ІНСТРУКЦІЯ
про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України

І. Загальні положення

1. Цю Інструкцію розроблено відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 23 квітня 2001 року № 381 «Про затвердження Порядку зарахування до державного бюджету коштів, отриманих за вчинення консульських дій за межами України» та від 16 лютого 2011 року № 106 «Деякі питання ведення обліку податків, зборів, платежів та інших доходів бюджету».

2. Ця Інструкція визначає порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульського збору за вчинення консульських дій (далі - консульські надходження) та проведення закордонними дипломатичними установами України (далі - ЗДУ) звірок фактичних консульських надходжень, які акумулюються на окремому поточному банківському рахунку ЗДУ або в окремих випадках вносяться до каси, із сумами, що сплачені за вчинені консульські дії та зареєстровані в книзі реєстрації консульських дій та зборів (далі - Книга), форму якої наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

3. Звірка фактичних консульських надходжень - документально засвідчена процедура зіставлення та узагальнення даних у сумовому виразі, отриманих за результатами вчинення протягом визначеного періоду консульських дій, яка спрямована на виявлення розбіжностей застосованих тарифних ставок консульського збору із затвердженими та сумою консульських надходжень, отриманих за вчинені консульські дії.

4. Якщо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності покладено за сумісництвом на спеціаліста з фінансових питань іншої ЗДУ, наказом установи визначається відповідальна особа з числа працівників цієї установи, на яку буде покладено виконання обов’язків касира та забезпечення контролю за зарахуванням коштів за вчинення консульських дій на поточний банківський рахунок ЗДУ (далі - відповідальна особа).

5. Спеціаліст з фінансових питань, на якого за сумісництвом покладено ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, за погодженням з керівником ЗДУ проводить інструктаж з відповідальною особою перед початком виконання покладених на неї обов’язків.

6. У перший робочий день, наступний за звітним періодом, відповідальна особа письмово інформує спеціаліста з фінансових питань, на якого за сумісництвом покладено ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, щодо суми зарахованих на поточний банківський рахунок ЗДУ консульських надходжень за звітний місяць.

ІІ. Порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій та обліку сум консульських надходжень

1. Консульський збір справляється до вчинення консульської дії у безготівковій формі.

2. За відсутності можливості сплати консульського збору у безготівковій формі (вихідний чи святковий день у державі місцезнаходження (державі зони відповідальності)) за письмовим дозволом керівника ЗДУ (у вигляді наказу або резолюції на службовій записці консульської посадової особи) консульський збір справляється спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою у готівковій формі з обов’язковим оформленням відповідних документів згідно із законодавством України та подальшим його зарахуванням на поточний банківський рахунок ЗДУ держави місцезнаходження.

3. У разі існування загрози припинення функціонування банківської системи в державі місцезнаходження (державі зони відповідальності) ЗДУ до стабілізації її функціонування консульський збір справляється спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою у готівковій формі згідно з наказом Міністерства закордонних справ України з обов’язковим оформленням відповідних документів відповідно до законодавства України.

4. Оплата консульського збору за вчинення консульської дії здійснюється через банківську установу або в інший спосіб, передбачений законодавством держави місцезнаходження. Документ про підтвердження оплати консульського збору (далі - платіжний документ) з урахуванням практики держави місцезнаходження має містити інформацію про сплачену суму, дату видачі, найменування або реквізити банківської установи ЗДУ та, як правило, інформацію щодо платника, виду/типу консульської дії і бути номерним.

5. Консульська посадова особа зобов’язана перевірити вказані у платіжному документі банківські реквізити ЗДУ, відповідність суми сплаченого консульського збору затвердженому тарифу консульського збору та дійсність платіжного документа.

6. Особі, яка звернулась за вчиненням консульської дії, може надаватися документ для сплати консульського збору (із зазначенням банківських реквізитів установи, суми консульського збору, виду консульської дії, імені фізичної особи або найменування юридичної особи та дати документа) з метою ідентифікації консульської дії після зарахування коштів консульського збору на поточний банківський рахунок установи.

