Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання

Відповідно до частини п'ятої статті 9 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, що додаються.

2. Департаменту у справах цивільного стану громадян (Кунда В.В.):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

2.2. Довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 26.09.2002 № 86/5 "Про затвердження Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 26.09.2002 за № 786/7074 (із змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Панченко А.М.

ПРАВИЛА
внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання

I. Загальні положення

У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його у судовому порядку.

1.2. Поновлення актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі втрати цих записів.

1.3. Заяви громадян України про поновлення актових записів цивільного стану, які були складені компетентними органами іноземних держав, розглядаються на загальних підставах з дотриманням вимог цих Правил.

Відсутність зазначених актових записів цивільного стану має бути підтверджена документально.

1.4. Анулювання актового запису цивільного стану проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його складання на підставі рішення суду, а у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України,- висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України.

Анулювання актового запису про розірвання шлюбу, про смерть у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України, проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким було проведено державну реєстрацію цих актів.

Розгляд питання про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану проводиться за заявою заінтересованої особи або з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем виявлення поновленого або повторно складеного актового запису.

1.5. Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану в порядку, визначеному цими Правилами, шляхом їх формування та реєстрації за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян при пред’явленні паспорта громадянина України (далі - паспорт), паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства (далі - паспортний документ) заявника. Сформована заява про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання роздруковується посадовою особою та за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, підписується заявником.

У разі подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред’являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон.

У випадку пред’явлення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон, а також отримання їх електронних копій, або окремих даних, що містяться в зазначених електронних копіях, їх перевірка або формування здійснюється відповідно до Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2021 року № 911, захищеними каналами інформаційної взаємодії із використанням засобів криптографічного захисту інформації, які відповідають вимогам законодавства до засобів криптографічного захисту інформації, призначених для захисту конфіденційної інформації.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану використовує усі відомості, отримані за результатами відповідної перевірки, для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання.».

Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку.

Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

1.6. Дипломатичне представництво або консульська установа України приймає та розглядає заяви громадян України, іноземців та осіб без громадянства про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення, анулювання, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України, в порядку, передбаченому цими Правилами.

Дипломатичне представництво або консульська установа України, які прийняли заяву про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, надсилають запити про витребування повних витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копій актових записів цивільного стану через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, у яких містяться на зберіганні відповідні актові записи цивільного стану.

Відповідні матеріали про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану надсилаються дипломатичним представництвом або консульською установою України через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до міжрегіонального управління Міністерства юстиції України за місцем зберігання відповідних актових записів цивільного стану.

1.7. Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису, за винятком випадків, встановлених у пункті 2.28 розділу II цих Правил.

У разі зберігання актового запису цивільного стану (метричного запису) у державному архіві внесення змін  до актового запису (метричного запису) проводиться зазначеною установою за повідомленням відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

1.8. Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення, за винятком випадків, встановлених в абзацах третьому - п’ятому пункту 3.13 розділу III цих Правил.

1.9. Анулювання актового запису цивільного стану проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його зберігання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

1.10. Питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

У разі якщо актові записи цивільного стану, до яких потрібно внести зміни та на підставі яких вирішується питання щодо внесення змін, поновлення та анулювання, зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, до якого подано відповідну заяву, а також якщо зазначені в заяві відомості або інші подані заявником документи не потребують перевірки, питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у строк, що не перевищує п’ятнадцяти робочих днів.

Питання про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

1.11. Внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану згідно з матеріалами, отриманими від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України, проводяться у строк, що не перевищує семи робочих днів.

1.13. У разі подання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану рішення іноземного суду про внесення змін, поновлення, анулювання актових записів цивільного стану та в інших випадках, передбачених цими Правилами, питання про його виконання вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням вимог міжнародних договорів України про надання правової допомоги, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

1.14. Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання щодо померлих проводяться за заявами осіб, які входять до кола спадкоємців за законом або заповітом, згідно з чинним законодавством України.

1.15. Відмова органів державної реєстрації актів цивільного стану у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні може бути оскаржена в судовому порядку.

1.16. Запис на паперовому носії актового запису цивільного стану про внесені зміни або проставлені відмітки із зазначенням дати і документа, який був підставою для здійснення вищезазначених дій, засвідчується підписом посадової особи та печаткою відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Відомості про внесення змін до актового запису цивільного стану, їх поновлення та анулювання вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064.

