Про затвердження Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги

Відповідно до Положення про Міністерство праці та соціальної політики України, затвердженого Указом Президента України від 30.08.2000 № 1035, та з метою спрощення надання соціальних виплат через застосування принципу призначення усіх видів соціальної допомоги за однією заявою й підвищення контролю за правильністю призначення та надання усіх видів соціальної допомоги НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги (далі - Інструкція), що додається.

2. Міністерству праці та соціальної політики Автономної Республіки Крим, головним управлінням праці та соціального захисту населення обласних державних адміністрацій, Головному управлінню соціального захисту населення Київської міської державної адміністрації, Управлінню праці та соціального захисту населення Севастопольської міської державної адміністрації розробити та затвердити заходи щодо підготовки органів праці та соціального захисту населення до впровадження в органах праці та соціального захисту населення зазначеної Інструкції з 1 січня 2007 року.

3. Департаменту державного соціального захисту населення (Мущинін В.В.) зареєструвати цей наказ у Міністерстві юстиції України.

4. Фінансово-економічному департаменту (Мосіневич Л.А.) передбачити на 2007 рік кошти для виготовлення в централізованому порядку обкладинок особових справ та бланків, передбачених Інструкцією.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.М.Дьяченка.

ІНСТРУКЦІЯ
щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги у структурних підрозділах з питань соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі державних (військових) адміністрацій, виконавчих органах міських, районних у містах (у разі їх утворення) рад (далі - Управління), центрах по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат (далі - Центр) та порядок взаємодії з цих питань зазначених органів з виконавчими органами сільських, селищних, міських рад територіальних громад, центрами надання адміністративних послуг. Управліннями / Центрами проводиться виплата усіх видів соціальної допомоги, пільг і компенсацій (далі - соціальна допомога), у тому числі:

державна допомога сім'ям з дітьми (Закон України "Про державну допомогу сім'ям з дітьми");

допомога малозабезпеченим сім'ям (Закон України "Про державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім'ям");

державна соціальна допомога особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю (Закон України «Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю»);

щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу, яка за висновком лікарської комісії медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, на догляд за нею (Закон України «Про психіатричну допомогу»);

державна соціальна допомога особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю (Закон України «Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю»);

державна соціальна допомога на догляд (Закон України «Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю»);

допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування (Закон України «Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування»);

пільги та компенсаційні виплати особам з інвалідністю, ветеранам війни та праці (Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», Закон України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні», Закон України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні»);

пільги та компенсації особам, які постраждали внаслідок політичних репресій (Закон України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років»);

пільги та компенсаційні виплати особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи»);

тимчасова державна допомога дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів (постанова Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2006 року № 189 «Про затвердження Порядку призначення та виплати тимчасової державної допомоги дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів, не мають можливості утримувати дитину або місце проживання їх невідоме»);

{Абзац тринадцятий пункту 1.1 глави 1 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

{Абзац чотирнадцятий пункту 1.1 глави 1 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

допомога на поховання (Закони України «Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю», «Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю», постанова Кабінету Міністрів України від 31 січня 2007 року № 99 «Про затвердження Порядку надання допомоги на поховання деяких категорій осіб виконавцю волевиявлення померлого або особі, яка зобов’язалася поховати померлого»);

державна соціальна допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, грошове забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом «гроші ходять за дитиною» (постанова Кабінету Міністрів України від 26 червня 2019 року № 552 «Деякі питання виплати державної соціальної допомоги на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, осіб з їх числа, у тому числі з інвалідністю, грошового забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом «гроші ходять за дитиною», оплати послуг із здійснення патронату над дитиною та виплати соціальної допомоги на утримання дитини в сім’ї патронатного вихователя, підтримки малих групових будинків»);

компенсація послуги з догляду за дитиною до трьох років «муніципальна няня» (постанова Кабінету Міністрів України від 30 січня 2019 року № 68 «Деякі питання надання послуги з догляду за дитиною до трьох років «муніципальна няня»);

одноразова матеріальна допомога непрацюючим малозабезпеченим особам, особам з інвалідністю та дітям з інвалідністю (постанова Кабінету Міністрів України від 12 квітня 2017 року № 256 «Деякі питання використання коштів державного бюджету для виконання заходів із соціального захисту дітей, сімей, жінок та інших найбільш вразливих категорій населення»);

одноразова винагорода жінкам, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» (постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2011 року № 268 «Про виплату одноразової винагороди жінкам, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», та одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми»);

грошова компенсація вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян (постанова Кабінету Міністрів України від 17 червня 2004 року № 785 «Про затвердження Порядку виплати грошової компенсації вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян»);

грошова компенсація замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування (постанова Кабінету Міністрів України від 07 лютого 2007 року № 150 «Про затвердження Порядку виплати деяким категоріям осіб з інвалідністю грошової компенсації замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування»);

щомісячна компенсаційна виплата особі, яка здійснює догляд за особою з інвалідністю І групи або особою, яка досягла 80 років (постанова Кабінету Міністрів України від 20 березня 2019 року № 233 «Деякі питання державної допомоги окремим категоріям громадян»);

одноразова матеріальна допомога особам, які постраждали від торгівлі людьми (постанова Кабінету Міністрів України від 25 липня 2012 року № 660 «Про затвердження Порядку виплати одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми»);

допомога на проживання внутрішньо переміщеним особам (постанова Кабінету Міністрів України від 20 березня 2022 року № 332 «Деякі питання виплати допомоги на проживання внутрішньо переміщеним особам»);

одноразова грошова допомога постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам (постанова Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 535 «Про затвердження Порядку використання коштів, що надійшли від фізичних та юридичних осіб для надання одноразової грошової допомоги постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам»);

тимчасова державна соціальна допомога непрацюючій особі, яка досягла віку, визначеного частиною першою статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», але не набула права на пенсійну виплату у зв’язку з відсутністю страхового стажу (постанова Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2017 року № 1098 «Про затвердження Порядку призначення тимчасової державної соціальної допомоги непрацюючій особі, яка досягла загального пенсійного віку, але не набула права на пенсійну виплату»);