7. У разі надходження до ЗДУ звернення щодо вчинення декількох консульських дій стосовно однієї і тієї самої особи дозволяється здійснення оплати консульського збору одним платіжним документом. У цьому випадку до платіжного документа додається розшифрування оплати за консульські дії (далі - Розшифрування), форму якого наведено у додатку 2 до цієї Інструкції.

Оригінал платіжного документа разом з Розшифруванням, за винятком тих документів, що здаються спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою до банківської установи для перерахування коштів на відповідний поточний банківський рахунок ЗДУ, додається до пакета документів на вчинення консульської дії.

Якщо банківська установа держави місцезнаходження не надає фінансових документів, які підтверджують зарахування коштів консульського збору на поточний банківський рахунок ЗДУ, до меморіального ордера № 2 у хронологічному порядку в міру зарахування коштів підшиваються копії платіжних документів.

Копії платіжних документів того самого дня передаються консульською посадовою особою спеціалісту з фінансових питань або відповідальній особі.

8. Оригінал платіжного документа у разі необхідності його передачі до банківської установи для зарахування коштів на поточний банківський рахунок ЗДУ передається консульською посадовою особою спеціалісту з фінансових питань або відповідальній особі разом з його копією. Копія також додається до пакета документів на вчинення консульської дії.

9. Банківські чеки та/або інші банківські документи передаються спеціалістом з фінансових питань або відповідальною особою до банківської установи для зарахування коштів на поточний банківський рахунок ЗДУ не пізніше наступного банківського дня.

10. На підставі платіжного документа та Розшифрування консульська посадова особа у день прийняття повного пакета документів реєструє консульську дію в Книзі.

Нумерація консульських дій розпочинається з 01 січня кожного року.

11. Консульські дії реєструються послідовно наскрізною нумерацією в Книзі, яка ведеться в електронному вигляді засобами програмного забезпечення Microsoft Office Excel, а з дати започаткування роботи інформаційно-телекомунікаційної системи реєстрації консульських дій - у відповідній програмі.

12. Під час проведення виїзного консульського обслуговування в державі місцезнаходження або державах зони відповідальності консульська посадова особа складає реєстр консульських дій за формою Книги. Консульські дії, внесені до реєстру, реєструються в Книзі на наступний робочий день після повернення з виїзного консульського обслуговування у визначеному цією Інструкцією порядку.

13. Консульська посадова особа забезпечує внесення інформації до Книги або відповідної програми щодо прізвища, імені, по батькові заявника або найменування юридичної особи, виду консульської дії, суми консульського збору, дати видачі платіжного документа, номера платіжного документа та суми фактичної оплати.

14. Консульська посадова особа щодня після реєстрації всіх консульських дій здійснює роздрукування Книги за поточний день на папері формату А4 і засвідчує кожну сторінку своїм підписом із зазначенням ініціалів і прізвища.

За фактом реєстрації останньої консульської дії у поточному календарному році паперовий примірник Книги прошивається, скріплюється великою гербовою печаткою ЗДУ та підписами керівника і консульської посадової особи, сторінки Книги мають бути пронумеровані. Номенклатурний індекс і строк зберігання паперового примірника Книги встановлюються відповідно до вимог чинного законодавства.

Правильність ведення Книги, своєчасна архівація та збереження її електронного примірника покладаються на консульську посадову особу.

15. З метою забезпечення контролю за повнотою та правильністю справляння консульського збору у верхньому правому/лівому куті кожного звернення про вчинення консульської дії проставляється порядковий номер консульської дії згідно з Книгою.