1.17. Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання можуть проводитися за заявою заявника шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

У разі подання заяви та документів, необхідних для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, до центру надання адміністративних послуг адміністратор такого центру вчиняє усі дії щодо прийняття відповідних документів, які передбачені цими Правилами та здійснення яких покладається на працівника органу державної реєстрації актів цивільного стану.

Адміністратор центру надання адміністративних послуг за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян формує та реєструє заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

Під час формування та реєстрації заяви адміністратор центру надання адміністративних послуг встановлює особу заявника.

До заяви обов’язково додаються свідоцтва, у яких зазначені неправильні, неповні відомості чи відомості, які підлягають зміні, свідоцтво, що підлягає анулюванню, копії документів (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та інших документів, необхідних для розгляду заяви та вирішення питання по суті, засвідчені в установленому порядку.

Центр надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви забезпечує передачу заяви та поданих заявником документів, необхідних для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці на розгляд та зберігання.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану невідкладно в день отримання заяви від центру надання адміністративних послуг обліковує її у відповідному журналі прийому заяв, де здійснює відмітку про подання такої заяви через центр надання адміністративних послуг.

Перебіг строку у разі подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання через центр надання адміністративних послуг починається з дня реєстрації такої заяви адміністратором відповідного центру в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

За результатами розгляду заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, поданої до центру надання адміністративних послуг, відділ державної реєстрації актів цивільного стану на підставі акта приймання-передавання передає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану або висновок про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні уповноваженій особі центру надання адміністративних послуг для подальшого вручення заявнику.

У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні заявникові разом з відповідним висновком повертаються оригінали документів чи їх відповідно оформлені копії, передбачені абзацом п’ятим цього пункту, а також документ, що підтверджує сплату державного мита.

У разі неотримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану або висновку про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні протягом одного місяця з дня його надходження до центру надання адміністративних послуг таке свідоцтво/висновок та додані до нього документи повертаються на підставі акта приймання-передавання до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану для зберігання.

Висновок про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні відділ державної реєстрації актів цивільного надсилає заявнику не пізніше наступного робочого дня після його повернення центром надання адміністративних послуг.

II. Внесення змін до актових записів цивільного стану

2.1. Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану за формою, наведеною в додатку 1, подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України, також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб (крім випадків, коли актовий запис про шлюб складено дипломатичним представництвом або консульською установою України).

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

Громадяни України, а також іноземці та особи без громадянства, які проживають за кордоном або в Україні, можуть подати заяву про внесення змін до актового запису про народження у зв’язку з доповненням відомостей щодо по батькові та місця народження дитини також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису.

Громадяни України, а також іноземці і особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Заява про внесення змін до актового запису про народження у зв’язку із зміною (корекцією) статевої належності може бути подана також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням Центру первинної медико-санітарної допомоги, лікувально-консультативна комісія якого видала форму первинної облікової документації № 066-3/о «Медичне свідоцтво про зміну (корекцію) статевої належності», затверджену наказом Міністерства охорони здоров’я України від 05 жовтня 2016 року № 1041, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 08 грудня 2016 року за № 1589/29719.

Заява про внесення змін до актового запису про смерть невпізнаної особи може бути подана також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про смерть (крім випадків, коли актовий запис про смерть складено дипломатичним представництвом або консульською установою України).

Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про народження (крім випадків, коли актовий запис про народження складено дипломатичним представництвом або консульською установою України) або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.

Реєстрація заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.

2.2. Заява повинна бути заповнена розбірливо, у ній мають бути надані вичерпні відповіді на всі запитання.

2.3. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.

2.4. Якщо заявник не володіє державною мовою, заява може бути складена іншою особою в присутності перекладача та підписана заявником, про що на ній робиться відповідний запис.

2.5. Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається:

особою, щодо якої складено актовий запис;

одним із батьків неповнолітнього (малолітнього);

піклувальником неповнолітнього та опікуном малолітнього;

опікуном недієздатної особи;

спадкоємцем померлого;

представником органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Якщо заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження після державної реєстрації народження, не може бути подана особисто, вона може бути подана через представника або надіслана поштою за умови засвідчення справжності підпису нотаріально. Повноваження представника мають ґрунтуватися на нотаріально посвідченій довіреності.

2.6. Разом із заявою про внесення змін до актового запису цивільного стану заявником подаються:

свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні;

інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

2.7. На підтвердження достовірності представлених заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України додаються до матеріалів справи повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.

