Про затвердження Порядку функціонування інформаційної системи надання адміністративних послуг Державною службою України з надзвичайних ситуацій

Відповідно до частини першої статті 9 Закону України «Про адміністративні послуги», частини першої статті 10 Закону України «Про ліцензування видів господарської діяльності», постанови Кабінету Міністрів України від 23 листопада 2016 року № 852 «Деякі питання ліцензування господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення», пункту 4 Порядку подання органу ліцензування документів в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 травня 2017 року № 363, пункту 2 Порядку подання і реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05 червня 2013 року № 440, Концепції розвитку систем електронних послуг в Україні, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2016 року № 918-р, та з метою забезпечення надання Державною службою України з надзвичайних ситуацій адміністративних послуг в електронній формі НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок функціонування інформаційної системи надання адміністративних послуг Державною службою України з надзвичайних ситуацій, що додається.

2. Управлінню взаємодії з Державною службою України з надзвичайних ситуацій Міністерства внутрішніх справ України (Скакун В.О.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ПОРЯДОК
функціонування інформаційної системи надання адміністративних послуг Державною службою України з надзвичайних ситуацій

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає механізм функціонування інформаційної системи надання адміністративних послуг ДСНС (далі - Система), інтегрованої до Єдиного державного порталу адміністративних послуг, під час надання адміністративних послуг з ліцензування господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України, та реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки (далі - адміністративні послуги) в електронній формі.

2. У цьому Порядку терміни та визначення вживаються в таких значеннях:

відповідальна особа - співробітник ДСНС чи її територіального органу, який має право доступу до Системи через електронний кабінет з використанням свого особистого ключа на захищеному носії;

заява (звернення) - документ в електронній формі з накладанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки суб’єкта звернення та поданий ним до суб’єкта надання адміністративної послуги за допомогою Системи;

електронна ідентифікація - процедура використання ідентифікаційних даних особи в електронній формі, які визначають суб’єкта звернення;

електронний кабінет Системи - відокремлена частина Системи, призначена для авторизованої роботи суб’єкта звернення і відповідальної особи для формування, подання та опрацювання документів в електронній формі, інформування про надходження заяв та статус їх виконання;

права доступу - перелік дій, які відповідальна особа чи суб’єкт звернення має право виконувати в Системі.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України «Про адміністративні послуги», «Про ліцензування видів господарської діяльності», «Про електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».

3. Адміністративні послуги в електронній формі ДСНС надає через електронний кабінет Системи, інтегрованої з Єдиним державним порталом адміністративних послуг.

Система може бути інтегрована з іншими інформаційними системами державних органів та органів місцевого самоврядування.

Обмін інформацією здійснюється відповідно до Закону України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».

4. Система призначена для надання ДСНС адміністративних послуг в електронній формі шляхом забезпечення:

можливості подання суб’єктом звернення документів в електронній формі;

реєстрації, опрацювання та розгляду відповідальною особою електронних документів на отримання адміністративної послуги;

надання суб’єктам звернення інформації про статус надання адміністративної послуги (прийняття електронних документів до розгляду та прийняті рішення за результатами розгляду);

можливості подання суб’єктом звернення документів, що підтверджують унесення плати за отримання адміністративної послуги, якщо інше не передбачено законом;

можливості подання суб’єктом звернення повідомлень про зміну даних, що стосуються суб’єкта звернення, та їх унесення до Системи;

унесення змін щодо інформації про ліцензіата на підставі повідомлення про зміни даних ліцензіата;

захисту інформації, що обробляється в Системі, відповідно до вимог чинного законодавства;

підтвердження достовірності електронних документів, що були внесені до Системи, та електронної ідентифікації суб’єкта звернення.