16. Консульські дії, сплачені одним платіжним документом, реєструються в Книзі послідовно. Консульська дія, до якої додається оригінал або копія платіжного документа та Розшифрування, реєструється першою. У верхньому правому/лівому куті справ за іншими консульськими діями, що сплачені одним платіжним документом, поряд з порядковим номером справи проставляється порядковий номер справи, до якої доданий оригінал або копія платіжного документа.

17. У разі сплати консульського збору у готівковій формі у Книзі в графі «Номер платіжного документа» проставляється відповідна відмітка «Готівкою» і зазначаються реквізити прибуткового касового ордера.

До Книги також вносяться консульські дії, вчинені за нульовою тарифною ставкою консульського збору.

18. У разі застосування пільгової ставки консульського збору чи звільнення від нього на заяві про вчинення консульської дії робиться відповідна відмітка із зазначенням посади та прізвища посадової особи, яка прийняла рішення про застосування пільгової ставки чи звільнення від консульського збору. До заяви про вчинення консульської дії додається копія відповідного підтвердного документа заявника щодо правових підстав застосування пільгової ставки консульського збору чи звільнення від консульського збору.

19. У разі повернення помилково та/або надміру сплачених сум консульського збору відповідно до пункту 14 Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ України від 23 квітня 2018 року № 182, попередньо внесених до Книги, у графі «Вид консульської дії» робиться запис «Повернення консульського збору» та зазначається порядковий номер консульської дії, за якою здійснюється повернення консульського збору. Сума консульського збору, що повертається, проставляється в Книзі зі знаком мінус. Зазначені суми віднімаються від загальної суми консульських надходжень поточного періоду. Запису «Повернення консульського збору» порядковий номер у Книзі не присвоюється.

20. Консульська посадова особа проставляє у Книзі загальну суму консульських надходжень за кожний день окремо. У разі необхідності Книга або витяг з Книги як в електронному, так і в паперовому (роздрукованому) вигляді можуть надаватися спеціалісту з фінансових питань або відповідальній особі.

ІІІ. Порядок проведення звірок консульських надходжень

1. Для проведення звірки фактичних консульських надходжень наказом ЗДУ створюється постійно діюча комісія зі звірки консульських надходжень (далі - Комісія) у кількості не менше трьох осіб, до складу якої обов’язково включаються консульська посадова особа та спеціаліст з фінансових питань або відповідальна особа. Наказом ЗДУ визначається чіткий розподіл обов’язків кожного члена Комісії.

2. Регулярність проведення поточних звірок (щоденні, щотижневі або щомісячні) фактичних консульських надходжень, які акумулюються на окремому поточному банківському рахунку ЗДУ або згідно з пунктом 3 розділу ІІ цієї Інструкції вносяться до каси ЗДУ, та вчинення консульських дій, які зареєстровані в Книзі, визначається наказом ЗДУ залежно від обсягів консульських надходжень, але не рідше одного разу на місяць.

3. Результати проведення звірки за звітний період оформлюються актом звірки консульських надходжень (далі - Акт), форма якого наведена у додатку 3 до цієї Інструкції, який складається Комісією.

4. У разі якщо ЗДУ справляє консульський збір в доларах США та національній валюті держави місцезнаходження Акти та необхідні додатки до них складаються окремо за кожною валютою.

5. Інформація про зараховані на відповідний поточний банківський рахунок та/або внесені до каси ЗДУ суми консульського збору за період, що підлягає звірці, вноситься до рядка 02 Акта.

6. У разі попередньої та/або помилкової сплати консульського збору (оплата здійснена до дати звернення заявника до ЗДУ і консульська дія не зареєстрована в Книзі) загальна інформація вноситься до рядка 022 Акта та деталізується у таблиці деталізації сум консульських надходжень до Акта звірки консульських надходжень (далі - Таблиця), форма якої наведена у додатку 4 до цієї Інструкції.

Після звернення заявника до ЗДУ:

у разі вчинення консульської дії інформація вноситься до Книги;

у разі помилкової оплати кошти повертаються заявнику або переказуються іншій ЗДУ за реквізитами, вказаними заявником у заяві.

