МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

N 60/5 від 21.11.2000                Зареєстровано в Міністерстві
                                      юстиції України
                                      21 листопада 2000 р.
                                      за N 846/5067

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 21.11.2000 N 60/5 ( z0845-00 )

( Перелік діє до набрання чинності Сімейним кодексом України згідно з Наказом Міністерства юстиції

N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )

( Перелік документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання втрачає чинність з 01.01.2003 року на підставі Наказу Міністерства юстиції N 94/5 ( z0866-02 ) від 04.11.2002 )

---------------------------------------------------------------------
|  N   |   Найменування документів     |Термін зберігання|  Термін  |
|статті|                               |    у відділі    |зберігання|
|      |                               |реєстрації актів |    у     |
|      |                               | громадянського  |районному,|
|      |                               | стану Головного |районному |
|      |                               |   управління    |в місті,  |
|      |                               |     юстиції     |міському  |
|      |                               |   Міністерства  | (міст    |
|      |                               |юстиції України в|обласного |
|      |                               |   Автономній    |значення) |
|      |                               |Республіці Крим, |управлінні|
|      |                               |    обласних,    | юстиції  |
|      |                               |  Київського та  |          |
|      |                               |Севастопольського|          |
|      |                               |міських управлінь|          |
|      |                               |     юстиції     |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  1   |              2                |        3        |      4   |
|-------------------------------------------------------------------|
|                   1. Керівництво та контроль                      |
|-------------------------------------------------------------------|
|  1   |Копії нормативно-правових актів|  Доки не мине   | Доки не  |
|      |з питань діяльності органів    |    потреба      |   мине   |
|      |реєстрації актів громадянського|                 | потреба  |
|      |стану (постанов Верховної Ради |                 |          |
|      |України, указів Президента     |                 |          |
|      |України, постанов і            |                 |          |
|      |розпоряджень Кабінету Міністрів|                 |          |
|      |України, наказів Міністерства  |                 |          |
|      |юстиції України, Головного     |                 |          |
|      |управління юстиції Міністерства|                 |          |
|      |юстиції України в Автономній   |                 |          |
|      |Республіці Крим, обласних,     |                 |          |
|      |Київського та Севастопольського|                 |          |
|      |міських, районних, районних у  |                 |          |
|      |містах, міських (міст обласного|                 |          |
|      |значення) управлінь юстиції,   |                 |          |
|      |актів органів місцевого        |                 |          |
|      |самоврядування та місцевих     |                 |          |
|      |державних адміністрацій, які   |                 |          |
|      |стосуються безпосередньої      |                 |          |
|      |діяльності органів реєстрації  |                 |          |
|      |актів громадянського стану)    |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  2   |Листи (методичні рекомендації, |  Доки не мине   | Доки не  |
|      |роз'яснення тощо) Міністерства |     потреба     |   мине   |
|      |юстиції України, Головного     |                 | потреба  |
|      |управління юстиції Міністерства|                 |          |
|      |юстиції України в Автономній   |                 |          |
|      |Республіці Крим, обласних,     |                 |          |
|      |Київського та Севастопольського|                 |          |
|      |міських управлінь юстиції      |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  3   |Документи (огляди, інформації  |    Постійно     | Постійно |
|      |тощо) з питань реєстрації актів|                 |          |
|      |громадянського стану з         |                 |          |
|      |іноземцями та особами без      |                 |          |
|      |громадянства                   |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  4   |Документи (довідки, доповідні  |     5 років     |  5 років |
|      |записки тощо) перевірок роботи |                 |          |
|      |органів реєстрації актів       |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  5   |Документи (довідки, акти,      |     5 років     |  5 років |
|      |службові записки) ревізій      |                 |          |
|      |органів реєстрації актів       |                 |          |
|      |громадянського стану,          |                 |          |
|      |проведених фінансовими         |                 |          |
|      |органами                       |                 |          |
|-------------------------------------------------------------------|
|                  2. Організаційні питання                         |
