- ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ П О С Т А Н О В А
- Про Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ
- ПОРЯДОК передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ
- ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ВИБОРЧОЇ КОМІСІЇ
- ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів справи N ______
- ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N _____ (РОЗДІЛУ ОПИСУ)
- АКТ N ___ ЗАТВЕРДЖУЮ
- АКТ
Увійдіть, щоб зручно організувати та зберігати закони і судові рішення. Це безкоштовно.
Приєднуйтесь.
Зберігайте закони у приватних списках для швидкого доступу. Діліться публічними списками з іншими.
{ Постанова втратила чинність на підставі Постанови Центральної виборчої комісії N 485 ( v0485359-15 ) від 21.10.2015 }
Про Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ
Відповідно до пунктів 1, 7 частини першої статті 24, пункту 20 частини другої, пункту 25 частини п'ятої статті 25 та статті 92 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ), за погодженням з Державним комітетом архівів України, керуючись статтями 11-13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктом 7 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" ( 1932-15 ), Центральна виборча комісія п о с т а н о в л я є:
1. Затвердити Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ (додається).
2. Визнати таким, що втратив чинність, Порядок передавання виборчої та іншої документації виборчих комісій та комісій із всеукраїнського та місцевих референдумів на зберігання до архівних установ, затверджений постановою Центральної виборчої комісії від 10 березня 2006 року N 885 ( v0885359-06 ), у частині, що стосується передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до архівних установ.
3. Територіальним виборчим комісіям з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів забезпечити дотримання цього Порядку.
4. Цю постанову надіслати Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій, а також Державному комітету архівів України.
Голова Центральної виборчої комісії В.ШАПОВАЛДодаток до постанови Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
ПОРЯДОК передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ
Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів територіальні виборчі комісії з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів (далі - територіальні виборчі комісії) передають виборчу та іншу документацію до державних архівних установ згідно із цим Порядком.
1. Перелік виборчої документації виборчих комісій, що передається до державних архівних установ
1.1. Документи дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів, зазначені в пункті 1.2 цього Порядку, передаються до державної архівної установи через відповідну територіальну виборчу комісію.
1.2. Після завершення підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці та складення у порядку, визначеному Законом України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ) (далі - Закон), протоколів з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу дільнична виборча комісія негайно надсилає до територіальної виборчої комісії такі документи:
пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу, пакети з виборчими бюлетенями, контрольними талонами, предметами, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими виборчою комісією, список виборців для місцевих виборів (додається до виборчої документації з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласної ради, Київської, Севастопольської міської ради).
1.3. Після закінчення строку повноважень дільничних виборчих комісій документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в державній архівній установі, знищуються в порядку, визначеному в розділі 4 цього Порядку.
Акти про знищення документів надсилаються до відповідної територіальної виборчої комісії з відповідних місцевих виборів.
1.4. Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів відповідні територіальні виборчі комісії передають на зберігання до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, відповідних місцевих державних архівних установ такі документи, що належать до Національного архівного фонду:
рішення територіальної виборчої комісії про формування складу територіальних виборчих комісій та утворення дільничних виборчих комісій;
рішення (постанови, протокольні рішення) територіальної виборчої комісії та документи, на підставі яких прийнято рішення (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи);
протоколи засідань територіальної виборчої комісії з відповідними додатками до протоколу засідання комісії;
протоколи територіальних виборчих комісій про підсумки голосування у виборчому окрузі та про результати місцевих виборів;
протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;
фінансові документи виборчої комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);
акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню в архівній установі;
акти приймання-передачі документів до державних архівних установ;
інші документи відповідно до Закону ( 2487-17 ), а також Типової номенклатури справ виборчої комісії.
1.5. Територіальні виборчі комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ таку виборчу документацію тимчасового строку зберігання:
виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;
акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону ( 2487-17 ) при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців;
первинні бухгалтерські документи;
інші документи відповідно до Закону ( 2487-17 ), а також Типової номенклатури справ виборчої комісії.
1.6. Пакети з виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів, списками виборців та іншими документами територіальної виборчої комісії передаються до архівних установ запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови та секретаря територіальної виборчої комісії, а також печатки територіальної виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням номерів виборчого округу, виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови та секретаря територіальної виборчої комісії, печаткою цій комісії.
Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.
