ДЕРЖАВНИЙ ДЕПАРТАМЕНТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ВИКОНАННЯ ПОКАРАНЬ

Н А К А З

N 111 від 04.05.2002                 Зареєстровано в Міністерстві
     м. Київ                          юстиції України
                                      27 травня 2002 р.
                                      за N 455/6743

{ Наказ втратив чинність на підставі Наказу Державного департаменту України з питань виконання покарань N 208 ( z1065-08 ) від 30.07.2008 }

Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань

( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного департаменту України з питань виконання покарань N 228 ( z1226-03 ) від 02.12.2003 )

Відповідно до Законів України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), "Про попереднє ув'язнення" ( 3352-12 ), Кримінально-виконавчого кодексу України ( 1129-15 ), постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ) "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", пункту 4 Положення про Державний департамент України з питань виконання покарань, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 1998 року N 827/98 ( 827/98 ) (із змінами і доповненнями), нормативно-правових актів Державного департаменту України з питань виконання покарань, та з метою вдосконалення в органах і установах виконання покарань роботи щодо порядку розгляду звернень громадян і організації їх особистого прийому Н А К А З У Ю: ( Преамбула із змінами, внесеними згідно з Наказом Держдепартаменту вик. покарань N 228 ( z1226-03 ) від 02.12.2003 )

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань (далі - Інструкція), що додається.

2. Заступникам голови, начальникам управлінь, відділів Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент), начальникам управлінь (відділів) Департаменту в Автономній Республіці Крим, областях, м.Києві та Київській області, начальникам установ кримінально-виконавчої системи, органів кримінально-виконавчої інспекції, керівникам навчальних закладів і підприємств, підпорядкованих Департаменту:

2.1. Забезпечити вивчення та безумовне виконання особовим складом Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та положень цієї Інструкції.

2.2. Ужити заходів щодо вдосконалення роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому.

3. Управлінню справами Департаменту подати цей наказ в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Скасувати наказ Департаменту від 21 серпня 1999 р. N 119 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управління справами Департаменту.

Голова генерал-лейтенант
 внутрішньої служби                              В.А.Льовочкін

Погоджено

Заступник Генерального
 прокурора України
 державний радник юстиції 2 класу                В.В.Кудрявцев

Затверджено Наказ Державного департаменту України з питань виконання покарань 04.05.2002 N 111 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 27 травня 2002 р. за N 455/6743

Інструкція про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція розроблена з урахуванням Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ) "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348).

1.2. Громадяни України мають право звернутися до органів та установ виконання покарань, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення. При порушенні встановленого порядку розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян (далі - звернення) винні особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

1.3. У роботі зі зверненнями громадян, а також під час їх особистого прийому працівникам органів та установ виконання покарань слід дотримуватися високої культури поводження, уважно ставитися до їх запитів і думок.

1.4. При розгляді звернень громадян та організації їх особистого прийому необхідно керуватися Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншими законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Державного департаменту України з питань виконання покарань із зазначеного питання, а також цією Інструкцією. ( Пункт 1.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Держдепартаменту вик. покарань N 228 ( z1226-03 ) від 02.12.2003 )

1.5. Порядок подання звернень та організації особистого прийому осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої системи, визначаються з урахуванням Кримінально-виконавчого кодексу України ( 1129-15 ), Закону України "Про попереднє ув'язнення" ( 3352-12 ) та нормативно-правових актів Державного департаменту України з питань виконання покарань. ( Пункт 1.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Держдепартаменту вик. покарань N 228 ( z1226-03 ) від 02.12.2003 )

2. Облік і порядок розгляду звернень громадян

2.1. Діловодство за зверненнями громадян і осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої системи, в органах та установах виконання покарань ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Порядок ведення діловодства за зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.2. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи виконання покарань особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформленні відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ).

2.3. Усі звернення, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках (далі - РКК) або в журналах реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом зі зверненнями. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках (журналах) обліку особистого прийому громадян або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Журнальна форма реєстрації звернень та обліку особистого прийому громадян допускається в органах та установах виконання покарань з річним обсягом надходження до 600 звернень і такою ж кількістю звернень на особистому прийомі.

