Про затвердження Порядку організації роботи з оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення дипломатичних та службових паспортів України

Відповідно до Указу Президента України від 12 травня 2015 року № 264 «Про дипломатичний та службовий паспорти України» НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок організації роботи з оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення дипломатичних та службових паспортів України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату МЗС та керівникам закордонних дипломатичних установ України організувати вивчення працівниками Порядку та забезпечити неухильне дотримання його вимог.

3. Департаменту консульської служби подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків координує роботу Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ПОРЯДОК
організації роботи з оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення дипломатичних та службових паспортів України

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає процедуру оформлення, видачі, обміну, повернення державі, зберігання та знищення дипломатичних та службових паспортів України (далі - паспорт).

2. Оформлення, видача, обмін, повернення державі, зберігання та знищення паспортів здійснюються підрозділом Департаменту консульської служби (далі - ДКС), відповідальним за паспортну роботу.

3. Прийом клопотань, подань та листів, передбачених цим Порядком, а також видача паспортів, їх отримання на зберігання та формування заяви-анкети для внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру у зв’язку з оформленням паспорта (далі - заява-анкета) та отримання біометричних даних особи, на ім’я якої він оформлюється, здійснюються у визначені ДКС робочі дні та години у спеціально відведених службових приміщеннях.

4. Клопотання, подання та листи, передбачені цим Порядком, підлягають обов’язковій реєстрації ДКС у системі автоматизованого документообігу.

5. Облік паспортів здійснюється у Реєстрі дипломатичних (службових) паспортів України (додаток 1).

II. Оформлення паспортів

1. Для оформлення паспорта до ДКС подаються документи, передбачені пунктом 7 Положення про дипломатичний паспорт України, затвердженого Указом Президента України від 12 травня 2015 року № 264 (далі - Положення про дипломатичний паспорт), або пунктом 6 Положення про службовий паспорт України, затвердженого Указом Президента України від 12 травня 2015 року № 264 (далі - Положення про службовий паспорт).

2. Під час прийому клопотань перевіряються наявність усіх необхідних документів та правильність їх заповнення.

3. Рішення про оформлення дипломатичного паспорта України особам, зазначеним у підпунктах 4, 5 пункту 5 та пункту 6 Положення про дипломатичний паспорт, приймається Міністром закордонних справ України у строк до трьох робочих днів з дати реєстрації клопотання у МЗС.

Оформлення дипломатичного паспорта України особам, зазначеним у підпункті 4 пункту 5 Положення про дипломатичний паспорт, здійснюється на підставі особистого клопотання таких осіб.

Оформлення дипломатичного паспорта України особам, зазначеним у підпункті 5 пункту 5 Положення про дипломатичний паспорт, здійснюється за письмовим клопотанням структурного підрозділу МЗС згідно із зразком (додаток 2), відповідального за роботу з персоналом, за погодженням із заступником Міністра закордонних справ України, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків координує роботу ДКС, а також за умови подання документів, передбачених відповідно підпунктами 1, 3-5 пункту 7 Положення про дипломатичний паспорт, заяви (додаток 3), відомостей про особу (додаток 4).

Оформлення дипломатичного паспорта України особам, зазначеним у пункті 6 Положення про дипломатичний паспорт, здійснюється за письмовим клопотанням керівника або заступника керівника державного органу, установи чи організації про оформлення заявникові дипломатичного паспорта за умови отримання МЗС окремого письмового дозволу Президента України.

Рішення щодо оформлення паспорта на ім’я інших осіб приймається директором або заступником директора ДКС у строк до трьох робочих днів з дати реєстрації клопотання згідно із зразком (додаток 5) у ДКС за умови подання документів, передбачених пунктом 7 Положення про дипломатичний паспорт та пунктом 6 Положення про службовий паспорт.

Рішення, передбачені цим пунктом, оформляються зазначеними особами шляхом накладення резолюції.

4. Оформлення паспортів працівникам дипломатичної служби для виїзду у службове відрядження за кордон, для виїзду в довготермінове відрядження до закордонної дипломатичної установи (далі - ЗДУ) чи секретаріатів міжнародних організацій за квотою України та членам їх сімей здійснюється за клопотанням структурного підрозділу МЗС, відповідального за роботу з персоналом, за погодженням із заступником Міністра закордонних справ України, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків координує роботу ДКС згідно із зразками (додатки 6, 7), а також за умови подання документів, передбачених відповідно підпунктами 1, 3 та 5 пункту 7 Положення про дипломатичний паспорт та підпунктами 1, 3 та 5 пункту 6 Положення про службовий паспорт.

У разі оформлення паспорта члену сім’ї працівника дипломатичної служби додатково подається документ, що підтверджує родинний зв’язок з таким працівником (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження, рішення суду або органу опіки і піклування).

