Щодо окремих питань проведення зборів засновників недержавного пенсійного фонду

Відповідно до пункту 13 частини першої статті 8 Закону України «Про державне регулювання ринків капіталу та організованих товарних ринків», абзацу другого частини другої та частини четвертої статті 16 Закону України «Про недержавне пенсійне забезпечення» Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку ВИРІШИЛА:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок проведення зборів засновників недержавного пенсійного фонду шляхом опитування;

Порядок прийняття Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку рішення за порядком денним зборів засновників недержавного пенсійного фонду.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

розпорядження Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України від 11 грудня 2003 року № 161 «Про затвердження Порядку проведення зборів засновників недержавного пенсійного фонду шляхом опитування», зареєстроване в Міністерстві юстиції України 29 грудня 2003 року за № 1245/8566;

розпорядження Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, від 18 липня 2013 № 2363 «Про затвердження Порядку прийняття Національною комісією, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, рішення за порядком денним зборів засновників недержавного пенсійного фонду, які не відбулися, та визнання таким, що втратило чинність, розпорядження Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України від 18 березня 2004 року № 183», зареєстроване в Міністерстві юстиції України 08 серпня 2013 року за № 1357/23889.

3. Департаменту методології регулювання професійних учасників ринку цінних паперів (Курочкіна І.) забезпечити:

подання цього рішення для здійснення експертизи на відповідність Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод до Секретаріату Уповноваженого у справах Європейського суду з прав людини Міністерства юстиції України;

подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

4. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку Бойка Ю.

ПОРЯДОК
проведення зборів засновників недержавного пенсійного фонду шляхом опитування

I. Загальні положення

1. Цим Порядком встановлені вимоги до процедури проведення зборів засновників недержавного пенсійного фонду (далі - фонд) шляхом опитування.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про недержавне пенсійне забезпечення» (далі - Закон).

Термін «офіційний канал зв’язку» вживається у значенні, наведеному в Законі України «Про ринки капіталу та організовані товарні ринки».

3. Порядок скликання та проведення зборів засновників фонду (далі - збори засновників), формування порядку денного зборів засновників, прийняття ними рішень та їх компетенція визначаються статутом фонду з урахуванням вимог Закону.

4. Відповідно до цього Порядку можуть бути проведені шляхом опитування:

чергові збори засновників;

позачергові збори засновників.

5. Збори засновників можуть бути проведені шляхом опитування, якщо таке визначено статутом фонду, у порядку, встановленому статутом фонду та цим Порядком.

6. Перелік питань, для прийняття рішень за якими збори засновників можуть бути проведені шляхом опитування, та/або перелік питань, прийняття рішень за якими на зборах засновників шляхом опитування заборонено, зазначається у статуті фонду.

7. Порядок денний зборів засновників, що відбуватимуться шляхом опитування, склад лічильної комісії, порядок ознайомлення засновників фонду з матеріалами, з якими вони можуть ознайомитися під час підготовки до зборів засновників шляхом опитування, порядок участі та голосування на зборах засновників, що відбуватимуться шляхом опитування, у тому числі порядок підписання та направлення бюлетенів для голосування, визначаються радою фонду, а у випадку неправомочності ради фонду - особою, визначеною засновниками (засновником), що ініціюють (ініціює) організацію та проведення зборів засновників шляхом опитування, (далі - відповідальна особа).

8. Датою завершення голосування при проведенні зборів засновників шляхом опитування не може бути призначена дата, що є святковим, неробочим або вихідним днем.

9. Збори засновників, проведені шляхом опитування, вважаються такими, що відбулися, якщо більше 50 відсотків від загальної кількості засновників фонду надіслали заповнені бюлетені із своїм волевиявленням щодо визначених порядком денних питань.

Наявність кворуму зборів засновників визначається лічильною комісією за наслідками підрахунку кількості отриманих дійсних бюлетенів для голосування засновників (їх представників).