5. Основними функціями Системи є:

авторизація відповідальної особи та суб’єкта звернення у своїх електронних кабінетах;

доступ суб’єкта звернення через свій електронний кабінет до інформації про отримання адміністративних послуг в електронній формі;

накладення відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікованого електронного підпису чи печатки на заповнені форми та електронні документи;

відправлення електронних документів до ДСНС чи її територіальних органів з фіксацією часу відправлення та часу одержання;

направлене шифрування та дешифрування електронних документів під час їх відправлення;

отримання електронних документів через електронний кабінет відповідальної особи;

перевірка цілісності та достовірності електронних документів, поданих суб’єктом звернення;

електронна ідентифікація суб’єкта звернення;

реєстрація та прийняття до розгляду електронних документів;

автоматичне інформування суб’єкта звернення в його електронному кабінеті та на його електронну адресу про стан надання адміністративної послуги (отримання та прийняття електронних документів, статус їх опрацювання, прийняте за результатами їх розгляду відповідне рішення);

автоматичний контроль за дотриманням ДСНС чи її територіальними органами строків прийняття рішення;

оперативний пошук суб’єкта господарювання або його ліцензії чи декларації за реквізитами;

управління правами доступу до інформації в Системі.

6. Технічним адміністратором Системи є структурний підрозділ ДСНС, який відповідно до функціональних повноважень здійснює та/або забезпечує технічне та технологічне супроводження програмного забезпечення Системи, забезпечує виконання всіх етапів життєвого циклу такого програмного забезпечення, його впровадження, функціонування, оновлення, модифікацію, усунення помилок, забезпечення цілісності та автентичності вихідного програмного коду, здійснює надання, блокування та анулювання доступу до Системи, забезпечує збереження і захист даних Системи.

Технічний адміністратор надає право доступу відповідальних осіб до Системи та позбавляє його.

Забезпечення захисту інформації в Системі, у тому числі персональних даних суб’єктів звернення, здійснюється відповідно до Закону України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».

7. ДСНС відповідно до покладених завдань за допомогою Системи надає адміністративні послуги в електронній формі з:

реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки;

видачі ліцензії на провадження господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України;

розширення провадження господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України;

звуження провадження господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України;

переоформлення ліцензії на провадження господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України;

анулювання ліцензії на провадження господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України, за заявою ліцензіата.

Через електронний кабінет Системи суб’єкт звернення може подати повідомлення про зміну даних, що стосуються ліцензіата.

8. Електронні документи, подані суб’єктами звернення, оформлюються згідно з вимогами Законів України «Про ліцензування видів господарської діяльності», «Про адміністративні послуги», «Про електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг», постанов Кабінету Міністрів України від 05 червня 2013 року № 440 «Про затвердження Порядку подання і реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки», від 23 листопада 2016 року № 852 «Деякі питання ліцензування господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення».

На електронні документи, подані суб’єктами звернення та видані суб’єктами надання адміністративних послуг, відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» накладається кваліфікований електронний підпис чи печатка (далі - КЕП).

Використання КЕП суб’єктами звернення та відповідальними особами здійснюється відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги», Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

Суб’єкти звернення застосовують КЕП лише за умови використання засобів КЕП та наявності кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів.

Електронні документи зберігаються відповідно до Законів України «Про ліцензування видів господарської діяльності», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».

9. ДСНС забезпечує:

адміністрування Системи, її технічну підтримку, безперебійне функціонування, а також захист інформації в ній;

отримання електронних документів у Системі, їх реєстрацію з фіксацією дати та часу їх отримання, а також інформування суб’єктів звернення про статус розгляду звернення;

розгляд електронних документів та прийняття рішення;

надання (позбавлення) права доступу відповідальних осіб до електронного кабінету Системи;

надання суб’єктам звернення доступу до Системи;

навчання відповідальних осіб правилам роботи в Системі;

ознайомлення суб’єктів звернення за допомогою Системи з інструкцією користувача.

10. Відповідальна особа у своєму електронному кабінеті Системи перевіряє надходження електронних документів не менше ніж двічі на день:

у першій половині робочого дня - з 10:00 до 11:00;

у другій половині робочого дня - з 15:00 до 16:00.