соціальна допомога на утримання дитини в сім’ї патронатного вихователя, оплата послуги патронату над дитиною (постанова Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2021 року № 893 «Деякі питання захисту прав дитини та надання послуги патронату над дитиною»);

матеріальна допомога військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби (постанова Кабінету Міністрів України від 08 квітня 2015 року № 185 «Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виплати матеріальної допомоги військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби»);

одноразова грошова допомога членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 року по 21 лютого 2014 року, та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях (постанова Кабінету Міністрів України від 11 січня 2018 року № 14 «Деякі питання використання коштів державного бюджету для надання одноразової грошової допомоги членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 р. по 21 лютого 2014 р., та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях»);

одноразова грошова допомога у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера (постанова Кабінету Міністрів України від 19 серпня 2015 року № 604 «Деякі питання виплати одноразової грошової допомоги у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера внаслідок поранення (контузії, травми або каліцтва), отриманого під час надання волонтерської допомоги в районі проведення антитерористичної операції, здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, бойових дій та збройного конфлікту»);

допомога на дітей, які виховуються у багатодітних сім’ях (постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2019 року № 250 «Деякі питання надання соціальної підтримки багатодітним сім’ям»);

одноразова грошова винагорода особам, яким присвоєно звання Герой України за здійснення визначного геройського вчинку, або членам їхніх сімей (постанова Кабінету Міністрів України від 26 лютого 2020 року № 144 «Про затвердження Порядку виплати одноразової грошової винагороди особам, яким присвоєно звання Герой України за здійснення визначного геройського вчинку»);

довічна державна стипендія громадянам України, які рятували євреїв на території України під час Голокосту у роки Другої світової війни та удостоєні Ізраїльським інститутом катастрофи і героїзму національного меморіалу Катастрофи (Голокосту) і Героїзму «Яд ва-Шем» звання Праведника народів світу або Єврейською Радою України - звання Праведника України чи Праведника Бабиного Яру (постанова Кабінету Міністрів України від 08 вересня 2021 року № 935 «Деякі питання призначення і виплати довічних державних стипендій для громадян України, які рятували євреїв на території України під час Голокосту у роки Другої світової війни, та про визнання такими, що втратили чинність, постанов Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 139 і від 9 серпня 2017 р. № 568»);

одноразова компенсація та щорічна допомога на оздоровлення особам з інвалідністю та дітям з інвалідністю, постраждалим внаслідок дії вибухонебезпечних предметів (постанова Кабінету Міністрів України від 29 вересня 2021 року № 1020 «Деякі питання призначення і виплати одноразової компенсації та щорічної допомоги, передбачених Законом України «Про протимінну діяльність в Україні»);

будь-яка допомога, що надається за місцевими програмами за рахунок коштів місцевих бюджетів.

1.2. Працівники Управління та уповноважені посадові особи виконавчого органу сільської, селищної, міської ради територіальної громади, центру надання адміністративних послуг (далі - уповноважена особа територіальної громади) повинні надавати громадянам і представникам підприємств, установ і організацій роз'яснення з питань призначення та виплати всіх видів соціальної допомоги, пільг та компенсацій, при потребі надавати їм допомогу в одержанні необхідних документів, довідок тощо від підприємств, установ і організацій та контролювати своєчасність їх подання.

1.3. Кожний спеціаліст Управління, задіяний в процесі надання соціальної допомоги, відповідає за правильність оформлення і ведення справ, зберігання документів, які були прийняті ним до розгляду щодо надання соціальної допомоги.

Організація роботи в Управлінні з документами здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

1.4. Особові справи і документи заявників та отримувачів соціальної допомоги передаються з підрозділу до підрозділу Управління (від спеціаліста до спеціаліста) відповідно до Реєстру передання особових справ (далі - Реєстр) (додаток 1).

У випадках, передбачених законодавством, заяви з необхідними документами для призначення соціальної допомоги (далі - заяви з необхідними документами) приймаються від заявників уповноваженими особами територіальної громади, які передають їх відповідному Управлінню. Копії документів у паперовій формі завіряються підписом уповноваженої особи територіальної громади та печаткою (за наявності). Якщо законодавством для отримання соціальної допомоги вимагається подання документів та/або інформації, що міститься в інформаційно-комунікаційних системах, такі документи та/або інформація не подаються, а в заяві зазначаються відомості, необхідні для надання такої допомоги. Заяви з необхідними документами передаються відповідному Управлінню разом із Реєстром передання прийнятих документів щодо призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 11).

Уповноважена особа територіальної громади, яка приймає заяву з необхідними документами, за наявності технічної можливості реєструє заяву та формує електронну справу (заповнює відповідні електронні форми з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики, додає електронні документи / файли (сканує заяву та оригінали необхідних документів за допомогою засобів, що призначені для сканування та розпізнавання даних). На вимогу заявника або отримувача соціальної допомоги сформована в електронній формі заява друкується та надається йому для перевірки та підписання.

Формат електронних документів / файлів електронної справи повинен відповідати таким вимогам: тип документа - багатосторінковий pdf, щільність сканування - 300 dpi.

У разі відсутності одного або декількох обов’язкових документів, уповноваженою особою територіальної громади в полі «Примітка» зазначається причина їх відсутності.

Для підтвердження відповідності сканованих документів оригіналу під час приєднання до електронної справи електронні копії документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою територіальної громади (далі - електронна печатка) уповноваженою особою територіальної громади, відповідальною за її застосування.

Керівником територіальної громади визначаються порядок використання електронної печатки та уповноважені особи територіальної громади, відповідальні за її застосування.

Уповноважена особа територіальної громади видає заявнику розписку-повідомлення щодо отриманих документів, а також документів, які необхідно донести, відповідно до абзацу першого пункту 2.5 глави 2.

Додатково подані заявником документи скануються, приєднуються до електронної справи як додаткові електронні копії документів та засвідчуються електронною печаткою.