Якщо в актовому записі про народження відсутні графи «По батькові» та «Місце народження», що стосуються відомостей про дитину, або відсутні відомості у цих графах, їх доповнення проводиться з урахуванням даних паспорта або паспортного документа особи, відносно якої складено запис, та імені батька дитини, зазначеного в ньому.

Якщо актовий запис цивільного стану, до якого потрібно внести зміни, зберігається в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.

2.8. У разі зберігання актового запису про народження, до якого потрібно внести зміни у зв'язку з визнанням батьківства, в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ, який прийняв заяву про визнання батьківства (рішення суду про визнання батьківства, про встановлення факту батьківства), не пізніше наступного робочого дня з дня її отримання надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису, крім випадків, передбачених абзацом п’ятим пункту 2.7 цього розділу. Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та отримане підтвердження додаються до заяви.

Якщо в актовому записі про народження дитини батьком указаний чоловік заявниці або інша особа (за винятком випадків, передбачених статтею 135 Сімейного кодексу України), то в унесенні змін стосовно визнання батьківства має бути відмовлено до вирішення судом питання щодо виключення з актового запису про народження відомостей про батька.

2.9. У разі відсутності (втрати) актового запису цивільного стану, до якого необхідно внести зміни, розв'язання питання можливе тільки після поновлення втраченого актового запису відповідно до цих Правил.

Відсутність (утрата) актового запису повинна бути підтверджена документально.

2.10. Заяви батьків про виправлення (зміну) прізвища або власного імені дитини в актовому записі про її народження у зв'язку з тим, що при державній реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або власне ім'я без урахування побажань обох або одного з батьків, приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану не пізніше одного року з дня народження, а заяви про виправлення власного імені дитини у зв'язку з тим, що вона фактично має власне ім'я, відмінне від зазначеного в актовому записі про її народження, - до досягнення нею 14-річного віку.

Спір між батьками щодо виправлення (зміни) прізвища або власного імені дитини у цьому випадку вирішується органом опіки та піклування або судом.

2.11. Факти, зазначені в заяві, а також записи у свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану та в інших поданих заявником документах, якщо вони викликають сумніви щодо їх достовірності, можуть бути перевірені відділом державної реєстрації актів цивільного стану шляхом направлення запитів до відповідних установ, організацій для затребування необхідних документів.

2.12. На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України складає обґрунтований висновок про внесення змін до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 2.

У разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку мають бути чітко вказані причини відмови та зазначено про можливість її оскарження в судовому порядку.

2.13. Підставою для внесення змін в актові записи цивільного стану є:

2.13.1 рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), про скасування раніше винесеного рішення суду про визнання батьківства, виключення відомостей про батька (матір) дитини з актового запису про народження, скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, про визнання шлюбу недійсним, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану та інші, у яких зазначено про внесення конкретних змін в актові записи цивільного стану;

2.13.2 постанова адміністративного суду;

2.13.3 висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичного представництва чи консульської установи України;

2.13.4 заява про визнання батьківства (додаток 3);

2.13.5 заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені в актовому записі про народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;

2.13.6 заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя згідно із статтею 53 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 4;

2.13.7 заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків у разі зміни прізвища одного з них та згода дитини, яка досягла семи років, згідно з частиною третьою статті 148 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 5;

2.13.8 заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при державній реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, згідно з частиною четвертою статті 148 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 5;

2.13.9 актовий запис про зміну імені. Цей актовий запис є підставою: для зміни прізвища батьків в актовому записі про народження малолітніх дітей у разі зміни їх прізвища з дотриманням вимог статті 148 Сімейного кодексу України; для зміни імені батька та по батькові дитини в актовому записі про народження малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну по батькові дитини.

2.13.10 актовий запис про шлюб та розірвання шлюбу. Ці актові записи є підставою для зміни прізвищ батьків (одного з них) в актовому записі про народження малолітньої дитини при умові одночасної зміни прізвища дитини;

2.13.11 рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України.

2.13.12. Внесення змін до актових записів цивільного стану можливе також і в інших окремих випадках, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

2.14. Підставою для внесення відповідних відміток в актові записи цивільного стану, у тому числі про анулювання та поновлення, є:

рішення суду про усиновлення (удочеріння), про позбавлення або поновлення батьківських прав, про розірвання шлюбу, визнання шлюбу недійсним, поновлення шлюбу після його розірвання у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, анулювання актових записів цивільного стану, у яких зазначено про необхідність проставлення відмітки у відповідному актовому записі цивільного стану, визнання розірвання шлюбу фіктивним;

висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про визнання шлюбу недійсним та анулювання актового запису про шлюб;

висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про анулювання актового запису цивільного стану;

актовий запис про розірвання шлюбу.

