Про затвердження Порядку здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю та проведення заходів відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю

Відповідно до пункту 4 Завдань і заходів для виконання Державної цільової соціальної програми «Молодь України» на 2021-2025 роки, наведених у додатку 2 до Державної цільової соціальної програми «Молодь України» на 2021-2025 роки, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 02 червня 2021 року № 579, Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для здійснення заходів державної політики з питань молоді та державної підтримки молодіжних та дитячих громадських організацій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2012 року № 116 (із змінами), та Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 09 грудня 2015 року № 1017, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю та проведення заходів відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, що додається.

2. Департаменту молодіжної політики (Бєляєва І.І.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра молоді та спорту України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

ПОРЯДОК
здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю та проведення заходів відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю та проведення заходів відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю з метою підтримки співробітництва української і польської молоді та розбудови дружніх взаємин між народами України і Республіки Польща.

2. Українсько-Польські обміни молоддю здійснюються шляхом участі молоді у проектах, які реалізуються неприбутковими інститутами громадянського суспільства, закладами освіти та комунальними установами, які працюють з молоддю (далі - інститути громадянського суспільства, заклади, установи), та визначаються відповідно до результатів конкурсу, який проводиться Українсько-Польською Радою обміну молоддю (далі - Рада) через національну керуючу установу - Міністерство молоді та спорту, або в окремих заходах, рекомендованих Радою, що проводяться Мінмолодьспортом.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

захід - сукупність дій, спрямованих на забезпечення реалізації положень Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, що реалізуються Мінмолодьспортом та у результаті проведення яких передбачено досягнення конкретного результату протягом визначеного періоду часу;

проект - комплекс заходів, який складається з основної та підготовчої частин, розробляється і здійснюється інститутами громадянського суспільства, закладами, установами та спрямовується на досягнення певної мети і результатів протягом визначеного періоду часу.

ІІ. Принципи реалізації проектів (проведення заходів)

1. Реалізація проектів (проведення заходів) відповідає таким принципам:

неформальна освіта;

рівне партнерство;

активна участь молоді на всіх етапах реалізації проекту (проведення заходу);

ефективне управління молодіжними проектами (заходами);

забезпечення поширення і використання результатів проекту (заходу).

2. Проекти та заходи можуть реалізовуватися залежно від обраної форми обмінів молоддю, зокрема:

молодіжний обмін;

молодіжні зустрічі (конференції, тренінги, фестивалі тощо);

інформаційно-просвітницькі проекти (інформаційні заходи, розповсюдження кращого досвіду через публікації тощо).

ІІІ. Умови організації та проведення конкурсу

1. Рада щороку приймає рішення щодо:

пріоритетних завдань;

строків подання заявок та реалізації проектів;

оголошення конкурсу;

визначення переможців конкурсу і розподілу коштів відповідно до встановлених пріоритетних завдань, умов конкурсу та рекомендацій Мінмолодьспорту.

2. Рішення Ради приймається у вигляді постанови відповідно до Регламенту Ради та розміщується на офіційному веб-сайті Мінмолодьспорту.

3. У тексті оголошення зазначаються:

пріоритетні завдання;

адреса, за якою приймаються заявки;

строки подання заявки;

строки проведення конкурсу.

4. Для участі в конкурсі інститути громадянського суспільства, заклади, установи подають у встановлені Радою строки на своєму бланку до Мінмолодьспорту заявку на участь у конкурсі на реалізацію проекту в рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю відповідно до Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю за формою, наведеною в додатку 1 до цього Порядку.

5. Оголошення про конкурс опубліковується Мінмолодьспортом.

6. Заявки подаються інститутами громадянського суспільства, закладами, установами, зареєстрованими в установленому порядку, у друкованій та електронній формах за адресою, визначеною в оголошенні про проведення конкурсу, разом із копіями установчих документів. Не можуть брати участь у конкурсі інститути громадянського суспільства, заклади, установи, які мають на меті отримання прибутку.

7. Проекти, які подають інститути громадянського суспільства, заклади, установи в рамках конкурсу, мають подаватися лише до Мінмолодьспорту чи Фонду з розвитку системи освіти з місцезнаходженням у Варшаві.

молодіжний обмін: Республіка Польща або Україна;

молодіжні зустрічі (конференції, тренінги, фестивалі тощо): Республіка Польща і Україна (можливість реалізації проектів в обох країнах);

інформаційно-просвітницькі проекти (інформаційні заходи, розповсюдження кращого досвіду через публікації тощо): Республіка Польща і Україна (можливість реалізації проектів в обох країнах).