Якщо електронна справа до Управління передається через інших уповноважених осіб територіальної громади (далі - спеціаліст з контролю ТГ), спеціаліст з контролю ТГ протягом одного робочого дня перевіряє заповнення необхідних полів у електронній справі, наявність відповідних електронних документів / файлів та відповідність внесених до інформаційної системи реквізитів цим документам.

У разі виявлення в електронній справі недоліків (неповного пакета документів, помилок) спеціаліст з контролю ТГ направляє електронну справу на доопрацювання уповноваженій особі територіальної громади із зазначенням причин повернення в полі «Примітка».

Уповноважена особа територіальної громади вживає заходів щодо усунення виявлених недоліків, у разі необхідності повторно сканує, змінює існуючий електронний документ / файл або додатково сканує необхідні документи і повторно направляє на розгляд спеціалісту з контролю ТГ.

Електронна справа не пізніше ніж наступного робочого дня з дати прийняття заяви з необхідними документами уповноваженою особою територіальної громади або перевірки спеціалістом з контролю ТГ відповідно до абзацу десятого цього пункту, якщо в електронній справі не виявлено недоліків, надсилається відповідному Управлінню за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».

Уповноважені особи територіальної громади, спеціалісти з контролю ТГ відповідають за правильність оформлення і ведення електронних справ, повноту та достовірність внесеної до електронної справи інформації з дотриманням законодавства про захист персональних даних.

Управління на підставі електронної справи приймає рішення про призначення (відмову в призначенні) заявнику соціальної допомоги та інформує уповноважених осіб територіальної громади/ заявника щодо прийнятого рішення.

Контроль за додержанням вимог цієї Інструкції покладається на керівника відповідного структурного підрозділу виконавчого органу сільської, селищної, міської ради територіальної громади, центру надання адміністративних послуг.

Заяви з необхідними документами приймаються від заявників / законних представників заявників Управліннями районних державних адміністрацій лише у разі надсилання їх поштою або в електронній формі (через офіційний веб-сайт Мінсоцполітики, інтегровані з ним інформаційні системи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування або Єдиний державний вебпортал електронних послуг (далі - Портал Дія).

1.5. Контроль та відповідальність за додержанням в Управлінні вимог цієї Інструкції покладається на начальника Управління.

1.6. Перелік документів, які надаються для призначення соціальної допомоги, визначається в нормативно-правових актах, що встановлюють відповідні види допомоги.

2. Порядок прийому та реєстрації заяви і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги

2.1. Приймання заяви та документів для надання усіх видів соціальної допомоги здійснюється спеціалістом з прийому Управління / уповноваженою особою територіальної громади безпосередньо від заявника, його опікуна (піклувальника), іншого законного представника або іншої особи за відповідним дорученням, завіреним у встановленому порядку, в тому числі лікарем закладу охорони здоров’я, де перебуває заявник, у випадках, передбачених чинним законодавством.

За наявності заяви особи в електронній / паперовій формі (у випадках, передбачених законодавством), яка претендує на призначення допомоги, але за станом здоров’я або з інших поважних причин (догляд за особою з інвалідністю I групи, дитиною з інвалідністю віком до 18 років тощо) не може особисто зібрати необхідні документи, збір зазначених документів на отримання соціальної допомоги покладається на Управління та територіальну громаду.

Прийняття документів охоплює:

перевірку правильності заповнення заяви та (у разі потреби) надання допомоги в її заповненні;

перевірку правильності оформлення та повноти документів, що підтверджують право заявника на відповідні види допомоги;

консультування з питань застосування законодавства;

видачу заявникові повідомлення (відривного талона) про прийняття заяви та документів / надсилання відповідного електронного повідомлення у випадках, передбачених законодавством.

Під час приймання заяви та документів спеціаліст з прийому Управління / уповноважена особа територіальної громади звіряє відомості, наведені в заяві, з документами, що посвідчують особу (паспортом) зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) громадян та членів їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, свідоцтвами про народження та іншими документами, які передбачені відповідними нормативно-правовими актами для призначення соціальної допомоги.

2.2. Для нарахування соціальної допомоги можуть використовуватися відомості про доходи та інші відомості в електронній формі, одержані шляхом доступу до відповідних інформаційно-комунікаційних систем Державної податкової служби, Пенсійного фонду України, Фонду соціального страхування або в автоматичному режимі шляхом електронної інформаційної взаємодії інформаційно-комунікаційних систем через систему електронної взаємодії цих систем, від підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності.

Якщо заявник вже отримує будь-який вид соціальної допомоги, що призначається Управлінням, відомості про розмір допомоги враховуються Управлінням без необхідності її декларування.

Для призначення соціальної допомоги заявником заповнюється форма заяви про призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсацій та пільг, затверджена наказом Міністерства соціальної політики України від 21 квітня 2015 року № 441, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 квітня 2015 року за № 475/26920, довідка про доходи (за наявності) за формою, затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 27 серпня 2004 року № 192, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2004 року за № 1409/10008.

{Абзац четвертий пункту 2.2 глави 2 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

{Абзац п’ятий пункту 2.2 глави 2 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

Заявника в обов’язковому порядку попереджають, що особистим підписом він підтверджує, що всі наведені відомості є повними і точними, що громадяни, зареєстровані в житловому приміщенні (будинку), та члени їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, інших джерел доходів і натуральних надходжень не мають, що цим підписом заявник дає згоду на отримання Управлінням інформації, яка вимагається законодавством для призначення певного виду соціальної допомоги.

2.3. Заявник може подати Управлінню заяву в електронній формі у випадках, передбачених чинним законодавством (з використанням засобів електронного зв’язку через інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, Портал Дія з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах»).

Заява, що подається в електронній формі через Портал Дія, формується за допомогою програмних засобів у довільній формі, придатній для сприйняття її змісту, згідно з відомостями, передбаченими для певного виду заяви, відповідно до затвердженої форми.

2.4. Спеціаліст з прийому Управління / уповноважена особа територіальної громади проводить співбесіду із заявником, перевіряє повноту заповнення заяви, декларації тощо, наявність необхідних документів та реєструє їх у Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 2).