2.15. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану складається:

2.15.1 якщо актовим записом про народження передбачені, але в ньому відсутні прізвище, власне ім'я, по батькові або громадянство батьків;

2.15.2 якщо прізвище, власне ім'я та по батькові зазначено без урахування національних традицій;

2.15.3 якщо при державній реєстрації народження дитині присвоєне прізвище або власне ім'я без урахування побажань батьків або одного з них;

2.15.4 якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини;

2.15.5 при необхідності зміни прізвища, власного імені, по батькові у зв'язку із зміною статі;

2.15.6 при впізнанні особи, смерть якої була зареєстрована як невідомої (за наявності протоколу впізнання трупа);

2.15.7 при зміні громадянства;

2.15.8 при зміні батьком або матір'ю прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України та необхідності внесення змін до актового запису про народження їх дитини (висновок складається з урахуванням вимог, зазначених у статті 148 Сімейного кодексу України);

2.15.9 якщо під час державної реєстрації акту цивільного стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей, окремих слів або граматичні помилки чи вказані неправильні відомості);

2.15.10 в інших окремих випадках, що не суперечать вимогам чинного законодавства.

2.16. Зміни, доповнення, виправлення вносяться в паперові носії актових записів цивільного стану та одночасно до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

У разі отримання повідомлення про державну реєстрацію розірвання шлюбу, рішень судів про розірвання шлюбу, про позбавлення або поновлення батьківських прав відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території відповідних областей.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України вносить до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відмітки, зазначені в абзаці другому цього пункту, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим.

2.16.1. Відповідно до рішення суду про усиновлення в актовому записі про народження змінюються відомості щодо батьків, дитини, у тому числі дати та місця її народження, дати державної реєстрації народження. У разі зміни рішенням суду про усиновлення дати народження дитини дата державної реєстрації народження може бути також змінена за заявою особи, зазначеної у рішенні суду, або уповноваженої нею особи.

В актовому записі про народження виправляється прізвище матері дитини, яка у шлюбі з особою, що усиновила дитину, змінила прізвище, у разі подання матір'ю відповідної заяви.

2.16.2. За наявності рішення суду щодо оспорювання батьківства або материнства в актовому записі про народження дитини виправляються відомості, про які зазначено в рішенні суду.

2.16.3. На підставі рішення суду про скасування або визнання усиновлення недійсним уносяться виправлення в актовий запис про народження усиновленої дитини та поновлюються відомості, записані до усиновлення, про що має бути зазначено в рішенні суду.

2.16.4. На підставі рішення суду про визнання батьківства (материнства) в актовому записі про народження змінюються відомості про батька та вносяться пов'язані з цим інші зміни згідно із зазначеними в рішенні суду.

2.16.6. У разі скасування рішення суду про визнання батьківства в актовому записі про народження дитини змінюються прізвище дитини, якщо воно було змінено у зв'язку з визнанням батьківства, а також по батькові дитини і відомості про батька.

2.16.7. На підставі рішення суду про внесення змін, доповнень або виправлень в актові записи цивільного стану вносяться відповідні зміни, які зазначені в рішенні суду.

2.16.8. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вносяться доповнення в актовий запис про народження, якщо в актовому записі передбачені, але не зазначені прізвища, власні імена та по батькові або громадянство батьків.

2.16.9. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, складеного згідно з відповідним медичним свідоцтвом про зміну (корекцію) статевої належності, в актовому записі про народження цієї особи змінюються її власне ім'я, по батькові, стать та, за потреби, прізвище у відповідному роді.

2.16.10. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про зміну прізвища або власного імені малолітній дитині, якщо воно було присвоєно без побажання батьків чи одного з них або якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини, вносяться зміни в актовий запис про народження.

2.16.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану щодо виправлення прізвища, власного імені, по батькові, які були зазначені без урахування національних традицій, уносяться зміни до актового запису про народження та інших актових записів, де вони аналогічно зазначені.

2.16.12. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актових записів про народження дітей при зміні батьком або матір'ю дитини прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України в актових записах про народження змінюється прізвище батька (матері) та малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну її прізвища.