Суми, які надійшли на поточний банківський рахунок ЗДУ і не зареєстровані в Книзі та щодо яких заявники не звернулися до ЗДУ про їх повернення або перерахування на поточний банківський рахунок іншої ЗДУ протягом року з дня зарахування на поточний банківський рахунок ЗДУ, за рішенням Комісії вилучаються з Акта шляхом зменшення суми розбіжностей за звітний період. Загальна сума консульських надходжень, які вилучаються з Акта, записується до рядка 04 Акта.

Суми консульського збору, сплачені у попередньому періоді, за консульські дії, які зареєстровані в Книзі в поточному періоді, вносяться до Таблиці окремо за кожною сумою та загальною сумою записуються до рядка 031 Акта.

Залишок сум консульського збору, не зареєстрованих в Книзі на звітну дату (рядок 06 Таблиці), окремою сумою вноситься до таблиці статистичних даних про виконання консульських функцій.

7. Консульська посадова особа в перший робочий день, наступний за звітним періодом, надає Комісії письмову інформацію про кількість вчинених консульських дій, у тому числі за нульовою тарифною ставкою, та суму консульського збору за звітний період за даними Книги за кожною валютою окремо. Узагальнені дані вносяться до рядків 021 та 022 Акта.

8. Комісія перевіряє правильність застосування тарифів консульського збору, виявляє суми розбіжностей, встановлює причини їх виникнення та фіксує усі зауваження в Акті. У разі виявлення нез’ясованих сум до Акта додається Таблиця.

9. Комісія окремо перевіряє застосування тарифів консульського збору та правильність зарахування на поточний банківський рахунок сум консульських надходжень, сплачених під час виїзного консульського обслуговування.

10. Акт підписується всіма членами Комісії і затверджується керівником ЗДУ. Якщо член Комісії не погоджується з Актом в цілому або його окремими положеннями, він підписує його з поміткою «із зауваженнями» та протягом трьох робочих днів викладає у письмовій формі окрему думку, що додається до Акта.

11. Вимоги цього розділу не застосовуються в ЗДУ, фактична штатна чисельність яких не перевищує дві одиниці.

Для забезпечення проведення звірки фактичних консульських надходжень ЗДУ, фактична штатна чисельність якої не перевищує дві одиниці, на предмет правильності застосування тарифів консульського збору та повноти зарахування сум консульських надходжень до доходів Державного бюджету України не рідше одного разу на рік до такої ЗДУ відряджається спеціаліст з фінансових питань, на якого за сумісництвом покладено ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності. Якщо фактична штатна чисельність ЗДУ не перевищує одну одиницю, разом із спеціалістом з фінансових питань як голова Комісії відряджається консульська посадова особа.

Уповноважені підрозділи МЗС під час перевірок фінансово-господарської діяльності ЗДУ, зазначених у цьому пункті, в обов’язковому порядку здійснюють наскрізну звірку фактичних консульських надходжень.

КНИГА
реєстрації консульських дій та зборів

РОЗШИФРУВАННЯ
оплати за консульські дії
від _________________
(дата)

__________
*З урахуванням строку вчинення або пільгової ставки.

АКТ
звірки консульських надходжень
в ___________________________
(назва валюти)
за період з ____________ по _____________

Комісія зі звірки консульських надходжень (далі - Комісія) у складі: _______________

__________________________________________________________________________

склала цей Акт на підставі Книги реєстрації консульських дій та зборів (далі - Книга) та даних аналітичного бухгалтерського обліку консульських надходжень

Висновок:

ТАБЛИЦЯ
деталізації сум консульських надходжень
до акта звірки консульських надходжень
в ___________________________
(назва валюти)
за період з _____________ по ______________

__________
*Сума рядків 01 + 02 дорівнює рядку 01 Акта.
**Сума рядків 05 + 06 дорівнює рядку 05 Акта.