2.5. Кількість прийнятих документів, порядковий номер заяви, дата її реєстрації, кількість документів, які необхідно донести, та дата, до якої ці документи мають бути донесені, зазначаються у відривній розписці-повідомленні заяви. Відривна розписка-повідомлення видається заявникові. Якщо документи приймаються через уповноважену особу територіальної громади, розписка-повідомлення видається заявнику уповноваженою особою територіальної громади.

Якщо недодані документи буде подано не пізніше терміну, визначеного законодавством, днем (місяцем) звернення за призначенням соціальної допомоги вважається день (місяць) прийняття заяви. Якщо заява та документи надсилаються поштою, днем подання заяви вважається дата, зазначена на поштовому штемпелі місця відправлення. Якщо заява та документи направляються в електронній формі, реєстрація проводиться в порядку черговості надходження. Під час реєстрації заяви їй присвоюється реєстраційний номер, фіксується дата надходження (у разі надходження у вихідний та святковий день датою реєстрації вважається наступний робочий день).

У разі неможливості подання одержувачем даних про доходи у вигляді одержаних аліментів під час звернення за призначенням допомоги на наступний період, що надається з урахуванням сукупного доходу сім’ї (допомога на дітей, над якими встановлено опіку чи піклування, державна соціальна допомога малозабезпеченим сім’ям, допомога на дітей одиноким матерям, щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу), одержувач особисто вносить дані про факт неодержання ним доходів (аліментів тощо) до декларації про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів державної соціальної допомоги (додаток 8).

Якщо заявник не додав необхідних документів у терміни, визначені цим пунктом, уповноважена особа територіальної громади повідомляє заявника про повернення його документів.

2.6. Журнал реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління / уповноваженої особи територіальної громади. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Ведення Журналу реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги здійснюється в паперовій та/або в електронній формах.

2.7. Журнал реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги ведеться окремо кожним спеціалістом з прийому (на кожному робочому місці з прийому) протягом одного календарного року. По закінченні місяця та календарного року головним спеціалістом з прийому (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки прийому за місяць (календарний рік). Зокрема, зазначається загальна кількість прийнятих протягом місяця заяв, кількість заяв, за якими прийнято неповний комплект документів, кількість заяв, за якими донесені документи, кількість заяв, за якими минув термін подачі документів. Зазначені дані засвідчуються підписом головного спеціаліста з прийому (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

2.8. Заяви про призначення допомоги, які надходять поштою, реєструються в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 2). При цьому графи 8-11 не заповнюються, у графі 12 зазначаються прізвище, ім’я та по батькові спеціаліста, якому передається заява на опрацювання.

3. Підготовка документів для призначення соціальної допомоги

3.1. Підготовка документів для призначення соціальної допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечують прийняття рішення про призначення соціальної допомоги, але не пізніше 10 днів з дня прийняття заяви та всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством.

3.2. На кожного заявника, який подав заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується особова справа (додаток 3), у якій зберігаються всі подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та рішення про призначення (відмову в призначенні).

3.3. Протягом одного робочого дня спеціаліст з прийому формує особову справу (при першому зверненні) або підшиває (укладає у швидкозшивач) отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв та документів головному спеціалісту з прийому, який в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром / Реєстром в електронній формі через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів та інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги».

{Абзац другий пункту 3.3 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 1 від 04.01.2022}

3.4. До особової справи підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

заява;

декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги;

інші документи, подані заявником відповідно до законодавства.

Відомості та інформація, отримані з інформаційних систем, державних реєстрів та електронних повідомлень, за потреби можуть долучатися до особової справи у паперовій формі, або може зазначатися джерело отримання інформації.

До особової справи також підшивається Акт обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи (за наявності), який у випадках, передбачених законодавством, складається уповноваженими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських рад територіальних громад. Акт обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи реєструється в Журналі реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи (додаток 20).

{Абзац сьомий пункту 3.4 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

У правому верхньому куті кожного документа, не перекриваючи тексту, ставлять порядковий номер документа.

3.5. У разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи.

На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П.І.Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П.І.Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

3.6. Повнота поданих документів, правильність їх оформлення перевіряються головним спеціалістом з прийому або іншим працівником відділу (управління, сектору), на якого відповідно до посадових обов'язків покладено функції контролю за правильністю прийняття заяви на призначення допомоги.

3.7. За відсутності всіх необхідних відомостей для призначення допомоги або наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо комплект документів з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з прийому, про що в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста (у Реєстрі) робиться відповідна відмітка.

3.8. У разі дотримання вимог щодо повноти комплекту головний спеціаліст з прийому протягом робочого дня передає особові справи разом з Реєстром до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги координатору (відповідальному спеціалісту) з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги. Копії реєстрів підшиваються до окремої папки та зберігаються у головного спеціаліста з прийому.

Передача особових справ до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання допомоги здійснюється не рідше ніж раз на день.

3.9. Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу через відсутність усіх необхідних відомостей для призначення соціальної допомоги або через наявність в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках - усно) повідомити заявника / уповноважену особу територіальної громади про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

{Пункт 3.10 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 1 від 04.01.2022}

{Пункт 3.11 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 1 від 04.01.2022}

{Пункт 3.12 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 1 від 04.01.2022}

{Пункт 3.13 глави 3 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 1 від 04.01.2022}

4. Прийняття рішення щодо призначення (відмови в призначенні) допомоги

4.1. Для опрацювання прийнятих заяв та документів координатор з опрацювання заяв перевіряє наявність зазначених документів в особовій справі та в Реєстрі, робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв (графи 6-7).

4.2. Після цього копія Реєстру передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян для оперативного інформування заявників про хід розгляду заяв.

4.3. Спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень (додаток 4) та здійснює:

формування бази даних в електронному вигляді;

розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);

підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) за підписом начальника Управління. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень ведеться окремо кожним спеціалістом з опрацювання заяв (на кожному робочому місці з опрацювання заяв) протягом одного календарного року. Після закінчення місяця та календарного року головним спеціалістом з опрацювання заяв (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки опрацювання справ за місяць (календарний рік), які засвідчуються підписом головного спеціаліста з опрацювання заяв (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

Ведення Журналу реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень може здійснюватися в електронній формі.