Для оформлення паспорта дитині працівника дипломатичної служби, яка не досягла 16-річного віку, додатково подається заява (додаток 8) від другого з батьків про оформлення паспорта у разі, коли він не направляється в довготермінове відрядження до ЗДУ разом з працівником дипломатичної служби.

Заява від другого з батьків не вимагається, якщо він є іноземцем, особою без громадянства або за наявності оригіналу або засвідченої в установленому порядку копії одного з таких документів:

свідоцтва про смерть другого з батьків;

рішення суду про позбавлення батьківських прав другого з батьків;

рішення суду про визнання другого з батьків безвісно відсутнім;

рішення суду про визнання другого з батьків недієздатним.

У разі оформлення паспорта на ім’я працівників дипломатичної служби або членів їх сімей, які направляються у довготермінове відрядження до ЗДУ чи секретаріатів міжнародних організацій за квотою України або займають там посаду на момент подання клопотання про оформлення паспорта, додатково подається заява особи (законного представника) про внесення відмітки про займану посаду або родинний зв’язок з працівником дипломатичної служби згідно із зразками (додатки 9-11).

5. Паспорт на ім’я дитини працівника дипломатичної служби оформлюється на п’ять років або до досягнення нею 18-річного віку.

6. Після прийняття рішення про оформлення паспорта особа, на ім’я якої оформлюється паспорт, запрошується для отримання біометричних даних та засвідчення інформації, внесеної до заяви-анкети.

У разі оформлення паспорта особі, яка не досягла 16-річного віку, для засвідчення інформації, внесеної до заяви-анкети, запрошується її законний представник.

У разі оформлення паспорта особі, яка не досягла 12-річного віку, додатково подається одна кольорова фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування.

На підставі заяви особи або її законного представника прізвище та ім’я особи, на ім’я якої оформлюється паспорт, вносяться до заяви-анкети латинськими літерами відповідно до їх написання в паспорті громадянина України для виїзду за кордон, копія якого додається до заяви.

7. Персоналізовані та доставлені до МЗС паспорти оприбутковуються на склад МЗС та передаються до ДКС протягом одного робочого дня.

Реквізити отриманих паспортів та інформація, що міститься у клопотаннях про їх оформлення та видачу, вносяться до Реєстру дипломатичних (службових) паспортів України.

8. Внесення до паспорта відмітки про займану посаду чи пост особи, а також про присвоєний дипломатичний ранг Надзвичайного і Повноважного Посла здійснюється на підставі окремої заяви такої особи, до якої додається документ, що це підтверджує (довідка про займану посаду, копія нормативно-правового акта, службове посвідчення). Внесення до паспорта відмітки про родинний зв’язок з особою, яка перебуває на відповідній посаді чи посту, з працівником дипломатичної служби або з особою, якій присвоєно дипломатичний ранг Надзвичайного і Повноважного Посла, здійснюється на підставі окремої заяви особи (законного представника), на ім’я якої оформлюється паспорт. Якщо паспорт містить відмітку з інформацією про попередню посаду особи, така відмітка анулюється шляхом проставлення відповідного штампа.

Внесення до паспорта відмітки про перебування особи на тимчасовому консульському обліку здійснюється ЗДУ на підставі заяви особи (законного представника).

9. Обмін паспорта здійснюється у порядку та строки, встановлені цим Порядком для його оформлення, у разі:

зміни інформації, внесеної до паспорта;

виявлення помилки в інформації, внесеній до паспорта;

закінчення строку дії паспорта;

непридатності паспорта для подальшого використання.

Для оформлення паспорта замість втраченого або викраденого до МЗС додатково подається довідка компетентного органу держави, в якій його втрачено або викрадено.

III. Видача паспортів

1. Паспорт видається уповноваженому представнику відповідного державного органу, установи чи організації, структурного підрозділу МЗС, відповідального за роботу з персоналом, або особі, на ім’я якої його оформлено, напередодні службового відрядження за кордон такої особи, але не раніше п’яти робочих днів до його початку (крім дипломатичних паспортів, оформлених особам, зазначеним у підпунктах 1, 4 і 5 пункту 5 Положення про дипломатичний паспорт).

У разі виїзду особи у відрядження до країни, де передбачена наявність візи, паспорт може бути видано на строк, необхідний для її оформлення.

2. До Реєстру дипломатичних (службових) паспортів України вносяться дата видачі паспорта та відомості про особу, яка його отримала, що засвідчуються підписами цієї особи та уповноваженої особи ДКС.