IV. Умови підготовки і реалізації проектів (проведення заходів)

1. Один проект може тривати не менше 5 та не більше 10 днів, не враховуючи дні приїзду і від'їзду учасників підготовчого етапу та підготовчого візиту реалізації проекту.

5. Участь у підготовчому візиті, який може тривати 2-3 робочих дні, беруть не більше 6 учасників (по 3 особи з кожної країни).

6. Розрахунки витрат, пов’язаних із реалізацією проектів, здійснюються з огляду на таке:

1) валютою для розрахунку витрат, який додається до заявки на реалізацію проекту в рамках здійснення Українсько-Польських обмінів молоддю, визначається євро;

2) етапи реалізації проектів - групування витрат:

основний етап:

витрати на проїзд учасників відшкодовуються у розмірі 100 % вартості проїзду;

витрати, пов’язані з проживанням та харчуванням, здійснюються з розрахунку:

22 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Україні;

у разі якщо в ході реалізації проекту виникає економія бюджетних коштів відповідно до раніше затвердженої статті витрат "проїзд учасників проекту", вони можуть бути спрямовані на реалізацію наступного етапу проекту, у разі його відсутності - на витрати, пов’язані з розповсюдженням інформації про результати проекту;

інші витрати, пов’язані з реалізацією проектів (у тому числі на транспортні послуги у країні, в якій реалізується проект), здійснюються з розрахунку:

10 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Україні;

10 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Республіці Польща;

підготовчий етап:

витрати, пов’язані з підготовкою проекту, становлять 10 % від суми коштів, передбачених на проживання, харчування та інші витрати (по 5 % для кожної країни);

додатковий етап:

витрати, пов’язані з підготовчими візитами для організації проекту (не є обов'язковими, із відповідним обґрунтуванням в заявці), становлять:

на проїзд організаторів - 100 % вартості проїзду;

на проживання та харчування:

22 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Україні;

25 євро на людину на день для проектів, які реалізуються в Республіці Польща;

підсумковий етап реалізації проекту:

витрати, пов’язані з розповсюдженням інформації про досягнуті результати, становлять 15 % від суми коштів, які передбачено на підготовку (без урахування витрат на підготовчий візит), харчування, проживання і інші витрати;

3) для проведення інформаційно-просвітницьких проектів виділяється не більше 1300 євро на проект;

4) спеціалізовані витрати (пов’язані з участю у проекті осіб з інвалідністю, оформленням візових документів) становлять не більше 1500 євро на проект;

5) додатково до заявки також подається детальний розрахунок витрат у національній валюті за статтями витрат, пов'язаними із підготовкою проекту, розповсюдженням інформації про досягнуті результати, інших витрат, пов'язаних з реалізацією проекту, із зазначенням кількості товарів або послуг та їх вартості, відповідно до кошторису витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) за формою, наведеною в додатку 2 до цього Порядку.

7. Інститут громадянського суспільства, заклад чи установа, які визнано переможцями конкурсу, надають Мінмолодьспорту згоду учасників проекту на обробку своїх персональних даних відповідно до законодавства України та статті 8 Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 09 грудня 2015 року № 1017.

V. Умови фінансування проектів

1. Фінансування проектів, які стали переможцями конкурсу, здійснюється Мінмолодьспортом у національній валюті в повному обсязі на весь проект.

2. Обсяг фінансування визначається з урахуванням загального обсягу проекту, затвердженого Радою, в євро за курсом, встановленим Національним банком України на день оголошення конкурсу.

3. Незалежно від місця реалізації проекту та партнерів проекту кошти отримують інститут громадянського суспільства, заклад, установа, які подавали заявку на проект.

У разі, якщо за рішенням керівника закладу, установи, бухгалтерський облік здійснюється через централізовану бухгалтерію, кошти на реалізацію проекту спрямовуються організації, яка є розпорядником бюджетних коштів закладу, установи місцевого бюджету, при цьому зазначена організація виступає третьою стороною договору про реалізацію проекту (проведення заходу).

4. Використання коштів державного бюджету на реалізацію проектів та проведення заходів здійснюється відповідно до Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для здійснення заходів державної політики з питань молоді та державної підтримки молодіжних та дитячих громадських організацій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2012 року № 116 (зі змінами).

