МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 04.11.2002 N 94/5 ( z0866-02 ) Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 4 листопада 2002 р. за N 867/7155

{ Документ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2804/5 ( z2241-13 ) від 30.12.2013 }

( Перелік вводиться в дію з набранням чинності Сімейним кодексом України згідно з Наказом Міністерства юстиції N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )

ПЕРЕЛІК документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання

--------------------------------------------------------------------------------
|N      | Найменування документів         |Термін       |Термін     |Примітка  |
|статті |                                 |зберігання у |зберігання |          |
|       |                                 |відділі      |у відділі  |          |
|       |                                 |реєстрації   |реєстрації |          |
|       |                                 |актів        |актів      |          |
|       |                                 |цивільного   |цивільного |          |
|       |                                 |стану        |стану      |          |
|       |                                 |Головного    |районного, |          |
|       |                                 |управління   |районного в|          |
|       |                                 |юстиції      |місті,     |          |
|       |                                 |Міністерства |міського   |          |
|       |                                 |юстиції      |(міст      |          |
|       |                                 |України в    |обласного  |          |
|       |                                 |Автономній   |значення)  |          |
|       |                                 |Республіці   |управління |          |
|       |                                 |Крим,        |юстиції    |          |
|       |                                 |обласних,    |           |          |
|       |                                 |Київського   |           |          |
|       |                                 |та Севас-    |           |          |
|       |                                 |топольського |           |          |
|       |                                 |міських      |           |          |
|       |                                 |управлінь    |           |          |
|       |                                 |юстиції      |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|  1    |               2                 |     3       |     4     |  5       |
|------------------------------------------------------------------------------|
|                      1. Керівництво та контроль                              |
|------------------------------------------------------------------------------|
|1      |Копії нормативно-правових актів з|Доки не мине |Доки  не   |          |
|       |питань діяльності державних      |потреба      |   мине    |          |
|       |органів реєстрації актів         |             |  потреба  |          |
|       |цивільного стану (постанов       |             |           |          |
|       |Верховної Ради України, указів   |             |           |          |
|       |Президента України, постанов і   |             |           |          |
|       |розпоряджень Кабінету Міністрів  |             |           |          |
|       |України, наказів Міністерства    |             |           |          |
|       |юстиції України, Головного       |             |           |          |
|       |управління юстиції Міністерства  |             |           |          |
|       |юстиції України в Автономній     |             |           |          |
|       |Республіці Крим, обласних,       |             |           |          |
|       |Київського та Севастопольського  |             |           |          |
|       |міських, районних, районних у    |             |           |          |
|       |містах, міських (міст обласного  |             |           |          |
|       |значення) управлінь юстиції,     |             |           |          |
|       |актів органів місцевого          |             |           |          |
|       |самоврядування та місцевих       |             |           |          |
|       |державних адміністрацій, які     |             |           |          |
|       |стосуються безпосередньої        |             |           |          |
|       |діяльності державних органів     |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного      |             |           |          |
|       |стану)                           |             |           |          |
|       |                                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|2      |Копії наказів Міністерства       |Доки         |Доки не    |Надіслані |
|       |юстиції України, Головного       |не мине      |мине       |для відома|
|       |управління юстиції Міністерства  |потреба      |потреба    |          |
|       |юстиції України в Автономній     |             |           |          |
|       |Республіці Крим, обласних,       |             |           |          |
|       |Київського та Севастопольського  |             |           |          |
|       |міських управлінь юстиції,       |             |           |          |
|       |районних, районних у містах,     |             |           |          |
|       |міських (міст обласного значення)|             |           |          |
|       |управлінь юстиції, розпоряджень  |             |           |          |
|       |органів виконавчої влади,        |             |           |          |
|       |місцевого самоврядування         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|3      |Документи (правила, положення,   |До           |До         |          |
|       |інструкції, методичні            |заміни новими|заміни     |          |
|       |рекомендації, вказівки тощо)     |             |новими     |          |
|       |Міністерства юстиції України,    |             |           |          |
|       |Головного управління юстиції     |             |           |          |
|       |Міністерства юстиції України в   |             |           |          |
|       |Автономній Республіці Крим,      |             |           |          |
|       |обласних, Київського та          |             |           |          |
|       |Севастопольського міських        |             |           |          |