Письмові звернення, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації у РКК, придатних для оброблення на персональних комп'ютерах, або в журналах реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян.

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад: Д-401.

РКК, зразки журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та картки (журналу) обліку особистого прийому громадян, вказівки щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян, форма реєстраційного штампа визначені постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ).

2.4. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі РКК, журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян або на відповідному полі РКК, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "Повторно" і підбирається все попереднє листування.

Звернення одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного й того ж органу чи установи виконання покарань (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-10/2, Д-10/3, Д-10/4.

2.5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу чи установи виконання покарань, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.6. Якщо питання, порушені в одержаному органом чи установою виконання покарань зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу державної влади, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи установою виконання покарань або посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам чи установам виконання покарань, дії чи рішення яких оскаржуються.

2.7. У тому разі, коли про результати розгляду письмового звернення необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольного звернення позначаються словом "Контроль" або літерою "К".

Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення. Рішення про зняття з контролю звернень приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

2.8. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за номерами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках органу чи установи виконання покарань.

2.9. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Обкладинка справи оформляється за формою, встановленою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ).

2.10. Звернення після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за зверненнями, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

3. Прийняття рішень за зверненнями

3.1. Посадові особи органів та установ виконання покарань організовують та перевіряють стан розгляду звернень громадян, вживають заходів щодо з'ясування і усунення причин, що їх породжують, можуть приймати рішення про направлення працівників на місця для перевірки питань, порушених у зверненнях.

3.2. За результатами перевірки звернення складається довідка. Довідка підписується особою, яка проводила перевірку, і затверджується керівником органу чи установи виконання покарань або їх підрозділу.

3.3. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник органу чи установи виконання покарань або його заступники встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від установленого ст. 20 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) терміну.

3.4. Звернення народних депутатів України розглядаються і вирішуються протягом десяти днів, їхні запити - протягом п'ятнадцяти днів. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням продовження не може перевищувати тридцяти днів з моменту його одержання. Звернення депутатів сільських, селищних, міських рад розглядаються і вирішуються негайно, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніш як у місячний строк, їхні запити розглядаються і вирішуються у встановлений відповідною радою строк.

Про наслідки вирішення звернень керівник органу чи установи виконання покарань повідомляє депутата, відповідну раду.

3.5. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку надається тим органом чи установою виконання покарань, до компетенції яких входить вирішення порушених у зверненні питань, за підписом керівників або осіб, які виконують їх обов'язки.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

У разі, коли за результатами розгляду звернень даються письмові та усні відповіді, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

3.6. На прохання громадянина не пізніше як у місячний термін орган чи установа виконання покарань доводить прийняте за зверненням рішення до відома органу місцевого самоврядування, трудового колективу чи об'єднання громадян за місцем проживання заявника.

3.7. Органи та установи виконання покарань розглядають звернення громадян, не стягуючи плати.

4. Особистий прийом громадян

4.1. Особистий прийом громадян та осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої системи, проводиться керівниками та посадовими особами органів і установ виконання покарань, які мають право приймати рішення з питань, що входять до їх компетенції.

4.2. Порядок прийому громадян в органах та установах виконання покарань визначається їх керівниками.

4.3. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за його бажанням.

4.4. Керівний склад Державного департаменту України з питань виконання покарань, управлінь (відділів) Державного департаменту України з питань виконання покарань в Автономній Республіці Крим, областях, м.Києві та Київській області особистий прийом громадян проводить не менш ніж два рази на місяць. Керівники установ, їхні заступники повинні приймати громадян не рідше одного разу на тиждень.

4.5. Особистий прийом громадян у приймальні Державного департаменту України з питань виконання покарань здійснюється щодня, крім вихідних та святкових днів, з 9-ї до 18-ї години.

4.6. Для прийому громадян в органах та установах виконання покарань відводяться спеціальні кімнати (приймальні), які обладнуються належним інвентарем і забезпечуються посібниками згідно з переліком обов'язкового обладнання приймальні (додаток 1). Вхід до приймальні вільний, без оформлення перепусток.

