- ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
- Н А К А З
- Про затвердження Переліку документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання
- ПЕРЕЛІК документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання
- Вказівки щодо застосування
- I. Загальні положення
- II. Структура Переліку і порядок його застосування
- III. Організація проведення експертизи цінності документів та їх відбору для зберігання і знищення
Увійдіть, щоб зручно організувати та зберігати закони і судові рішення. Це безкоштовно.
Приєднуйтесь.
Зберігайте закони у приватних списках для швидкого доступу. Діліться публічними списками з іншими.
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16 липня 2010 р. за N 530/17825{ Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2433/5 ( z1963-13 ) від 18.11.2013 }
Про затвердження Переліку документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 ( 1004-2007-п ), Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (додається).
2. Відділу формування Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Кузнєцова М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Вважати таким, що не застосовується на території України, "Перечень документов со сроками хранения Главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 29 квітня 1976 року.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Прись Т.П.
5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
Голова Державного комітету О.П.Гінзбург
ПОГОДЖЕНО:
Президент Національної академії
наук України
академік НАН України Б.Є.Патон
МіністрЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державного комітету архівів України 25.06.2010 N 88 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 16 липня 2010 р. за N 530/17825
культури і туризму України М.А.Кулиняк
ПЕРЕЛІК документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання
1.1. Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік) складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 ( 1004-2007-п ).
1.2. Перелік є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються в діяльності архівних установ: Державного комітету архівів України, Державного центру збереження документів Національного архівного фонду, центральних і галузевих державних архівів, державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, (далі - державні архівні установи) та архівних відділів міських рад, архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, які зберігають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), місцевих архівних установ, створених місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви).
Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов'язковими для всіх зазначених вище архівних установ.
1.3. До Переліку включено тільки специфічну документацію з організаційно-методичного керівництва та контролю за організацією діловодства та станом архівних підрозділів підприємств, установ та організацій (далі - організації), експертизи цінності документів і комплектування архівів, зберігання та користування документами НАФ.
Перелік не містить типову управлінську документацію, зокрема: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо. Строки зберігання типової управлінської документації визначаються на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 ( z0576-98 ), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).
1.4. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД), Державна наукова архівна бібліотека, м. Київ (далі - ДНАБ), Дирекція по експлуатації комплексу споруд центральних державних архівів України (далі - ДЕКС) застосовують Перелік типових документів ( z0576-98 ) під час проведення експертизи цінності документів.
Для визначення строків зберігання документів УНДІАСД застосовує 3 графу, ДНАБ, ДЕКС - 4 графу Переліку типових документів ( z0576-98 ).
1.5. Склад документів і строки їх зберігання визначені в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із урахуванням рекомендацій фахівців державних архівних установ.
1.6. Перелік використовується при формуванні справ у діловодстві, підготовці номенклатур справ, розробці схем класифікації документів, а також у роботі Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву (далі - ЦЕПК), експертно-перевірних (експертних) комісій (далі - ЕПК (ЕК)) архівних установ, фондово-закупівельних, експертно-оцінних комісій музеїв, бібліотек (далі - ФЗК, ЕОК).
1.7. При складанні номенклатури справ архівної установи слід користуватися цим Переліком та Переліком типових документів ( z0576-98 ).
У разі визначення строків зберігання справ на підставі цих переліків у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:
постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ДТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів);
5 р., ст. 99 ВП (відмітка ДВП" означає, що строки зберігання визначено на підставі відомчого переліку).
1.8. Строки зберігання документів, що визначені в цьому Переліку, є мінімальними і скороченню не підлягають. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути подовжені за рішенням ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК архівної установи.
Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.
1.9. Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо).
II. Структура Переліку і порядок його застосування
2.1. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою і включає розділи, які відображають лише окремі специфічні напрями діяльності архівних установ.
2.2. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, та у логічній послідовності.
Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнену назву кожного виду документа (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених у статтю.
2.3. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за трьома групами архівних установ, у діяльності яких створюється специфічна відомча документація (графи 3-5).
У графі 3 визначено строки зберігання документів, що створюються у Держкомархіві (перша група), у графі 4 - державних архівних установах, архівних відділах районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, приватних архівах, які зберігають документи НАФ (друга група), у графі 5 - Державному центрі збереження документів Національного архівного фонду, а також трудових і приватних архівах, які не зберігають документи НАФ (третя група).
2.4. При визначенні строків зберігання специфічних документів архівних установ слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ.
2.5. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються належним чином засвідчені копії відповідних документів.
2.6. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який йде за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у діловодстві у 2010 році, починається з 1 січня 2011 року.
Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими архівними установами, однак цей строк не може бути менше 1 року.
Відмітка "До ліквідації архівної установи" означає, що у разі ліквідації архівної установи документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів облікові документи передаються до відповідного державного архіву, архівного відділу міської ради для подальшого зберігання.
2.7. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна вноситися до складу НАФ.
Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.
2.8. У примітках (графа 6) коментують та уточнюють місце та строки зберігання документів, зазначають ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, строки яких відрізняються від зазначених у графах 3-5 Переліку.
У примітках "Після закінчення строку дії договору", "Після повернення справ", "Після закінчення журналу", "Після заміни новими" тощо зазначається, що визначення строку зберігання здійснюється з указаного моменту.
III. Організація проведення експертизи цінності документів та їх відбору для зберігання і знищення
3.1. Для проведення експертизи цінності документів в архівних установах створюються постійно діючі ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.
3.2. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів архівних установ разом з ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.
Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.
3.3. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.
3.4. Відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, вилучення для знищення документів і справ проводиться на підставі номенклатури справ архівної установи шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків на обкладинках справ.
3.5. Документи, відібрані в результаті експертизи цінності для постійного зберігання, оформлюються та описуються відповідно до вимог Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву від 16.03.2001 N 16 ( z0407-01 ), зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).
3.6. Архівні установи здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, після зведення описів справ структурних підрозділів архівної установи за відповідний період. Зведені описи справ та акт розглядаються ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міської ради) одночасно.
Схвалені ЕПК державного архіву описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником архівної установи, після чого архівна установа має право знищувати документи.
3.7. Архівні установи, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК, ФЗК, ЕОК архівної установи, після чого схвалені акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради.
Знищення документів, якщо практична потреба в них відпала і строки їх зберігання за цим Переліком та Переліком типових документів ( z0576-98 ) минули, проводиться після затвердження акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, керівником архівної установи.
3.8. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду.
3.9. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності і застосуванням цього Переліку здійснюють Держкомархів та державні архівні установи.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Но- | Види документів | Строки зберігання документів | Примітки
мер |-------------------------------+--------------------------------------+-------------------------
ста-| | у | в архівних |в архівних |
тті | |центральному | установах, |установах, |
| | апараті | які | які не |
| |Держкомархіву| зберігають |зберігають |
| | України | документи |документи |
| | | НАФ | НАФ |
----+-------------------------------+-------------+------------+-----------+-------------------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
1. КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНІЗАЦІЄЮ ДІЛОВОДСТВА
ТА СТАНОМ АРХІВНОЇ СПРАВИ В ОРГАНІЗАЦІЯХ
1 Документи (аналітичні довідки,
доповіді, анкети) про стан
діловодства та архівної справи
в організаціях:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р. б) в інших архівних установах Доки не мине Доки не - потреба мине
потреба
2 Документи (огляди, довідки, 10 р. ЕПК 10 р. ЕПК -
відомості, анкети) з вивчення
та узагальнення досвіду
архівних установ з питань
контролю за станом діловодства
та архівної справи в
організаціях
3 Документи (довідки, відомості, - 10 р. ЕПК 10 р.
анкети) про організацію та хід
підбиття підсумків оглядів
стану діловодства та архівної
справи в організаціях, що
перебувають у зоні
комплектування архівної
установи
4 Наглядові справи* юридичних - 3 р.(1) - (1) Після виключення зі
осіб - джерел формування НАФ списку юридичних осіб -(експертні висновки (довідки) джерел формування НАФ та
про проведення експертизи за умови передавання
цінності документів, інструкція документів до державної
з діловодства, зведені архівної установи,
номенклатури справ, положення архівного відділу міської
про службу діловодства, ЕК, про ради
архівний підрозділ, довідки про
перевіряння, листи тощо)
5 Наглядові справи* архівних - До -
установ, заснованих фізичними ліквідації
та/або юридичними особами архівної
приватного права (положення про установи
архіви, договори, довідки про
перевіряння, листи тощо)
6 Наглядові справи* архівних До -
відділів районних, районних у ліквідації
містах Києві і Севастополі архівної
державних адміністрацій, установи
міських рад (положення про
архівні установи, положення про
ЕК, довідки про перевіряння,
листи тощо)
7 Наглядові справи* трудових - До -
архівів (положення про архівні ліквідації
установи, довідки про архівної
перевіряння, листи тощо) установи
8 Наглядові справи* фізичних - 3 р.(1) - (1) Після виключення зі
осіб - джерел формування НАФ списку фізичних осіб -(експертні висновки (довідки) джерел формування НАФ та
про проведення експертизи за умови передавання
цінності документів, договори, документів до державної
відомості про історію архівної установи,
життєдіяльності, заяви, листи архівного відділу міської
тощо) ради
_______________
* Документи наглядових справ підлягають експертизі цінності у
разі заміни їх новими.