2.16.13. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану при зміні громадянства згідно із Законом України "Про громадянство України" відповідні зміни вносяться до актових записів цивільного стану, складених після 13.11.91.

2.16.14. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про виправлення помилок, доповнення запису відомостями тощо виправляються або доповнюються відповідні відомості в актових записах, які зазначено у висновку.

2.16.15. На підставі рішення органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням або рішенням районної державної адміністрації чи виконавчого комітету, при зміні прізвища дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України виправляється прізвище дитини в актовому записі про її народження.

2.16.16. За наявності заяви матері та батька дитини про визнання батьківства в актовий запис про народження, який складено відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України, уносяться відомості про батька, змінюється по батькові дитини і, на бажання батьків, змінюється її прізвище.

2.16.17. Якщо батьки зареєстрували шлюб після народження дитини і при державній реєстрації шлюбу мати змінила своє прізвище, то в актовому записі про народження дитини виправляється прізвище матері згідно з актовим записом про шлюб без складання висновку.

2.16.18. За наявності заяви дружини та (або) чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища другого з подружжя відповідні зміни вносяться до актового запису про шлюб.

2.16.19. За наявності заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника дитини або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей (у разі їх відсутності) про батька відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України відомості про батька зазначаються в актовому записі про народження.

2.16.20. За наявності заяви обох батьків про зміну прізвища дитини в разі зміни прізвища одного з них, а також за згодою дитини, яка досягла семи років, прізвище дитини змінюється в актовому записі про народження.

2.16.21. За наявності заяви обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, про зміну прізвища дитини та згоди дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, прізвище дитини змінюється в актовому записі про народження.

2.16.22. При зміні прізвища батьків дитини або одного з них у зв'язку з державною реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу чи визнанням шлюбу недійсним в актовому записі про народження малолітньої дитини змінюється прізвище батьків або одного з них при їх зверненні до відділу державної реєстрації актів цивільного стану та за умови одночасної зміни прізвища дитини.

2.16.23. Державна реєстрація зміни імені не тягне за собою внесення змін до актового запису цивільного стану, крім випадків, зазначених у підпункті 2.13.9 пункту 2.13 цього розділу.

2.17. При державній реєстрації розірвання шлюбу, проведеній у відділі державної реєстрації актів цивільного стану до набрання чинності Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" за заявою одного з подружжя, доповнення відповідного актового запису про розірвання шлюбу відомостями щодо другого з подружжя проводиться в порядку, установленому правилами проведення державної реєстрації актів цивільного стану.

2.18. Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації за місцем зберігання відповідного актового запису цивільного стану, крім випадків, встановлених у пункті 2.28 цього розділу.

2.19. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України про внесення змін до актового запису цивільного стану складається у двох примірниках, з яких один разом із зібраними документами не пізніше наступного робочого дня надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису цивільного стану, до якого вносяться зміни. Другий примірник залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичному представництві чи консульській установі України за місцем його складання. Якщо актовий запис цивільного стану, у який потрібно внести зміни, міститься в даному відділі державної реєстрації актів цивільного стану, висновок складається в одному примірнику.

При потребі внесення змін до декількох актових записів цивільного стану, які містяться у різних відділах державної реєстрації актів цивільного стану, один примірник висновку разом з усіма зібраними документами надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника одного із зазначених актових записів цивільного стану, другий залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичному представництві чи консульській установі України за місцем його складання. В інші відділи державної реєстрації актів цивільного стану надсилаються копії висновку з відміткою про те, до якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану надіслано примірник висновку з матеріалами справи. Копія висновку має бути засвідчена підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або посадовою особою дипломатичного представництва чи консульської установи України та скріплена печаткою.

2.20. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану складається у двох примірниках. Один примірник разом з усіма матеріалами залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичному представництві чи консульській установі України, якими складено висновок про відмову, а другий вручається (надсилається) заявнику, який запрошується до відділу державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичного представництва чи консульської установи України не пізніше наступного робочого дня з дня складання висновку.

Водночас у висновку зазначається про можливість оскарження відмови про внесення змін до актового запису цивільного стану в судовому порядку. На прохання заявника пред'явлені ним документи, крім заяви, повертаються, про що здійснюється запис на заяві, який скріплюється його підписом.

2.22. Після внесення змін до актового запису цивільного стану заявнику повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. На свідоцтві проставляється штамп "Повторно". Свідоцтво про державну реєстрацію, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.