II. Процедура проведення зборів засновників шляхом опитування

1. Для проведення зборів засновників шляхом опитування відповідальна особа не пізніше ніж за 30 календарних днів до дати початку голосування на зборах засновників шляхом опитування розсилає засновникам фонду повідомлення про проведення зборів засновників шляхом опитування (далі - повідомлення), в якому має бути зазначено:

1) посилання на вебсторінку вебсайту адміністратора фонду та/або вебсторінку фонду, на якій розміщені наступні матеріали:

проєкт порядку денного зборів засновників;

порядок участі та голосування на зборах засновників, що відбуватимуться шляхом опитування, у тому числі порядок позначення у бюлетені волевиявлення засновника за рішенням з питання (питань), винесеного (винесених) на голосування, та порядок підписання та направлення бюлетенів для голосування;

2) дата початку та дата завершення голосування із зазначенням години дня дати завершення голосування;

3) адреса електронної пошти, на яку засновник повинен своєчасно направити заповнений та підписаний бюлетень із своїм волевиявленням щодо питань порядку денного, а також може направити додатковий запит щодо матеріалів та/або запитання щодо проєкту порядку денного зборів засновників, та/або направити пропозиції до порядку денного та проєктів рішень.

До повідомлення додаються:

проєкти рішень щодо кожного з питань, включених до проєкту порядку денного;

документи, необхідні для прийняття рішень за питаннями порядку денного зборів засновників;

бюлетені для голосування за питаннями порядку денного зборів засновників шляхом опитування.

В бюлетені має бути зазначено:

1) питання, винесене на голосування;

2) проєкт(и) рішення (рішень) за питанням порядку денного та варіанти голосування (написи «за», «проти», «утримався»);

3) дата початку та дата завершення голосування;

4) адреса електронної пошти, на яку має бути надісланий заповнений бюлетень з волевиявленням засновника фонду (далі - заповнений бюлетень).

Повідомлення разом із документами, що додаються до нього, надсилається всім засновникам фонду одночасно в електронній формі на електронну пошту засновників фонду із використанням електронного підпису відповідальної особи, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, відповідно до законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

2. Повідомлення також розміщується на вебсайті адміністратора фонду та/або вебсторінці фонду.

3. Від дати надсилання повідомлення до дати початку голосування засновники фонду мають можливість отримати всю додаткову інформацію, необхідну для прийняття рішень з питань порядку денного, шляхом направлення запиту на електронну адресу, зазначену в повідомленні.

Запит засновника на ознайомлення з документами, необхідними для прийняття рішень з питань порядку денного, має бути підписаний електронним підписом такого засновника фонду - фізичної особи або уповноваженим представником засновника фонду - юридичної особи, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

У разі отримання належним чином оформленого запиту від засновника відповідальна особа направляє такі документи на адресу електронної пошти засновника фонду, з якої направлено запит, із накладанням на документи свого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

4. Після надсилання засновникам фонду повідомлення відповідальна особа не має права вносити зміни до документів, наданих засновникам або з якими вони мали можливість ознайомитися, крім випадку включення додаткових питань до порядку денного за пропозицією засновника(ів) фонду чи виправленням помилок.

5. У випадку отримання пропозиції(й) від засновника(ів) фонду про включення до порядку денного зборів засновників шляхом опитування додаткових питань порядку денного та/або нових проєктів рішень до питань порядку денного відповідальна особа не пізніше ніж за 10 днів до дати початку голосування формує та направляє засновникам новий проєкт порядку денного зборів засновників із відповідними матеріалами з одночасним розміщенням на вебсторінці вебсайту адміністратора фонду та/або вебсторінці фонду нового проєкту порядку денного зборів засновників шляхом опитування.

6. У випадку включення додаткових питань до порядку денного зборів засновників шляхом опитування та/або нових кандидатів для включення до склади ради фонду за пропозицією засновника(ів) фонду додатковий(і) бюлетень (бюлетені) для голосування за таким(и) додатковим(и) питанням(и) порядку денного зборів засновників шляхом опитування надсилається (надсилаються) засновникам фону одночасно з новим проєктом порядку денного.