9 Картотека обліку (електронна - Пост. Доки не
база даних) роботи з мине
юридичними особами - джерелами потреба
формування НАФ
10 Картотека обліку (електронна - Пост. -
база даних) роботи з фізичними
особами - джерелами формування
НАФ
11 Паспорти архівних підрозділів - 3 р.(1) - (1) Після заміни новими
організацій
12 Паспорти архівних установ, - 3 р.(1) - (1) Після заміни новими
заснованих фізичними та/або
юридичними особами приватного
права
13 Документи (повідомлення, копія - Пост. -
документа, що посвідчує право
власності на документи НАФ,
копія акта грошової оцінки
документів НАФ) про
повідомлення власником
документів НАФ державної
архівної установи про намір
здійснити їх відчуження та про
набуття права власності на ці
документи
14 Списки юридичних осіб - джерел - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після складання
формування НАФ, документи яких нового списку
підлягають науково-технічному
опрацюванню
15 Договори з організаціями про - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після виконання
науково-технічне опрацювання робіт
документів
16 Листування з організаціями з - 3 р. 3 р.
питань науково-технічного
опрацювання документів
17 Листування з організаціями з 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
питань організації діловодства
та архівної справи
18 Листування з проведення 5 р. 5 р. -
комплексних, тематичних і
контрольних перевірянь роботи
служб діловодства, ЕК та
архівних підрозділів
організацій
19 Листування про приймання- 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
передавання документів на
зберігання від підприємств,
установ, організацій та
фізичних осіб
20 Журнал обліку повідомлень - Пост. -
власником документів НАФ про
намір здійснити їх відчуження
та про набуття власником права
власності на ці документи
21 Журнали обліку паспортів - Доки не -
архівних підрозділів мине
організацій потреба
2. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ
22 Типові переліки документів із
зазначенням строків їх
зберігання
а) за місцем затвердження Пост. - - б) в інших архівних установах - Доки не Доки не мине мине потреба потреба
23 Відомчі (галузеві) переліки
документів із зазначенням
строків їх зберігання
а) за місцем затвердження Пост. - - б) в інших архівних установах - Доки не Доки не мине мине потреба потреба
24 Проекти типових, відомчих 3 р.(1) 3 р.(1) - (1) Після затвердження
(галузевих) переліків типових переліків
документів із зазначенням
строків їх зберігання
25 Документи (висновки, рецензії,
листи) з підготовки типових,
відомчих (галузевих) переліків
документів із зазначенням
строків їх зберігання:
а) за місцем складання та Пост. Пост. - погодження б) в інших архівних установах - Доки не Доки не мине потреба мине потреба
26 Типові (примірні) номенклатури
справ
а) за місцем складання та Пост. Пост. - затвердження (погодження) б) в інших архівних установах Доки не Доки не - мине потреба мине потреба
27 Протоколи засідань
ЦЕПК (ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК)
а) за місцем складання Пост. Пост. - б) в інших архівних установах Доки не Доки не - мине потреба мине потреба
28 Експертні висновки на описи - 5 р. ЕПК
справ, акти, інструкції з
діловодства, номенклатури
справ, положення про служби
діловодства, положення про ЕК
та архівні підрозділи
29 Витяги з протоколів засідань 5 р. 5 р. ЕПК 5 р.
ЦЕПК (ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК)
30 Документи (копії наказів - Пост. -
записки, заяви, акти) про
проведення грошової оцінки
документів НАФ
31 Акти про повернення документів - Пост.(1) - (1) Зберігаються
їх власнику у справі фонду
32 Акти про виявлення документів, - Пост.(1) - (1) Зберігаються
що не стосуються архіву, у справі фонду
фонду
33 Акти про вилучення документів Пост.(1) Пост.(1) - (1) Зберігаються
з НАФ у справі фонду
34 Акти про вилучення для знищення Пост.(1) Пост.(1) До (1) Зберігаються
документів, не внесених до НАФ, ліквідації у справі фонду
що складаються архівними архівної
установами установи(1)
35 Акти приймання-передавання - 5 р. ЕПК -
аудіовізуальних, електронних
документів на експертизу
цінності
36 Акти експертизи предметів та - Пост. -
справ, які мають у зовнішньому
оформленні матеріальні цінності
37 Листування з організаціями з 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
питань експертизи цінності
документів
38 Листування з організаціями з 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
питань розшуку невиявлених
справ
39 Картотеки обліку описів справ і - Пост. -
актів, схвалених і погоджених
ЕПК (ЕК)
40 Картотеки (журнали) обліку - Доки не -
рішень ЕПК (ЕК) мине потреба
41 Картотеки (журнали) документів, - 3 р.(1) - (1) Після закінчення
надісланих на розгляд ЕПК (ЕК) журналу
42 Книги (журнали) обліку Пост.
