Про затвердження Правил ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями

Відповідно до частини шостої статті 27 Закону України «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», пунктів 3 та 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228 (зі змінами), НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Правила ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями;

2) Номенклатуру справ приватного виконавця.

2. Пункт 10 Типового положення про відділ державної виконавчої служби головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 20 квітня 2016 року № 1183/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2016 року за № 618/28748 (зі змінами), після слова «видавати» доповнити словом «розпорядження,».

3. Унести до Положення про автоматизовану систему виконавчого провадження, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 05 серпня 2016 року № 2432/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 серпня 2016 року за № 1126/29256 (зі змінами), такі зміни:

1) пункт 3 розділу І доповнити новим абзацом п’ятим такого змісту:

«помічники приватних виконавців (щодо реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, у тому числі виконавчих документів);».

У зв’язку з цим абзац п’ятий вважати абзацом шостим;

2) у розділі ІІ:

пункт 1 після слова «виконавцем» доповнити словами «або його помічником»;

пункт 2 після слова «виконавець» доповнити словами «або його помічник»;

у пункті 6 слова «реєстру на відправлення рекомендованої кореспонденції» замінити словами «списку згрупованих поштових відправлень»;

3) пункт 9 розділу ІІІ доповнити новим абзацом такого змісту:

«Постанови державних виконавців, які відповідно до Закону України «Про виконавче провадження» є виконавчими документами та за якими має бути відкрито виконавче провадження, розподіляються Системою на державних виконавців, за якими обліковуються виконавчі провадження, у яких винесено відповідні постанови.»;

4) у розділі IV:

абзац третій пункту 5 після слова «виконавцем» доповнити словами «або його помічником»;

абзац третій пункту 7 після слова «виконавець» доповнити словами «або його помічник».

4. Департаменту з питань правосуддя та національної безпеки Міністерства юстиції України (Олійник О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України з питань виконавчої служби Шкляра С.В.

ПРАВИЛА
ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями

І. Загальні положення

1. Ці Правила встановлюють порядок документування діяльності з примусового виконання судових рішень та рішень інших органів (посадових осіб) (далі - рішення), крім рішень, які містять відомості, що становлять державну таємницю та відносно підприємств, установ і організацій з особливим режимом діяльності, роботи з документами (далі - діловодство) та організації архіву в районних, районних в містах, міських, міськрайонних, міжрайонних відділах державної виконавчої служби відповідних міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України, відділах примусового виконання рішень управлінь забезпечення примусового виконання рішень міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України, відділах примусового виконання рішень в районах міста Києва управління забезпечення примусового виконання рішень в місті Києві Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України, відділі примусового виконання рішень Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України (далі - органи державної виконавчої служби), приватними виконавцями.

Ці Правила не поширюються на звернення громадян, які надійшли на телефонну «гарячу лінію» органів державної виконавчої служби.

2. Автоматизація технологічних процесів обробки інформації в органах державної виконавчої служби та у приватного виконавця забезпечується автоматизованою системою виконавчого провадження (далі - Система), механізм функціонування якої визначено Положенням про автоматизовану систему виконавчого провадження, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 05 серпня 2016 року № 2432/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 12 серпня 2016 року за № 1126/29256 (далі - Положення про автоматизовану систему).

3. Звернення громадян (крім звернень, які підлягають розгляду в порядку, встановленому Законом України «Про виконавче провадження» (далі - Закон), або які надійшли на телефонну «гарячу лінію» органів державної виконавчої служби) розглядаються органами державної виконавчої служби у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», а діловодство за ними ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

4. Запити на інформацію в органі державної виконавчої служби розглядаються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

5. Діловодство в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями ведеться державною мовою.

6. Забезпечення організації ведення діловодства та архіву, контроль за дотриманням цих Правил в органах державної виконавчої служби покладаються на керівника органу державної виконавчої служби.

Ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби здійснюють спеціально призначені працівники, відповідальні за ведення діловодства (далі - відповідальна особа органу державної виконавчої служби), про що зазначається в їх посадових інструкціях.

