голосів та встановленні результатів голосування, на виборчій дільниці в день виборів у приміщенні, де проводиться голосування, мають право бути присутніми без дозволу чи запрошення відповідної комісії кандидати, які балотуються на цих виборах, їх довірені особи, офіційні спостерігачі, представники, уповноважені особи політичних партій - суб’єктів відповідного виборчого процесу.

6.3. Інші особи можуть бути присутніми на засіданні виборчої комісії тільки з дозволу або на запрошення цієї комісії відповідно до прийнятого нею рішення.

6.4. Перебування інших осіб на виборчій дільниці під час проведення голосування, а також на засіданні виборчої комісії під час підрахунку голосів та встановлення результатів голосування не дозволяється.

6.5. Працівники правоохоронних органів здійснюють охорону правопорядку в день голосування та при підрахунку голосів лише поза межами приміщення для голосування.

У разі виникнення фактів порушень правопорядку голова, заступник голови чи секретар комісії може запросити працівника правоохоронних органів для вчинення дій з відновлення правопорядку і лише на час, необхідний для вчинення таких дій.

6.6. Виборча комісія може прийняти мотивоване рішення про позбавлення права бути присутніми на засіданні осіб, зазначених у пункті 6.1 цього Порядку (крім членів Центральної виборчої комісії, працівників Секретаріату Центральної виборчої комісії, Служби розпорядника Державного реєстру виборців та членів виборчої комісії вищого рівня з відповідних місцевих виборів), якщо вони протиправно перешкоджають його проведенню.

Таке рішення приймається не менше ніж двома третинами голосів від складу виборчої комісії.

7. Ведення засідання комісії

7.1. Засідання виборчої комісії веде голова комісії або його заступник.

У разі їх відсутності на засіданні виборчої комісії або невиконання ними цієї функції виборча комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.

7.2. Голова комісії (заступник голови комісії або головуючий на засіданні) (далі - головуючий на засіданні) на початку засідання або початку розгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутніми на засіданні виборчої комісії без дозволу або запрошення комісії, представників засобів масової інформації.

7.3.У разі відсутності секретаря комісії чи невиконання ним своїх повноважень на засіданні виборча комісія обирає зі свого складу секретаря засідання, який виконує обов’язки секретаря комісії на відповідному засіданні та при оформленні документів цього засідання.

7.4. На початку засідання виборчою комісією за пропозицією головуючого на засіданні обговорюється та затверджується порядок денний засідання комісії, про що приймається протокольне рішення.

7.5. У разі необхідності внесення змін до порядку денного під час засідання виборчої комісії (вилучення питання, доповнення новим питанням) головуючий на засіданні вносить відповідну пропозицію (самостійно або за ініціативою члена комісії).

Кожна пропозиція про внесення змін до порядку денного засідання виборчої комісії обговорюється та затверджується протокольним рішенням комісії.

7.6. Виборча комісія на вимогу трьох членів комісії, а також за рішенням виборчої комісії вищого рівня або суду зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, не пізніш як у триденний строк від дня заявлення вимоги або прийняття зазначеного рішення, але не пізніше дня голосування (дня повторного голосування), а в день голосування (день повторного голосування), крім дільничної виборчої комісії, - невідкладно.

7.7. Дільнична виборча комісія зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, на вимогу трьох членів комісії у день голосування (день повторного голосування) або за рішенням виборчої комісії вищого рівня чи суду, прийнятим у день голосування (день повторного голосування), невідкладно після закінчення голосування.

7.8. Головуючий на засіданні:

- веде засідання виборчої комісії;

- організовує обговорення питань порядку денного;

- надає слово для виступу спочатку членам комісії, а потім запрошеним та іншим особам відповідно до законодавства в порядку черговості заявок;

- ставить на голосування пропозиції членів комісії в порядку їх надходження;

- організовує голосування для прийняття виборчою комісією рішення та здійснює підрахунок голосів, оголошує результати цього голосування;

- забезпечує рівні можливості членам комісії для участі в обговоренні питань;

- забезпечує дотримання цього Порядку членами комісії, запрошеними та іншими особами;

- здійснює інші повноваження, передбачені Законом та цим Порядком.

7.9. Головуючий на засіданні має право ставити на голосування свої пропозиції позачергово, вносити в першочерговому порядку пропозиції щодо подальшого ходу засідання комісії, задавати виступаючим питання.