надходжень аудіовізуальних,
електронних документів на
експертизу цінності
43 Журнали обліку переліків Доки не Доки не Доки не
документів із зазначенням мине мине мине
строків зберігання потреба потреба потреба
44 Журнали обліку описів справ, - 3 р.(1) - (1) Після закінчення
актів та інших документів, журналу
схвалених та погоджених ЕПК,
схвалених ЕК
45 Журнали обліку (картотеки) - Доки не -
погоджених інструкцій з мине
діловодства, положень про потреба
служби діловодства, номенклатур
справ організацій, положень про
архівні підрозділи та
ЕК організацій
46 Журнали обліку консультацій, - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
наданих працівникам організацій журналу
з питань архівної справи та
діловодства
47 Примірні списки категорій
юридичних осіб, документи яких
підлягають внесенню до НАФ,
зміни та доповнення до них:
а) за місцем складання Пост. Пост. - б) в інших архівних установах - До заміни - новими
48 Список юридичних осіб - джерел Пост.(1) Пост. - (1) Списки центральних та
формування НАФ, які передають галузевих державних
документи до архівної установи архівівзміни та доповнення до нього
49 Список юридичних та фізичних Пост.(1) Пост. - (1) Списки центральних та
осіб - джерел формування НАФ, галузевих державних
які не передають документи архівів
до архівної установи, зміни та
доповнення до нього
50 Список юридичних осіб - джерел Пост.(1) Пост. - (1) Списки центральних та
формування НАФ галузевих державних
науково-технічною архівів
документацією, які передають
документи до архівної установи,
зміни та доповнення до нього
51 Список юридичних осіб - джерел Пост.(1) Пост. - (1) Списки центральних та
формування НАФ аудіовізуальними галузевих державних
документами, які передають архівів
документи до архівної установи,
зміни та доповнення до нього
52 Список фізичних осіб, які Пост.(1) Пост. - (1) Списки центральних та
передають (або можуть галузевих державних
передавати) документи НАФ до архівів
архівної установи, зміни та
доповнення до нього
53 Список юридичних осіб, які Пост.(1) Пост. До (1) Списки центральних та
перебувають у зоні ліквідації галузевих державних
комплектування архівної архівної архівів
установи та в діяльності яких установи
не створюються документи НАФ,
зміни та доповнення до нього
54 Список (електронна база даних) - До заміни До заміни
юридичних та фізичних осіб - новим новим
потенційних джерел формування
НАФ у зоні комплектування
архівної установи
55 Список фізичних осіб - Пост.(1) Пост. - (1) Списки центральних та
власників приватних архівних галузевих державних
зібрань у зоні комплектування архівів
архівної установи, зміни та
доповнення до нього
56 Список архівних установ, - Пост. До
заснованих фізичними та/або ліквідації
юридичними особами приватного архівної
права у зоні комплектування установи
архівної установи, зміни та
доповнення до нього
57 Договори про співробітництво - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
державної архівної установи з строку дії договору.
власниками документів НАФ, Можуть зберігатися у
заснованими на приватній формі складі наглядових справ
власності, та архівними
установами, заснованими
фізичними та/або юридичними
особами приватного права
58 Договори про передавання - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
архівних документів на строку дії договору
депоноване зберігання
59 Договори про співробітництво - 5 р.(1) - (1) Після закінчення
архівного відділу міської ради строку дії договору.