4.7. Графіки прийому відвідувачів в органах та установах виконання покарань затверджуються їх керівниками.

4.8. Порядок особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які його проводять, часу і місця прийому вивішуються на видному місці у приймальні громадян органу, установи виконання покарань.

4.9. За бажанням відвідувачів може провадитися попередній запис на прийом.

4.10. Особи в нетверезому стані на прийом не допускаються.

4.11. На початку прийому відвідувачеві пропонується назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, роботи, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин вже звертався до цього органу чи установи, то перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали.

4.12. Якщо вирішення питання, з яким звернувся заявник, не входить до компетенції органу чи установи виконання покарань, то посадова особа, яка проводить прийом, надає йому роз'яснення, до якого органу виконавчої влади (організації, установи) треба звернутися, та по можливості - їх адреси і номери телефонів.

4.13. Керівництво органу чи установи виконання покарань зобов'язане забезпечити прийом усіх громадян у день їх звернення. Несвоєчасний початок прийому та припинення його раніше встановленого строку неприпустимі.

5. Відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян

5.1. Особи, винні у порушенні вимог Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України.

5.2. У випадку задоволення звернення орган чи установа виконання покарань (посадова особа), які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з поданням і розглядом звернення, обгрунтовані витрати, понесені у зв'язку з виїздом для розгляду звернення на вимогу органу чи установи виконання покарань, і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку.

5.3. Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягнуть за собою відповідальність громадянина, передбачену чинним законодавством.

6. Аналіз, узагальнення звернень громадян та забезпечення контролю за їх розглядом

6.1. Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями, щороку до 15 січня готують для керівників органів та установ виконання покарань матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

6.2. В аналітичній довідці зазначаються конкретні пропозиції керівництву про подальше вдосконалення роботи щодо розгляду звернень громадян та організації їх прийому.

6.3. Аналітична довідка враховується під час перевірок роботи підлеглих органів та установ виконання покарань, розробки заходів щодо поліпшення їх оперативно-службової діяльності.

6.4. В органах та установах виконання покарань створюється постійно діюча комісія з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому, яку очолює один із керівників відповідного органу чи установи. Комісія працює планово і не рідше одного разу на квартал перевіряє стан цієї роботи.

6.5. Керівники підрозділів органів та установ виконання покарань здійснюють безпосередній контроль за додержанням встановленого законодавством і цією Інструкцією порядку розгляду звернень громадян.

6.6. Виконавці контролюють вирішення звернень, направлених до підлеглих органів та установ виконання покарань чи їх підрозділів, і про результати доповідають відповідному керівникові.

6.7. При здійсненні контролю звертається увага на строки і повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обгрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і надання відповідей заявникам.

6.8. У разі проведення інспектування та цільових перевірок органів та установ виконання покарань перевіряється стан роботи з питань розгляду звернень та прийому громадян. Результати перевірок відображаються в довідках.

6.9. Окрім того, кожний працівник кримінально-виконавчої системи, перебуваючи у відрядженні, крім виконання основного завдання, перевіряє стан роботи зі зверненнями громадян, організацію їх особистого прийому, а також уживає заходів щодо усунення виявлених порушень.

Заступник начальника управління
 справами Державного департаменту
 України з питань виконання покарань             А.В.Білик

Додаток 1 до пункту 4.6 Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань

Перелік обов'язкового обладнання приймальні

1. Вивіска із зазначенням часу прийому і посадових осіб, які його здійснюють.

2. Письмові столи (за кількістю приймальних місць).

3. Приставні столи.

4. Крісла та стільці (за потребою).

5. Телефони (за кількістю приймальних місць).

6. Сейфи (за кількістю штатних працівників приймальні).

7. Портьєри і занавіски (за кількістю вікон).

8. Графин з водою та склянки.

9. Аптечка.

10. Законодавчі та інші нормативно-правові акти, необхідні для вирішення питань, з якими громадяни найчастіше звертаються до органів та установ виконання покарань.

11. Необхідні телефонні довідники.