3. Паспорт, який зберігається в ДКС, видається на підставі письмового подання керівника або заступника керівника відповідного державного органу, установи чи організації згідно із зразком (додаток 12), або копії наказу МЗС про службове відрядження за кордон, або подання структурного підрозділу МЗС, відповідального за роботу з персоналом, у разі направлення особи у довготермінове відрядження до ЗДУ чи для роботи у секретаріаті міжнародної організації за квотою України.

Рішення про видачу паспорта приймається директором ДКС, заступником директора ДКС або керівником підрозділу ДКС, відповідального за паспортну роботу, протягом трьох робочих днів з дати реєстрації подання.

Рішення, передбачені цим пунктом, оформляються зазначеними особами шляхом власноручного накладення письмової резолюції на подання.

Реквізити паспорта, інформація, що міститься у поданні про його видачу, та відомості про особу, яка його отримала, вносяться до Реєстру дипломатичних (службових) паспортів України, а також засвідчуються підписами цієї особи та уповноваженої особи ДКС.

IV. Повернення державі, зберігання та знищення паспортів

1. Паспорти, крім тих, що видані відповідно до підпунктів 1, 4 та 5 пункту 5 Положення про дипломатичний паспорт, підлягають поверненню на зберігання до ДКС у десятиденний строк від дня повернення особи з відрядження в Україну.

2. Паспорт повертається із супровідним листом державного органу, установи чи організації згідно із зразком (додаток 13).

Дата повернення паспорта та реквізити супровідного листа вносяться до Реєстру дипломатичних (службових) паспортів України та засвідчуються підписом уповноваженої особи ДКС.

3. Паспорти зберігаються разом з анкетами «Відомості про особу» виключно у ДКС окремо у металевих шафах (сейфах), установлених в окремих ізольованих приміщеннях, що обладнані надійними засобами захисту від стороннього проникнення. У цих приміщеннях повинен підтримуватися належний волого-температурний режим.

4. Клопотання щодо продовження строку повернення паспорта на зберігання до ДКС, що подається згідно із зразком (додаток 14), обов’язково має містити інформацію про причини, що перешкоджають його своєчасному поверненню.

За результатами розгляду такого клопотання протягом трьох робочих днів директором, заступником директора або керівником підрозділу ДКС, відповідального за паспортну роботу, приймається рішення щодо продовження строку повернення паспорта на зберігання.

Таке рішення оформлюється зазначеними особами шляхом власноручного накладення резолюції на клопотання.

Рішення щодо відмови у продовженні строку повернення паспорта доводиться до відома відповідного державного органу, установи чи організації.

5. У разі неповернення паспорта в установлені Положенням про дипломатичний паспорт та Положенням про службовий паспорт строки, а також у разі отримання ДКС в установленому порядку інформації щодо втрати або викрадення паспорта він вважається недійсним, про що до Адміністрації Державної прикордонної служби України та Українського бюро Інтерполу надсилається повідомлення у встановленому порядку за підписом керівника або заступника керівника ДКС.

У разі виникнення інших обставин, передбачених пунктом 16 Положення про дипломатичний паспорт та пунктом 15 Положення про службовий паспорт, такий паспорт підлягає знищенню.

6. Недійсний паспорт повертається до ДКС протягом місяця з дня виникнення обставин, передбачених пунктом 16 Положення про дипломатичний паспорт та пунктом 15 Положення про службовий паспорт, разом із супровідним листом, передбаченим пунктом 2 цього розділу.

У разі вилучення недійсного паспорта компетентним органом України або іноземної держави до Реєстру дипломатичних (службових) паспортів України вносяться реквізити супровідного листа органу, що передав паспорт до МЗС.

На листи, передбачені цим пунктом, накладається письмова резолюція директора, заступника директора або керівника підрозділу ДКС, відповідального за паспортну роботу, про знищення паспорта.

7. Списання бланків паспортів та знищення недійсних паспортів здійснюються раз на півріччя протягом перших десяти робочих днів наступного місяця комісією у складі не менше трьох посадових осіб.

Комісія складає акт списання бланків дипломатичних (службових) паспортів України (додаток 15) у двох примірниках та акт знищення недійсних дипломатичних (службових) паспортів України у (додаток 16) двох примірниках.

8. Знищення паспортів відбувається у спеціально пристосованих для цього місцях у спосіб, який забезпечує можливість їх повного знищення.

РЕЄСТР
дипломатичних (службових) паспортів України

ЗРАЗОК

ЗАЯВА

ВІДОМОСТІ
про особу, на ім’я якої оформлюється дипломатичний (службовий) паспорт України

ЗРАЗОК

ЗРАЗОК

ЗРАЗОК

ЗАЯВА

ЗАЯВА

ЗАЯВА

ЗАЯВА

ЗРАЗОК

ЗРАЗОК

ЗРАЗОК

АКТ
списання бланків дипломатичних (службових) паспортів України

АКТ
знищення недійсних дипломатичних (службових) паспортів України