4.4. Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.

Для отримання додаткових необхідних відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром. У разі повернення справ в електронній формі відповідні помітки проставляються у відповідному електронному Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника / уповноважену особу територіальної громади про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.5. До заяви та наявних документів в особовій справі послідовно (після останнього підшитого документа) підшиваються:

Розрахунок середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 5);

Розрахунок розміру соціальної допомоги, Рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 6);

{Абзац четвертий пункту 4.5 глави 4 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

У правому верхньому куті кожного підшитого документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер.

Повідомлення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 7) укладається до особової справи для подальшої видачі його заявнику.

4.6. Опрацьовані особові справи, стосовно яких немає зауважень, наприкінці робочого дня спеціаліст з опрацювання заяв передає головному спеціалісту з опрацювання заяв, про що в Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна відмітка.

4.7. Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги та передає особові справи начальнику Управління для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою (за наявності) Управління із зазначенням дати.

У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.

4.8. Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Нумерація особових справ проводиться загальна по відділу і відповідає номеру особового рахунка на виплату допомоги (у разі існування останнього).

{Абзац третій пункту 4.8 глави 4 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики  № 1106 від 17.07.2019}

4.9. Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з Реєстром передаються координатором (спеціалістом) з опрацювання заяв до відділу (підрозділу) з формування виплати або до архіву (сховище справ, за якими проводяться виплати), після чого копії Реєстрів підшиваються та зберігаються у головного спеціаліста з опрацювання заяв. Крім того, копія Реєстру надається інформатору (відповідальному працівнику) для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви.

4.10. Не пізніше 10 днів від дня подання заяви і всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством, заявнику, його опікуну (піклувальнику), іншому законному представнику чи уповноваженій ним особі, уповноваженій особі територіальної громади, яка приймала заяву про призначення соціальної допомоги, за згодою заявника видається повідомлення (надсилається поштою/ електронною поштою / засобами мобільного зв’язку (смс-повідомленням) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень (додаток 9), який зберігається у інформатора (в окремих випадках - координатора (головного спеціаліста) з прийому).

5. Припинення та поновлення надання соціальної допомоги

5.1. Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги.

Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому / уповноваженою особою територіальної громади, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, установленому цією Інструкцією.

5.2. Рішення про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та скріплюється печаткою (за наявності) Управління на протоколі.

5.3. За поданням підрозділу виплати особові справи, за якими виплата допомоги не проводилась понад 12 місяців (у разі надання державної соціальної допомоги особам з інвалідністю з дитинства - понад 36 місяців), закриваються на підставі рішення начальника Управління. Проект рішення про закриття особової справи готується спеціалістом, на якого покладено обов'язки стосовно збереження особових справ. Рішення підшивається до особової справи.

Якщо закриттю підлягає основна особова справа, на титульному аркуші пов'язаної особової справи (пов'язаних особових справ) робиться відповідна позначка. При цьому в разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) продовжують отримувати державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю, закрита особова справа підшивається до особової справи із зазначеного виду допомоги. У Журналі архівних справ (додаток 18) зазначається, що закрита особова справа підшита до особової справи №, а також указуються прізвище, ім'я, по батькові отримувача допомоги та місце проживання, за яким даний отримувач зареєстрований (мешкає).

5.4. Якщо рішення про припинення надання допомоги приймається у зв'язку з поданням отримувачем документів з явно недостовірними відомостями або виявленням помилок під час розрахунку розміру допомоги тощо, до особової справи отримувача соціальної допомоги підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

акт про виявлення факту подання отримувачами документів з явно недостовірними відомостями чи здійсненням помилки під час розрахунку розміру допомоги тощо;

перерахунок нового розміру допомоги на підставі отриманих нових чи додаткових даних (у разі збереження отримувачем права на соціальну допомогу) та розрахунок загальної суми переплати (недоплати) за призначеною соціальною допомогою;

розрахунок надмірно виплачених коштів, які підлягають відшкодуванню;

протокол про припинення виплати допомоги та визначення осіб, які повинні відшкодувати надмірно виплачені кошти;

відомості про внесені корективи до виплатних відомостей.

Повідомлення про припинення (або поновлення) надання соціальної допомоги надсилається отримувачу не пізніше 5 днів після прийняття такого рішення. У разі виявлення факту подання отримувачами документів з явно неправильними відомостями в повідомленні одночасно зазначаються термін, до якого мають бути відшкодовані надміру перераховані кошти, їх сума та реквізити рахунку, на який вони повинні бути перераховані.

{Главу 6 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

6. Порядок оформлення перерахунку розміру соціальної допомоги

6.1. Перерахунок розміру допомоги проводиться у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами з питань надання конкретного виду допомоги, у тому числі згідно із заявою отримувача допомоги.

6.2. Заява про перерахунок розміру соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються та опрацьовуються уповноваженою особою територіальної громади відповідно до цієї Інструкції та/або приймаються спеціалістом з прийому, реєструються і розглядаються в 10-денний термін, якщо інший термін не передбачено законодавством.

6.3. У разі, якщо розмір допомоги підлягає перегляду внаслідок зміни розміру прожиткового мінімуму, рівня забезпечення прожиткового мінімуму, розміру пенсій та соціальних виплат, зміни цін і тарифів на житлово-комунальні послуги тощо, перерахунок розміру соціальної допомоги провадиться в автоматичному режимі без звернення громадян на підставі відповідного наказу Управління із зазначенням підстав та порядку проведення такого перерахунку.

6.4. До особової справи отримувача допомоги підшиваються: розрахунок нового розміру соціальної допомоги, який перевіряється головним спеціалістом з опрацювання заяв, рішення щодо надання допомоги в новому розмірі, яке оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та печаткою (за наявності) на протоколі.

7. Порядок видачі довідок про отримання (неотримання) соціальної допомоги

7.1. На вимогу будь-якої особи або отримувача соціальної допомоги (його законного представника) Управління зобов'язане не пізніше ніж у триденний термін надати довідку про отримання (неотримання) допомоги (додаток 10), підстави, її розмір та терміни виплати.