|-------------------------------------------------------------------|
|  6   |Положення про відділ реєстрації|   3 роки після  |  3 роки  |
|      |актів громадянського стану та  |   заміни новим  |  після   |
|      |розподіл обов'язків між        |                 |  заміни  |
|      |працівниками відділу реєстрації|                 |  новим   |
|      |актів громадянського стану     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  7   |Плани роботи відділу реєстрації|      1 рік      |   1 рік  |
|      |актів громадянського стану     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  8   |Звіти про реєстрацію актів     |     5 років     |  5 років |
|      |громадянського стану (форма 97,|                 |          |
|      |форма 97-А та додаток до неї)  |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  9   |Звіти про витрачання бланків   |     Постійно    | Постійно |
|      |свідоцтв про реєстрацію актів  |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  10  |Документи (протоколи засідань, |     5 років     |  5 років |
|      |рішення тощо), пов'язані з     |                 |          |
|      |організацією роботи            |                 |          |
|      |кваліфікаційної комісії        |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  11  |Документи (навчальні програми, |     5 років     |  5 років |
|      |плани, довідки, відомості тощо)|                 |          |
|      |про підвищення ділової         |                 |          |
|      |кваліфікації працівників       |                 |          |
|      |відділів реєстрації актів      |                 |          |
|      |громадянського стану та        |                 |          |
|      |посадових осіб виконавчих      |                 |          |
|      |комітетів сільських, селищних, |                 |          |
|      |міських (крім міст обласного   |                 |          |
|      |значення) рад                  |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  12  |Документи (положення, перелік, |    До заміни    |    До    |
|      |тарифи та інші), пов'язані з   |      новими     |  заміни  |
|      |організацією роботи щодо       |                 |  новими  |
|      |надання працівниками відділів  |                 |          |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану додаткових платних послуг|                 |          |
|      |правового та технічного        |                 |          |
|      |характеру                      |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  13  |Документи (виступи, статті,    |     3 роки      |  3 роки  |
|      |доповіді тощо) щодо правової   |                 |          |
|      |пропаганди серед населення     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  14  |Документи (огляди, інформації, |     3 роки      |  3 роки  |
|      |довідки тощо) узагальнення     |                 |          |
|      |практики роботи органів        |                 |          |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  15  |Номенклатура справ відділу     |    До заміни    |    До    |
|      |реєстрації актів громадянського|      новою      |  заміни  |
|      |стану                          |                 |   новою  |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  16  |Журнал особистого прийому      |     5 років     |  5 років |
|      |громадян керівником відділу    |                 |          |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  17  |Журнал обліку звернень         |     5 років     |  5 років |
|      |громадян, що надійшли до       |                 |          |
|      |відділу відповідно до Закону   |                 |          |
|      |України "Про звернення         |                 |          |
|      |громадян" ( 393/96-ВР )        |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  18  |Звернення громадян, що надійшли|                 |          |
|      |до відділу реєстрації актів    |                 |          |
|      |громадянського стану відповідно|                 |          |
|      |до Закону України "Про звернен-|                 |          |
|      |ня громадян": ( 393/96-ВР )    |                 |          |
|      |-------------------------------+-----------------+----------|
|      |а) що містять пропозиції про   |    Постійно     |    10    |
|      |суттєві зміни в роботі органів |                 |   років  |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану, усунення недоліків та   |                 |          |
|      |зловживань,                    |                 |          |
|      |-------------------------------+-----------------+----------|
|      |б) особистого та другорядного  |     5 років     |  5 років |
|      |характеру                      |                 |          |
|-------------------------------------------------------------------|
|              3. Реєстрація актів громадянського стану             |
|-------------------------------------------------------------------|
|  19  |Книги реєстрації актів про     |     75 років    |    75    |
|      |народження (у тому числі       |                 |   років  |
|      |поновлених записів)            |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  20  |Медичні довідки та списки про  |        -        |  3 роки  |
|      |народження дітей, заяви про    |                 |          |
|      |реєстрацію народження дитини   |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  21  |Заяви матері, яка не перебуває |        -        |  3 роки  |
