Про затвердження Порядку надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України

Відповідно до частини другої статті 5 Закону України «Про дипломатичну службу» та підпункту 27 пункту 11 Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281 (зі змінами), та з метою упорядкування процедури надання відпусток, здійснення відряджень та приватних поїздок працівниками дипломатичної служби, направленими у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 28 листопада 2017 року № 526 «Про затвердження Порядку надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 29 грудня 2017 року за № 1575/31443.

3. Управлінню кадрового менеджменту забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря.

ПОРЯДОК
надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України

І. Загальні положення

1. Цей Порядок встановлює процедуру надання відпусток, здійснення відряджень та приватних поїздок працівниками дипломатичної служби, направленими у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України (далі - ЗДУ).

Умови і тривалість надання відпусток працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження до ЗДУ, визначаються Кодексом законів про працю України та Законом України «Про відпустки».

2. З метою оптимізації доставки дипломатичної пошти працівники ЗДУ, які обіймають дипломатичні посади, під час відрядження/відпустки до м. Київ мають обов’язково доставляти дипломатичну пошту до МЗС та після завершення відрядження/відпустки доставляти дипломатичну пошту до ЗДУ.

II. Порядок надання відпусток працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України

1. Рішення про надання працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження до ЗДУ, відпустки, передбаченої чинним законодавством, приймається керівником установи шляхом видання відповідного наказу.

2. Рішення про надання відпустки, передбаченої чинним законодавством, керівнику ЗДУ приймається Державним секретарем МЗС шляхом накладення відповідної резолюції на зверненні керівника ЗДУ.

З цією метою керівник ЗДУ не пізніше ніж за 5 робочих днів до початку відпустки направляє погоджене відповідним структурним підрозділом апарату МЗС звернення у формі листа на розгляд Державного секретаря МЗС.

Направлення звернення, передбаченого цим пунктом, його погодження та прийняття рішення здійснюється через визначену Державним секретарем МЗС електронну систему, запроваджену в органах дипломатичної служби (далі - ЕС).

3. На підставі рішення Державного секретаря МЗС видається наказ по ЗДУ про надання відпустки її керівнику для здійснення спеціалістом з фінансових питань розрахунків, пов’язаних з відпусткою керівника, який надсилається засобами ЕС до підрозділу апарату МЗС, відповідального за здійснення розрахунків з оплати праці (далі - бухгалтерська служба МЗС).

4. Керівник ЗДУ не пізніше 10 січня затверджує графік відпусток на поточний календарний рік. При складанні графіка відпусток має враховуватись необхідність забезпечення безперервної роботи ЗДУ та взаємозамінюваність працівників.

5. Відповідно до графіка відпусток працівник не пізніше ніж за 10 календарних днів подає керівнику ЗДУ заяву, в якій повідомляє строки відпустки, державу її проведення та намір її проведення разом з членами сім’ї/без членів сім’ї.

6. На підставі поданої заяви видається наказ по ЗДУ про надання відпустки, який надсилається засобами ЕС до бухгалтерської служби МЗС не пізніше ніж за 5 календарних днів до початку відпустки.

7. Бухгалтерська служба МЗС на підставі копії наказу ЗДУ здійснює передбачені Законом України «Про відпустки» розрахунки в національній валюті України та перераховує відповідні кошти на особистий рахунок працівника, відкритий в банку для виплати заробітної плати.

8. У разі хвороби під час відпустки працівник зобов’язаний повідомити керівника ЗДУ про тимчасову непрацездатність до закінчення строку відпустки.

9. На підставі копії листка непрацездатності (відпустка в Україні) або інших підтвердних документів (відпустки в країні перебування або третій країні) вносяться зміни до наказу про відпустку відповідно до статті 11 Закону України «Про відпустки».

Копія відповідного наказу надсилається до бухгалтерської служби МЗС у п’ятиденний строк.

