Про внесення змін до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)

Відповідно до статті 18 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» НАКАЗУЮ:

1. Унести до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 295/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 251/26696, такі зміни:

1) у розділі І:

пункт 3 після слів «Запит фізичної особи» доповнити словами «соціально-правового характеру, майновий»;

у пункті 4:

в абзаці першому слово «інформаційних» виключити;

абзац другий виключити.

У зв’язку з цим абзац третій вважати абзацом другим;

абзац другий викласти в такій редакції:

«Документи надсилаються фізичним або юридичним особам разом із супровідним листом в електронному або паперовому вигляді відповідно на адресу електронної пошти або поштову адресу, зазначену у запиті.»;

у пункті 5:

слова «на офіційному веб-сайті архіву, публікації у засобах масової інформації» замінити словами «на офіційному вебсайті архіву, оприлюднення в інший спосіб.»;

доповнити пункт новими абзацами другим та третім такого змісту:

«У випадку тимчасового припинення ведення архівом особистого прийому громадян (протиепідемічні обмеження, надзвичайна ситуація тощо) прийом запитів фізичних осіб на цей період здійснюється поштовим зв’язком та електронною поштою. Архівні довідки (копії, витяги), інші документи, оформлені на бланку архіву та засвідчені гербовою печаткою архіву, надсилаються на поштову адресу, зазначену у запиті заявника (заявниці), у сканованій копії - на його (її) адресу електронної пошти.

На інформаційних стендах у вестибюлі архіву, на офіційному вебсайті архіву або в інший спосіб розміщується повідомлення про строк та причини припинення ведення архівом особистого прийому громадян. У разі потреби та за наявності технічних можливостей у цей період архівом запроваджується прийом фізичних осіб за попереднім записом / електронною реєстрацією.»;

2) у розділі II:

абзац другий пункту 1 викласти в такій редакції:

«В архіві організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.»;

після абзацу другого доповнити пункт новим абзацом третім такого змісту:

«Запит фізичної особи за можливості оформлюється друкарським способом.».

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.