з власниками документів НАФ, Можуть зберігатися у
заснованими на приватній формі складі наглядових справ
власності
60 Договори про співробітництво - 5 р.(1) - (1) Після закінчення
державної архівної установи з строку дії договору
архівними відділами міських рад
61 Договори між фізичними - Пост. -
особами - власниками документів
НАФ та архівною установою щодо
дарування, купівлі-продажу
документів тощо
62 Документи (списки, висновки, 5 р. ЕПК Пост. -
листи) про передавання
непрофільних документів
63 Графіки приймання-передавання - До заміни -
документів до архівної установи новими
64 Акти приймання-передавання - Пост.(1) До (1) Зберігаються у
документів до архівних установ ліквідації справі фонду,
архівної аудіовізуальних
установи(1) документів - окремо
65 Листування з власниками - 5 р. ЕПК -
особових фондів з питань
комплектування архівної
установи документами особового
походження
66 Листування з питань 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
комплектування архівними
документами
67 Картотека обліку (електронна - Доки не -
база даних) місцезнаходження мине
документів ліквідованих потреба
організацій, документи з
особового складу яких
перебувають на зберіганні у
правонаступників, органах
вищого рівня та інших
організаціях
68 Журнал попередньої реєстрації - Пост. -
документів особового походження
4. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ, РЕСТАВРАЦІЯ,
ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ
69 Документи (аналітичні довідки,
доповідні записки, акти) про
стан забезпечення збереженості
документів в архівних установах
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р. б) в інших архівних установах - Доки не Доки не мине потреба мине потреба
70 Документи (довідки, огляди 10 р. ЕПК 10 р. ЕПК -
тощо) з вивчення та
узагальнення досвіду роботи
архівних установ із
забезпечення збереженості
документів
71 Документи (акти, висновки, Пост. Пост. До
копії наказів) про обстеження ліквідації
стану збереженості документів архівної
НАФ архівних установ, що не установи
забезпечують збереженість
документів НАФ
72 Протоколи засідань Комісії Пост Пост. -
Держкомархіву та державних
архівних установ з підбиття
підсумків роботи державних
архівних установ з перевіряння
наявності та документів і
документи до них
73 Витяги з протоколів засідань 5 р. 5 р. ЕПК -
Комісії Держкомархіву з
підбиття підсумків роботи
державних архівних установ з
перевіряння наявності та
розшуку документів
74 Договори на проведення - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
дегазації, дезінфекції, строку дії договору
дезінсекції, дератизації та
інших робіт щодо забезпечення
збереженості документів в
архівних установах
75 Договори про страхування - 5 р.(1) - (1) Після закінчення
унікальних документів строку дії договору
76 Схема поділу фондів на - Пост. -
категорії
77 Схема розміщення фондів у - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після заміни новою
архівосховищах
78 Покажчики топографічні:
а) пофондовий - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після заміни новим б) постелажний - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після заміни новим
79 Листування з питань 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
забезпечення збереженості
документів
80 Листування про погодження, З р. 3 р. -
доопрацювання документів,
поданих на розгляд Комісії
Держкомархіву з підбиття
підсумків роботи державних
архівних установ з перевіряння
наявності та розшуку документів
81 Листування з питань оправлення - З р. 3 р.
та реставраційно-
консерваційного
оброблення документів
82 Акти перевіряння наявності - Пост.(1) - (1) Акти перевіряння
мікрофотокопій, аудіовізуальних наявності мікрофотокопій
документів зберігаються у
справі фонду
83 Акти технічного стану:
а) мікрофотокопій - Пост.(1) - (1) Акти технічного стану зберігаються у справі фонду б) страхового фонду - Пост.(1) - в) аудіовізуальних документів - Пост. - г) електронних документів - Пост. -
84 Акти про видавання справ - Пост.(1) До (1) Зберігаються
(музейних предметів), ліквідації у справі фонду
документів у тимчасове архівної
користування установи(1)
85 Акти, протоколи про вилучення - Пост.(1) До (1) Зберігаються
справ (документів) ліквідації у справі фонду
слідчими органами архівної
установи(1)
86 Акти приймання-передавання - Пост. До
справ керівним складом архівної ліквідації
установи та особами, архівної
відповідальними за установи
архівосховища
87 Замовлення на видавання справ - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після повернення
(документів) до робочих кімнат справ (документів)
на проведення робіт з
мікрофільмування,
реставрації, фото-копіювання,
оправлення, брошурування,
сканування, розмноження на
копіювальних апаратах
88 Книги обліку технічного стану - Пост. -
аудіовізуальних та електронних
документів
89 Картотека обліку фізичного - До заміни До заміни
стану документів і справ новою новою
90 Інвентарна книга обліку справ, - Пост. -
які мають у зовнішньому
оформленні матеріальні цінності
91 Журнал обліку робіт:
а) з консервації, реставрації - Пост. До та ремонту документів ліквідації архівної установи б) з оцифрування документів - 10 р. -
92 Журнал обліку консерваційно- - 10 р.(1) - (1) Після закінчення
профілактичного оброблення журналу
мікрофільмів страхового фонду
93 Журнал обліку справ, - Пост. 10 р.(1) (1) Після закінчення
документів, що пройшли журналу
поаркушну дезінсекцію та
дезінфекцію у дезкамері
94 Книга обліку документів, - 10 р.(1) 10 р.(1) (1) Після закінчення
отриманих реставраційними журналу
лабораторіями для
мікрофотокопіювання,
оправлення, брошурування,
реставрації
95 Журнал обліку проведення - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
перевіряння якості журналу
страхових копій
96 Книги обліку видавання
документів (справ),
мікрофільмів з архівосховищ:
а) співробітникам архівної 30 р.(1) 30 р.(1) (1) Після закінчення установи книги та повернення документів б) у читальний зал 30 р.(1) 30 р.(1) (1) Після закінчення книги та повернення документів в) у тимчасове користування за 30 р.(1) 30 р.(1) (1) Після закінчення межі архівної установи книги та повернення документів
97 Аркуші видавання справ - 3 р. 3 р.