|       |управлінь юстиції                |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|4      |Документи                        | Постійно    | Постійно  |          |
|       |(огляди, інформації тощо) з      |             |           |          |
|       |питань реєстрації актів          |             |           |          |
|       |цивільного стану з іноземцями та |             |           |          |
|       |особами без громадянства         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|5      |Документи (довідки, доповідні    |Постійно     |Постійно   |          |
|       |записки, акти тощо) комплексних, |             |           |          |
|       |цільових, контрольних перевірок  |             |           |          |
|       |роботи державних органів         |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|6      |Документи (довідки, акти,        |5            |5          |За умови  |
|       |службові записки) ревізій        |років        |років      |проведення|
|       |державних органів реєстрації     |             |           |ревізії   |
|       |актів цивільного стану,          |             |           |          |
|       |проведених фінансовими органами  |             |           |          |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|       |               2. Організаційні питання                    |          |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|7      |Положення про відділ реєстрації  |3 роки після |3 роки     |          |
|       |актів цивільного стану та        |заміни новим |після      |          |
|       |розподіл обов'язків між          |             |заміни     |          |
|       |працівниками відділу реєстрації  |             |новим      |          |
|       |актів цивільного стану           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|8      |Плани                            |1 рік        |1 рік      |          |
|       |роботи відділу реєстрації актів  |             |           |          |
|       |цивільного стану                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|9      |Номенклатура                     |До заміни    |До заміни  |          |
|       |справ відділу реєстрації актів   |новою        |новою      |          |
|       |цивільного стану                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|10     |Звіти про                        |5 років      |5 років    |          |
|       |реєстрацію актів цивільного стану|             |           |          |
|       |(форма 97, форма 97-А та додаток |             |           |          |
|       |до неї)                          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|11     |Звіти про витрачання             |Постійно     |Постійно   |На дер-   |
|       |бланків свідоцтв, що видаються   |             |           |жавне     |
|       |державними органами реєстрації   |             |           |зберігання|
|       |актів цивільного стану на        |             |           |не переда-|
|       |підтвердження юридичних фактів в |             |           |ються     |
|       |Україні                          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|12     |Документи (протоколи             |5 років      |5 років    |          |
|       |засідань, рішення тощо)          |             |           |          |
|       |атестаційної, кваліфікаційної    |             |           |          |
|       |комісії                          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|13     |Документи (навчальні             |5 років      |5 років    |          |
|       |програми, плани, довідки,        |             |           |          |
|       |відомості тощо) з питання        |             |           |          |
|       |підвищення ділової кваліфікації  |             |           |          |
|       |працівників відділів реєстрації  |             |           |          |
|       |актів цивільного стану та        |             |           |          |
|       |посадових осіб виконавчих органів|             |           |          |
|       |сільських, селищних, міських     |             |           |          |
|       |(крім міст обласного значення)   |             |           |          |
|       |рад                              |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|14     |Документи (положення,            |До заміни    |До заміни  |          |
|       |перелік, тарифи та інше),        |новими       |новими     |          |
|       |пов'язані з організацією роботи  |             |           |          |
|       |щодо надання працівниками        |             |           |          |
|       |відділів реєстрації актів        |             |           |          |
|       |цивільного стану додаткових      |             |           |          |
|       |платних послуг правового та      |             |           |          |
|       |технічного характеру             |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|15     |Документи                        |3 роки       |3 роки     |          |
|       |(виступи, статті, доповіді тощо) |             |           |          |
|       |з питань правової пропаганди     |             |           |          |
|       |серед населення                  |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|16     |Документи                        |5 років ЕПК  |5 років ЕПК|          |
|       |(огляди, інформації, довідки     |             |           |          |
|       |тощо) узагальнення практики      |             |           |          |
|       |роботи державних органів         |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|17     |Журнал особистого приймання      |5 років      |5 років    |          |
|       |громадян керівником відділу      |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|18     |Журнал обліку звернень громадян, |5 років      |5 років    |          |
|       |що надійшли до відділу відповідно|             |           |          |
|       |до Закону України "Про звернення |             |           |          |
|       |громадян" ( 393/96-ВР )          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|19     |Звернення громадян, що           |             |           |          |
|       |надійшли до відділу реєстрації   |             |           |          |
|       |актів цивільного стану відповідно|             |           |          |