7.2. Довідка про отримання (неотримання) соціальної допомоги видається на підставі письмової заяви, поданої заявником / законним представником заявника до Управління / через уповноважену особу територіальної громади, або усної вимоги за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, який підтверджує особу та місце її проживання (реєстрації). Письмова заява чи усна вимога про отримання довідки реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, після чого письмова заява підшивається (укладається у швидкозшивач) до особової справи отримувача допомоги. Заяви осіб, які не отримують допомоги, підшиваються в окрему папку.

7.3. Журнал видачі довідок та повідомлень міститься у координатора (головного спеціаліста) прийому громадян.

7.4. У разі, якщо заявник звертається з проханням надати довідку за телефоном, його вимога реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, а заявникові повідомляється про час, коли можна отримати довідку. Заявка на підготовку довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги (додаток 11) передається координатором (головним спеціалістом) з прийому громадян у відділ (підрозділ) прийняття рішення (підрозділ виплати) координатору (головному спеціалісту) з опрацювання заяв.

Координатор (головний спеціаліст) з опрацювання заяв готує необхідну довідку та передає її на підпис начальнику Управління, після чого довідка передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян.

7.5. У разі, якщо заявник / законний представник заявника особисто звертається з проханням надати довідку, довідка видається в той же день.

У разi, якщо заявник / законний представник заявника звертається щодо видачі довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги через уповноважену особу територіальної громади, уповноважена особа територіальної громади з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики формує заяву про видачу довідки із засвідченням електронною печаткою та направляє її до Управління протягом одного робочого дня. Управління з дотриманням вимог пункту 8.1 глави 8 формує довідку, накладає електронну печатку та з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики направляє довідку уповноваженій особі територіальної громади для видачі її заявнику / законному представнику заявника.

Уповноваженими особами територіальної громади ведеться облік отриманих заяв та виданих заявникам / законним представникам заявників довідок про отримання (неотримання) соціальної допомоги.

7.6. Видача довідки стосовно отримання іншою особою соціальної допомоги здійснюється лише у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами (на вимогу правоохоронних органів, органів опіки тощо).

8. Порядок зняття та прийняття на облік отримувача соціальної допомоги

8.1. У разі переїзду отримувача соціальної допомоги в іншу місцевість виплата допомоги за старим місцем проживання (реєстрації) припиняється. За новим місцем проживання (реєстрації) допомога призначається (подовжується її виплата) на підставі заяви та документів, визначених у відповідних нормативно-правових актах.

8.2. Припинення виплати (зняття з обліку) здійснюється на підставі заяви отримувача допомоги або запиту особової справи Управління за новим місцем його проживання (реєстрації).

У разі отримання запиту особової справи отримувача допомоги Управління зобов'язане не пізніше ніж протягом трьох робочих днів припинити виплату соціальної допомоги та направити особову справу за місцем вимоги разом із Супровідним листом до особової справи отримувача допомоги (додаток 14). До справи додається Довідка-атестат (додаток 15) та довідка про призначені та виплачені протягом останніх 6-ти місяців соціальні допомоги. На обкладинці особової справи робиться відповідна помітка, яка скріплюється печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління.

Одночасно з паперовою особовою справою та супровідним листом Управління, в якому раніше виплачувалася соціальна допомога, передає електронний документ з урахуванням вимог законодавства з питань документування управлінської діяльності та інформаційними системами Мінсоцполітики з дотриманням вимог законів «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронні довірчі послуги», до Управління, в якому буде виплачуватися соціальна допомога.

У разі неможливості отримати особову справу та Довідку-атестат з управлінь, що розташовані на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, населених пунктах, де органи державної влади тимчасово не здійснюють свої повноваження, допомога продовжується (призначається) за фактичним місцем проживання її отримувачу на підставі електронного особового рахунку, отриманого від інформаційної системи Мінсоцполітики відповідно до законодавства. До законодавчого врегулювання цього питання, неотримані суми соціальної допомоги, призначеної згідно з чинним законодавством, таким одержувачам виплачуються за минулий період, на підставі інформації про стан фінансування та виплати, що оприлюднюється на офіційному сайті Міністерства соціальної політики України.

Управління веде окремий облік одержувачів, яким призначена допомога, на основі електронного особового рахунку і тримає на контролі до витребування Довідки-атестата щодо останнього періоду призначення та виплати допомоги.

8.4. Після отримання особової справи отримувача допомоги особова справа, довідка щодо останніх призначень та проведених виплат і заява отримувача допомоги передається координатору (головному спеціалісту) опрацювання заяв. Не пізніше ніж у триденний термін готується рішення про продовження виплати соціальної допомоги. У журналах реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень і видачі довідок та повідомлень провадяться відповідні записи.

8.5. У разі здійснення виплат через Центр особова справа після зняття з обліку в Управлінні надсилається до Центру, який готує Довідку-атестат та довідку про всі види допомоги, призначеної та виплаченої протягом останніх 6-ти місяців.

Разом із супровідним листом до особової справи отримувача допомоги необхідні документи надсилаються Центром в Управління праці та соціального захисту населення за новим місцем проживання (реєстрації) отримувача допомоги.

9. Зберігання особових справ та документів

9.1. Справи отримувачів соціальної допомоги зберігаються в спеціально обладнаному приміщенні Управління.

Справи, за якими проводяться виплати, зберігаються окремо від справ, за якими виплату допомоги припинено.

Справи, за якими проводяться виплати, можуть зберігатися за нумерацією, видом допомоги, місцем отримання допомоги (за поштовими відділеннями, селищами, вулицями тощо).

9.2. Зберігання справ покладається на спеціаліста Управління чи відповідного підрозділу наказом начальника Управління.

9.3. Термін зберігання архівних особових справ визначається відповідно до чинних нормативно-правових актів. Інвентаризація справ за якими проводяться виплати та особових рахунків отримувачів соціальної допомоги проводиться щорічно. Для проведення інвентаризації видається наказ Управління, у якому зазначається її порядок та терміни проведення.

