ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

Н А К А З

N 62 від 02.11.98                    Зареєстровано в Міністерстві
     м.Київ                           юстиції України
                                      16 листопада 1998 р.
                                      за N 727/3167

( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Державного комітету архівів N 5 ( z0088-03 ) від 15.01.2003 )

Про затвердження Положення про виготовлення і облік страхових копій унікальних документальних пам'яток, що зберігаються у громадян, які є власниками документів Національного архівного фонду України

Відповідно до пункту 3 Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 ( 853-95-п ), Н А К А З У Ю:

1. Затвердити Положення про виготовлення і облік страхових копій унікальних документальних пам'яток, що зберігаються у громадян, які є власниками документів Національного архівного фонду України (додається).

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника начальника Головного управління В.С.Лозицького.

Начальник Головного управління                          Р.Я.Пиріг

Затверджено Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 02.11.98 N 62

Положення про виготовлення і облік страхових копій унікальних документальних пам'яток, що зберігаються у громадян, які є власниками документів Національного архівного фонду

1. Відповідно до Положення про порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також їх зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 ( 853-95-п ), державні архівні установи зобов'язані створювати страховий фонд на унікальні документальні пам'ятки незалежно від їх форм власності.

2. Громадяни, які зберігають унікальні документальні пам'ятки (далі - власники), надають державним архівним установам можливість безкоштовно створювати і зберігати страхові копії цих документів.

3. Страхові копії унікальних документальних пам'яток, що є приватною власністю, виготовляються відповідно до чинних нормативно-технічних документів, що регламентують роботу щодо створення страхового фонду.

4. Власники унікальних документальних пам'яток можуть виготовляти свої страхові копії самостійно або в державній архівній установі, яка видала їм свідоцтво про державну реєстрацію.

5. У разі самостійного копіювання унікальних документальних пам'яток власники зобов'язані забезпечити дотримання вимог нормативно-технічних документів, що регламентують виконання цих робіт.

6. Виготовлення страхових копій унікальних документальних пам'яток у державній архівній установі здійснюється на підставі замовлення власника документів або його законного представника.

7. Форму замовлення і порядок виготовлення страхових копій визначено Положенням про порядок надання державними архівними установами допомоги юридичним особам і громадянам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні страхового фонду і фонду користування документів, затвердженим наказом Головархіву від 6 серпня 1997 р. N 40 ( z0465-97 ) (зареєстровано Мін'юстом 9 жовтня 1997 р. за N 465/2269).

8. Виготовлення страхових копій унікальних документальних пам'яток, що є власністю громадян, державними архівними установами проводиться безкоштовно.

9. Водночас із копіями страхового фонду на унікальні документальні пам'ятки для державної архівної установи, і на договірних засадах - для власника, виготовляється комплект копій фонду користування.

10. Транспортування унікальних документальних пам'яток до державної архівної установи на страхове копіювання здійснюється за рахунок власників, які мають забезпечити їх збереженість під час переміщення.

11. Унікальні документальні пам'ятки передаються до державних архівних установ для виготовлення страхових копій за актом встановленої форми (додаток 1). Акт складається в двох примірниках, один з яких залишається у власника.

12. Державна архівна установа, до якої передаються на страхове копіювання унікальні документальні пам'ятки, несе відповідальність за збереженість документів із часу їх надходження до часу повернення замовнику.

13. У разі настання форс-мажорних обставин (стихійні лиха, глобальні пожежі, виробничі аварії, військові дії, інші непереборні сили), якщо вони безпосередньо вплинули на збереженість унікальних документальних пам'яток, державна архівна установа звільняється від відповідальності за повне або часткове пошкодження унікальних документальних пам'яток, а також за своєчасність і якість виконання замовлення.

14. Під час приймання унікальних документальних пам'яток на страхове копіювання перевіряється правильність оформлення акта, відповідність зазначених у ньому документів фактичній наявності, а також їх фізичний стан.

