МІНІСТЕРСТВО ЗОВНІШНІХ ЕКОНОМІЧНИХ ЗВ'ЯЗКІВ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

Н А К А З

N 372-1 від 25.07.97                 Зареєстровано в Міністерстві
     м.Київ                           юстиції України
                                      24 вересня 1997 р.
 vd970725 vn372-1                     за N 436/2240

( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Мінекономіки N 235 ( z0847-00 ) від 03.11.2000 )

Про затвердження Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

На виконання пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 28.06.97 р. N 694 ( 694-97-п ) "Про організацію та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження" Н А К А З У Ю:

1. Затвердити Форму звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження, що додається.

2. Юридичному управлінню (Сервинський А.Ю.) спільно з управлінням інвестиційного співробітництва (Костина І.А.) здійснити державну реєстрацію цього наказу у Міністерстві юстиції України.

3. Управлінню інформаційного забезпечення (Загорняк О.В.) у тижневий строк після державної реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України довести його до відома структурних підрозділів МЗЕЗторгу, підпорядкованих організацій та зацікавлених міністерств і відомств, а також організувати публікацію згаданого наказу у пресі.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.І.Олійника.

Міністр                                                 С.Г.Осика

Затверджено наказом МЗЕЗторгу України від 25.07.97 р. N 372-1 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 вересня 1997 р. за N 436/2240

Форма звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України N 694 ( 694-97-п ) від 28.06.97 р. "Про організацію та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження" та пункту 8 Положення про порядок організації та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження (далі - Положення), затвердженого цією постановою, замовник торгів надає звіт щодо проведених міжнародних торгів (далі - торгів) з тим, щоб МЗЕЗторг затвердив такий звіт, а замовник торгів продовжив роботу для укладання з переможцем торгів контракту на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг.

Даний документ підготовлено з метою здійснення контролю за дотриманням вимог Положення під час проведення торгів та підтвердження з боку замовника торгів прийнятих ним рішень щодо оптимального вибору постачальника (підрядчика) товарів (робіт, послуг).

Додатки NN 1-13 включають інформаційні та аналітичні матеріали і мають бути представлені як складові частини звіту щодо проведених торгів.

Структура та зміст звіту

Звіт про результати проведення торгів має титульну сторінку (додаток N 1) і включає такі розділи:

1. Відомості про результати проведення попередньої кваліфікації та допуску постачальників до участі у торгах.

2. Загальна інформація та коментарі.

3. Загальні відомості про учасників торгів (постачальників).

4. Попереднє вивчення тендерних пропозицій.

5. Технічна оцінка.

6. Комерційна оцінка.

7. Підведення підсумків відповідності комерційної та технічної пропозицій умовам тендерної документації.

8. Аналіз тендерних пропозицій.

9. Прийняття остаточного рішення щодо визначення переможця торгів і акцепта тендерної пропозиції.

10. Погодження результатів торгів та обгрунтовані зауваження членів тендерного комітету.

11. Наявність скарг та зауважень з приводу проведених торгів.

Звіт повинен також містити погоджені сторонами основні умови проекту договору (контракту) на закупівлю або проект договору (контракту), якщо такий вже підготовлено і його можна підписати після затвердження звіту.

1. Відомості про результати проведення попередньої кваліфікації та допуск постачальників до участі у торгах

Крім відомостей про результати проведення попередньої кваліфікації та допуск постачальників до участі у торгах, згідно з додатком N 2, необхідно додати до звіту копії будь-яких запитів щодо роз'яснення умов проведення процедури попередньої кваліфікації або роз'яснення тендерних документів, відповідей на такі запити, а також інформацію про внесення змін до цих документів.

Додається також протокол голосування комісії з попередньої кваліфікації за підписом голови тендерного комітету.