7.10. Головуючий на засіданні під час виступів членів комісії не має права коментувати їх виступи. У разі виступу члена комісії не по суті питання порядку денного, що обговорюється, головуючий має право перервати його із зауваженням щодо необхідності дотримання предмета обговорення.

7.11. При прийнятті рішення головуючий на засіданні виборчої комісії голосує останнім.

7.12. Головуючий на засіданні забезпечує дотримання встановленого порядку розгляду питань, їх повне і всебічне вивчення.

7.13. На засіданні виборчої комісії ніхто не має права на виступ без дозволу головуючого. Головуючий на засіданні обов’язково надає слово члену комісії, який наполягає на цьому.

8. Розгляд питань на засіданні виборчої комісії

8.1. Питання для розгляду на засіданні виборчої комісії готують члени комісії із залученням у разі необхідності відповідних фахівців.

8.2. Розгляд питання на засіданні виборчої комісії, як правило, включає такі етапи:

- доповідь члена комісії, співдоповіді (у разі потреби);

- запитання членів комісії доповідачу, співдоповідачам, відповіді на них;

- виступи членів комісії та інших осіб, з питання, що розглядається;

- внесення пропозицій членами комісії, їх обговорення;

- оголошення головуючим на засіданні про припинення обговорення питання;

- заключне слово доповідача, співдоповідачів (за їх бажанням);

- голосування.

8.3. Для доповіді надається до 10 хвилин, співдоповіді та виступів - до 5 хвилин, довідок - до 3 хвилин, заключного слова - до 3 хвилин, якщо інше не встановлено комісією.

Головуючий на засіданні на прохання виступаючого може за згодою більшості присутніх на засіданні виборчої комісії членів комісії продовжити йому час для виступу.

8.4. Учасники засідання виборчої комісії та присутні на засіданні особи не мають права використовувати свої виступи для політичних заяв, декларацій тощо.

За порушення цієї вимоги головуючий на засіданні має право позбавляти слова таких осіб.

8.5. Особи, запрошені на засідання виборчої комісії, як правило, беруть у ньому участь лише під час розгляду питань, з яких вони запрошені. За рішенням виборчої комісії такі особи можуть бути присутніми і під час розгляду інших питань.

8.6. Кожний член комісії, який бере участь у засіданні виборчої комісії, має право подати до проекту рішення, прийнятого за основу, пропозиції та зауваження.

Пропозиції та зауваження до проекту рішення вносяться в усній чи письмовій формі, голосування по кожній пропозиції проводиться окремо.

Член комісії може на будь-якому етапі обговорення проекту рішення зняти свою пропозицію чи зауваження.

8.7. На голосування в цілому ставляться проекти рішень, прийняті за основу, з урахуванням пропозицій та зауважень членів комісії, осіб, які брали участь в обговоренні питань порядку денного засідання з правом дорадчого голосу.

8.8. Член комісії, який бере участь у її засіданні та не згоден з рішенням, прийнятим виборчою комісією, має право протягом двох днів після засідання, на якому було прийнято рішення, у письмовій формі висловити окрему думку, що додається до відповідного протоколу засідання виборчої комісії.

9. Рішення виборчої комісії

9.1. За результатами розгляду питання на засіданні виборчої комісії приймається рішення.

9.2. Рішення виборчої комісії приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від складу комісії.

9.3. Рішення виборчої комісії набирає чинності з моменту його прийняття.

9.4. Рішення виборчої комісії, прийняте в межах її повноважень, є обов’язковим для всіх суб’єктів та інших учасників процесу.

9.5. Протоколи виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях, про встановлення підсумків голосування та про результати місцевих виборів складаються без прийняття рішень відповідними виборчими комісіями.

9.6. Рішення виборчої комісії з питання порядку денного ухвалюється у формі постанови, яка оформлюється відповідно до пункту 9.7 та розділу 10 цього Порядку (додаток 1).

9.7. Постанова виборчої комісії повинна містити:

найменування комісії;

найменування рішення (постанова);

час, дату та місце прийняття;

порядковий номер;

мотивувальну частину;

нормативно-правове обґрунтування;

резолютивну частину.