2.25. Відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким унесено зміни до актового запису цивільного стану, у семиденний строк після внесення таких змін надсилається до районного (міського) військового комісаріату, в якому перебувають на військовому обліку призовники і військовозобов’язані, повідомлення про зміну ними прізвища, власного імені, по батькові, місця і дати народження за формою, наведеною в додатку 9.

У разі відсутності відомостей щодо перебування призовників і військовозобов’язаних на військовому обліку таке повідомлення надсилається до районного (міського) військового комісаріату за місцем їх проживання або за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, якщо місце проживання померлого призовника або військовозобов’язаного зареєстровано на окупованій території.

2.26. У разі визнання батьківства і внесення відомостей про батька дитини до актового запису про її народження, у якому є відмітка про видачу матері відповідної довідки до органів праці та соціального захисту населення для одержання допомоги, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який вніс зміни, зобов'язаний у десятиденний строк письмово повідомити про це орган праці та соціального захисту населення за місцем проживання матері дитини. Таке повідомлення про визнання батьківства надсилається у тих випадках, коли дитина не досягла повноліття (додаток 10).

2.27. Якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису цивільного стану, перебіг строку припиняється, про що робиться відмітка в заяві та в журналі обліку заяв.

2.28. У разі якщо актовий запис цивільного стану, до якого необхідно внести зміни у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей, що в ньому містяться, було складено компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок внесення змін, відмінний від передбаченого законодавством України, або неможливості його направлення органами іноземної держави (стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану попередньо поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. Про поновлення актового запису цивільного стану та внесення до нього відповідних змін повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У разі необхідності внесення змін до актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України, цей запис попередньо поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, що проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

У такому разі у графі «Для відміток» поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

2.29. Зміни до паперових носіїв актових записів цивільного стану проводяться шляхом внесення додаткових відомостей у відповідні графи актових записів або закреслення даних у цих записах та внесення нових. Закреслення здійснюється таким чином, щоб можна було прочитати закреслені слова.

На першому та другому примірниках паперового носія актового запису цивільного стану робиться відмітка або проставляється такий штамп:

що засвідчується печаткою відділу.

III. Поновлення актових записів цивільного стану

3.1. Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою додатком 11 формою подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Реєстрація заяв про поновлення втрачених актових записів цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми. У цьому журналі реєструються заяви про державну реєстрацію народження з пропуском установленого законодавством строку, а також заяви про державну реєстрацію смерті: після одного року з дня настання смерті; на підставі рішення суду про оголошення особи померлою; на підставі рішення суду про встановлення факту смерті, якщо з дня настання смерті минуло більше року.

3.2. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

3.3. Поновлення актових записів цивільного стану проводиться за заявою:

особи, щодо якої було складено актовий запис;

одного з батьків неповнолітнього (малолітнього);

піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього;

опікуна недієздатної особи;

спадкоємців померлого;

представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

3.4. Відсутність актового запису цивільного стану підтверджується повним витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану за формою, наведеною у додатку 24 до Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (зі змінами).

Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі.

3.5. Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

Державна реєстрація народження дитини, яка досягла 16 років, але актовий запис про народження не був своєчасно складений, може бути проведена за її письмовою заявою з пред'явленням паспорта. Складений актовий запис про народження із зазначенням після порядкового номера: "Державна реєстрація з пропуском строку" - включається до книги поновлених актових записів про народження.

3.7. У тих випадках, коли внаслідок перевірки заяви про поновлення актового запису про народження з'ясувалось, що народження заявника не реєструвалось, відділ державної реєстрації актів цивільного стану (дипломатичне представництво чи консульська установа України) проводить державну реєстрацію народження з пропуском строку. При цьому від заявника додаткової заяви не вимагається.

3.8. Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;

документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;

свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);

інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, зазначений у пункті 3.4 цього розділу, додається відділом державної реєстрації актів цивільного стану до поданої заявником заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

3.9. Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах цивільного стану здійснюється необхідна перевірка, під час якої з'ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.

На підтвердження достовірності поданих заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України до матеріалів справи додаються повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану.

У разі зберігання відповідного актового запису цивільного стану в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.

Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

3.10. Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.

Якщо відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не має змоги встановити день і місяць народження, то датою народження у висновку зазначається 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, зазначається 15-те число відповідного місяця.

Якщо з поданих документів убачається, що заявник народився в першій половині року, то днем його народження зазначається 1 квітня відповідного року, а якщо в другій половині року - 1 жовтня відповідного року.