|      |у шлюбі, про внесення          |                 |          |
|      |відомостей про батька до запису|                 |          |
|      |акта про народження дитини     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  22  |Акти, протоколи, довідки, що   |        -        |    20    |
|      |представлені у зв'язку з       |                 |   років  |
|      |реєстрацією знайденої дитини   |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  23  |Копії рішень органів опіки та  |        -        |  3 роки  |
|      |піклування з питань присвоєння |                 |          |
|      |або зміни дитині прізвища або  |                 |          |
|      |імені                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  24  |Корінці довідок про виплату    |         -       |  3 роки  |
|      |одноразової допомоги у зв'язку |                 |          |
|      |з народженням дитини           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  25  |Корінці довідок про реєстрацію |      -          |  3 роки  |
|      |народження дитини до органів   |                 |          |
|      |соціального захисту            |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  26  |Книги реєстрації актів про     |     75 років    |    75    |
|      |смерть                         |                 |   років  |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  27  |Документи (лікарське свідоцтво,|        -        |  3 роки  |
|      |висновок та інші), які є       |                 |          |
|      |підставою для реєстрації       |                 |          |
|      |смерті, а також списки дітей,  |                 |          |
|      |померлих у віці до одного року |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  28  |Копії рішень судів про         |        -        |  3 роки  |
|      |оголошення громадянина         |                 |          |
|      |померлим, встановлення факту   |                 |          |
|      |смерті або реєстрації смерті   |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  29  |Корінці довідок про виплату    |        -        |  3 роки  |
|      |одноразової допомоги у зв'язку |                 |          |
|      |зі смертю                      |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  30  |Книги реєстрації актів про     |     75 років    |    75    |
|      |одруження                      |                 |   років  |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  31  |Заяви громадян про одруження, а|        -        |  3 роки  |
|      |також документи, необхідні для |                 |          |
|      |реєстрації шлюбу з іноземцями  |                 |          |
|      |та особами без громадянства    |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  32  |Заяви осіб, які не з'явилися на|        -        |  3 роки  |
|      |реєстрацію шлюбу               |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  33  |Журнал обліку заяв про         |        -        |  3 роки  |
|      |одруження                      |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  34  |Книги реєстрації актів про     |     75 років    |    75    |
|      |розірвання шлюбу               |                 |   років  |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  35  |Заяви громадян про розірвання  |         -       |  3 роки  |
|      |шлюбу та документи, пов'язані з|                 |          |
|      |цією реєстрацією (копії рішень |                 |          |
|      |судів (витягів з рішень) про   |                 |          |
|      |розірвання шлюбу, про визнання |                 |          |
|      |громадян безвісно відсутніми,  |                 |          |
|      |недієздатними, а також копії   |                 |          |
|      |вироків суду (виписки з        |                 |          |
|      |вироків) про засудження        |                 |          |
|      |громадян до позбавлення волі на|                 |          |
|      |строк не менше трьох років,    |                 |          |
|      |квитанції про сплату держмита  |                 |          |
|      |тощо)                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  36  |Заяви осіб, які не з'явилися на|        -        |  3 роки  |
|      |реєстрацію розірвання шлюбу    |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  37  |Журнал обліку заяв про         |        -        |  3 роки  |
|      |розірвання шлюбу               |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  38  |Заяви подружжя про поновлення  |        -        |  3 роки  |
|      |шлюбу у випадку, коли з'явився |                 |          |
|      |один з подружжя, визнаний      |                 |          |
|      |раніше судом безвісно          |                 |          |
|      |відсутнім, та копія рішення    |                 |          |
|      |(ухвали) суду про скасування   |                 |          |
|      |такого рішення                 |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  39  |Повідомлення про реєстрацію    |      1 рік      |    -     |
|      |розірвання шлюбу, проведену    |                 |          |
|      |іншими відділами реєстрації    |                 |          |
|      |актів громадянського стану     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  40  |Книги реєстрації актів про     |     75 років    |    75    |