2. Загальна інформація та коментарі

У даний розділ звіту потрібно включати таку інформацію:

- дати видачі (відправки) тендерної документації, дату проведення передтендерної конференції постачальників, дату відкриття тендера та іншу інформацію згідно з додатком N 3;

- додаткову інформацію щодо одержаних, але не розкритих тендерних пропозицій у зв'язку з відкликання їх до відкриття торгів (тендера) (додаток N 4) (якщо жодна з представлених тендерних пропозицій не була відкликана постачальниками після подачі своїх тендерних пропозицій, вказати список постачальників, які були присутні на відкритті тендера (додаток N 5); якщо подані тендерні пропозиції не були розкриті, потрібно заповнити таблицю (додаток N 6), в якій вказати відомості про одержані, але не розкриті з різних причин під час відкриття тендера тендерні пропозиції, в тому числі у зв'язку з відсутністю представників постачальника (якщо це було обумовлено в тендерних документах);

- повне пояснення, чому не була розкрита будь-яка тендерна пропозиція (напр., пізно отримана, не було надано тендерної застави, не були витримані вимоги до строку дії тендерної пропозиції або не було надано інших документів, як того вимагала тендерна документація та ін.).

Зазначена інформація має бути засвідчена у протоколі, який підписується членами комісії по розкриттю тендерних пропозицій та представниками постачальників, що були присутні під час розкриття тендерних пропозицій.

Якщо всі одержані тендерні пропозиції були розкриті, потрібно вказати:

- інформацію щодо розкритих тендерних пропозицій та їх цін, що були оголошені під час розкриття тендерних пропозицій (додаток N 7).

Якщо постачальникам було дозволено запропонувати альтернативні тендерні пропозиції, то має заповнюватись окрема таблиця (додаток N 7), яка повинна давати відомості про такі тендерні пропозиції в разі їх подання.

Якщо у тендерній пропозиції постачальник запропонував обладнання та послуги від більше ніж одного виробника, необхідно вказати перелік назв таких компаній та їх приналежність до відповідних держав.

Якщо ціна тендерної пропозиції вказана більш ніж в одній валюті, вказати окремо ціну тендерної пропозиції у кожній валюті.

3. Загальні відомості про учасників торгів (постачальників)

У даний розділ звіту потрібно включити таку інформацію:

- реквізити фірм-учасників торгів (юридична адреса, телефон, телекс, телефакс);

- прізвище керівника організації-постачальника (підрядчика);

- форма власності та юридичний статус підприємства-постачальника;

- назва та адреса головного підприємства, дата утворення, місце реєстрації;

- чисельність службовців;

- товарно-грошовий обіг по групах товарів (робіт, послуг), що постачаються, та загальний товарно-грошовий обіг за останні 3 роки;

- коротка довідка про діяльність фірми;

- юридичні адреси основних клієнтів за останні півтора року по товарах (роботах, послугах), що постачаються;

- дозвіл (ліцензія) на право ведення відповідної діяльності в разі, якщо такий передбачається;

- прізвища осіб, уповноважених діяти від імені фірми та які мають право підписувати юридичні документи на предмет виконання зобов'язань по результатах торгів.

4. Попереднє вивчення тендерних пропозицій

У даний розділ звіту потрібно включити інформацію про допущені відхилення, які розглядаються тендерним комітетом як невиконання вимог тендерної документації, на предмет:

- відповідності запропонованих товарів (робіт, послуг) вимогам тендерної документації;

у додаток до вищенаведеного даний розділ повинен включати у цьому зв'язку всю кореспонденцію між замовником і постачальниками з приводу роз'яснень до наданих тендерних пропозицій.

5. Технічна оцінка

У даний розділ звіту, окремо для кожного постачальника у формі таблиці (додаток N 8), потрібно включити окремі статті щодо технічних вимог тендерної документації. Для кожної такої статті, де має місце відхилення від особових технічних вимог, потрібно вказати:

- про характер відхилень від технічних вимог, які в цілому розглядаються як прийнятні;

- про характер відхилень, які розглядаються як значні та неприйнятні.

6. Комерційна оцінка

У даний розділ звіту, окремо для кожного постачальника та у формі таблиці (додаток N 9), потрібно включити окремі комерційні статті тендерної документації, які мають розходження з відповідними статтями, представленими в тендерних пропозиціях. Для кожної такої статті, яка має відхилення від встановлених вимог, потрібно вказати:

- характер відхилень від вимог, які розглядаються як прийнятні;

- характер відхилень, які розглядаються як значні та неприйнятні.