Якщо заявник не може підтвердити документами місце народження, то в графі "Місце народження" поновленого актового запису про народження вказується той населений пункт, у якому розташований відділ державної реєстрації актів цивільного стану, що складає поновлений запис, про що зазначається у графі "Для відміток".

3.11. На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (додаток 12).

3.12. У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України вказуються:

коли і ким подана заява про поновлення актового запису;

який конкретно актовий запис необхідно поновити;

які документи були подані заявником та зібрані відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України (перелічити документи);

що встановлено за результатами перевірки;

причини відмови в поновленні актового запису;

роз'яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку.

3.13. Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складання, крім випадків, встановлених в абзацах третьому - п’ятому цього пункту.

Якщо актовий запис цивільного стану, який поновлюється, було складено в іншому органі державної реєстрації актів цивільного стану України, висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами не пізніше наступного робочого дня з дня складання висновку надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання.

У разі якщо втрачено актовий запис цивільного стану, складений компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок поновлення, відмінний від передбаченого законодавством України, а також у разі якщо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземної держави неможливо (відповідь не надходить тривалий час, стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

У разі якщо неможливо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану у зв’язку зі зберіганням актових записів цивільного стану на тимчасово окупованій території України, актовий запис цивільного стану поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, які проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

Про поновлення актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляються відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Якщо поновлено актовий запис цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

У разі отримання повідомлення про поновлення актового запису цивільного стану відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у строк, передбачений пунктом 1.11 розділу I, вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

До матеріалів справи долучається повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану. Перевірка наявності поновленого актового запису цивільного стану проводиться з урахуванням місцевості та періоду проживання в Україні особи, відносно якої поновлюється актовий запис.

Про поновлення актового запису цивільного стану не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У такому разі у графі "Для відміток" поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

3.15. Кожен примірник поновленого актового запису цивільного стану нумерується одним і тим самим номером. Нумерація поновлених актових записів кожного виду реєстрації актів цивільного стану починається з першого номера і ведеться послідовно впродовж року.

Поновлений актовий запис про народження включається до окремої книги державної реєстрації поновлених актових записів про народження, а всі інші види актових записів цивільного стану включаються в одну книгу поновлених записів поточного року. Нумерація кожного виду поновлених актових записів цивільного стану ведеться окремо.

3.16. На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану для вручення. На свідоцтві проставляються штампи "Запис поновлено" та "Повторно".

У разі якщо поновлено актовий запис цивільного стану щодо особи, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначається дата смерті цієї особи. У таких випадках замість свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану може бути виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

3.17. Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

IV. Анулювання актових записів цивільного стану

4.1. Заява про анулювання актового запису цивільного стану за встановленою формою подається заінтересованою особою до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 13).

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про анулювання актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Поновлений або повторно складений актовий запис цивільного стану може бути також анульований з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким виявлено первинний актовий запис за заявою заінтересованої особи.

Реєстрація заяв про анулювання актового запису цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.

4.2. Разом із заявою про анулювання актового запису цивільного стану подаються:

свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, яке підлягає анулюванню;

інші документи.

У разі анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану заявник додає письмове пояснення стосовно проведення подвійної державної реєстрації актового запису цивільного стану.

4.3. Анулювання поновлених або повторно складених актових записів цивільного стану проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі виявлення первинного актового запису і за відсутності спору між заінтересованими особами.

Поновлені актові записи цивільного стану також підлягають анулюванню, якщо їх складання було проведено всупереч зібраним матеріалам або з порушенням встановленого порядку поновлення актових записів цивільного стану.

При виявленні повторно складеного актового запису цивільного стану анулюванню підлягає актовий запис, який складений пізніше.

За наявності спору між заінтересованими особами питання про анулювання поновлених або повторно складених актових записів вирішується у судовому порядку.

4.4. Актовий запис цивільного стану може бути анульований на підставі:

рішення суду;

висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, складеного у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, за заявою заінтересованої особи.

висновку дипломатичного представництва або консульської установи України про анулювання первинного актового запису цивільного стану.

Анулювання актових записів цивільного стану на підставі рішення суду проводиться без складання висновку. В інших випадках складання висновку про анулювання або відмову в анулюванні актового запису цивільного стану обов'язкове.

4.6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України анулює первинні актові записи цивільного стану на підставі рішення суду про:

анулювання актового запису цивільного стану;

визнання шлюбу недійсним;

визнання шлюбу неукладеним;

визнання розірвання шлюбу фіктивним;

скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення померлою у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України. Актовий запис про розірвання шлюбу анулюється на підставі рішення суду про скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою у разі поновлення шлюбу за спільною заявою подружжя.