|      |встановлення батьківства       |                 |   років  |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  41  |Заяви про встановлення         |        -        |    20    |
|      |батьківства та документи,      |                 |  років   |
|      |пов'язані з проведенням цієї   |                 |          |
|      |реєстрації                     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  42  |Журнал реєстрації заяв про     |        -        |  3 роки  |
|      |реєстрацію встановлення        |                 |          |
|      |батьківства                    |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  43  |Книги реєстрації актів про     |     75 років    |    75    |
|      |переміну прізвища, імені та по |                 |   років  |
|      |батькові                       |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  44  |Журнали обліку заяв громадян   |        -        |    10    |
|      |про переміну прізвища, імені,  |                 |   років  |
|      |по батькові                    |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  45  |Матеріали про переміну         |        -        |    10    |
|      |прізвища, імені, по батькові   |                 |   років  |
|      |(заява, копії свідоцтв, записів|                 |          |
|      |актів, висновок, повідомлення  |                 |          |
|      |про внесення змін та інші)     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  46  |Книги реєстрації поновлених    |     75 років    |    75    |
|      |актів громадянського стану     |                 |   років  |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  47  |Копії рішень судів про         |        -        | 5 років  |
|      |встановлення фактів реєстрації |                 |          |
|      |актів громадянського стану     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  48  |Копії рішень судів про         |        -        | 5 років  |
|      |усиновлення, про скасування    |                 |          |
|      |усиновлення або визнання його  |                 |          |
|      |недійсним                      |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  49  |Повідомлення про внесення змін |     5 років     |    -     |
|      |до записів актів про народження|                 |          |
|      |у зв'язку з усиновленням       |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  50  |Повідомлення про внесення змін,|      3 роки     |    -     |
|      |доповнень та виправлень до     |                 |          |
|      |записів актів громадянського   |                 |          |
|      |стану, отримані від інших      |                 |          |
|      |відділів реєстрації актів      |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  51  |Алфавітні журнали до книг      |     75 років    |   75     |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |  років   |
|      |стану                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  52  |Журнали обліку заяв про        |        -        |  5 років |
|      |внесення змін, доповнень та    |                 |          |
|      |виправлень до записів актів    |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  53  |Матеріали про внесення змін,   |        -        |  5 років |
|      |доповнень та виправлень до     |                 |          |
|      |записів актів громадянського   |                 |          |
|      |стану                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  54  |Журнали обліку заяв про        |        -        |  5 років |
|      |поновлення втрачених записів   |                 |          |
|      |актів громадянського стану, у  |                 |          |
|      |тому числі про реєстрацію      |                 |          |
|      |народження з пропуском         |                 |          |
|      |установленого строку           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  55  |Документи про поновлення       |        -        |  5 років |
|      |втрачених записів актів        |                 |          |
|      |громадянського стану (заяви,   |                 |          |
|      |повідомлення про відсутність   |                 |          |
|      |записів актів, копії свідоцтв, |                 |          |
|      |висновок та інші) і матеріали  |                 |          |
|      |перевірок за заявами про       |                 |          |
|      |реєстрацію народження з        |                 |          |
|      |пропуском установленого строку |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  56  |Журнали обліку заяв про        |      1 рік      |  1 рік   |
|      |анулювання записів актів       |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  57  |Матеріали про анулювання       |     10 років    |    10    |
|      |записів актів громадянського   |                 |   років  |
|      |стану, у тому числі рішення    |                 |          |
|      |судів                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  58  |Заяви громадян про видачу      |      1 рік      |  1 рік   |
|      |повторних свідоцтв, довідок про|                 |          |
|      |реєстрацію актів громадянського|                 |          |
|      |стану та запити установ,       |                 |          |
|      |організацій та підприємств про |                 |          |
|      |видачу копій записів актів     |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  59  |Журнал обліку та видачі довідок|      1 рік      |  1 рік   |