98 Книги обліку видавання - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
мікрофотокопій у читальний зал книги та повернення
мікрофотокопій
99 Книга обліку видавання - 30 р.(1) - (1) Після закінчення
аудіовізуальних документів книги та повернення
документів
100 Журнал обліку видавання справ - 10 р.(1) 10 р.(1) (1) Після закінчення
на мікрофільмування і журналу та повернення
реставрацію документів документів
101 Журнал обліку виготовлення - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
ксерокопій для дослідників у журналу
читальному залі
102 Книга обліку виготовлення копій - 3 р. -
аудіовізуальних документів для
дослідників
103 Книга обліку замовлень, - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після виконання
переданих до лабораторії останнього замовлення
104 Журнали реєстрації спостережень - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
за станом температурно- журналу
вологісного режиму зберігання
архівних документів
105 Журнал обліку робіт з друку на - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
копіювальних апаратах журналу
106 Журнал відвідування сховищ - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
сторонніми особами журналу
5. ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ОБЛІК
107 Документи (аналітичні довідки,
доповіді, огляди) з проведення
аналізу стану і перспектив
розвитку довідкового апарату до
документів:
а) за місцем складання Пост. Пост. До ліквідації архівної установи б) в інших архівних установах Доки не Доки не - мине потреба мине потреба
108 Документи (доповіді, довідки, 10 р. ЕПК 10 р. ЕПК 10 р.
огляди) з вивчення та
узагальнення досвіду роботи
архівних установ з питань
створення й удосконалення
довідкового апарату до
документів та організації їх
обліку
109 Путівники по фондах архівних
установ:
а) за місцем складання - Пост. - б) в інших архівних установах Доки не Доки не - мине потреба мине потреба
110 Довідники по фондах архівних
установ, з історії організацій
і історії адміністративно-
територіального поділу:
а) за місцем складання - Пост. - б) в інших архівних установах Доки не Доки не - мине потреба мине потреба
111 Документи (пропозиції, 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
висновки, листи) до проектів
довідників по фондах архівних
установ та висновки до них
112 Огляди по фондах архівних
установ (фондові, тематичні):
а) за місцем складання - Пост. - б) в інших архівних установах Доки не Доки не - мине потреба мине потреба
113 Державний реєстр національного Пост. - -
культурного надбання
"Унікальні документи НАФ"
114 Список фондів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
115 Список фондів, на які створено Пост. Пост. -
страховий фонд
116 Список фондів, які містять - Пост. -
унікальні документи
117 Список (картотека, база даних) Доки не Доки не Доки не
справ, які знаходяться в мине мине мине
розшуку потреба потреба потреба
118 Анотовані переліки унікальних Пост. Пост. -
документів НАФ
119 Переліки особливо Пост. Пост. -
цінних документів
120 Списки унікальних і особливо Доки не Доки не -
цінних документів архівних мине мине
установ, на які має бути потреба потреба
створено страховий фонд
121 Аркуші фондів, аркуші підфондів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
122 Аркуші обліку аудіовізуальних - Пост. -
документів
123 Справи фондів (історичні - Пост. До
(біографічні) і тематичні ліквідації
довідки до фондів, акти архівної
приймання-передавання установи
документів, акти, довідки про
результати перевіряння
наявності й стану документів,
акти про вилучення документів,
про нестачу й невиправні
пошкодження документів, акти
про видавання справ у
тимчасове користування, огляди
фондів, списки, аркуші, картки
фондів)
124 Справи кіно- та відеодокументів - Пост. -
(монтажні листи, описи зйомок,
дозвільні посвідчення, акти
технічного стану, аркуші
користування)
125 Анотований реєстр описів Пост. Пост. -
126 Реєстр описів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
127 Інвентарні книги обліку - Пост. -
документів, що мають у
зовнішньому оформленні або в
додатку до них
матеріальні цінності
128 Описи справ постійного - Пост. -
зберігання організацій - джерел
формування НАФ
129 Описи аудіовізуальних - Пост. -
документів
130 Описи справ (документів) - Пост. -
страхового фонду
131 Описи справ з особового складу - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після
(тривалого зберігання) знищення справ
організацій
132 Описи справ тимчасового - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після
зберігання знищення справ
133 Паспорти архівної установи Пост. Пост. До заміни
новими
134 Паспорти архівосховищ - До заміни До заміни
новими новими
135 Відомості про зміни у складі та 10 р.(1) Пост. До (1) Після внесення змін
обсязі фондів (документів НАФ) ліквідації в облікову документацію
станом на 1 січня кожного року архівної
установи
136 Повідомлення відділів - Пост. -
реєстрації актів цивільного
стану про внесення змін,
виправлень, доповнень до