7. Підведення підсумків відповідності комерційної та технічної пропозицій умовам тендерної документації

У додатку N 10 необхідно подати список відхилених тендерних пропозицій з визначенням окремих комерційних та (або) технічних статей, на основі яких дана тендерна пропозиція розглядається як пропозиція, яка не відповідає вимогам тендерної документації, а також надати обгрунтовані докази причин відхилення.

8. Аналіз тендерних пропозицій

У даному розділі звіту приводиться посилання на відповідні статті тендерних пропозицій, які розглядались у відповідності з основними критеріями по вибору переможця торгів.

Замовник (організатор) торгів в даному розділі на підставі затвердженої тендерним комітетом методики оцінки (що також додається до звіту) проводить зіставлення і порівняння тендерних пропозицій.

9. Прийняття остаточного рішення щодо визначення переможця торгів і акцепту тендерної пропозиції

У даному розділі звіту (крім заповненого додатка N 11) потрібно також дати обгрунтування рішення про визначення переможцем торгів відповідного учасника.

10. Погодження результатів торгів та обгрунтовані зауваження членів тендерного комітету

До цього розділу звіту (крім заповненого додатка N 12) замовник повинен додати копії всіх протоколів, які складались тендерним комітетом під час проведення торгів.

11. Наявність скарг і зауважень з приводу проведених торгів

Цей розділ звіту (згідно з додатком N 13) повинен включати повну інформацію щодо висловлених (отриманих) замовником скарг і зауважень щодо проведених торгів.

Обов'язково треба вказати:

- назву фірм-постачальників, що подали скарги (зауваження);

- зміст скарг чи зауважень;

- рішення, прийняте замовником з цього приводу та його обґрунтування.

У кінці звіту обов'язково потрібно вказати:

"Всі відомості, що містяться у цьому документі, є правдивими.

Голова тендерного комітету __________________________________
                                             (П.І.Б.)
     Дата ____________________".

Додаток N 1 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

Міністерство зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України

Затверджено
        (МЗЕЗторг)
________________________
"___" ___________ 199_ р.

Об'єкт закупівлі _________________________________________________
__________________________________________________________________
Реєстраційний номер у державному реєстрі _________________________
__________________________________________________________________
Уповноважений банк для проведення розрахунків по проекту закупівлі
__________________________________________________________________

Затверджую                        Затверджую
Замовник торгів                   Організатор торгів
Відповідальний керівник           Відповідальний керівник
організації ___________           організації ___________
"___" _________ 199_ р.           "___" _________ 199_ р.
 

Додаток N 2 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

——————————————————————————————————————————————————————————————————
|Дата відпра-|Термін про- |Перелік постачальників|Перелік поста- |
|влення пос- |ведення про-|(фірм), які взяли уча-|чальників, які |
|тачальникам |цедури попе-|сть у процедурі попе- |не пройшли ква-|
|документів, |редньої ква-|редньої кваліфікації, |ліфікаційний   |
|що стосують-|ліфікації   |та стислий виклад ві- |відбір, та ос- |
|ся поперед- |            |домостей про їх квалі-|новні причини  |
|ньої квалі- |            |фікацію або запис про |їх відхилення  |
|фікації     |            |відсутність таких ві- |               |
|            |            |домостей              |               |
|————————————+————————————+——————————————————————+———————————————|
|      1     |       2    |           3          |       4       |
——————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 3 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

——————————————————————————————————————————————————————————————————
|1. Об'єкт закупівлі ____________________________________________|
|________________________________________________________________|
|2. Спосіб проведення торгів ____________________________________|
|________________________________________________________________|
|3. Дата   відправки   тендерної   документації    постачальникам|
|(підрядчикам) __________________________________________________|
|________________________________________________________________|
|4. Дата,  коли  постачальники   (підрядчики)  одержали  тендерну|
|документацію ___________________________________________________|
|________________________________________________________________|
|5. Дата закінчення дії тендерної пропозиції                     |
|Згідно з тендерною пропозицією _________________________________|
|З урахуванням продовження терміну дії __________________________|
|6. Передтендерна конференція                                    |
|Дата передтендерної конференції ________________________________|
|7. Відкриття тендера                                            |
|Дата __________ Час _________________ Місце ____________________|
——————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 4 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