Забезпечення організації ведення діловодства та архіву з виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), які містять відомості, що становлять державну таємницю та/або відносно підприємств, установ і організацій з особливим режимом діяльності забезпечується режимно-секретним органом відповідного органу державної виконавчої служби (далі - РСО), а у разі відсутності РСО - керівником органу державної виконавчої служби або спеціально призначеним ним працівником, які проводять свою діяльність відповідно до законодавства з питань охорони державної таємниці.

При здійсненні діяльності приватного виконавця забезпечення організації ведення діловодства та архіву й дотримання цих Правил покладається на приватного виконавця.

Приватний виконавець, який заміщує приватного виконавця, зобов’язаний окремо вести діловодство за приватного виконавця, якого він заміщує, в порядку, визначеному цими Правилами.

Ведення діловодства та архіву приватного виконавця здійснюється приватним виконавцем або особою, яка працює на умовах цивільно-правового чи трудового договору з приватним виконавцем, у тому числі помічником приватного виконавця (далі - відповідальна особа приватного виконавця).

7. До документів, віднесених до компетенції органів державної виконавчої служби, приватного виконавця, належать документи, які створюються або отримуються органами державної виконавчої служби, приватним виконавцем при примусовому виконанні рішень (далі - документи виконавчого провадження), та інші службові документи (далі - службові документи).

Документи виконавчого провадження, у тому числі скарги, заяви (клопотання) сторін, інших учасників виконавчого провадження, та матеріали за результатами їх розгляду є матеріалами виконавчого провадження і його невід’ємною частиною.

Службові документи визначаються номенклатурою справ органу державної виконавчої служби, приватного виконавця.

ІІ. Приймання і реєстрація кореспонденції

1. Документи, що надходять до органу державної виконавчої служби, приватного виконавця каналами електрозв’язку, поштою (телеграми, телефонограми, факсограми, факсимільні повідомлення, електронні документи), надаються особисто (у тому числі під час особистого прийому) або доставляються кур'єром, приймаються відповідальною особою органу державної виконавчої служби, приватним виконавцем або відповідальною особою приватного виконавця.

Приймання кореспонденції, яка надається особисто або кур’єром, здійснюється після надання оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника). У разі ненадання таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається.

2. Відповідальна особа органу державної виконавчої служби, приватний виконавець (відповідальна особа приватного виконавця) у день надходження документа перевіряє правильність його адресування, цілісність конверта (пакета) та наявність у ньому документів і додатків до них.

3. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду не пізніше наступного робочого дня з дня їх надходження.

4. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється (крім виконавчих документів), відправникові надсилається письмовий запит або його повідомляють про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності деяких вкладень, пошкодження конверта, упакування, що унеможливлює прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, інший - зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ органу державної виконавчої служби, приватного виконавця.

5. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів та номерів, зазначених на конверті, а також адресних ярликах рекомендованої кореспонденції і пакетів.

6. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється шляхом внесення відповідальною особою органу державної виконавчої служби, приватним виконавцем (відповідальною особою приватного виконавця) відомостей до Системи, крім виконавчих документів, виданих у формі електронних документів, реєстрація яких здійснюється у Системі автоматично.

Дата реєстрації і вхідний номер документа формуються Системою та проставляються у реєстраційному штампі, зразок якого наведено у додатку 1 до цих Правил, що розташовується у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки документа.

За усним зверненням особи, яка подає документ, на першій сторінці наданої нею копії відповідальна особа органу державної виконавчої служби, приватний виконавець (відповідальна особа приватного виконавця) проставляють відмітку із зазначенням дати отримання документа, своєї посади, прізвища, ініціалів та підпису і повертають копію особі.

Вхідні документи, що надійшли до органу державної виконавчої служби, приватного виконавця, реєструються в журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції (додаток 2).

За даними про зареєстрований виконавчий документ Системою формуються журнал реєстрації документів про відкриття виконавчого провадження (додаток 3) та журнал обліку виконавчих проваджень (додаток 4). В органі державної виконавчої служби журнал обліку виконавчих проваджень ведеться окремо щодо кожного державного виконавця.

7. Не підлягають реєстрації, а приєднуються до виконавчого провадження з відміткою про дату їх одержання:

документи виконавчого провадження, повернуті через невручення адресату;

повідомлення про одержання документів виконавчого провадження;

повернуті з банків та інших фінансових установ платіжні документи.