актових записів цивільного
стану, що зберігаються в
державних архівних установах,
чи їх анулювання
137 Каталоги архівних установ:
а) Центральний фондовий каталог Пост. - -
б) фондові каталоги (ФК) - Пост. -
в) систематичні, іменні, - Пост. -
предметно-тематичні,
географічні, хронологічні,
режисерські, фільмові,
журнальні, електронні, з
особового складу
138 Контрольна картотека фондів - Пост.(1) - (1) Зберігається в
архівних відділів районних, держархівах області,
районних у містах Києві і міст Києва, Севастополя
Севастополі державних
адміністрацій, міських рад,
трудових архівів
139 Схема класифікації документної Пост. Пост. -
інформації, зміни та
доповнення до неї
140 Картотека централізованого Пост. Пост. -
державного обліку документів
архівної україніки
141 Покажчики:
а) до ФК - До заміни До заміни новими новими б) до описів - Пост. До ліквідації архівної установи в) міжфондові - Пост. До ліквідації архівної установи
142 Листування з питань створення 3 р. 3 р. 3 р.
страхового фонду документації
143 Листування про удосконалення 3 р. 3 р. 3 р.
довідкового апарату,
підготовку та видання
довідників за документами
архівної установи (путівників,
каталогів, описів тощо)
144 Листування з архівними 3 р. 3 р. -
установами про поповнення та
уточнення ЦФК Держкомархіву
145 Листування з питань фондування, 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК
обліку документів
146 Листування з питань створення 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК
страхового фонду
147 Листування про передавання у 10 р.(1) 10 р.(1) - (1) Після повернення
тимчасове користування ЕПК ЕПК справ
архівних документів,
літератури, церковної
атрибутики
148 Книга обліку надходжень - Пост. До
документів до архівної установи ліквідації
архівної
установи
149 Книга обліку приймання - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закриття книги
документів (справ) на та повернення документів
депоноване зберігання (справ)
150 Книга обліку справ з Пост. До
особового складу ліквідації
архівної
установи
151 Книга обліку надходжень - Пост. -
страхового фонду та
фонду користування
152 Книги і картотеки обліку - Пост. -
унікальних та особливо цінних
документів і справ
153 Книга (картотека) обліку - Пост. -
документів з конфіденційною
інформацією
154 Книга (картотека) обліку - Пост. -
документів з особливими умовами
доступу
155 Книга та картотека руху фондів, - Пост. До
описів справ, документів ліквідації
архівної
установи
156 Картотека обліку - До -
закаталогізованих фондів ліквідації
архівної
установи
157 Картотека обліку - До -
закаталогізованих документів ліквідації
архівної
установи
158 Книга обліку вибуття документів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
159 Книги обліку видавання:
а) описів фондів - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення книги і повернення документів б) справ фондів - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення книги і повернення документів в) справ у тимчасове - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення користування за межі архівної книги і повернення установи справ
160 Книга обліку тематичних карток, - Пост. До
що надходять до каталогу ліквідації
архівної
установи
161 Журнал обліку надходжень Доки не - -
каталожних карток від архівної мине
установи потреба
162 Журнал обліку користування - 5 р. -
каталогами
6. КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ ТА ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
163 Документи (аналітичні довідки,
доповіді, огляди) про стан
використання архівної
інформації:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р. б) в інших архівних установах - Доки не - мине потреба
164 Документи (огляди, довідки,
відомості, анкети) з вивчення
та узагальнення досвіду
архівних установ з питань
використання архівної
інформації:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р. б) в інших архівних установах - Доки не - мине потреба
165 Документи (тематичні переліки,
огляди, листи), складені за
документами архівних установ з
питань інформації зацікавлених
організацій:
а) за місцем складання Пост. Пост. -
б) в інших архівних установах Доки не Доки не мине потреба мине потреба
166 Документи (плани, протоколи, Пост. Пост. -
звіти, довідки) про роботу
архівних установ з використання
документів до ювілейних дат та
з метою ініціативного
інформування зацікавлених
організацій
167 Документи (доручення, плани, Пост. Пост. -
звіти, листи) з виявлення та
оприлюднення інформації
архівних документів
168 Документи (доручення, Пост. Пост. -
протоколи, звіти, інформація,
листи) з реалізації
архівних проектів
169 Документи (відомості, довідки, Пост. Пост. -
листи) про виявлення та
організацію користування
документами архівів з питань
викриття та переслідування
нацистських злочинців
170 Документи (плани, звіти, 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
договори, протоколи, листи) з
питань організації
науково-видавничої діяльності
архівних установ
171 Документи Пост. Пост. 10 р.