1.7. Передача виборчої та іншої документації на архівне зберігання здійснюється за описами справ та актом приймання-передачі справ установленого Державним комітетом архівів України зразка (додаток 10), один примірник якого залишається у відповідній місцевій державній архівній установі, інший - в територіальній виборчій комісії.
1.8. Місцеві державні архівні установи забезпечують доступ до виборчої документації з місцевих виборів у порядку, встановленому законодавством України.
1.9. Місцеві державні архівні установи в порядку, встановленому Державним комітетом архівів України, знищують виборчу та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строку її зберігання, визначеного Законом ( 2487-17 ) та Типовою номенклатурою справ виборчої комісії.
1.10. Відповідальність за збереження виборчої документації до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної територіальної виборчої комісії.
2. Вимоги до складання номенклатури справ виборчої комісії
2.1. Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві виборчої комісії, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.
2.2. У виборчій комісії використовується Типова номенклатура справ (додаток 1), якою встановлено перелік виборчої документації.
Відповідно до Типової номенклатури справ кожна виборча комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ) (додаток 2).
2.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються проведення відповідних виборів. При цьому заголовки справ уточнюються і конкретизуються.
Усі документи виборчої комісії формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Строки зберігання справ, внесених до номенклатури справ виборчої комісії, повинні відповідати строкам, зазначеним у Типовій номенклатурі справ виборчої комісії.
2.4. Номенклатуру справ виборчої комісії підписує секретар комісії, затверджує голова комісії та погоджує експертно-перевірна комісія відповідної державної архівної установи.
Сформовані нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ виборчої комісії. Всі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням з головою виборчої комісії. У кінці року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість справ, фактично заведених за рік.
3. Формування та оформлення справ виборчої комісії для
передачі на зберігання до державної архівної установи
3.1. Відповідно до затвердженої номенклатури справ виборчої комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної державної архівної установи.
3.2. При формуванні документів у справи перевіряються правильність віднесення їх до цієї справи, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.
Не допускається включення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також чернеток, особистих документів та копій документів.
3.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового строків зберігання групуються окремо у відповідні справи згідно з їх змістом. Невиконані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для виконання та відповідного оформлення. Кожна справа постійного строку зберігання повинна містити не більше ніж 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). У разі необхідності включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).
3.4. Рішення виборчої комісії формуються у справи за хронологічним порядком їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.
3.5. Протоколи засідань виборчої комісії формуються у справи за хронологічним порядком їх проведення.
3.6. Документами, що стосуються одного засідання, є: протокол засідання комісії; рішення, що долучаються до протоколу, з відповідними додатками та документами, на підставі яких ці рішення приймалися. Аркуші таких документів мають наскрізну нумерацію.
3.7. Матеріали листування групуються за змістом та кореспондентською ознакою і систематизуються в такій послідовності: документ-відповідь вкладається після документа-запиту.
3.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи окремо від листування з інших питань. Кожне звернення і документи щодо його розгляду групуються окремо і формуються у справу за алфавітним порядком прізвищ авторів звернень.
3.9. Оформлення справи для передачі на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ виборчої комісії, що заноситься на обкладинку або титульний аркуш, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи (додаток 3), засвідчувального напису справи (додаток 4), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки або титульного аркуша справи.
3.10. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність їх додатків. Підшивання справи виконується у спосіб, що дозволяє вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.
Справи постійного зберігання та з особового складу повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.
3.11. Обкладинка справ постійного зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою (додаток 5) ( va487359-10 ). На обкладинці відповідно до номенклатури справ зазначається назва справи та строк її зберігання.
Написи на обкладинках виконуються розбірливо, без скорочень світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
3.12. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, мають наскрізну нумерацію арабськими цифрами, проставлену в правому верхньому куті документа чорним графічним олівцем.
Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.
3.13. У справах постійного зберігання у разі необхідності може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.
3.14. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі) різного типу. З метою забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші також нумеруються, складається засвідчувальний напис.
3.15. На завершені й оформлені справи складаються описи справ постійного зберігання, тимчасового зберігання та з особового складу, а також акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додатки 6-9). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з особового складу та тимчасового зберігання - у двох.
3.16. Описи справ складає секретар виборчої комісії. Перед складанням описів справ секретар виборчої комісії повинен отримати у відповідній державній архівній установі номери фонду та описів справ.
3.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.
У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.
3.18. До описів справ постійного зберігання складається передмова, в якій дається характеристика змісту та повноти документів, що містяться у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.
