Про затвердження Інструкції з організації відвідування державних архівних установ

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 870, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації відвідування державних архівних установ, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 11 липня 2014 року № 1117/5 «Про затвердження Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 14 липня 2014 року за № 810/25587.

3. Сектору архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

ІНСТРУКЦІЯ
з організації відвідування державних архівних установ

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до організації відвідування державних архівних установ (далі - архіви) громадянами України, у тому числі народними депутатами України, їх помічниками-консультантами, посадовими особами, представниками юридичних осіб, іноземцями та особами без громадянства.

2. Відвідування архівів здійснюється з дотриманням пропускного та внутрішньооб’єктового режиму, встановленого цією Інструкцією, іншими актами законодавства, виданими на їх виконання нормативно-правовими актами Мін’юсту, Укрдержархіву та іншими органами виконавчої влади.

Архіви, що провадять діяльність, пов’язану з державною таємницею, керуються цією Інструкцією з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

3. Відповідно до цієї Інструкції архіви визначають порядок оформлення документів для відвідування архіву, правила доступу до приміщень архіву з урахуванням режиму роботи архіву та можливості розподілу його приміщень на зони доступу відповідно до їх призначення (розміщення архівосховищ, робочих кімнат, читального залу (сектору користування документами) тощо з метою упорядкування правил відвідування та створення сприятливих умов для відвідувачів.

4. З метою забезпечення дотримання пропускного та внутрішньооб’єктового режиму в архівах функціонують бюро перепусток та пост охорони.

5. Вхід відвідувачів до приміщень архіву основного призначення, визначених пунктом 11 розділу II Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 250/26695, з господарськими та спортивними сумками, валізами та іншими крупногабаритними речами не дозволяється.

Адміністрація архіву створює умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву основного призначення заборонений.

6. Внесення (ввезення)/винесення (вивезення) до/з архіву документів, інших культурних та матеріальних цінностей здійснюється за дозволом керівника архіву.

II. Організація пропускної системи

1. Відвідування архіву здійснюється за пред’явленням особою документа, що дає право на вхід до приміщень архіву.

2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія», що пред’являється (надається) особою через цей вебпортал.

3. Документами, що дають право на вхід до приміщень архіву, є:

1) службове посвідчення працівника Укрдержархіву, службове посвідчення працівника архіву (електромагнітна картка);

2) перепустка до читального залу архіву в електронній або паперовій формі (сектору користування документами), форма яких наведена в додатках 1, 2 до цієї Інструкції;

3) разова перепустка, форма якої наведена в додатку 3 до цієї Інструкції,- для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань;

4) службові посвідчення осіб, зазначених у пункті 4 розділу II цієї Інструкції.

4. Мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями при виконанні ними службових обов’язків:

1) народні депутати України, помічники-консультанти народних депутатів України або посадові особи, які мають право безперешкодного доступу;

2) працівники правоохоронних органів (на підставі ухвали слідчого судді, суду);

3) співробітники фельд’єгерського зв’язку, спецзв’язку та інших відомств, які доставляють документи, у тому числі з обмеженим доступом, при пред’явленні реєстру на доставку та отримання документів з обмеженим доступом;

4) працівники аварійно-рятувальних та пожежно-рятувальних підрозділів Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту, медичні служби тощо у разі виникнення надзвичайної ситуації та для ліквідації її наслідків (у супроводі працівника охорони). У разі необхідності доступу цих працівників до приміщень архіву основного призначення у позаробочий час черговий на посту охорони складає акт (службову записку, доповідну записку) у довільній формі, який підписує представник відповідного підрозділу (служби) після завершення зазначених заходів.

5. Мають право проходити до приміщень особи за списком, затвердженим керівником архіву, після пред’явлення документа, що посвідчує особу.

6. Іноземці та особи без громадянства допускаються до приміщень архіву на загальних підставах з урахуванням вимог, визначених абзацом другим пункту 2 розділу І цієї Інструкції.

7. У разі відсутності у відвідувача документа, що посвідчує особу, документа, що дає право на вхід до приміщень архіву, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), яке пред’являється особою на електронному носії, критерії якого підтримують використання мобільного додатка Порталу Дія (Дія), або у разі закінчення строку його дії доступ до приміщень архіву заборонено.

8. Працівники посту охорони мають бути ознайомлені з цією Інструкцією під підпис.

9. Допуск працівників та відвідувачів архіву в позаробочий час, вихідні та святкові дні відбувається на підставі наказу керівника архіву.

III. Оформлення документів для відвідування архіву

1. Особи, не зазначені в пунктах 4, 5 розділу II цієї Інструкції, для відвідування архіву на підставі документа, що посвідчує особу, отримують перепустку до читального залу архіву або разову перепустку.

2. На підставі документа, що посвідчує особу, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія», заяви користувача та його фотографії оформлюється перепустка до читального залу архіву. Оформлення перепустки до читального залу архіву здійснює завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов’язки.

Якщо в архіві впроваджена електронна система доступу, користувачеві на його вимогу оформлюється пластикова перепустка до читального залу архіву, що надає можливість доступу до приміщень архіву.