II. Функціонування Системи щодо ліцензування господарської діяльності з надання послуг і виконання робіт протипожежного призначення за переліком, визначеним Кабінетом Міністрів України

1. Відповідальні особи, отримавши звернення, опрацьовують його та розглядають подані суб’єктом звернення документи, за результатом розгляду готують проекти відповідних рішень із фіксацією статусів їх проходження в Системі відповідно до вимог цього Порядку.

2. Система автоматично повідомляє суб’єкта звернення в його електронному кабінеті про надходження заяви, її статус та завершення надання адміністративної послуги, а також надсилає на його адресу електронне повідомлення про прийняте органом ліцензування рішення із зазначенням дати і часу його надходження.

3. Заява суб’єкта в Системі може мати один із таких статусів:

чернетка - заява, яка створюється, зберігається в електронному кабінеті суб’єкта звернення та може ним редагуватися до моменту надсилання до Системи;

відправлена - заява, сформована суб’єктом звернення в його електронному кабінеті, перевірена ним і відправлена до Системи з використанням КЕП. Система автоматично присвоює спеціальний номер із зазначенням дати і часу її відправлення;

отримано - заява, прийнята Системою, підтверджена та зареєстрована (отримала вхідний номер з реєстрацією дати і часу її надходження) службою діловодства. Із цього часу заява вважається прийнятою ДСНС до розгляду;

відмовлено в розгляді - за результатом розгляду заяви про отримання ліцензії встановлено наявність підстав для залишення її без розгляду та прийнято відповідне рішення;

відмовлено у видачі - за результатом розгляду заяви про отримання ліцензії встановлено наявність підстав для відмови у видачі ліцензії та прийнято відповідне рішення;

завершено - за результатом розгляду заяви про отримання ліцензії, розширення провадження виду господарської діяльності чи звуження ліцензіатом провадження виду господарської діяльності, переоформлення ліцензії та її анулювання прийнято позитивне рішення щодо видачі ліцензії, її розширення, звуження, переоформлення та анулювання або за зверненням щодо внесення змін до даних ліцензіата, зазначених у документах, що додавалися до заяви про отримання ліцензії.

Рішення органу ліцензування приймаються в порядку та строки, визначені Законом України «Про ліцензування видів господарської діяльності», які оформлюються наказом ДСНС та підлягають обов’язковому оприлюдненню на власному офіційному веб-сайті.

4. Заява, що надійшла до Системи, відображається в електронному кабінеті відповідальної особи в розділі «Відправлені/Надійшли».

5. На кожну заяву створюється реєстраційна картка, яка містить:

інформацію про заяву (дата і час надходження, спеціальний порядковий номер документа в Системі, статус документа, вхідний реєстраційний номер);

інформацію про суб’єкта звернення (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи - підприємця, найменування юридичної особи, адреса електронної пошти, номер телефону);

інформацію про КЕП суб’єкта звернення;

назву адміністративної послуги.

6. Після визначення відповідальної особи вона у своєму електронному кабінеті Системи приймає заяву до розгляду.

Із набуттям заявою статусу «Отримано» відповідальна особа протягом трьох робочих днів із дня одержання електронних документів про отримання ліцензії:

здійснює перегляд реєстраційної картки заяви у своєму електронному кабінеті Системи;

перевіряє справжність КЕП та його належність суб’єкту звернення за допомогою Системи;

перевіряє наявність та повноту поданих електронних документів відповідно до опису;

встановлює наявність або відсутність у заяві на отримання ліцензії та доданих до неї документах підстав для залишення її без розгляду.

У разі непідтвердження справжності КЕП та його належності відповідному суб’єкту звернення та/або наявності підстав для залишення її без розгляду на підставах, передбачених частиною другою статті 12 Закону України «Про ліцензування видів господарської діяльності», відповідальна особа у визначений термін готує проект рішення про залишення заяви про отримання ліцензії без розгляду.