|       |до Закону України "Про звернення |             |           |          |
|       |громадян" ( 393/96-ВР ):         |             |           |          |
|       |а) що містять                    |Постійно     |Постійно   |          |
|       |пропозиції про суттєві зміни в   |             |           |          |
|       |роботі державних органів         |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного      |             |           |          |
|       |стану, усунення недоліків та     |             |           |          |
|       |зловживань;                      |             |           |          |
|       |б) особистого та                 |5 років      |5 років    |          |
|       |другорядного характеру           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|20     |Листування                       |5 років      |5 років    |          |
|       |з органами державної влади,      |ЕПК          |           |          |
|       |місцевого самоврядування,        |             |           |          |
|       |підприємствами, установами,      |             |           |          |
|       |організаціями з питань діяльності|             |           |          |
|       |державних органів реєстрації     |             |           |          |
|       |актів цивільного стану (запити   |             |           |          |
|       |стосовно витребування копій      |             |           |          |
|       |актових записів цивільного стану,|             |           |          |
|       |підтверджень щодо проведеної     |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|       |тощо, відповіді)                 |             |           |          |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|       |         3. Реєстрація актів цивільного стану              |          |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|21     |Книги реєстрації актів про       |75 років     |75 років   |          |
|       |народження                       |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|22     |Медичні довідки та               |-            |3 роки     |          |
|       |списки про народження дітей,     |             |           |          |
|       |заяви про реєстрацію народження  |             |           |          |
|       |дитини                           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|23     |Заяви матерів, які не            |-            |3 роки     |          |
|       |перебувають у шлюбі, щодо        |             |           |          |
|       |внесення відомостей про батька до|             |           |          |
|       |актового запису про народження   |             |           |          |
|       |дитини                           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|24     |Акти, протоколи, довідки,        |-            |20 років   |          |
|       |що представлені у зв'язку з      |             |           |          |
|       |реєстрацією знайденої дитини     |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|25     |Копії рішень органів опіки та    |-            |3 роки     |          |
|       |піклування щодо вирішення питань |             |           |          |
|       |відносно неповнолітніх дітей     |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|26     |Корінці довідок про виплату      |-            |3 роки     |          |
|       |одноразової допомоги у зв'язку з |             |           |          |
|       |народженням дитини               |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|27     |Корінці                          |-            |3 роки     |          |
|       |довідок про реєстрацію народження|             |           |          |
|       |дитини для одержання щомісячної  |             |           |          |
|       |допомоги                         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|28     |Книги реєстрації актів           |75 років     |75 років   |          |
|       |про смерть                       |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|29     |Списки дітей, померлих           |-            |3 роки     |          |
|       |у віці до одного року            |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|30     |Копії                            |-            |3 роки     |          |
|       |повідомлень про померлих дітей у |             |           |          |
|       |віці до 16 років                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|31     |Копії                            |-            |3 роки     |          |
|       |повідомлень про громадян, які    |             |           |          |
|       |померли, для зняття з обліку в   |             |           |          |
|       |Державному реєстрі фізичних      |             |           |          |
|       |осіб - платників податків та     |             |           |          |
|       |інших обов'язкових платежів      |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|32     |Копії                            |-            |3 роки     |          |
|       |рішень судів про оголошення      |             |           |          |
|       |громадянина померлим,            |             |           |          |
|       |установлення факту смерті або    |             |           |          |
|       |реєстрації смерті                |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|33     |Корінці довідок                  |-            |3 роки     |          |
|       |про виплату одноразової допомоги |             |           |          |
|       |у зв'язку зі смертю              |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|34     |Копії списків                    |-            |3 роки     |          |
|       |паспортів, паспортних документів,|             |           |          |
|       |пільгових посвідчень,            |             |           |          |
|       |військово-облікових документів,  |             |           |          |
|       |зданих у зв'язку з реєстрацією   |             |           |          |
|       |смерті померлих громадян         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|35     |Книги                            |75 років     |75 років   |          |
|       |реєстрації актів про шлюб        |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|36     |Заяви                            |-            |3 роки     |          |