5. Для отримання коштів на реалізацію проекту затверджуються кошторис витрат на реалізацію проекту (проведення заходу); кошторис валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) за формою, наведеною в додатку 3 до цього Порядку; положення про реалізацію проекту (проведення заходу) за формою, наведеною в додатку 4 до цього Порядку; календарний план реалізації проектів (проведення заходів) за формою, наведеною в додатку 5 до цього Порядку.

При затвердженні кошторису валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) застосовується курс євро, встановлений Національним банком України на 01 число місяця підписання наказу Мінмолодьспорту на реалізацію проекту.

6. Кошторис витрат на реалізацію проекту складається з урахуванням діючих цін і тарифів на товари та послуги в країні проведення заходу в рамках реалізації проекту, особливостей проекту, принципу економного витрачання бюджетних коштів і максимальної ефективності їх використання та згідно з нормами, визначеними розділом IV цього Порядку.

7. Інститути громадянського суспільства, заклади чи установи яких визнано переможцями конкурсу, за 30 днів до початку реалізації проекту надають до Мінмолодьспорту на затвердження уточнений кошторис витрат на реалізацію проекту (проведення заходу), кошторис валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу) та положення про реалізацію проекту (проведення заходу).

8. Спрямування бюджетних коштів на реалізацію проектів з метою отримання прибутку інститутом громадянського суспільства, закладом, установою не допускається.

9. У разі коли переможець конкурсу письмово відмовляється від реалізації проекту, Мінмолодьспорт повідомляє про це Раду.

10. Якщо передбачені Мінмолодьспорту видатки на забезпечення реалізації Договору між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Польща про Українсько-Польську Раду обміну молоддю після рішення Ради щодо проектів - переможців конкурсу та обсягу витрат на їх реалізацію розподіляються не в повному обсязі, Рада може прийняти рішення щодо оголошення додаткового конкурсу, проведення повторного розгляду проектів - переможців конкурсу та уточнення розподілу коштів на їх реалізацію або проведення заходів Мінмолодьспортом поза конкурсом відповідно до окремих умов, встановлених Радою, відповідно до пункту 6 статті 5 розділу III Регламенту Українсько-польської Ради обміну молоддю, прийнятого Радою 17 червня 2016 року.

11. До заходів, що проводить Мінмолодьспорт, відповідно до окремих умов, встановлених Радою (без проведення конкурсу), застосовуються вимоги, визначені в розділах IV та V цього Порядку.

VI. Звітування

1. Інститути громадянського суспільства, заклади, установи, які визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, після реалізації проекту подають до Мінмолодьспорту фінансовий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) за формою, наведеною в додатку 6 до цього Порядку, та творчий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) за формою, наведеною в додатку 7 до цього Порядку.

2. Фінансовий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) у 15-денний строк після реалізації проекту (проведення заходу) подається інститутами громадянського суспільства, закладами, установами на перевірку та погодження до структурного підрозділу Мінмолодьспорту, відповідального за ведення бухгалтерського обліку.

3. Фінансовий звіт про реалізацію проекту (проведення заходу) подається у двох примірниках, один з яких (з переліком документів, що додаються до фінансового звіту, наведених у пунктах 5, 6 цього розділу) після його затвердження заступником Міністра молоді та спорту відповідно до розподілу функціональних обов’язків зберігається у структурному підрозділі Мінмолодьспорту, відповідальному за ведення бухгалтерського обліку, другий - повертається інститутам громадянського суспільства, закладам, установам з відміткою про їх прийняття.

4. Підтвердні документи до фінансового звіту про реалізацію проекту (проведення заходу) надаються інститутами громадянського суспільства, закладами, установами з метою виконання вимог статей 4, 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", відповідно до яких фінансова звітність має містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій.

5. Інститути громадянського суспільства, заклади, установи додають до фінансового звіту про реалізацію проекту (проведення заходу) копії документів, завірених ними у встановленому порядку, які підтверджують здійснення видатків на реалізацію проекту (проведення заходу) за рахунок коштів державного бюджету, виділених їм за відповідною бюджетною програмою на їхній рахунок, відкритий в органах Державної казначейської служби, а саме:

1) наказ про реалізацію проекту (проведення заходу);

2) договір на реалізацію проекту (проведення заходу);

3) положення про реалізацію проекту (проведення заходу) за формою, наведеною у додатку 4 до цього Положення;

4) план використання бюджетних коштів;

5) список учасників проекту (заходу);

6) паспорти учасників проекту (заходу) (паспорт громадянина України для виїзду за кордон, паспортний документ іноземця) з наявністю відмітки про перетин кордону;

7) договори купівлі-продажу, оренди майна, про надання послуг з додатками (із зазначенням калькуляції витрат та специфікації), в яких зазначаються найменування, місце реєстрації та банківські реквізити постачальника і замовника, назва, строк і місце проведення заходу, найменування товарно-матеріальних цінностей чи послуг, їх кількість, одиниця виміру, ціна за одиницю без податку на додану вартість, сума податку на додану вартість (за наявності), загальна сума до сплати, у тому числі словами.