Оригінал листка непрацездатності (у разі хвороби працівника під час проведення відпустки в Україні), оформлений в установленому законодавством порядку, передається до бухгалтерської служби МЗС для здійснення відповідних розрахунків.

10. При розгляді пропозицій від компаній-перевізників ЗДУ та її працівникам необхідно обирати більш економні пропозиції.

11. Вартість проїзду повітряним, наземним, залізничним та водним транспортом оплачується за тарифом економ-класу.

12. Оплата проїзду у відпустку в Україну здійснюється на підставі заяви працівника та виданого наказу по установі відповідно до законодавства України.

13. Працівникам, переведеним з однієї ЗДУ до іншої, відпустка за новим місцем призначення надається з урахуванням часу, відпрацьованого за попереднім місцем роботи.

14. При завершенні довготермінового відрядження ЗДУ не здійснює розрахунків за невикористану відпустку, а в розрахунку-атестаті надається інформація про всі надані відпустки (щорічні основну та додаткову, без збереження заробітної плати, у зв’язку з навчанням тощо).

15. Відпустка або компенсація за невикористану відпустку надається працівнику після повернення в Україну на підставі наказу МЗС та даних, зазначених в розрахунку-атестаті.

16. Розмір компенсаційних виплат в іноземній валюті працівникам дипломатичної служби, направленим в довготермінові відрядження, за час відпусток визначається відповідно до законодавства України.

III. Порядок направлення у відрядження у межах країни перебування, до третіх країн та в Україну працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ

1. Відрядження у межах країни перебування, до третіх країн та в Україну працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до ЗДУ, здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» та наказу Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658.

2. Рішення про надання дозволу на відрядження керівнику ЗДУ до України та третіх країн приймається Державним секретарем МЗС шляхом накладення відповідної резолюції на зверненні керівника ЗДУ.

З цією метою керівник ЗДУ не пізніше ніж за 5 календарних днів до початку відрядження направляє засобами ЕС погодженого відповідним структурним підрозділом апарату МЗС листа з обґрунтуванням на розгляд Державного секретаря МЗС.

На підставі рішення Державного секретаря МЗС видається наказ по ЗДУ про відрядження для здійснення спеціалістом з фінансових питань розрахунків, пов’язаних з відрядженням керівника.

3. Відрядження керівників ЗДУ до інших держав акредитації, а також держав зон відповідальності ЗДУ не потребує погодження з МЗС і здійснюється за наявності необхідних кошторисних призначень на підставі наказу по ЗДУ. Керівники ЗДУ мають інформувати відповідний структурний підрозділ про намір здійснити таке відрядження та протягом трьох робочих днів після його завершення надати письмовий звіт про результати керівникові самостійного структурного підрозділу апарату МЗС.

4. Відрядження керівників ЗДУ у межах країни акредитації (перебування) здійснюється на підставі наказу по ЗДУ.

5. Рішення про відрядження працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до ЗДУ, у межах країни перебування, в Україну та треті країни приймається керівником ЗДУ і оформлюється відповідним наказом.

6. Використання службового транспорту під час відрядження до України або у треті країни здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

IV. Порядок здійснення приватних поїздок в Україну та треті країни працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України

1. Під час перебування у довготерміновому відрядженні керівники та інші працівники ЗДУ мають право на здійснення поїздок у приватних справах до України або третіх країн.

Про зазначені поїздки працівники ЗДУ повинні інформувати керівника ЗДУ до запланованого їх здійснення.

Керівники ЗДУ повідомляють про свої заплановані поїздки у приватних справах до України або третіх країн шляхом направлення листа засобами ЕС до відома керівника відповідного структурного підрозділу апарату МЗС.

2. Виїзд має відбуватися виключно в позаробочий час без використання службового автотранспорту та з додержанням відповідного режиму безпеки. Працівники ЗДУ зобов’язані постійно бути на зв’язку (мобільний телефон, службова електронна пошта).