Пластикова перепустка до читального залу архіву оформлюється на місці у разі наявності в архіві необхідного обладнання. Якщо виготовлення пластикової перепустки до читального залу архіву замовляється в сторонній організації, така перепустка виготовляється відповідно до умов договору та надається користувачеві після її надходження до архіву.

Пластикова перепустка до читального залу архіву може мати штрих-код, який надає можливість ведення електронної справи користувача читального залу архіву.

Оформлення пластикової перепустки до читального залу архіву є платною послугою, вартість якої визначається архівом.

Якщо в архіві відсутні електронна система доступу та/або можливість виготовлення пластикової перепустки до читального залу архіву, здійснюється запис у журналі (книзі) реєстрації та видається безоплатна паперова перепустка до читального залу архіву.

Пластикова і паперова перепустки видаються строком на один рік та продовжується за необхідності.

Перереєстрація користувача здійснюється у разі зміни його персональних даних або в разі впровадження електронної системи доступу та можливості заміни паперової перепустки до читального залу архіву на пластикову.

У разі втрати перепустки до читального залу архіву користувач за необхідності звертається до архіву для її переоформлення.

3. Разова перепустка видається особам, які прибули у відрядження, працівникам, ремонтних та інших організацій, що обслуговують архів відповідно до укладених договорів, працівникам, прийнятим на роботу і яким ще не оформлена постійна перепустка.

Разову перепустку замовляє керівник архіву, його заступник, інші співробітники архіву особисто. Перелік працівників, які мають право замовляти тимчасові (разові) перепустки, затверджується наказом керівника архіву.

Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, підлягає поверненню черговому на посту охорони при виході відвідувача з архіву.

Разова перепустка оформлюється співробітником бюро перепусток або особою, на яку покладено цей обов’язок наказом керівника архіву. Нумерація цих перепусток здійснюється у валовому порядку в межах одного календарного року. Разова перепустка дійсна лише за наявності паспорта громадянина України або іншого документа, що посвідчує особу з фотокарткою або відцифрованим образом обличчя.

Облік пластикових перепусток до читального залу архіву ведеться в електронному реєстрі користувачів державних архівних установ.

Облік паперових перепусток до читального залу архіву та разових перепусток ведеться у журналі (книзі) реєстрації в електронній або паперовій формі, що визначається керівником архіву.

У разі наявності в архіві електронної системи доступу оформлення разової перепустки здійснюється в автоматизованому режимі, що передбачає видавання пластикової картки, яка підлягає поверненню після закінчення терміну її дії.

ІV. Порядок відвідування державних архівних установ з метою вивезення (винесення) / ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, що належать архіву

1. Вивезення (винесення) / ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, що належать архіву, дозволяється на підставі перепустки на вивезення (винесення)/ ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, виданої з урахуванням пункту 6 розділу І цієї Інструкції, форма якої наведена в додатку 4 до цієї Інструкції.

2. Оформлення і видавання перепустки на вивезення (винесення) / ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, що належать архіву, здійснюються працівником (працівниками) архіву, на якого (яких) наказом керівника архіву покладено цей обов’язок.

Нумерація цих перепусток здійснюється у валовому порядку в межах одного календарного року. Облік ведеться у спеціальному журналі в електронній або паперовій формі, що визначається керівником архіву.

3. Черговий на посту охорони зобов’язаний перевірити вантаж та транспортний засіб на відповідність супровідним документам, у тому числі перепустці на вивезення (винесення) / ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, з метою запобігання їх несанкціонованого вивезення (винесення). Відповідність засвідчується підписом чергового у перепустці.

У разі виявлення факту або наявності підозри несанкціонованого вивезення (винесення) / ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей черговий на посту охорони звертається до керівництва архіву для прийняття відповідних рішень.

V. Порядок в’їзду (виїзду) транспорту на територію архіву

1. Безперешкодний в’їзд на територію архіву дозволяється:

автомобілям за списком, який затверджується керівником архіву, та передається на пост охорони.

спеціалізованим транспортним засобам фельд’єгерського зв’язку, спецзв’язку та інших відомств для доставки службової кореспонденції.

2. Автомобілі, яким дозволено в’їзд на територію архіву, безперешкодно заїжджають (виїжджають) упродовж робочого часу. В’їзд (виїзд) транспорту у святкові та вихідні дні, позаробочий час дозволяється на підставі наказу керівника архіву.

3. Документом, що дає право на в’їзд (виїзд) на територію архіву транспорту з вантажем є перепустка на вивезення (винесення) / ввезення (внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, що належать архіву.

4. Пропуск на територію архіву автомобілів працівників аварійно-рятувальних та пожежно-рятувальних підрозділів Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту, медичних служб тощо у разі виникнення надзвичайної ситуації та для ліквідації її наслідків здійснюється безперешкодно за пред’явленням службового посвідчення у супроводі працівника охорони.

5. Спеціалізовані санітарні автомобілі бригад екстреної медичної допомоги, що прибули для надання медичної допомоги за викликом працівників архіву, пропускаються на територію архіву безперешкодно за умови попередження керівництвом архіву чергового на посту охорони.

ФОРМА
пластикової перепустки до читального залу архіву

ФОРМА
паперової перепустки до читального залу архіву

ФОРМА
разової перепустки

ФОРМА
перепустки на вивезення (винесення)/ввезення(внесення) архівних документів, інших культурних та матеріальних цінностей, що належать архіву