До договору обов’язково додаються копії витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, витягу з реєстру платників єдиного податку, а також ліцензії надавача послуг, якщо певний вид діяльності підлягає ліцензуванню.

Укладання договорів про надання транспортних послуг на внутрішньообласних маршрутах протяжністю понад 50 км та міжобласних маршрутах здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства інфраструктури України від 20 червня 2012 року № 331 "Про затвердження Типової форми договору про здійснення нерегулярних перевезень пасажирів автомобільним транспортом на внутрішньообласних маршрутах протяжністю понад 50 км та міжобласних маршрутах", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09 липня 2012 року за № 1130/21442 (зі змінами).

До договорів купівлі-продажу, оренди майна, про надання послуг, які укладаються з фізичними особами, додаються копії паспортів фізичних осіб, довідок про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності), відомостей про нарахування та видачу коштів;

8) накладна на отримання товарно-матеріальних цінностей із зазначенням номера та дати видачі довіреності, прізвища матеріально відповідальної особи, а також одиниць виміру, кількості, ціни за одиницю без податку на додану вартість, суми податку на додану вартість (за наявності), загальної вартості отриманих товарів;

9) платіжні доручення, товарні та фіскальні чеки, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти, відомості на видачу готівки, проїзні документи;

10) акти на списання товарно-матеріальних цінностей (канцелярські товари, витратні матеріали, інші малоцінні та швидкозношувані предмети), включаючи первинні документи, що підтверджують розповсюдження (вручення) призів, сувенірів, поліграфічної продукції, аудіо- та відеопродукції чи інформації на електронних носіях, предметів одягу, інших роздаткових матеріалів, підписані уповноваженими посадовими особами;

11) акт приймання-передавання наданих послуг, в якому зазначаються найменування, місце реєстрації та банківські реквізити постачальника і замовника, дата і місце надання послуг, а також зміст та обсяги господарської операції, одиниці їх виміру (у натуральному та/або вартісному вимірі), кількість, ціна за одиницю без податку на додану вартість, сума податку на додану вартість, загальна вартість наданих послуг.

6. В акті приймання-передавання послуг залежно від виду наданих послуг обов’язково вказується інформація про:

харчування - місцезнаходження приміщення, де надавались послуги, кількість осіб, які харчувались, дата надання послуг, вартість харчування однієї особи на добу, вартість харчування відповідної групи осіб на добу, загальна вартість харчування відповідної групи осіб за період реалізації проекту (проведення заходу), в разі придбання продуктів харчування для самостійного приготування їжі в польових умовах - кількість осіб, які харчувались, вартість харчування однієї особи на добу, вартість харчування відповідної групи осіб на добу, загальна вартість харчування відповідної групи осіб за період реалізації проекту (проведення заходу);

проживання - місцезнаходження приміщення, де надавались послуги, відомості про його власника (балансоутримувача), кількість, прізвища та імена осіб, які проживали, дата та час початку і закінчення проживання;

транспортні послуги - марка, модель та реєстраційний номер транспортного засобу, дата та час початку і закінчення надання транспортних послуг, час роботи (у годинах) та фактичний пробіг транспортного засобу за час надання транспортних послуг (у кілометрах);

послуги зв’язку - рахунок оператора зв'язку;

оренду приміщень, територій, споруд, де проводиться проект (захід) - місцезнаходження та площа орендованого приміщення, території, споруди, дата початку і закінчення оренди;

оренду обладнання, оргтехніки, інших товарно-матеріальних цінностей - перелік обладнання, оргтехніки, товарно-матеріальних цінностей (із зазначенням марки та моделі), кількість одиниць кожного найменування, дата приймання-передавання обладнання, оргтехніки, витрати на їх обслуговування та експлуатацію;

поліграфічні послуги - технічні характеристики поліграфічної продукції (формат, кольороподіл, щільність та вид паперу);

інформаційні послуги - найменування телеканала, радіостанції, інтернет-ресурсу, друкованого засобу масової інформації, час виходу та тривалість аудіо-, відеоролика, період розміщення в ефірі, обсяг друкованої інформації, дата її публікації, місце розташування, розміщення носіїв зовнішньої соціальної реклами та інших носіїв інформації, строк розміщення інформації на інших носіях.