Не реєструються також рекламні повідомлення, плакати, вітальні листівки, запрошення, повернена (як помилково надіслана органом державної виконавчої служби, приватним виконавцем) кореспонденція, зведення та інформація, надіслані до відома, навчальні плани, програми (копії), друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

8. Зареєстровані в установленому цими Правилами порядку документи розглядаються керівником органу державної виконавчої служби, приватним виконавцем не пізніше наступного робочого дня після дня їх надходження.

Не підлягають розгляду керівником органу державної виконавчої служби документи про відкриття виконавчого провадження. Такі документи не пізніше наступного робочого дня з дня реєстрації та автоматичного розподілу Системою передаються державному виконавцю.

Документи, розглянуті керівником органу державної виконавчої служби, повертаються з відповідною резолюцією відповідальній особі, яка здійснює їх передачу на виконання.

9. Реєстрація вихідної кореспонденції органів державної виконавчої служби, приватного виконавця здійснюється в Системі в порядку, встановленому пунктами 5, 6 розділу ІV Положення про автоматизовану систему.

Дата реєстрації та вихідний номер документа формуються Системою.

За даними про зареєстрований вихідний документ Системою формується журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 5).

Якщо кореспонденція підлягає передачі установам, організаціям через кур’єра, дані про неї вносяться до розносної книги для місцевої кореспонденції (додаток 6).

Для направлення документів рекомендованими поштовими відправленнями формується список згрупованих поштових відправлень (рекомендованих поштових відправлень) (додаток 7).

10. Процедура ведення журналів, передбачених цим розділом, полягає у щотижневому роздруковуванні відповідних журналів і віднесенні їх до відповідних справ згідно із номенклатурою.

У період дії воєнного стану на території України допускається роздруковування відповідних журналів і віднесенні їх до справ згідно із номенклатурою один раз на місяць в останній робочий день місяця.

ІІІ. Діловодство з виконання рішень

1. Кожному зареєстрованому виконавчому документу надається єдиний унікальний номер, який формується Системою (далі - номер виконавчого провадження).

2. Виконавчий документ та документи виконавчого провадження долучаються до обкладинки виконавчого провадження (додаток 8), яка формується Системою.

При надходженні до органу державної виконавчої служби, приватного виконавця електронної заяви та виконавчого документа, виданого у формі електронного документа, державний або приватний виконавець створює паперові копії цих документів з візуалізацією реквізитів підпису особи, що їх підписала та долучає до обкладинки виконавчого провадження. На паперовій копії виконавчого документа проставляється відмітка про те, що відповідний документ є паперовою копією виконавчого документа, виданого у формі електронного документа, яка засвідчується підписом державного або приватного виконавця.

3. В органі державної виконавчої служби документи про відкриття виконавчого провадження (крім документів про відкриття виконавчого провадження в електронній формі) передаються відповідальною особою органу державної виконавчої служби державному виконавцю під підпис у журналі обліку виконавчих проваджень.

4. Державний або приватний виконавець після надходження до нього документів про відкриття виконавчого провадження у встановлений статтями 4, 26 Закону строк приймає рішення про повернення виконавчого документа стягувачу без прийняття до виконання чи про відкриття виконавчого провадження.

5. Зведене виконавче провадження про стягнення коштів з одного боржника формується державним або приватним виконавцем в обкладинці на зведене виконавче провадження (додаток 9).

Облік виконавчих проваджень, які входять до складу зведеного виконавчого провадження, ведеться в обліковій картці на зведене виконавче провадження (додаток 10).

6. Постанови державного або приватного виконавця, які відповідно до Закону є виконавчими документами та за якими має бути відкрито виконавче провадження (крім постанов, які направляються на виконання відповідно до підвідомчості виконання рішень), підлягають реєстрації в журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції.

Копія постанови, передбаченої абзацом першим цього пункту, долучається до матеріалів виконавчого провадження, за яким її винесено.