|       |громадян про реєстрацію шлюбу, а |             |           |          |
|       |також документи, необхідні для   |             |           |          |
|       |реєстрації шлюбу з іноземцями та |             |           |          |
|       |особами без громадянства         |             |           |          |
|       |(доручення або їх копії, довідки |             |           |          |
|       |про сімейний стан, переклади з   |             |           |          |
|       |витягів паспортів, квитанції про |             |           |          |
|       |сплату держмита тощо)            |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|37     |Заяви про                        | -           |3 роки     |          |
|       |реєстрацію шлюбу осіб, які не    |             |           |          |
|       |з'явилися на призначений їм день |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|38     |Журнал обліку заяв про шлюб      |-            |3 роки     |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|39     |Книги                            |75 років     |75 років   |          |
|       |реєстрації актів про розірвання  |             |           |          |
|       |шлюбу                            |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|40     |Документи про розірвання         |-            |20 років   |          |
|       |шлюбу стосовно подружжя, яке не  |             |           |          |
|       |має (неповнолітніх) дітей; щодо  |             |           |          |
|       |одного із подружжя, якщо другий  |             |           |          |
|       |із подружжя визнаний безвісно    |             |           |          |
|       |відсутнім, визнаний недієздатним,|             |           |          |
|       |засуджений за вчинення злочину до|             |           |          |
|       |позбавлення волі на строк не     |             |           |          |
|       |менше як три роки (заяви,        |             |           |          |
|       |постанови відділу реєстрації     |             |           |          |
|       |актів цивільного стану про       |             |           |          |
|       |розірвання шлюбу, копії вироків  |             |           |          |
|       |суду (виписки з вироків), копії  |             |           |          |
|       |повідомлень про розірвання шлюбу |             |           |          |
|       |для внесення відповідної відмітки|             |           |          |
|       |до актового запису про шлюб,     |             |           |          |
|       |копії повідомлень про доповнення |             |           |          |
|       |актового запису про розірвання   |             |           |          |
|       |шлюбу, квитанції про сплату      |             |           |          |
|       |держмита тощо)                   |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|41     |Документи про                    |-            |20 років   |          |
|       |розірвання шлюбу від подружжя на |             |           |          |
|       |підставі рішень судів (витягів з |             |           |          |
|       |рішень) про розірвання шлюбу     |             |           |          |
|       |(заяви, рішення суду (витяги з   |             |           |          |
|       |рішень), копії повідомлень про   |             |           |          |
|       |розірвання шлюбу для внесення    |             |           |          |
|       |відповідної відмітки до актового |             |           |          |
|       |запису про шлюб, копії           |             |           |          |
|       |повідомлень про доповнення       |             |           |          |
|       |актового запису про розірвання   |             |           |          |
|       |шлюбу)                           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|42     |Заяви осіб, які не               |-            |3 роки     |          |
|       |з'явилися на реєстрацію          |             |           |          |
|       |розірвання шлюбу                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|43     |Журнал обліку                    |-            |3 роки     |          |
|       |заяв про розірвання шлюбу за     |             |           |          |
|       |взаємною згодою подружжя, на     |             |           |          |
|       |підставі рішення (вироку) суду   |             |           |          |
|       |про визнання громадян безвісно   |             |           |          |
|       |відсутніми, недієздатними, а     |             |           |          |
|       |також копії вироків суду (виписки|             |           |          |
|       |з вироків) про засудження        |             |           |          |
|       |громадян до позбавлення волі на  |             |           |          |
|       |строк не менше як три роки       |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|44     |Журнал                           |-            |3 роки     |          |
|       |обліку заяв про розірвання шлюбу |             |           |          |
|       |на підставі рішення суду (витягу |             |           |          |
|       |з рішення) про розірвання шлюбу  |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|45     |Заяви подружжя про поновлення    |-            |3 роки     |          |
|       |шлюбу у разі, якщо з'явився один |             |           |          |
|       |з подружжя, визнаний раніше судом|             |           |          |
|       |безвісно відсутнім, та копія     |             |           |          |
|       |рішення (ухвали) суду про        |             |           |          |
|       |скасування такого рішення        |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|46     |Повідомлення про реєстрацію      |1 рік        |3 роки     |          |
|       |розірвання шлюбу, отримані від   |             |           |          |
|       |інших відділів реєстрації актів  |             |           |          |
|       |цивільного стану                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|47     |Книги реєстрації                 |75 років     |75 років   |Що велися |
|       |актів про встановлення           |             |           |до 2003   |
|       |батьківства                      |             |           |року      |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|48     |Заяви про визнання               |30 років     |30 років   |          |