7. Кожен засновник фонду має право надати пропозиції щодо включення нових питань до порядку денного зборів засновників, додаткових проєктів рішень до питань, включених до порядку денного зборів засновників. Пропозиції вносяться не пізніше ніж за 15 днів до дати початку голосування.

Пропозиції щодо включення нових питань до проєкту порядку денного повинні містити відповідні проєкти рішень з цих питань.

Пропозиції до порядку денного зборів засновників та/або додаткові проєкти рішень до питань, включених до порядку денного зборів засновників, направляються у вигляді електронного документа із використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги, на адресу електронної пошти, зазначену в повідомленні.

8. Пропозиції засновника(ів) фонду до проєкту порядку денного зборів засновників вносяться лише шляхом включення нових питань та/або проєктів рішень із запропонованих питань. Відповідальна особа не має права вносити зміни до запропонованих засновником (засновниками) фонду питань або проєктів рішень.

Якщо засновник фонду вносить проєкт рішення, який відрізняється від того, що зазначений в порядку денному, такий проєкт рішення також підлягає включенню до проєктів рішень з відповідного питання порядку денного.

9. Пропозиції подані засновником (засновниками) з недотриманням вимог, передбачених пунктом 8 цього розділу, не включаються до проєкту порядку денного зборів засновників.

10. Повідомлення про відмову у включенні пропозиції засновника фонду до проєкту порядку денного зборів засновників протягом 3 днів з дати отримання цих пропозицій направляється засновнику фонду тим самим способом, що був використаний засновником для подання пропозиції.

11. Рішення, прийняті засновниками фонду шляхом опитування, доводяться до відома всіх засновників та учасників фонду в порядку, встановленому статутом фонду та цим Порядком.

III. Порядок прийняття рішень шляхом опитування з питань, що належать до компетенції зборів засновників

1. Голосування на зборах засновників шляхом опитування з відповідних питань порядку денного розпочинається з дати початку голосування, зазначеній у повідомленні.

Голосування на зборах засновників завершується о зазначеній у повідомленні годині дня дати завершення голосування.

2. При обранні членів ради обраними вважаються ті кандидати, які набрали найбільшу кількість голосів засновників фонду порівняно з іншими кандидатами.

3. Прийняття рішення окремо за кожним питанням порядку денного засновники фонду здійснюють шляхом фіксації свого волевиявлення в бюлетені.

Заповнені бюлетені повинні містити чітке та однозначне волевиявлення засновника фонду з питань порядку денного.

4. Заповнені бюлетені надсилаються в електронній формі на зазначену в бюлетені адресу електронної пошти не пізніше визначеної години дня дати завершення голосування. Вони підписуються засновником фонду - фізичною особою або представником засновника фонду - юридичної особи з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

У разі підписання бюлетенів представником засновника фонду - юридичної особи до бюлетенів додається копія документа, що підтверджує його повноваження та право підпису.

5. Бюлетень для голосування визнається недійсним в разі, якщо засновник фонду (представник засновника фонду):

не чітко та/або неоднозначно позначив своє волевиявлення або;

не позначив в бюлетені жодного або позначив більше одного варіанта голосування щодо одного проєкту рішення або;

позначив варіант голосування «за» по кожному із проєктів рішень щодо одного й того же питання порядку денного або;

не підписав бюлетень відповідно до вимог пункту 5 цього розділу.

6. Незаповнені, визнані недійсними бюлетені та бюлетені, які були надіслані засновником фонду після години дня дати завершення голосування, не враховуються при підрахунку голосів.

Якщо в бюлетені зазначено кілька питань, винесених на голосування, а волевиявлення учасника опитування здійснено щодо частини таких питань, при підрахунку голосів враховуються виключно ті питання, на які учасник опитування дав чітке волевиявлення.

7. Отримані бюлетені передаються лічильній комісії, створеній відповідно до розділу IV цього Порядку, протягом 1 робочого дня з дати, зазначеної в бюлетені як дата завершення голосування, або з дати отримання бюлетенів від всіх засновників фонду, якщо вони надійшли раніше цієї дати.