переліки документів, альбоми,
комплекти тематичних добірок,
акти приймання експонатів,
відомості, програми зустрічей,
списки учасників, тексти
повідомлень, реклами, книги
відгуків) з питань виставкової
діяльності:
а) за місцем складання Пост. Пост. -
б) в інших архівних установах 5 р. 5 р. -
172 Документи (доповідні записки,
довідки, зведення) про
проведення аналізу роботи
архівних установ з виконання
запитів соціально-правового
характеру:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р. б) в інших архівних установах Доки не Доки не Доки не мине потреба мине потреба мине потреба
173 Листування з питань підготовки 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
виставок документів, радіо- і
телепередач, публікацій у
засобах масової інформації,
тематичних добірок, проведення
зустрічей з громадськістю,
екскурсій, лекцій
174 Листування про доступ 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
користувачів до документів у
читальних залах архівних
установ
175 Листування щодо виконання 10 р. ЕПК 10 р. ЕПК 10 р.
запитів іноземців та осіб
без громадянства про наведення
довідок соціально-правового,
майнового характеру, за актами
цивільного стану
176 Листування про наведення і 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
видавання довідок
соціально-правового,
тематичного, майнового,
генеалогічного характеру, за
актами цивільного стану
177 Справи користувачів, які - 25 р. ЕПК(1) - (1) Особові справи
працюють в читальних залах видатних державних і
архівних установ політичних діячів, діячів(заява-анкета, заяви щодо науки, культури - пост.
продовження строків
користування, документи (лист),
що підтверджує повноваження
користувача, замовлення на
видавання описів і документів,
на виготовлення копій
документів, листування тощо)
178 Книга реєстрації справ - 25 р.(1) - (1) Після закінчення
користувачів читального залу книги
архівної установи
179 Книга обліку відвідувань - 25 р.(1) - (1) Після закінчення
читального залу архівної книги
установи
180 Книга обліку використання - 5 р. -
аудіовізуальних документів
181 Алфавітна картотека - Доки не Доки не
користувачів читального залу мине мине
архівної установи потреба потреба
182 Книги, картотеки обліку роботи Доки не Доки не Доки не
архівних установ з використання мине мине мине
документів (підготовка виставок потреба потреба потреба
документів, альбомів, радіо- і
телепередач, проведення
зустрічей з громадськістю,
екскурсій, лекцій)
183 Журнали реєстрації запитів
(електронна база даних,
картотеки) юридичних і фізичних
осіб України з питань наведення
довідок:
а) соціально-правового 10 р.(1) 10 р.(1) 10 р.(1) (1) Після закінчення характеру журналу б) за актами цивільного стану 10 р.(1) 10 р.(1) - в) майнового характеру 10 р.(1) 10 р.(1) - г) тематичного характеру 10 р.(1) 10 р.(1) - ґ) генеалогічного характеру 10 р.(1) 10 р.(1) -
184 Журнал реєстрації (електронна - 10 р.(1) - (1) Після закінчення
база даних, картотека) заяв і журналу
запитів фізичних осіб
іноземних держав
соціально-правового характеру
185 Журнал реєстрації (електронна 10 р.(1) 10 р.(1) - (1) Після закінчення
база даних, картотека) запитів журналу
юридичних і фізичних осіб
іноземних держав тематичного,
майнового та генеалогічного
характеру, за актами
цивільного стану
186 Журнал обліку прийому громадян - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
у столі довідок журналу
Начальник управлінняділоводства, формування
та зберігання Національного
архівного фонду
Державного комітету
архівів України С.В.Сельченкова
СХВАЛЕНО Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України 25.03.2010 N 1