|       |батьківства та документи,        |             |           |          |
|       |пов'язані з унесенням змін до    |             |           |          |
|       |актового запису про народження   |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|49     |Журнал реєстрації заяв про       |-            |3 роки     |          |
|       |визнання батьківства             |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|50     |Повідомлення                     |-            |3 роки     |          |
|       |про внесення змін та доповнень до|             |           |          |
|       |актового запису про народження, у|             |           |          |
|       |зв'язку з визнанням батьківства  |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|51     |Книги реєстрації актів про       |75 років     |75 років   |          |
|       |переміну прізвища, імені та по   |             |           |          |
|       |батькові                         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|52     |Журнали обліку заяв              |-            |10 років   |          |
|       |громадян про переміну прізвища,  |             |           |          |
|       |імені, по батькові               |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|53     |Документи про                    |-            |10 років   |          |
|       |переміну прізвища, імені, по     |             |           |          |
|       |батькові (заява, витяг з         |             |           |          |
|       |паспорта, копії свідоцтв та      |             |           |          |
|       |актових записів цивільного стану,|             |           |          |
|       |висновок, копії дозволу на       |             |           |          |
|       |реєстрацію, повідомлень про      |             |           |          |
|       |внесення змін до актових записів |             |           |          |
|       |цивільного стану, повідомлень до |             |           |          |
|       |паспортної служби органу         |             |           |          |
|       |внутрішніх справ, військового    |             |           |          |
|       |комісаріату, квитанція про сплату|             |           |          |
|       |держмита та інше)                |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|54     |Книги                            |75 років     |75 років   |          |
|       |реєстрації поновлених актів про  |             |           |          |
|       |народження                       |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|55     |Книги реєстрації                 |75 років     |75 років   |          |
|       |поновлених актів цивільного стану|             |           |          |
|       |(про смерть, одруження,          |             |           |          |
|       |розірвання шлюбу, переміну       |             |           |          |
|       |прізвища, імені, по батькові)    |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|56     |Копії рішень судів про           |-            |5 років    |          |
|       |встановлення фактів реєстрації   |             |           |          |
|       |актів цивільного стану           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|57     |Копії                            |-            |5 років    |          |
|       |рішень судів про усиновлення, про|             |           |          |
|       |скасування усиновлення або       |             |           |          |
|       |визнання його недійсним          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|58     |Повідомлення про внесення змін до|5 років      |5 років    |          |
|       |актових записів про народження у |             |           |          |
|       |зв'язку з усиновленням           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|59     |Повідомлення про внесення змін,  |3 роки       |3 роки     |          |
|       |доповнень та виправлень до       |             |           |          |
|       |актових записів цивільного стану,|             |           |          |
|       |отримані від інших відділів      |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|60     |Копії повідомлень про зміну      |-            |3 роки     |          |
|       |військовозобов'язаними і         |             |           |          |
|       |призовниками прізвища, по        |             |           |          |
|       |батькові у зв'язку з реєстрацією |             |           |          |
|       |шлюбу, розірванням шлюбу,        |             |           |          |
|       |визнанням батьківства            |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|61     |Алфавітні                        |75 років     |75 років   |          |
|       |журнали до книг реєстрації актів |             |           |          |
|       |цивільного стану (за кожним видом|             |           |          |
|       |окремо)                          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|62     |Алфавітні журнали про            |75 років     |75 років   |          |
|       |видане свідоцтво при усиновленні |             |           |          |
|       |на підставі рішення суду         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|63     |Журнали                          |-            |5 років    |          |
|       |обліку заяв про внесення змін,   |             |           |          |
|       |доповнень та виправлень до       |             |           |          |
|       |актових записів цивільного стану |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|64     |Документи про внесення змін,     |-            |10 років   |          |
|       |доповнень та виправлень до       |             |           |          |
|       |актових записів цивільного стану |             |           |          |
|       |(заяви громадян, витяги з        |             |           |          |
|       |паспортів, копії свідоцтв та     |             |           |          |
|       |актових записів цивільного стану,|             |           |          |
|       |висновок, копії повідомлень про  |             |           |          |
|       |внесення змін, виправлень,       |             |           |          |
|       |доповнень до актових записів     |             |           |          |