Найменування постанови виборчої комісії повинно бути лаконічним та відображати її основний зміст. Якщо в постанові йдеться про кілька питань, найменування може бути узагальненим.

Мотивувальна частина постанови повинна містити посилання на обставини, що зумовили розгляд питання на засіданні виборчої комісії, встановлені факти та підстави для ухвалення рішення.

Нормативно-правовим обґрунтуванням постанови є посилання на положення нормативно-правових актів або рішення (положення рішень) Центральної виборчої комісії чи територіальної виборчої комісії або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті постанови.

Резолютивна частина повинна містити відповідне рішення виборчої комісії, викладене у формі висновку, із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питання, що розглядається.

Резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення змісту постанови до суб’єктів, на яких поширюється її дія, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.

Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.

9.8. З питань поточної діяльності виборча комісія може приймати протокольні рішення, зміст яких заноситься до протоколу засідання виборчої комісії та не оформлюється окремим документом.

9.9. У разі виявлення у процесі розгляду питання на засіданні виборчої комісії ознак вчинення кримінального чи іншого правопорушення комісія приймає рішення про звернення до відповідних правоохоронних органів та передає їм відповідні матеріали.

9.10. У разі невиконання виборчою комісією вимог Закону (бездіяльність комісії) виборча комісія вищого рівня з відповідних місцевих виборів може прийняти відповідне рішення. У день голосування (день повторного голосування) такі питання розглядаються невідкладно.

9.11. Рішення дільничної виборчої комісії, що суперечить законодавству України або прийняте з перевищенням її повноважень, може бути скасоване в установленому законом порядку відповідною територіальною виборчою комісією або судом. У такому випадку відповідна територіальна виборча комісія має право прийняти рішення по суті питання.

9.12. Рішення територіальної виборчої комісії, що суперечить законодавству України або прийняте з перевищенням її повноважень, може бути скасоване в установленому законом порядку територіальною виборчою комісією вищого рівня з відповідних місцевих виборів, Центральною виборчою комісією або судом. Територіальна виборча комісія вищого рівня, Центральна виборча комісія у такому випадку має право прийняти рішення по суті питання.

9.13. Виборча комісія не може прийняти рішення про дострокове припинення своїх повноважень.

10. Оформлення рішень, прийнятих на засіданні виборчої комісії

10.1. Постанова, прийнята на засіданні виборчої комісії, підлягає відповідному оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення.

Оформлення постанови здійснюється секретарем комісії (секретарем засідання).

10.2. У разі ухвалення на засіданні виборчої комісії пропозицій щодо внесення змін до тексту постанови секретар комісії (секретар засідання) вносить відповідні зміни при доопрацюванні постанови.

10.3. Прийнята на засіданні виборчої комісії постанова після її оформлення підписується головуючим на засіданні комісії.

Додатки до постанови підписує секретар комісії (секретар засідання).

10.4. Прийняті виборчою комісією постанови повинні мати наскрізну послідовну нумерацію.

10.5. Постанова виборчої комісії вивішується на стенді офіційних матеріалів комісії для загального ознайомлення не пізніше ранку наступного дня після дня її прийняття, а прийнята напередодні дня голосування (дня повторного голосування), у день голосування (день повторного голосування) та під час встановлення результатів голосування (результатів повторного голосування) - не пізніше ніж через чотири години після завершення засідання комісії.

Постанова у цей самий строк доводиться також до відома суб’єктів процесу, яких вона стосується.

10.6. Копія постанови, засвідчена головою комісії чи його заступником і секретарем комісії та скріплена печаткою виборчої комісії, не пізніше ніж через чотири години після її прийняття, а в день голосування (день повторного голосування) - невідкладно, видається суб’єкту виборчого процесу, якого вона стосується, на його вимогу.

10.7. Протокольне рішення, прийняте на засіданні виборчої комісії, фіксується у протоколі засідання комісії та не оформлюється окремим документом.

За необхідності може бути виготовлений витяг із протоколу засідання виборчої комісії (додаток 3), який відображає прийняття конкретного протокольного рішення.

11. Складання виборчою комісією актів та протоколів

11.1. Виборча комісія у процесі своєї діяльності складає акти та протоколи.

Акт комісії засвідчує певний факт або подію, виявлені і визнані комісією.

Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією.