9.4. Видача особової справи для призначення допомоги на наступний період (перерахунку розміру тощо) здійснюється на підставі Запиту (додаток 16). Передача справ спеціалістам з прийому підтверджується відповідними помітками в Журналі видачі особових справ (додаток 17).

9.5. При переїзді отримувача допомоги, на якого була заведена справа, до іншого житлового приміщення, але в тому ж районі (місті) за розпорядженням начальника Управління спеціалістом згідно із заявою отримувача допомоги, зареєстрованої координатором (головним спеціалістом) з прийому в Журналі реєстрації заяв, до особової справи та особового рахунку вноситься нове місце проживання (реєстрації). Номер справи при цьому не змінюється. У Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень у графі "Місце проживання" робиться відповідна помітка.

9.6. Закриті особові справи, а також справи, за якими було відмовлено в призначенні соціальної допомоги, реєструються в Журналі архівних справ. Їм надається архівний номер (арх. №...). Журнал повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) за підписом начальника відділу. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Архівні справи реєструються також в абетковій книзі із зазначенням архівного номера, прізвища, ім'я, по батькові отримувача допомоги, номера особової справи, за якою здійснювалась виплата.

Архівні справи зберігаються в порядку номерів.

9.7. Після припинення роботи з журналами останні передаються начальнику відповідного підрозділу і за розпорядженням начальника Управління передаються на збереження в архів Управління. При цьому Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень зберігається відповідно до строків, передбачених законодавством.

10. Порядок обміну та зберігання інформації на електронних носіях

10.1. Для адміністрування інформаційного та програмного забезпечення процесу надання соціальної допомоги начальник Управління призначає відповідальну особу (далі - Адміністратор).

10.2. Для кожного спеціаліста відділу, який працює з програмними комплексами, Адміністратор установлює код та унікальний пароль для входу в систему, визначає повноваження під час роботи з базою даних.

10.3. Уведення даних у базу здійснюється з первинних документів безпосередньо спеціалістом підрозділу з прийняття рішення. На первинних документах, з яких інформація внесена в базу, проставляється відмітка і код спеціаліста, який вносив інформацію.

У разі отримання електронної справи за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики від уповноважених осіб територіальних громад спеціаліст Управління протягом трьох робочих днів опрацьовує таку електронну справу, перевіряє зазначені в електронній справі відомості на відповідність інформації, зазначеній у сканованих копіях оригіналів документів, та приймає її для подальшої роботи або повертає уповноваженим особам територіальних громад на доопрацювання. Електронна справа повертається на доопрацювання, якщо в ній містяться такі недоліки, що не дозволяють прийняти рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги відповідно до вимог чинного законодавства.

У випадках, передбачених абзацом другим цього пункту, введення даних у базу здійснюється спеціалістом Управління на підставі електронної справи (у разі технічної можливості) з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».

Заява, отримані з використанням відповідних інформаційних систем відомості, скановані копії документів, на підставі яких призначено (перераховано) будь-який вид соціальної допомоги та проводиться її виплата; інша інформація, з урахуванням якої визначаються розмір призначеної допомоги та розмір допомоги до виплати, обробляються в складі електронної особової справи, що формується та ведеться відповідно до вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про захист персональних даних».

Формування електронної особової справи розпочинається з дати розгляду заяви з необхідними документами в Управлінні із зазначенням джерела їх надходження (через уповноважених осіб територіальної громади, поштою, через офіційний веб-сайт Мінсоцполітики, інформаційну систему Мінсоцполітики, інтегровані з нею інформаційні системи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, Портал Дія тощо).

Електронна особова справа складається з окремих інформаційних блоків:

1) Інформація щодо заявника, зокрема:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування)/фактичне місце проживання;

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

громадянство;

відомості про членів сім’ї, які знаходяться на утриманні заявника;

серія, номер і назва документа, з якого взято відомості до електронної особової справи.

2) Інформація щодо призначення/перерахунку соціальної допомоги, зокрема:

дата звернення заявника за призначенням/перерахунком соціальної допомоги;

дата, з якої призначено соціальну допомогу;

вид допомоги;

назва нормативно-правового акта, на підставі якого призначено допомогу (із зазначенням статті, пункту тощо цього акта);

місяць нарахування (перерахунку, індексації) допомоги;

період, за який враховані доходи отримувача соціальної допомоги;

сума доходу, що врахована для обчислення, перерахунку, індексації соціальної допомоги;

розмір середньомісячного сукупного доходу, з урахуванням якого здійснено розрахунок розміру допомоги;

розмір допомоги для виплати;

період, на який призначено допомогу.

3) Інформація щодо виплати соціальної допомоги, зокрема:

джерело фінансування соціальної допомоги;

реквізити виплатних документів, на підставі яких здійснюється щомісячна виплата соціальної допомоги;

результати виплати;

відомості щодо перебування особи на державному утриманні;

відомості щодо відрахувань із суми соціальної допомоги із зазначенням реквізитів документів, на підставі яких здійснюються ці відрахування.

4) Інша інформація, зокрема:

відомості (дані), отримані з використанням державних інформаційних ресурсів за результатами інформаційного обміну;

електронні документи / файли.

Спеціаліст Управління забезпечує формування електронної особової справи з накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - електронний підпис) та направляє сформовану електронну особову справу керівнику Управління для погодження з накладанням електронного підпису.

За результатами розгляду заяв з необхідними документами та формування електронної особової справи інформація щодо прийнятого рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги направляється від Управління територіальній громаді, заявнику / законному представнику заявника поштою або за допомогою засобів інформаційних систем у випадку подання заяви з необхідними документами до Управління в електронній формі.

Електронні особові справи отримувачів ycix видів соціальної допомоги зберігаються відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

10.4. Спеціаліст який вводить інформацію у базу даних, використовує свій код і унікальний пароль та застосовує електронний підпис. Відповідальними за ідентичність інформації, введеної в базу даних, i документа в кожному випадку є особисто спеціалісти, які вводили інформацію в базу даних. У разі отримання електронної справи від уповноважених осіб територіальних громад за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики спеціаліст Управління є відповідальним за своєчасність її опрацювання та введення інформації у базу даних з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики.