————————————————————————————————————————————————————————
 |  N  |Назва організації|Причини, за якими було відкли-|
 | п/п |постачальника    |кано тендерні пропозиції      |
 |—————+—————————————————+——————————————————————————————|
 |  1  |        2        |              3               |
 ————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 5 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

—————————————————————————————————————————————————
 |  N  |Назва організації| Держава | Представник |
 | п/п |постачальника    |         |             |
 |—————+—————————————————+—————————+—————————————|
 |  1  |        2        |    3    |      4      |
 |—————+—————————————————+—————————+—————————————|
 |     |                 |         |П.І.Б._______|
 |     |                 |         |Підпис ______|
 —————————————————————————————————————————————————

Додаток N 6 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

——————————————————————————————————————————————————————
 |  N  |Назва організації|Причини, за якими не було   |
 | п/п |постачальника    |розкрито тендерні пропозиції|
 |—————+—————————————————+————————————————————————————|
 |  1  |        2        |             3              |
 ——————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 7 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

—————————————————————————————————————————————————————————————————
 |Постачальник (підрядчик)|Субпідрядчик|Ціна тендерної пропозиції|
 |————————————————————————+————————————+—————————————————————————|
 |Назва організації поста-|Назва орга- |Валюта тендерної пропози-|
 |чальника (підрядчика) __|нізації суб-|ції _____________________|
 |________________________|підрядчика _|_________________________|
 |                        |____________|                         |
 |————————————————————————+————————————+—————————————————————————|
 |Країна належності ______|Країна нале-|Ціна пропозиції _________|
 |________________________|жності _____|_________________________|
 —————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 8 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

Постачальник ________________________________________________
 ——————————————————————————————————————————————————————————
 |Номер пункту в техні-|Характер відхилення|Зауваження про|
 |чній специфікації    |                   |відповідність |
 |—————————————————————+———————————————————+——————————————|
 |           1         |          2        |       3      |
 ——————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 9 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

Постачальник ________________________________________________
 ————————————————————————————————————————————————————————
 |Номер пункту комер-|Характер відхилення|Зауваження про|
 |ційних умов        |                   |відповідність |
 |———————————————————+———————————————————+——————————————|
 |         1         |          2        |       3      |
 ————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 10 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

——————————————————————————————————————————————————————————————
 |  Постачальник  |Тендерні пропозиції, відхилені|Обгрунтовані|
 |                |з причини невідповідності     |докази      |
 |                |——————————————————————————————|            |
 |                |  комерційним  |  технічним   |            |
 |                |    умовам     |    умовам    |            |
 |————————————————+———————————————+——————————————+————————————|
 |        1       |       2       |       3      |      4     |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 11 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

—————————————————————————————————————————————————————————————————
 |Найменува-|Кінцева загальна |Постачальник, рекомен-|Розподіл   |
 |ння поста-|ціна кожної тен- |дований для винесення |голосів    |
 |чальника  |дерної пропозиції|рішення щодо визначен-|членів тен-|
 |          |                 |ня його переможцем то-|дерного ко-|
 |          |                 |ргів та акцепту тенде-|мітету     |
 |          |                 |рної пропозиції       |           |
 |——————————+—————————————————+——————————————————————+———————————|
 |     1    |        2        |           3          |     4     |
 —————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 12 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

—————————————————————————————————————————————————————————————————
 |Прізвище та іні-|Посади чле-|Особисті підписи |Обгрунтовані за-|
 |ціали членів те-|нів тендер-|членів тендерного|уваження членів |
 |ндерного коміте-|ного комі- |комітету щодо по-|тендерного комі-|
 |ту              |тету       |годження резуль- |тету щодо резу- |
 |                |           |татів торгів     |льтатів торгів  |
 |————————————————+———————————+—————————————————+————————————————|
 |        1       |     2     |         3       |        4       |
 —————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 13 до Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження ———————————————————————————————————————————————————————————————— |Назва фірми- |Дата подачі скарги|Зміст скарги|Прийняте рішення| |постачальника|(зауваження) |(зауваження)| | |—————————————+——————————————————+————————————+————————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | ————————————————————————————————————————————————————————————————