11.2. Акти і протоколи виборчої комісії складаються за встановленими Центральною виборчою комісією формами у порядку, передбаченому Законом.

11.3. Акти і протоколи виборчої комісії підписуються всіма присутніми на засіданні членами комісії, підписи яких скріплюються печаткою комісії.

Перший примірник акта чи протоколу мають право підписати присутні на засіданні кандидати, зареєстровані для участі у відповідних виборах, їх довірені особи, представники місцевих організацій партій в територіальній виборчій комісії з правом дорадчого голосу, уповноважені особи місцевих організацій партій, офіційні спостерігачі.

11.4. Копія акта чи протоколу надається суб’єкту виборчого процесу відповідних виборів на його вимогу.

12. Протокол засідання виборчої комісії

12.1. Протокол засідання виборчої комісії, в якому фіксується обговорення питань і прийняття рішень на засіданні комісії (додаток 2), веде  секретар комісії (секретар засідання).

Ведення протоколу засідання дільничної виборчої комісії, на якому здійснюється підрахунок голосів виборців, рішенням комісії доручається заступнику голови або іншому члену дільничної комісії, оскільки секретар дільничної виборчої комісії на цьому засіданні вносить відомості до протоколу про підрахунок голосів виборців.

12.2. Протокол засідання виборчої комісії повинен містити такі реквізити:

назву документа (протокол);

назву виду діяльності виборчої комісії (засідання);

назву виборчої комісії;

час, дату і місце проведення засідання;

загальну кількість членів виборчої комісії;

кількість присутніх на засіданні членів виборчої комісії;

кількість осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення виборчої комісії та без дозволу або запрошення (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний листок);

порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку.

Текст протоколу засідання виборчої комісії з розгляду кожного питання складається з трьох частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили").

12.3. У протоколі засідання виборчої комісії повинні бути відображені зміст та номер постанови, протоколу чи акта, які були відповідно прийняті або складені на засіданні комісії.

12.4. Протокол засідання виборчої комісії оформляє секретар комісії (секретар засідання).

12.5. До протоколу засідання виборчої комісії долучаються оригінали постанов, прийнятих на цьому засіданні, додатки до них, якщо такі були, інші документи щодо розглянутих на засіданні питань, а також, за наявності, викладені в письмовій формі окремі думки членів комісії.

Окремі думки членів комісії є невід’ємною частиною протоколу засідання виборчої комісії.

12.6. Протокол засідання виборчої комісії підписує головуючий на засіданні комісії та секретар комісії (секретар засідання).

12.7. Протокол засідання дільничної виборчої комісії, на якому проводився підрахунок голосів виборців, складається і підписується у тому самому приміщенні, де проходило голосування.

12.8. Протокол засідання виборчої комісії надається для ознайомлення членам комісії не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати.

12.9. Протокол засідання виборчої комісії надається для ознайомлення суб’єкту виборчого процесу на його вимогу не пізніше наступного засідання комісії.

13. Реєстрація і розгляд документів та звернень, що надходять до виборчої комісії

13.1. При реєстрації та розгляді документів і звернень, що надходять до виборчої комісії, комісія керується Законом, іншими актами законодавства України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.

13.2. Документи та звернення, що надходять до виборчої комісії, мають право приймати голова комісії, заступник голови комісії, секретар або інші члени комісії, уповноважені на це її рішенням.

13.3. Документи та звернення до виборчої комісії надсилаються поштою або подаються до комісії особисто або через уповноважену особу, якщо її повноваження посвідчено відповідно до законодавства України.

13.4. Документи, звернення реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).

13.5. Заяви виборців про бажання голосувати за місцем проживання (перебування) реєструються дільничною виборчою комісією в окремому журналі (додаток 6).

13.6. Особа, яка подає документи, звернення до виборчої комісії, пише розписку, в якій вказує своє прізвище, ім’я, по батькові, короткий опис поданих документів із зазначенням кількості аркушів, дати та часу їх подання. Розписка зберігається разом із поданими документами.

13.7. Документи, що надходять до виборчої комісії телеграфним або факсимільним зв’язком чи електронною поштою, також реєструються.

13.8. Не реєструються у виборчій комісії анонімні, вітальні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.

13.9. Реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів, заяв і скарг, та дата надходження зазначаються у правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки).