7. До актів приймання-передавання наданих послуг обов’язково додаються:

щодо харчування - меню (меню-розкладка) чи інший документ, який містить найменування страв, напоїв та інших продуктів харчування, вихід (вагу) готової страви (напою, продукту), кількість порцій, ціну за порцію, список учасників проекту (заходу), які забезпечувались харчуванням, затверджений керівником інституту громадянського суспільства, закладу, установи, в разі придбання продуктів харчування для самостійного приготування їжі в польових умовах - рахунок (у разі здійснення попередньої оплати), звіт про витрати, що підтверджені відповідними платіжними та розрахунковими документами, зокрема квитанціями, фіскальними або товарними чеками, прибутковими касовими ордерами, іншими розрахунковими документами, що підтверджують здійснення закупівлі товарів, які містять найменування продуктів харчування, одиницю виміру, кількість, ціну за одиницю, загальну вартість отриманих товарів, список учасників проекту (заходу), які забезпечувалися харчуванням, затверджений керівником інституту громадянського суспільства, закладу, установи;

щодо проживання - витяг з карти поселення в готелі або список осіб, що проживали, із зазначенням прізвищ, імен, номерів кімнат та періоду проживання;

щодо транспортних послуг - копії ліцензії з надання послуг з перевезення пасажирів автомобільним транспортом, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу;

щодо оренди приміщень, територій, споруд, де проводиться проект (захід), - акти приймання-передавання приміщення, відомості про його власника (балансоутримувача);

щодо оренди обладнання, оргтехніки, витрати на їх обслуговування та експлуатацію - акти приймання-передавання обладнання, оргтехніки, товарно-матеріальних цінностей;

щодо поліграфічних послуг - зразок виготовленої поліграфічної продукції в одному примірнику;

щодо інформаційних послуг - ефірна довідка (із зазначенням найменування телеканала, радіостанції, часу виходу та тривалості аудіо-, відеоповідомлення), копії сторінок друкованих видань, інтернет-ресурсу, на яких були розміщені інформаційні матеріали, в разі оплати за підготовку інформаційних матеріалів - копії підготовлених матеріалів, перекладів, матеріалів редагування.

11. До творчого звіту додаються:

1) матеріали про реалізацію проекту (проведення заходу) на паперовому (фото) та електронному носіях (фото, відео);

2) копія списку учасників, залучених до реалізації проекту (проведення заходу), який затверджується керівником інституту громадянського суспільства, закладу, установи, за такою формою:

До учасників реалізації проекту (проведення заходу) належать особи, які беруть безпосередню участь у проекті (заході);

3) інформація про учасників, залучених до реалізації проекту (проведення заходу), яка затверджується керівником інституту громадянського суспільства, закладу, установи, за такою формою:

4) зразки поліграфічної, інформаційної, акцидентної продукції, копії публікацій;

5) макети поліграфічної продукції, погоджені Міністерством молоді та спорту України (за наявності), завірені підписом керівника інституту громадянського суспільства, закладу, установи.

12. Мінмолодьспорт із залученням інститутів громадянського суспільства проводить моніторинг реалізації проектів, які отримують фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів у рамках реалізації молодіжних обмінів, згідно з моніторинговим звітом за формою, наведеною в додатку 8 до цього Порядку.

13. Мінмолодьспорт оприлюднює творчі та моніторингові звіти на власному офіційному веб-сайті.

14. Узагальнену інформацію щодо реалізованих проектів (проведених заходів) Мінмолодьспорт подає Раді у визначені нею строки.

{Додаток 2 виключено на підставі Наказу Міністерства молоді та спорту № 705 від 15.02.2018}

КОШТОРИС ВИТРАТ
на реалізацію проекту (проведення заходу)

КОШТОРИС
валютних витрат на реалізацію проекту (проведення заходу)

ПОЛОЖЕННЯ
про реалізацію проекту (проведення заходу)

КАЛЕНДАРНИЙ ПЛАН
реалізації проектів (проведення заходів)

ФІНАНСОВИЙ ЗВІТ
про реалізацію проекту (проведення заходу)

ТВОРЧИЙ ЗВІТ
про реалізацію проекту (проведення заходу)

МОНІТОРИНГОВИЙ ЗВІТ