7. Матеріали виконавчого провадження, за яким відповідно до статей 37-39 Закону винесено постанову про повернення виконавчого документа стягувачу або закінчення виконавчого провадження (далі - завершене виконавче провадження), формуються державним або приватним виконавцем у хронологічному порядку за документом про відкриття виконавчого провадження відповідно до дати надходження (створення) документів виконавчого провадження. Копія виконавчого документа (паперова копія виконавчого документа, виданого у формі електронного документа) долучається до матеріалів виконавчого провадження в останню чергу.

Документи, що долучаються до матеріалів виконавчого провадження, мають бути тільки в одному примірнику.

У завершеному виконавчому провадженні аркуші нумеруються. Документи виконавчого провадження, що містять понад 35 аркушів, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою.

8. Після завершення виконавчого провадження виконавчий документ (крім виконавчого документа, виданого у формі електронного документа) із відміткою про виконання надсилається за належністю разом з відповідною постановою державного або приватного виконавця та супровідним листом за підписом державного або приватного виконавця.

9. Відмітка про виконання повинна містити дату, підставу завершення виконавчого провадження (пункт, частина, стаття Закону) та суму стягненого виконавчого збору (основної винагороди приватного виконавця).

Відмітка на паперовій копії виконавчого документа, виданого у формі електронного документа, не проставляється.

Якщо стягнення проводилося на користь фізичних чи юридичних осіб, у виконавчому документі зазначається розмір стягнутих коштів за виконавчим документом.

Якщо стягнення проводилося на користь держави, у виконавчому документі зазначаються розмір стягнутих коштів та реквізити платіжного документа про перерахування цих коштів на користь держави.

У виконавчих документах, які повертаються без прийняття до виконання, зазначаються дата та підстава повернення виконавчого документа згідно з частиною четвертою статті 4 Закону.

Відмітка у виконавчому документі засвідчується підписом державного або приватного виконавця із зазначенням прізвища та ініціалів та скріплюється печаткою.

10. Завершені виконавчі провадження, виконавчі провадження, за якими виконавчий документ повернуто без прийняття до виконання, підлягають передачі до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця в порядку, визначеному розділом Х цих Правил. До передачі до архіву такі виконавчі провадження зберігаються за місцем їх формування.

Відповідальними за збереження виконавчого провадження, яке не передано до архіву, є державний виконавець, приватний виконавець.

11. Незавершені станом на 01 січня наступного року виконавчі провадження, в тому числі виконавчі провадження, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, перереєстровуються у новому журналі обліку виконавчих проваджень, який формується Системою.

ІV. Підготовка та оформлення службових документів

1. Діяльність органу державної виконавчої служби, приватного виконавця забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що становлять їх документообіг.

2. Документи виконавчого провадження оформлюються відповідно до вимог Закону, Інструкції з організації примусового виконання рішень, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 02 квітня 2012 року № 512/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 02 квітня 2012 року за № 489/20802 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 29 вересня 2016 року № 2832/5).

Документи виконавчого провадження виготовляються за допомогою Системи.

Оформлення організаційно-розпорядчих документів органу державної виконавчої служби, приватного виконавця здійснюється відповідно до розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів).

V. Контроль за виконанням документів

1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

2. В органі державної виконавчої служби здійснення контролю за своєчасним і якісним виконанням доручень та інших документів покладається на керівника органу державної виконавчої служби.

Приватний виконавець особисто контролює виконання документів.

3. Строк виконання документа може встановлюватись у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший за ним робочий день.

Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами, а індивідуальні - розпорядчим документом установи або резолюцією керівника.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із моменту реєстрації документа в органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем.

VІ. Складання номенклатури справ

1. Номенклатура справ - систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві органу державної виконавчої служби, приватного виконавця, із зазначенням строків зберігання справ.

2. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається в органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем для створення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

3. Номенклатура справ органу державної виконавчої служби не пізніше 15 листопада поточного року переглядається, аналізується і уточнюється, після чого подається до відповідного органу юстиції з метою внесення змін та доповнень до зведеної номенклатури справ.

Витяг з відповідного розділу затвердженої зведеної номенклатури справ надається органу державної виконавчої служби для використання в роботі.

4. Приватний виконавець протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру приватних виконавців України складає номенклатуру справ.

5. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем.

6. Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про їх кількість.

VІІ. Формування справ

1. Формування справ здійснюється відповідно до глави 2 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів та згідно з номенклатурою справ.