10.5. Центри, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності можуть подавати Управлінню відомості про доходи заявника (заробітна плата, пенсія, стипендія, допомога тощо) та розміри житлово-комунальних платежів у вигляді довідок, реєстрів та переліків, поданих в електронній формі.

10.6. Електронний документ (файли) має (мають) передаватися засобами електронного зв’язку через інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».

10.7. Електронний документ (файли) має (мають) супроводжуватися реєстрами, у яких зазначаються такі реквізити:

найменування організації - відправника інформації;

назва відділу (управління), якому адресується інформація;

перелік документів (файлів) (імена документів (файлів));

прізвище, номер службового телефону виконавця, що сформував інформацію;

прізвище виконавця, який прийняв інформацію.

10.8. Супроводжувальні реєстри підлягають реєстрації у порядку, установленому для вхідних документів.

10.9. Електронні документи (файли) про доходи (відсутність доходів) з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, отримані від ДПС, та електронні документи (файли) про доходи осіб та сплату єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, отримані від Пенсійного фонду України, зберігає Адміністратор у двох спеціально організованих для цього сховищах.

Електронні документи (файли) зберігаються у хронологічному порядку в промаркованих і датованих каталогах у затверджених форматах обміну із фіксацією подій (LOG-файлів), що формуються в результаті обміну.

10.10. Засобами інформаційних систем Мінсоцполітики або інтегрованими з ними інформаційними системами органів виконавчої влади та місцевого самоврядування в електронній формі може здійснюватися ведення Журналу реєстрації електронних документів (файлів) (додаток 19) у порядку, викладеному в пункті 11.12.

10.11. Адміністратор робить копію отриманих електронних документів (файлів).

10.12. У Журналі реєстрації електронних документів (файлів) зазначаються:

дата, час надходження електронного документа (файлу);

назва організації, з якої надійшов електронний документ (файл);

прізвище спеціаліста відділу Управління, який прийняв електронний документ (файл).

10.13. Управління може подавати інформацію Центрам, центрам зайнятості, державним податковим інспекціям, підприємствам і організаціям в електронній формі.

10.14. Надсилати інформацію без реєстрації категорично заборонено.

10.15. Підписаний з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» електронний документ (файл) виконавець передає Адміністратору для надіслання та реєстрації в Журналі вихідної документації Управління.

Адміністратору категорично заборонено надсилати документи без реєстрації.

10.16. Журнал реєстрації електронних документів (файлів) має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління. Нумерація записів у журналі починається з першого номера протягом року. Журнал зберігає Адміністратор.

10.17. Термін зберігання електронних документів (файлів) визначається відповідно до чинних нормативно-правових актів. Інвентаризація справ, за якими проводяться виплати, та особових рахунків отримувачів соціальної допомоги проводиться щорічно згідно з наказом Управління, у якому зазначаються порядок і терміни проведення інвентаризації.

10.18. Електронні документи (файли), що надійшли до Управління після опрацювання, передаються Адміністратору для зберігання в електронній формі.

10.19. У разі модифікації програмного комплексу Адміністратор створює дві копії оновленого програмного забезпечення на електронних носіях, перевіряє на цілісність, відсутність вірусів та передає їх до архіву.

10.20. Системні та загальні бази даних, довідники підлягають архівації та зберіганню в електронній формі.

10.21. Під час роботи програмних комплексів з призначення соціальної допомоги загальні бази даних отримувачів за допомогою відповідних програмних засобів обов’язково щоденно архівуються в електронній формі. В архіві накопичується три покоління загальних баз даних за три попередні дні. Формуючи четверте покоління, найбільш ранню базу даних Адміністратор вилучає з архіву. Крім того, обов’язково проводиться архівація загальних баз даних в останній робочий день тижня.

10.22. Після закінчення календарного року Адміністратор створює для архіву дві копії загальних баз даних на електронних носіях. На супровідній етикетці зазначаються ім’я архіву загальних баз даних, дата формування копії архіву, прізвище Адміністратора.

10.23. Архів річних загальних баз даних Адміністратор повинен щомісячно перевіряти на читання. Термін зберігання загальних баз даних має відповідати терміну зберігання паперової документації.

10.24. Копії архівних системних, загальних баз даних, довідників, програмного забезпечення, техноробочої документації необхідно зберігати в електронній формі у двох примірниках, які обов’язково мають зберігатися в різних місцях.

РЕЄСТР
передання особових справ

РЕЄСТР
передання прийнятих документів щодо призначення усіх видів соціальної допомоги

________________________________________________________________________________
(назва територіальної громади)

ЖУРНАЛ
реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги

ОСОБОВА СПРАВА

ЖУРНАЛ
реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень

___________
* Нумерація починається з першого запису, закінчується останнім.

РОЗРАХУНОК
середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги

РОЗРАХУНОК
розміру соціальної допомоги

{Додаток 7 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики № 335 від 12.12.2022}

ПОВІДОМЛЕННЯ
про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги

Журнал
видачі довідок та повідомлень

__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.

ЗАЯВКА
на підготовку довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги*

Прошу підготувати та передати спеціалістам з приймання довідки про отримання (неотримання) допомоги:

ЖУРНАЛ
реєстрації приймання заяв та документів для зняття з обліку

__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.

ЗАПИТ
особової справи отримувача допомоги

СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ
до особової справи отримувача допомоги

ДОВІДКА-АТЕСТАТ

_________________
(дата)

ЗАПИТ

Прошу підготувати та передати спеціалістам з приймання особові справи отримувачів допомоги:

ЖУРНАЛ
видачі особових справ

__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.

ЖУРНАЛ
архівних справ

__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.

ЖУРНАЛ
реєстрації електронних документів (файлів)

__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.

ЖУРНАЛ
реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства/фактичного місця проживання особи

{Додаток 22 виключено на підставі Наказу Міністерства соціальної політики  № 1106 від 17.07.2019}