13.10. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхній частині їх першого аркуша робиться напис "повторно".

13.11. Якщо при відкритті конверта з документом, зверненням виявлено відсутність чи пошкодження документа, звернення або їх окремих частин, невідповідність номера документа, звернення номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, звернення складає акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий долучається до документа, звернення, що залишаються у виборчій комісії.

13.12. Зареєстровані документи, звернення в день їх реєстрації подаються голові комісії (в разі відсутності голови комісії - заступнику голови), який дає відповідні доручення членам комісії та залученим фахівцям щодо їх попереднього розгляду та підготовки відповіді.

13.13. За підсумками попереднього розгляду документа, звернення, член комісії у разі доцільності розгляду питання на засіданні комісії готує проект постанови відповідно до пункту 4.7 цього Порядку, про що інформує голову комісії (у разі його відсутності - заступника голови комісії).

Якщо звернення не потребує прийняття рішення виборчою комісією, суб’єкту звернення може бути надана відповідь головою комісії (заступником голови).

13.14. Строки та порядок розгляду документів, звернень, що надійшли до виборчої комісії під час виборчого процесу, встановлено Законом, іншими законами України та відповідними актами Центральної виборчої комісії.

Документи, звернення, які надійшли до виборчої комісії поза строками виборчого процесу, розглядаються у строки, встановлені законодавством України для розгляду відповідних документів, звернень, але не більше ніж упродовж 30 днів з дня надходження.

13.15. Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.

13.16. Особистий прийом громадян головою, членами комісії проводиться за графіком, установленим виборчою комісією.

13.17. Реєстрація осіб, які звернулися до виборчої комісії для особистого прийому, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії (додаток 4).

13.18. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.

13.19. Контроль за виконанням документів, звернень, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що перебувають на контролі, дотримання встановлених строків виконання здійснює секретар комісії.

13.20. Про виконання документів, звернень робиться відмітка у відповідній графі журналу обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії  (додаток 4) та журналу реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).

Про виконання документа секретар комісії інформує голову комісії.

14. Підготовка, оформлення і відправлення вихідних документів

14.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою, стисло, аргументовано, що забезпечує чітке й однозначне сприйняття інформації, яка міститься в ньому.

У відповіді на документ, звернення зазначається номер (за наявності) і дата документа, звернення, на які дається відповідь.

14.2. Кожний вихідний документ підписує голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії із зазначенням відповідно прізвища, ініціалів.

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади в комісії.

14.3. Дата складення, підписання, прийняття чи затвердження документа зазначається цифрами, як правило, при оформленні листів, довідок, звернень тощо (21.09.15) або цифрами та словами при оформленні постанов, протоколів виборчої комісії та фінансових документів (21 вересня 2015 року).

14.4. Назва установи, організації, політичної партії, місцевої організації політичної партії у вихідних документах виборчої комісії зазначається в називному відмінку, наприклад:

У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада, прізвище - в давальному відмінку, далі - ініціали, наприклад:

Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не пишеться.

Адреса зазначається у правій верхній частині документа.

14.5. Реквізит "Адресат" одному кореспонденту містить повну адресу, написання якої повинно відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270,  наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище та ініціали одержувача, а потім його поштова адреса, наприклад:

14.6. Внесення до підписаного документа будь-яких виправлень або доповнень без застережень не допускається. У випадку внесення виправлення чи доповнення до тексту документа повинні робитися відповідні застереження особою, яка підписала цей документ.

14.7. Телеграми та інші вихідні документи надсилаються за підписом голови комісії або заступника голови комісії.

14.8. Вихідні документи відправляє секретар комісії у день їх підписання або не пізніше наступного календарного дня, якщо інше не встановлено законодавством України.

Кореспонденція особистого характеру, не пов’язана з виконанням службових обов’язків у виборчій комісії, відправленню не підлягає.

14.9. Вихідні документи виготовляються в кількості примірників відповідно до числа адресатів. Копія вихідного документа обов’язково залишається у виборчій комісії та зберігається для включення її до відповідної справи, оформленої згідно із затвердженою номенклатурою справ.

14.10. Документ надсилається або передається адресату після його реєстрації в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).

У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаються реєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації, та дата відправлення.

14.11. При відправленні вихідних документів перевіряються:

правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність у документі посилання на додатки;

відповідність кількості примірників вихідного документа кількості адресатів.