2. Реєстраційні та облікові журнали (книги) повинні бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом керівника органу державної виконавчої служби (приватного виконавця), скріплені печаткою органу державної виконавчої служби (приватного виконавця) (крім тих, що формуються Системою) та мати номер відповідно до номенклатури справ.

Реєстраційні та облікові журнали (книги), які формуються Системою, групуються у відповідні справи.

VIII. Зберігання документів у поточному діловодстві

1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця зберігаються за місцем їх формування.

2. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою, назви (заголовки) справ та період, до якого належать документи справи.

3. Документи, передані до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця, повинні зберігатися окремо від документів поточного діловодства.

4. Вилучення документів із поточного діловодства та архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця допускається лише у випадках, передбачених законодавством.

Про вилучення оригіналів документів (справ) складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в органі державної виконавчої служби, приватного виконавця, а другий передається відповідному державному органу, що вилучив документ. З документа (справи), що вилучається, виготовляється копія, яка засвідчується в установленому законодавством порядку.

ІХ. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

1. Експертиза цінності документів органу державної виконавчої служби проводиться безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства та архів, разом з експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Експертиза цінності документів приватного виконавця здійснюється особисто приватним виконавцем щороку, а у разі припинення діяльності приватного виконавця з підстав, передбачених пунктами 2-10 частини першої статті 44 Закону України «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», - тимчасовим приватним виконавцем.

2. Під час проведення експертизи цінності документів вирізняють такі групи справ:

постійного зберігання (за наявності);

тривалого (понад 10 років) зберігання;

тимчасового зберігання (до 10 років включно);

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ органу державної виконавчої служби, приватного виконавця шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скоби, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

3. Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи (наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2016 році, починається з 01 січня 2017 року).

4. Не допускається відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

5. За результатами експертизи цінності документів в органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем щороку складаються акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, описи справ у порядку, встановленому главою 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

6. Завершені виконавчі провадження та виконавчі провадження, за якими виконавчий документ повернуто без прийняття до виконання, оформлюються в порядку, встановленому пунктом 7 розділу ІІІ цих Правил.

Х. Передача до архіву виконавчих проваджень

1. Завершені виконавчі провадження та виконавчі провадження, за якими виконавчий документ повернуто без прийняття до виконання, підлягають передачі до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця не пізніше 01 серпня поточного року та 01 лютого наступного року.

2. Передача виконавчих проваджень до архіву здійснюється на підставі здавального опису (додаток 11), який формується виконавцем в Системі.

3. В органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем ведеться реєстр виконавчих проваджень, переданих до архіву (додаток 12).

До реєстру виконавчих проваджень, переданих до архіву, вноситься інформація за один календарний рік.

4. В органі державної виконавчої служби визначається особа, відповідальна за ведення архіву, про що зазначається в її посадовій інструкції.

Зазначена особа веде реєстр виконавчих проваджень, переданих до архіву, здійснює прийом виконавчих проваджень до архіву та їх видачу з архіву.

5. Кожному переданому на зберігання виконавчому провадженню або зведеному виконавчому провадженню присвоюється окремий порядковий номер (далі - архівний номер).

Архівний номер складається з порядкового номера запису в реєстрі виконавчих проваджень, переданих до архіву, із зазначенням через дріб двох останніх цифр календарного року, в якому завершено виконавче провадження (виконавчий документ повернуто без прийняття до виконання) (наприклад, 1/16).

Архівний номер зазначається на обкладинці виконавчого провадження або зведеного виконавчого провадження, у здавальних описах та журналі обліку виконавчих проваджень.

6. Передані до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця виконавчі провадження систематизуються в хронологічному порядку згідно з присвоєними архівними номерами.

7. У разі якщо постанова виконавця про закінчення виконавчого провадження або повернення виконавчого документа стягувачу визнана судом незаконною чи скасована в установленому законом порядку, а виконавче провадження підлягає відновленню, таке виконавче провадження повертається з архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця, про що робиться відповідна відмітка в здавальному описі та реєстрі виконавчих проваджень, переданих до архіву.

8. Інформація про передані до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця матеріали виконавчих проваджень міститься в електронному архіві Системи.