|       |цивільного стану та інше)        |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|65     |Журнали                          |-            |5 років    |          |
|       |обліку заяв про поновлення       |             |           |          |
|       |втрачених актових записів        |             |           |          |
|       |цивільного стану, у тому числі   |             |           |          |
|       |про реєстрацію народження з      |             |           |          |
|       |пропуском установленого строку   |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|66     |Документи про поновлення         |-            |10 років   |          |
|       |втрачених актових записів        |             |           |          |
|       |цивільного стану (заяви громадян,|             |           |          |
|       |витяги з паспортів, повідомлення |             |           |          |
|       |про відсутність актових записів, |             |           |          |
|       |копії свідоцтв та актових записів|             |           |          |
|       |цивільного стану, висновок та    |             |           |          |
|       |інші) і документи перевірок за   |             |           |          |
|       |заявами про реєстрацію народження|             |           |          |
|       |з пропуском установленого строку |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|67     |Журнали обліку заяв про          |3 роки       |3 роки     |          |
|       |анулювання актових записів       |             |           |          |
|       |цивільного стану                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|68     |Документи про                    |10 років     |10 років   |          |
|       |анулювання актових записів       |             |           |          |
|       |цивільного стану, у тому числі   |             |           |          |
|       |рішення судів (заяви громадян,   |             |           |          |
|       |витяги з паспортів, копії        |             |           |          |
|       |свідоцтв та актових записів      |             |           |          |
|       |цивільного стану, висновок та    |             |           |          |
|       |інше)                            |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|69     |Заяви громадян про видачу        |1 рік        |1 рік      |          |
|       |повторних свідоцтв, довідок про  |             |           |          |
|       |реєстрацію актів цивільного      |             |           |          |
|       |стану, довідок про сімейний стан |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|70     |Журнал обліку виданих довідок про|3 роки       |3 роки     |          |
|       |проведену реєстрацію акта        |             |           |          |
|       |цивільного стану                 |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|71     |Журнал обліку                    |3 роки       |3 роки     |          |
|       |виданих громадянам України та    |             |           |          |
|       |особам без громадянства довідок  |             |           |          |
|       |про сімейний стан для подальшого |             |           |          |
|       |їх використання за кордоном      |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|72     |Свідоцтва, що надійшли з інших   |1 рік        |1 рік      |          |
|       |відділів реєстрації актів        |             |           |          |
|       |цивільного стану для вручення    |             |           |          |
|       |громадянам, та документи,        |             |           |          |
|       |пов'язані з видачею цих свідоцтв |             |           |          |
|       |(супровідні листи, заяви про     |             |           |          |
|       |отримання свідоцтв, квитанції про|             |           |          |
|       |сплату державного мита тощо)     |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|73     |Книги обліку оприбуткування й    |Постійно     |Постійно   |На держав-|
|       |витрачання бланків свідоцтв      |             |           |не збері- |
|       |                                 |             |           |гання не  |
|       |                                 |             |           |передають-|
|       |                                 |             |           |ся        |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|74     |Книги                            |Постійно     |Постійно   |На держав-|
|       |обліку бланків свідоцтв, які     |             |           |не збері- |
|       |видаються керівництвом відділу   |             |           |гання не  |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |передають-|
|       |працівникам відділу              |             |           |ся        |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|75     |Книги обліку                     |Постійно     |Постійно   |На держав-|
|       |оприбуткування й витрачання      |             |           |не збері- |
|       |бланків свідоцтв про народження, |             |           |гання не  |
|       |смерть, шлюб, розірвання шлюбу,  |             |           |передають-|
|       |переміну прізвища, імені, по     |             |           |ся        |
|       |батькові і усиновлення           |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|76     |Книги                            |Постійно     |Постійно   |На держав-|
|       |особових рахунків з обліку       |             |           |не збері- |
|       |бланків свідоцтв                 |             |           |гання не  |
|       |                                 |             |           |передають-|
|       |                                 |             |           |ся        |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|77     |Книги обліку                     |Постійно     |Постійно   |На держав-|
|       |бланків свідоцтв, які надійшли з |             |           |не збері- |
|       |інших відділів реєстрації актів  |             |           |гання не  |
|       |цивільного стану для вручення    |             |           |передають-|
|       |громадянам                       |             |           |ся        |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|78     |Реєстри бланків                  |-            |3 роки     |          |
|       |свідоцтв, виданих виконавчими    |             |           |          |