14.12. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладаються разом із засвідченим печаткою виборчої комісії окремим описом вкладеного в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладених документів. Копія окремого опису вкладеного залишається в комісії.

14.13. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виготовляється і відправляється відповідна кількість копій документа.

14.14. У журналі реєстрації документів, заяв і скарг виборчої комісії  (додаток 5) зазначаються номер вихідного документа, дата відправлення, назва або короткий зміст документа.

14.15. Залежно від характеру і терміновості відправлення документи надсилаються адресату поштою, спец-, фельдзв’язком.

Для забезпечення термінового інформування документи можуть надсилатися адресату факсимільним зв’язком та електронною поштою з подальшим надсиланням оригіналів документів.

Терміновість відправлення документів визначає голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії або секретар комісії.

У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату з дозволу голови комісії (в разі його відсутності - заступника голови комісії або секретаря комісії) допускається видача документів відповідним уповноваженим особам адресата під розписку.

15. Печатка та штампи виборчої комісії

15.1. Територіальні та дільничні виборчі комісії мають власні печатки, зразки яких затверджено Центральною виборчою комісією.

Порядок виготовлення, передачі, зберігання та використання печаток територіальних і дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських, районних у містах, сільських, селищних рад, сільських, селищних, міських голів та старост сіл, селищ затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 1 вересня 2015 року № 212.

15.2. У передбачених Законом випадках для внесення змін до виборчого бюлетеня дільничними виборчими комісіями використовується штамп "Вибув".

Роз’яснення щодо порядку виготовлення, передачі, зберігання та використання штампа "Вибув" під час проведення виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських, районних у містах, сільських, селищних рад, сільських, селищних, міських голів та старост сіл, селищ затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 1 вересня 2015 року № 213.

15.3. Виборчі комісії можуть мати інші штампи (для реєстрації кореспонденції, засвідчення вірності копії документа тощо), які використовують у своїй роботі.

16. Фінансове і матеріально-технічне забезпечення діяльності виборчої комісії

16.1. Фінансове забезпечення діяльності виборчих комісій під час підготовки і проведення чергових виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських, районних у містах, сільських, селищних рад (далі - депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад), сільських, селищних, міських голів та старост селищ, сіл, позачергових і перших виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів здійснюються за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету, отриманих як цільова субвенція з Державного бюджету України на організацію підготовки та проведення відповідних місцевих виборів, а у разі організації підготовки та проведення повторних виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад, сільських, селищних міських голів, старост селищ, сіл, проміжних виборів депутата сільської, селищної ради, позачергових та перших виборів старости селища, села - за рахунок коштів місцевого бюджету.

У період поза виборчим процесом забезпечення діяльності територіальної виборчої комісії щодо виконання її повноважень здійснюється за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету.

16.2. Органи державної влади, органи влади Автономної Республіки Крим та органи місцевого самоврядування, їх посадові та службові особи в межах своїх повноважень зобов’язані сприяти виборчим комісіям у реалізації їх повноважень, зокрема:

1) надавати необхідні приміщення для виборчих комісій та повідомляти про їх місцезнаходження (адреси) виборчу комісію, що формує (утворює) відповідні виборчі комісії, не пізніш як за один день до їх формування (утворення), забезпечувати охорону цих приміщень;

2) забезпечувати охорону виборчих бюлетенів та іншої виборчої документації;

3) надавати згідно з установленими Центральною виборчою комісією нормами та переліком транспортні засоби і засоби зв’язку (з оплатою послуг щодо їх підключення), обладнання, інвентар, оргтехніку, що підлягають поверненню після припинення повноважень виборчих комісій.

Порядок оплати або відшкодування зазначених послуг встановлюється Кабінетом Міністрів України.

16.3. Органи внутрішніх справ за зверненням територіальної виборчої комісії зобов’язані забезпечити цілодобову охорону приміщення відповідної комісії.

16.4. На будівлі, в якій розміщується виборча комісія, встановлюється вивіска, виготовлена за зразком, затвердженим Центральною виборчою комісією.

17. Заключні положення

Інші питання організації роботи виборчої комісії регулюються Законом, іншими актами законодавства та рішеннями Центральної виборчої комісії.