8. У випадку, коли рішення з питання (питань) порядку денного зборів засновників, які проводились шляхом опитування, не було (були) прийняте(і), зазначене(і) питання може (можуть) бути перенесене(і) на наступні збори засновників.

IV. Лічильна комісія при проведенні зборів засновників шляхом опитування

1. Підрахунок голосів при проведенні зборів засновників шляхом опитування здійснює лічильна комісія.

2. Кількісний склад лічильної комісії не може бути менший ніж три особи.

3. Персональний склад лічильної комісії визначається радою фонду або відповідальною особою.

4. Лічильна комісія після отримання заповнених бюлетенів:

перевіряє, що особа, яка підписала заповнені бюлетені, є засновником фонду або має відповідні повноваження;

аналізує отримані заповнені бюлетені на предмет наявності ознак для їх неврахування, відповідно до вимог, передбачених пунктом 7 розділу III цього Порядку;

опрацьовує результати проведеного опитування та складає акт про підсумки голосування (далі - акт). Акт складається не пізніше 10 робочих днів з дати завершення голосування, зазначеної в бюлетені.

5. Акт підписується всіма членами лічильної комісії. Окрема думка члена лічильної комісії про підрахунок голосів підлягає внесенню до акта.

6. Акт повинен містити таку інформацію:

дату складання акта;

склад лічильної комісії;

кількість розісланих бюлетенів;

кількість отриманих від засновників фонду заповнених бюлетенів;

кількість не врахованих бюлетенів із зазначенням бюлетенів, визнаних недійсними, та/або бюлетенів, що надійшли із запізненням;

кількість дійсних бюлетенів, за якими визначались результати голосування;

результати голосування та прийняте рішення за кожним із питань порядку денного.

7. Відповідальна особа повинна протягом 5 робочих днів з дати складання акту лічильною комісією повідомити в електронній формі з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги на електронну пошту кожного з засновників фонду, заповнені бюлетені яких або відповіді на питання порядку денного яких не були враховані при підрахунку голосів, з обов’язковим зазначенням причини, за якою їх голоси не були враховані.

V. Протокол зборів засновників фонду, проведених шляхом опитування

1. За підсумками голосування протягом 3 робочих днів з дати складання акта відповідальною особою складається протокол зборів засновників, проведених шляхом опитування (далі - протокол), що підписується всіма членами ради фонду або, у випадку, якщо рада фонду є неправомочною, відповідальною особою.

Окрема думка члена ради фонду підлягає внесенню до протоколу.

2. У протоколі зазначається:

дата складання протоколу;

дата початку та дата закінчення голосування;

дата складання акту;

перелік засновників фонду, що брали участь в зборах засновників проведених шляхом опитування із зазначенням їх кількості у відсотках від загальної кількості голосів;

порядок денний зборів засновників;

підсумки голосування та рішення, прийняті за кожним питанням порядку денного, із зазначенням кількості голосів, які були віддані за кожне таке рішення.

У протоколі зазначається, що збори засновників проведено шляхом опитування.

Якщо збори засновників шляхом опитування були визнані такими, що не відбулось, про це та причини того, що проведення зборів засновників шляхом опитування не відбулось, зазначається у протоколі.

3. До протоколу обов’язково додається акт, оформлений відповідно до розділу IV цього Порядку.

4. Рішення зборів засновників, проведених шляхом опитування, вважається прийнятим з моменту складання та підписання акту.

5. Інформування засновників фонду про прийняті рішення з питань порядку денного зборів засновників, що відбулися шляхом опитування, здійснюється відповідальною особою протягом 5 робочих днів з дати складання протоколу шляхом направлення їм протоколу в електронній формі з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги на електронну пошту кожного з засновників фонду.

Рішення, прийняті на проведених шляхом опитування зборах засновників, доводяться до відома осіб, яких вони стосуються, а також підлягають оприлюдненню на вебсайті (вебсторінці) фонду, крім рішень, що містять конфіденційну інформацію.

6. Усі матеріали щодо проведених зборів засновників шляхом опитування обліковуються та зберігаються адміністратором фонду протягом 3 років з дати складання протоколу.