|      |про проведену реєстрацію акта  |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  60  |Журнал обліку виданих          |      3 роки     |  3 роки  |
|      |громадянам України та особам   |                 |          |
|      |без громадянства довідок про   |                 |          |
|      |сімейний стан для подальшого їх|                 |          |
|      |використання за кордоном       |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  61  |Свідоцтва про реєстрацію актів |       1 рік     |  1 рік   |
|      |громадянського стану, що       |                 |          |
|      |надійшли з інших органів       |                 |          |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану і не були вручені        |                 |          |
|      |заявникам                      |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  62  |Книги обліку оприбуткування й  |     Постійно    | Постійно |
|      |витрачання бланків свідоцтв про|                 |          |
|      |реєстрацію актів громадянського|                 |          |
|      |стану                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  63  |Книги обліку бланків свідоцтв, |     Постійно    | Постійно |
|      |які видаються керівництвом     |                 |          |
|      |відділу реєстрації актів       |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|      |працівникам відділу            |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  64  |Книги обліку оприбуткування й  |     Постійно    | Постійно |
|      |витрачання бланків свідоцтв про|                 |          |
|      |реєстрацію актів громадянського|                 |          |
|      |стану за видами                |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  65  |Книги особових рахунків з      |     Постійно    | Постійно |
|      |обліку бланків свідоцтв        |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  66  |Книги обліку бланків свідоцтв, |     Постійно    | Постійно |
|      |які надійшли з інших відділів  |                 |          |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану для вручення громадянам  |                 |          |
|-------------------------------------------------------------------|
|                      4. Діловодство та архів                      |
|-------------------------------------------------------------------|
|  67  |Книги обліку поштових витрат,  |       1 рік     |  1 рік   |
|      |квитанції на відправку         |                 |          |
|      |рекомендованої кореспонденції  |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  68  |Справа архівного фонду, описи  |     Постійно    | Постійно |
|      |документів                     |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  69  |Довідки обласного державного   |     10 років    |    10    |
|      |архіву про підтвердження або   |                 |   років  |
|      |відсутність проведеної         |                 |          |
|      |реєстрації акта громадянського |                 |          |
|      |стану, на підставі яких        |                 |          |
|      |видаються повторні свідоцтва   |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  70  |Копії повідомлень, надісланих  |     3 роки      |  3 роки  |
|      |обласними управліннями юстиції |                 |          |
|      |до державних архівів про видачу|                 |          |
|      |повторних свідоцтв про         |                 |          |
|      |реєстрацію актів громадянського|                 |          |
|      |стану                          |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  71  |Акти про прийняття бланків     |     Постійно    | Постійно |
|      |свідоцтв про реєстрацію актів  |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  72  |Акти про знищення бланків      |     Постійно    | Постійно |
|      |свідоцтв про реєстрацію актів  |                 |          |
|      |громадянського стану           |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  73  |Акти приймання-передавання     |     Постійно    | Постійно |
|      |документів та матеріальних     |                 |          |
|      |цінностей відділу реєстрації   |                 |          |
|      |актів громадянського стану у   |                 |          |
|      |зв'язку зі зміною кадрів       |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  74  |Журнали реєстрації вхідної та  |      3 роки     |  3 роки  |
|      |вихідної кореспонденції        |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  75  |Акти про знищення других       |     Постійно    | Постійно |
|      |примірників книг реєстрації    |                 |          |
|      |актів громадянського стану у   |                 |          |
|      |зв'язку з передачею перших     |                 |          |
|      |примірників до державного      |                 |          |
|      |архіву                         |                 |          |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
|  76  |Акти про передачу на зберігання|     Постійно    | Постійно |
|      |до державного архіву книг      |                 |          |
|      |реєстрації актів громадянського|                 |          |
|      |стану та метричних книг        |                 |          |
---------------------------------------------------------------------

Директор Департаменту у справах
цивільного стану громадян В.В.Кунда