4.7. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України розглядає заяву заінтересованої особи про визнання шлюбу недійсним та складає висновок про анулювання актового запису про шлюб, якщо шлюб зареєстрований:

з особою, яка одночасно перебуває в іншому зареєстрованому шлюбі;

між особами, які є родичами прямої лінії споріднення, а також між рідними братом і сестрою;

з особою, яка визнана недієздатною.

У зазначених випадках актовий запис про шлюб анулюється незалежно від смерті осіб, з якими було зареєстровано шлюб.

Якщо шлюб зареєстровано з особою, яка вже перебуває в іншому шлюбі, то в разі припинення попереднього шлюбу до анулювання актового запису щодо повторного шлюбу зазначений повторний шлюб стає дійсним з моменту припинення попереднього шлюбу. Про це робиться відповідна відмітка в першому та другому примірниках актового запису про шлюб.

Наявність одночасного перебування в іншому зареєстрованому шлюбі має бути підтверджена витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян або копіями відповідних актових записів про шлюб. Родинні стосунки також мають бути підтверджені документально.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

У цих випадках складається висновок про анулювання актового запису про шлюб, який є недійсним відповідно до статті 39 Сімейного кодексу України, що разом із зібраними документами не пізніше наступного робочого дня з дня його складання надсилається для виконання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 14).

За відсутності документів, які підтверджують зазначений факт, складається висновок про відмову.

4.9. Другий примірник висновку про анулювання актового запису або про відмову в цьому видається заявнику.

4.10. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис цивільного стану, не пізніше наступного робочого дня з дня його анулювання письмово повідомляє про це заінтересовану особу за формою, наведеною в додатку 16.

4.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України, рішення суду в актовому записі цивільного стану, що підлягає анулюванню, у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня його складання або отримання, робиться відмітка або проставляється такий штамп:

що засвідчується печаткою відділу.

4.12. Одночасно із прийняттям рішення щодо анулювання актового запису цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться анулювання актового запису цивільного стану, приймає рішення щодо вилучення і повернення відповідного свідоцтва відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню.

У разі вилучення свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану анулюється і знищується відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, який анулюється у встановленому законодавством порядку. Анулювання та знищення вилученого свідоцтва здійснюють відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться анулювання актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України.

4.14. Якщо анулювання актового запису про шлюб або розірвання шлюбу було проведено не за місцем проживання колишнього подружжя, відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем їх проживання на підставі отриманого повідомлення про анулювання актового запису робить відповідні відмітки в паспорті у формі книжечки, якщо вони звертаються із зазначеного питання.

4.16. У разі анулювання актового запису про розірвання шлюбу у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, в актовому записі про шлюб цього самого дня робиться відмітка або проставляється штамп про анулювання актового запису про розірвання шлюбу:

що засвідчується печаткою відділу.

Якщо актовий запис про шлюб зберігається не за місцем складання актового запису про розірвання шлюбу, який анульовано, для проставлення аналогічної відмітки не пізніше наступного робочого дня з дня його анулювання надсилається повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 19).

ВИСНОВОК
про внесення змін до актового запису цивільного стану

ПОВІДОМЛЕННЯ
про внесення змін до актового запису цивільного стану

ПОВІДОМЛЕННЯ
про внесення змін до актового запису про народження у зв'язку з усиновленням

ПОВІДОМЛЕННЯ
про внесення змін та доповнень до актового запису про народження у зв'язку з визнанням батьківства

ПОВІДОМЛЕННЯ
про зміну призовниками і військовозобов’язаними прізвища, власного імені, по батькові, а також зміну інших даних

ПОВІДОМЛЕННЯ
про визнання батьківства

{Додаток 12 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 709/5 від 10.05.2012}

ВИСНОВОК
про поновлення актового запису цивільного стану

ВИСНОВОК
про анулювання актового запису про шлюб, який є недійсним

ВИСНОВОК
про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану

ПОВІДОМЛЕННЯ
про анулювання актового запису цивільного стану

ПОВІДОМЛЕННЯ
про анулювання актового запису цивільного стану

ПОВІДОМЛЕННЯ
про анулювання актового запису цивільного стану

ПОВІДОМЛЕННЯ
про анулювання актового запису цивільного стану