Якщо підстав для залишення заяви про отримання ліцензії без розгляду немає, відповідальна особа розглядає її та підтвердні документи з метою встановлення відсутності або наявності підстав для відмови у видачі ліцензії. У разі встановлення наявності підстав для відмови у видачі ліцензії відповідальна особа готує обґрунтоване рішення про відмову у видачі ліцензії.

У разі встановлення під час розгляду заяви про отримання ліцензії відсутності підстав для відмови у видачі ліцензії відповідальна особа протягом десяти робочих днів з моменту набуття заявою статусу «Отримано» готує проект рішення про видачу ліцензії.

Після реєстрації відповідного рішення ДСНС відповідальна особа вносить відповідну інформацію у своєму електронному кабінеті. З цього часу заява набуває статусу «Завершено».

III. Функціонування Системи щодо реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки

1. Відповідальні особи, отримавши звернення, здійснюють його опрацювання та розгляд з фіксацією статусу в Системі відповідно до вимог цього Порядку.

2. Система автоматично повідомляє суб’єкта звернення в його електронному кабінеті про надходження заяви, її статус та завершення надання адміністративної послуги, а також надсилає на його адресу електронне повідомлення про прийняте рішення із зазначенням дати і часу його надходження.

3. Звернення суб’єкта в Системі може мати один із таких статусів:

чернетка - заява, яка створюється, зберігається в електронному кабінеті суб’єкта звернення та може ним редагуватися до моменту надсилання до Системи;

відправлена - заява, сформована суб’єктом звернення в його електронному кабінеті, перевірена ним і відправлена до Системи з використанням КЕП. Система автоматично присвоює спеціальний номер із зазначенням дати і часу її відправлення;

отримано - заява, прийнята Системою, підтверджена та зареєстрована (отримала вхідний номер з реєстрацією дати і часу її надходження) службою діловодства. Із цього часу заява вважається прийнятою ДСНС чи її територіальним органом до розгляду;

на доопрацювання - якщо заява не відповідає формі, наведеній у додатку до Порядку подання і реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки, ДСНС або її територіальний орган повертає її суб’єкту звернення для доопрацювання;

завершено - за результатом розгляду заяви, декларації в Системі було присвоєно номер у реєстрі.

4. Заяви, що надійшли через Систему, відображаються в розділі «Відправлено/Отримано» електронного кабінету відповідальної особи.

5. На кожну електронну заяву створюється реєстраційна картка, яка містить:

інформацію про заяву (дата і час надходження, спеціальний порядковий номер документа в Системі, статус документа, вхідний реєстраційний номер);

інформацію про суб’єкта звернення (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, найменування юридичної особи, адреса електронної пошти, номер телефону);

інформацію про КЕП суб’єкта звернення;

назву адміністративної послуги.

6. Після визначення відповідальної особи вона у своєму електронному кабінеті Системи приймає заяву до розгляду.

Із набуттям заявою статусу «Отримано» відповідальна особа протягом п’яти робочих днів із дня її надходження:

здійснює перегляд реєстраційної картки заяви у своєму електронному кабінеті Системи;

перевіряє справжність КЕП та його належність суб’єкту звернення за допомогою Системи;

перевіряє заяву на відповідність формі, а також наявність позитивного висновку за результатами оцінки (експертизи) протипожежного стану підприємства, об’єкта чи приміщення (для суб’єктів господарювання з високим ступенем ризику).

У разі непідтвердження справжності КЕП відповідному суб’єкту звернення та/або якщо декларація не відповідає встановленій формі або відсутній позитивний висновок за результатами оцінки (експертизи) протипожежного стану підприємства, об’єкта чи приміщення (для суб’єктів господарювання з високим ступенем ризику), відповідальна особа переводить заяву в статус «На доопрацювання».

Заява набуває статусу «Завершено» після реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки у визначений законом строк.