15. У разі виявлення документів, що потребують реставрації, оправлення або консерваційно-профілактичного оброблення тощо, їх власник повинен забезпечити виконання відповідних робіт згідно з Положенням ( z0465-97 ), зазначеним у п.7. В акті у графі "Примітки" за домовленістю між власником і державною архівною установою зазначаються конкретні види робіт, особливі вимоги замовника, кількість і номери аркушів (негативів, фотовідбитків, рулонів та ін.), що підлягають додатковій обробці.

16. У разі неякісного виконання або невиконання замовлення кошти підлягають обов'язковому поверненню замовнику відповідно до Прейскуранта на роботи та послуги, що виконуються на договірних засадах державними архівними установами щодо забезпечення фізичної схоронності документів з паперовою основою, а також на обслуговування користувачів документів, затвердженого наказом Головархіву від 29 липня 1998 р. N 43 ( z0604-98 ) (зареєстровано Мін'юстом 28 вересня 1998 р. за N 504/3044).

17. Страхові копії унікальних документальних пам'яток зберігаються за місцезнаходженням страхового фонду документів державної архівної установи, яка оформила власнику документів свідоцтво про державну реєстрацію.

18. Облік страхових копій і копій фонду користування унікальних документальних пам'яток, що перебувають у приватній власності, здійснює державна архівна установа, що їх зберігає, згідно з чинними правилами обліку зазначених фондів.

19. Про виготовлення страхових копій унікальних документальних пам'яток власники повідомляють державну архівну установу, яка оформила реєстраційне свідоцтво, і надають їй свідоцтво для внесення змін. Аналогічні зміни вносяться до облікових документів державної архівної установи.

20. Використання копій страхового фонду і фонду користування унікальних документальних пам'яток, що є приватною власністю, допускається лише з дозволу власника документів.

Додаток 1 до п.11 Положення про виготовлення і облік страхових копій унікальних документальних пам'яток, що зберігаються у громадян, які є власниками документів Національного архівного фонду

Акт
____________ N ___________
     м.______________
                                              Затверджую
про приймання-передавання      Керівник __________________________
унікальних документальних      ___________________________________
пам'яток до _____________      (назва державної архівної установи)
         (назва державної
_________________________                        _________________
   архівної установи)                                (підпис)

"___" _______________ р.

_____________________________ здав, а ____________________ прийняв
(прізвище власника документів         (назва державної
або його представника,                архівної установи)
N документа, що засвідчує
особу власника або
повноваження представника,
N реєстраційного свідоцтва)

такі унікальні документальні пам'ятки:
——————————————————————————————————————————————————————————————
|NN |Назва      |Дата |Кількість справ,   |Фізичний |Примітки|
|з/п|документа  |доку-|аркушів, кадрів    |стан     |        |
|   |(повна, без|мен- |негативів, позити- |документа|        |
|   |скорочень) |та   |вів фотовідбитків  |         |        |
|   |           |     |рулонів та ін.     |         |        |
|———+———————————+—————+———————————————————+—————————+————————|
|   |           |     |                   |         |        |
|   |           |     |                   |         |        |
|   |           |     |                   |         |        |
——————————————————————————————————————————————————————————————

Разом ___________________________________________ (справ, аркушів,
                 (цифрами і літерами)
кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів).
________________________________________________ зобов'язується не
      (назва державної архівної установи)
видавати отримані унікальні документальні пам'ятки у користування,
не надавати копій,  довідок і витягів, не друкувати їх без дозволу
власника.

Здав                                Прийняв
_______________________________     ______________________________
(підпис, розшифрування підпису)     (посада, підпис, розшифрування
                                    підпису)
"___" _________________ р.          "___" ___________________ р.

Печатка державної
                                    архівної установи

Документи - _____________________________________ (справ, аркушів,
(цифрами і літерами) кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів) повернуті на
підставі _________________________________________________________
(назва і дата документа)
Здав Прийняв ______________________________ _______________________________
(посада, підпис, розшифрування (підпис, розшифрування підпису)
підпису)
"___" _________________ р. "___" ___________________ р.