|       |органами сільської, селищної,    |             |           |          |
|       |міської (міст обласного значення)|             |           |          |
|       |ради                             |             |           |          |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|       |                4. Діловодство та архів                    |          |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|79     |Книги обліку поштових витрат,    |1 рік        |1 рік      |          |
|       |реєстри, квитанції на відправку  |             |           |          |
|       |рекомендованої кореспонденції,   |             |           |          |
|       |акти про відсутність вкладень у  |             |           |          |
|       |конверті                         |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|80     |Справа архівного фонду           |Постійно     |Постійно   |          |
|       |(історичні довідки до фондів,    |             |           |          |
|       |акти перевірки наявності й стану |             |           |          |
|       |документів, акти                 |             |           |          |
|       |приймання-передавання документів |             |           |          |
|       |від структурних підрозділів та на|             |           |          |
|       |держзберігання, акти про         |             |           |          |
|       |виділення документів до знищення,|             |           |          |
|       |про нестачу й непоправні         |             |           |          |
|       |пошкодження документів, огляди   |             |           |          |
|       |фондів, свідоцтва про державну   |             |           |          |
|       |реєстрацію документів            |             |           |          |
|       |Національного архівного фонду)   |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|81     |Журнал обліку книг реєстрації    |Постійно     |Постійно   |          |
|       |актів цивільного стану і         |             |           |          |
|       |метричних книг                   |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|82     |Описи справ:                     |             |           |          |
|       |а) постійного зберігання         |Постійно     |Постійно   |          |
|       |                                 |             |           |          |
|       |б) тимчасового зберігання        |3 роки       |3 роки     |Після     |
|       |                                 |             |           |знищення  |
|       |                                 |             |           |справ     |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|83     |Довідки                          |10 років     |10 років   |          |
|       |обласного державного архіву про  |             |           |          |
|       |підтвердження або відсутність    |             |           |          |
|       |проведеної реєстрації акта       |             |           |          |
|       |цивільного стану, на підставі    |             |           |          |
|       |яких видаються повторні свідоцтва|             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|84     |Копії повідомлень, надісланих    |3 роки       |3 роки     |          |
|       |обласними управліннями юстиції до|             |           |          |
|       |державних архівів, про видачу    |             |           |          |
|       |повторних свідоцтв               |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|85     |Акти про                         |Постійно     |Постійно   |На        |
|       |прийняття, передавання бланків   |             |           |державне  |
|       |свідоцтв                         |             |           |зберігання|
|       |                                 |             |           |не переда-|
|       |                                 |             |           |ються     |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|86     |Акти про знищення                |Постійно     |Постійно   |На        |
|       |бланків свідоцтв, що видаються   |             |           |державне  |
|       |державними органами реєстрації   |             |           |зберігання|
|       |актів цивільного стану на        |             |           |не переда-|
|       |підтвердження юридичних фактів в |             |           |ються     |
|       |Україні                          |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|87     |Акти                             | Постійно    |Постійно   |          |
|       |приймання-передавання документів |             |           |          |
|       |та матеріальних цінностей відділу|             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|       |у зв'язку зі зміною кадрів       |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|88     |Журнали реєстрації вхідних та    |3 роки       |3 роки     |          |
|       |вихідних документів              |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|89     |Акти про                         |Постійно     |Постійно   |На        |
|       |знищення других примірників книг |             |           |державне  |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |зберігання|
|       |у зв'язку з передачею перших     |             |           |не переда-|
|       |примірників до державного архіву |             |           |ються     |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|90     |Акти про передачу на зберігання  |Постійно     |Постійно   |          |
|       |до державного архіву книг        |             |           |          |
|       |реєстрації актів цивільного стану|             |           |          |
|       |та метричних книг                |             |           |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|91     |Журнал                           |Доки не мине |Доки не    |          |
|       |реєстрації копій наказів         |потреба      |мине       |          |
|       |                                 |             |потреба    |          |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|92     |Розносна                         |3 роки       |3 роки     |          |
|       |книга для місцевої кореспонденції|             |           |          |
--------------------------------------------------------------------------------

Директор Департаменту
у справах цивільного
стану громадян В.В.Кунда