Передача матеріалів виконавчих проваджень до електронного архіву здійснюється в порядку, встановленому розділом VIII Положення про автоматизовану систему.

ХІ. Знищення справ та виконавчих проваджень

1. Передані до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця справи та виконавчі провадження, строк зберігання яких закінчився, підлягають знищенню.

2. Строк зберігання виконавчих проваджень, переданих до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця, становить три роки, крім виконавчих проваджень за постановами про накладення адміністративного стягнення, строк зберігання яких становить один рік.

3. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (наприклад, обчислення строку зберігання виконавчого провадження, яке завершене (виконавчий документ повернуто без прийняття до виконання) у 2016 році, починається з 01 січня 2017 року.

Якщо органу державної виконавчої служби, приватному виконавцю повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути долучені документи виконавчого провадження, або про направлення до Європейського суду з прав людини заяв зі скаргами щодо невиконання рішення суду, за яким здійснювалось виконавче провадження, таке виконавче провадження може бути знищено лише після прийняття рішення у відповідній справі.

4. Справи (документи), які підлягають знищенню, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Передані до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця виконавчі провадження включаються в акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення (додаток 13), який формується Системою.

Загальна кількість виконавчих проваджень, включених до акта про вилучення виконавчих проваджень для знищення, зазначається в акті про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Справи (документи), виконавчі провадження включаються до актів, зазначених в абзацах першому та другому цього пункту, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт (наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2016 році, можуть включатися до акта, що буде складений не раніше 01 січня 2020 року).

5. Відбір виконавчих проваджень для знищення та їх знищення здійснюються один раз на рік не пізніше 01 березня поточного року.

6. Виконавчі провадження, відібрані для знищення, мають бути знищені паперознищувачами або шляхом спалення, про що зазначається в акті про вилучення виконавчих проваджень для знищення.

ХІІ. Передача справ (документів) поточного діловодства та архіву у разі припинення органу державної виконавчої служби, припинення/зупинення діяльності приватного виконавця

1. У разі ліквідації або реорганізації органу державної виконавчої служби справи (документи) поточного діловодства та архів органу державної виконавчої служби, у тому числі передані до архіву виконавчі провадження, підлягають передачі органу державної виконавчої служби, визначеному Міністерством юстиції України.

2. У разі припинення діяльності приватного виконавця з підстав, передбачених статтею 44 Закону України «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», справи (документи) поточного діловодства та архів приватного виконавця, у тому числі передані до архіву виконавчі провадження, підлягають передачі до архіву міжрегіонального управління Міністерства юстиції України за місцезнаходженням виконавчого округу, у якому приватний виконавець провадив діяльність.

3. У разі припинення діяльності приватного виконавця з підстав, визначених пунктами 2-10 частини першої статті 44 Закону України «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», передача документів діловодства та архіву приватного виконавця здійснюється тимчасовим приватним виконавцем.

4. Після поновлення діяльності приватного виконавця, діяльність якого була зупинена, приватний виконавець, який здійснював заміщення, за актом прийому-передачі передає документи, що виготовлені, отримані ним під час заміщення.

ЗРАЗОК
реєстраційного штампа

ЖУРНАЛ
реєстрації загальної вхідної кореспонденції

ЖУРНАЛ
реєстрації документів про відкриття виконавчого провадження

ЖУРНАЛ
обліку виконавчих проваджень

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідної кореспонденції

РОЗНОСНА КНИГА
для місцевої кореспонденції

СПИСОК
згрупованих поштових відправлень (рекомендованих поштових відправлень)

ВИКОНАВЧЕ ПРОВАДЖЕННЯ

ЗВЕДЕНЕ ВИКОНАВЧЕ ПРОВАДЖЕННЯ

ОБЛІКОВА КАРТКА
на зведене виконавче провадження
№ ________________________________________
(згідно з автоматизованою системою
виконавчого провадження)

Боржник ____________________________________________________________

ЗДАВАЛЬНИЙ ОПИС

РЕЄСТР
виконавчих проваджень, переданих до архіву
за ___ р.

АКТ
про вилучення виконавчих проваджень для знищення

НОМЕНКЛАТУРА
справ приватного виконавця