3.19. Опис справ підписує секретар виборчої комісії та затверджує голова цієї комісії.
3.20. Описи справ постійного зберігання та з особового складу подаються на схвалення та погодження експертно-перевірній комісії відповідної державної архівної установи.
4. Порядок знищення документації виборчої комісії, що не підлягає зберіганню в державній архівній установі
Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються, про що комісією складається акт про вилучення документів для знищення. Акт, що містить конкретний перелік, складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова виборчої комісії за погодженням з відповідною державною архівною установою.
Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення таких документів здійснюються після складання описів справ комісії.
Справи і документи знищуються за відповідним актом шляхом їх спалення.
Секретар Центральної виборчої комісії Т.ЛУКАШ
ПОГОДЖЕНО:
Голова Державного комітету архівів України О.ГІНЗБУРГДодаток 1 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ВИБОРЧОЇ КОМІСІЇ
---------------------------------------------------------------- |Індекс|Заголовок справи |Кількість | Строк | Примітка | |справ |(тому, частини) | справ | зберігання | | | | | (томів, | справи | | | | | частин) | (томів, | | | | | | частин) | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 1 |Законодавчі та | |Доки не мине |На архівне | | |інші нормативно- | |потреба |зберігання | | |правові акти про | | |не | | |вибори | | |передаються | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 2 |Рішення | |Доки не мине |Передаються | | |Центральної | |потреба |до | | |виборчої комісії | | |відповідної | | |про формування | | |місцевої | | |складу | | |державної | | |територіальних | | |архівної | | |виборчих комісій | | |установи* | | |(копії) | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 3 |Рішення | | Постійно |Передаються | | |територіальної | | |до | | |виборчої комісії | | |відповідної | | |про формування | | |місцевої | | |складу | | |державної | | |територіальних | | |архівної | | |виборчих комісій | | |установи | | |та утворення | | | | | |дільничних | | | | | |виборчих комісій | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 4 |Рішення | | Постійно |Передаються | | |(постанови, | | |до | | |протокольні | | |відповідної | | |рішення) | | |місцевої | | |територіальної | | |державної | | |виборчої комісії | | |архівної | | |та документи, на | | |установи | | |підставі яких | | | | | |прийнято рішення | | | | | |(подання, заяви, | | | | | |скарги та інші | | | | | |передбачені | | | | | |законодавством | | | | | |документи) | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 5 |Протоколи | | Постійно |Передаються | | |засідань | | |до | | |територіальної | | |відповідної | | |виборчої комісії | | |місцевої | | |з відповідними | | |державної | | |додатками до | | |архівної | | |протоколу | | |установи | | |засідання | | | | | |комісії | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 6 |Протоколи | |Відповідно до|Передаються | | |засідань | |законодавства|до | | |дільничної | |1 рік |відповідної | | |виборчої комісії | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 7 |Протоколи | | Постійно |Передаються | | |територіальних | | |до | | |виборчих комісій | | |відповідної | | |про підсумки | | |місцевої | | |голосування у | | |державної | | |виборчому окрузі | | |архівної | | |та про результати| | |установи | | |місцевих виборів | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 8 |Протоколи | | Постійно |Передаються | | |дільничних | | |до | | |виборчих комісій | | |відповідної | | |про підрахунок | | |місцевої | | |голосів виборців | | |державної | | |на виборчих | | |архівної | | |дільницях по | | |установи | | |одному примірнику| | | | | |з окремими | | | | | |думками членів | | | | | |комісії, актами, | | | | | |письмовими | | | | | |заявами і | | | | | |скаргами та | | | | | |рішеннями, | | | | | |прийнятими | | | | | |комісією за | | | | | |результатами їх | | | | | |розгляду, а за | | | | | |наявності - й | | | | | |протокол з | | | | | |поміткою | | | | | |"Уточнений" | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 9 |Виборчі бюлетені | |Відповідно до|Передаються | | |з виборів | |законодавства|до | | |депутатів | |1 рік |відповідної | | |Верховної Ради | | |місцевої | | |Автономної | | |державної | | |Республіки Крим, | | |архівної | | |місцевих рад та | | |установи | | |сільських, | | | | | |селищних міських | | | | | |голів | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 10 |Списки виборців з| |Відповідно до|Передаються | | |виборів депутатів| |законодавства|до | | |Верховної Ради | |1 рік |відповідної | | |Автономної | | |місцевої | | |Республіки Крим, | | |державної | | |місцевих рад та | | |архівної | | |сільських, | | |установи | | |селищних, | | | | | |міських голів | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 11 |Акти про виявлені| |Відповідно до|Передаються | | |порушення Закону | |законодавства|до | | |України "Про | |1 рік |відповідної | | |вибори депутатів | | |місцевої | | |Верховної Ради | | |державної | | |Автономної | | |архівної | | |Республіки Крим, | | |установи | | |місцевих рад та | | | | | |сільських, | | | | | |селищних міських | | | | | |голів" | | | | | |( 2487-17 ) | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 12 |Рішення суду про | |Відповідно до|Передаються | | |включення | |законодавства|до | | |виборців до | |1 рік |відповідної | | |списків виборців | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 13 |Рішення суду з | |Відповідно до|Передаються | | |питань діяльності| |законодавства|до | | |виборчої комісії | |1 рік |відповідної | | | | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 14 |Документи | |Доки не мине |На архівне | | |(інструкції, | |потреба |зберігання | | |рекомендації, | | |не | | |програми) з | | |передаються | | |питань проведення| | | | | |нарад, семінарів | | | | | |із членами | | | | | |дільничних | | | | | |комісій, | | | | | |представниками | | | | | |органів | | | | | |виконавчої влади | | | | | |щодо проведення | | | | | |виборів, інша | | | | | |методична | | | | | |література | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 15 |Передвиборні | |Відповідно до|Передаються | | |програми, | |законодавства|до | | |плакати, | |1 рік |відповідної | | |листівки, інша | | |місцевої | | |агітаційна | | |державної | | |документація з | | |архівної | | |виборів | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 16 |Звернення | |Відповідно до|Передаються | | |(пропозиції, | |законодавства|до | | |заяви, скарги) | |1 рік |відповідної | | |громадян | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 17 |Листування | |Відповідно до|Передаються | | |виборчої комісії | |законодавства|до | | |з Центральною | |1 рік |відповідної | | |виборчою комісією| | |місцевої | | |та іншими | | |державної | | |виборчими | | |архівної | | |комісіями з | | |установи | | |питань | | | | | |організації та | | | | | |проведення | | | | | |виборів | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 18 |Листування | |Відповідно до|Передаються | | |виборчої комісії | |законодавства|до | | |з органами | |1 рік |відповідної | | |місцевої влади та| | |місцевої | | |органами | | |державної | | |місцевого | | |архівної | | |самоврядування з | | |установи | | |питань | | | | | |організації та | | | | | |проведення | | | | | |виборів | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 19 |Листування | |Відповідно до|Передаються | | |виборчої комісії | |законодавства|до | | |з іншими органами| |1 рік |відповідної | | |місцевої влади та| | |місцевої | | |органами | | |державної | | |місцевого | | |архівної | | |самоврядування з | | |установи | | |господарських | | | | | |питань | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 20 |Штатний розпис | | Постійно |Передається | | | | | |до | | | | | |відповідної | | | | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 21 |Плани асигнувань | | Постійно |Передаються | | | | | |до | | | | | |відповідної | | | | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 22 |Кошториси | | Постійно |Передаються | | |видатків на | | |до | | |проведення | | |відповідної | | |виборів | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 23 |Фінансові звіти | | Постійно |Передаються | | |про джерела | | |до | | |надходжень коштів| | |відповідної | | |до виборчих | | |місцевої | | |фондів | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 24 |Фінансовий звіт | | Постійно |Передається | | |комісії про | | |до | | |надходження, | | |відповідної | | |витрати коштів | | |місцевої | | |Державного | | |державної | | |бюджету України, | | |архівної | | |коштів | | |установи | | |республіканського| | | | | |бюджету | | | | | |Автономної | | | | | |Республіки Крим, | | | | | |що відповідно | | | | | |виділяються на | | | | | |підготовку та | | | | | |проведення | | | | | |виборів | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 25 |Договори, угоди | | 3 роки |Передаються | | |(трудові та | | |до | | |господарські, | | |відповідної | | |операційні | | |місцевої | | |інші) | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 26 |Акти перевірок | | 5 років |Передаються | | |використання | | |до | | |коштів Державного| | |відповідної | | |бюджету України, | | |місцевої | | |коштів | | |державної | | |республіканського| | |архівної | | |бюджету | | |установи | | |Автономної | | | | | |Республіки Крим | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 27 |Документи | |3 роки за |Передаються | | |первинного | |умови |до | | |бухгалтерського | |перевірки |відповідної | | |обліку (касові, | |податковими |місцевої | | |банківські | |органами |державної | | |документи, | | |архівної | | |повідомлення | | |установи | | |банків і | | | | | |переказні вимоги,| | | | | |виписки банків, | | | | | |наряди на | | | | | |роботу, акти про | | | | | |приймання- | | | | | |списання майна, | | | | | |квитанції і | | | | | |накладні з обліку| | | | | |товарно- | | | | | |матеріальних | | | | | |цінностей, | | | | | |авансові звіти; | | | | | |облікові регістри| | | | | |(головна книга, | | | | | |журнали, | | | | | |розроблювальні | | | | | |таблиці тощо); | | | | | |допоміжні й | | | | | |контрольні книги,| | | | | |журнали, касові | | | | | |книги, обігові | | | | | |відомості; | | | | | |корінці, копії | | | | | |ордерів, фактур, | | | | | |накладних, | | | | | |квитанцій, | | | | | |чекових книжок, | | | | | |асигновок; | | | | | |журнали, книги | | | | | |реєстрації | | | | | |рахунків, касових| | | | | |ордерів, | | | | | |доручень, | | | | | |платіжних | | | | | |доручень тощо. | | | | | | | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 28 |Особові рахунки | | 75 років |Передаються | | |(відомості | | |до | | |нарахування | | |відповідної | | |заробітної плати | | |місцевої | | |та інших виплат | | |державної | | |членам комісій та| | |архівної | | |залученим особам,| | |установи | | |що працювали за | | | | | |угодами) | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 29 |Перелік членів | | 75 років |Передаються | | |територіальних, | | |до | | |дільничних | | |відповідної | | |виборчих комісій | | |місцевої | | |та залучених | | |державної | | |осіб | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 30 |Акти приймання- | | 3 роки |Передаються | | |передачі | | |до | | |матеріальних | | |відповідної | | |цінностей | | |місцевої | | |(виборчих | | |державної | | |скриньок, кабін, | | |архівної | | |печаток, штампа | | |установи | | |тощо) | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 31 |Журнал реєстрації| | 3 років |Передається | | |вхідних та | | |до | | |вихідних | | |відповідної | | |документів у | | |місцевої | | |виборчій комісії | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 32 |Журнал реєстрації| | 5 років |Передається | | |заяв і скарг у | | |до | | |виборчій комісії | | |відповідної | | | | | |місцевої | | | | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 33 |Журнал обліку | | 3 роки |Передається | | |особистого | | |до | | |прийому громадян | | |відповідної | | |у виборчій | | |місцевої | | |комісії | | |державної | | | | | |архівної | | | | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 34 |Акти про | | Постійно |Передаються | | |вилучення | | |до | | |документів для | | |відповідної | | |знищення, що не | | |місцевої | | |підлягають | | |державної | | |зберіганню в | | |архівної | | |державній | | |установи | | |архівній установі| | | | | |(другі | | | | | |примірники) | | | | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 35 |Акти приймання- | | Постійно |Передаються | | |передачі | | |до | | |документів до | | |відповідної | | |державних | | |місцевої | | |архівних установ | | |державної | | |(другі | | |архівної | | |примірники) | | |установи | |------+-----------------+----------+-------------+------------| | 36 |Індивідуальна | |До |На архівне | | |номенклатура | |сформування |зберігання | | |справ виборчої | |нового складу|не | | |комісії | |комісії |передається | ---------------------------------------------------------------- _______________Додаток 2 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
* Згідно з порядком, визначеним статтею 92 Закону України
"Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим,
місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" ( 2487-17 ).
_______________________________________________________________
(назва виборчої комісії, номер виборчого округу, _______________________________________________________________
назва регіону)
------------------------------------------------------------------ |НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ| | ЗАТВЕРДЖУЮ | | на ______ рік | | Голова виборчої комісії | | | | ____________ _______________________ | | | | (підпис) (прізвище та ініціали) | | | | "___" ____________ 20__ року МП | ------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------ |Індекс справи |Заголовок |Кількість |Строк |Примітка| | |справи (тому, |справ (томів,|зберігання | | | |частини) |частин) |справи | | | | | |(тому, | | | | | |частини) і | | | | | |номери | | | | | |статей за | | | | | |переліком | | |--------------+--------------+-------------+-----------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Секретар виборчої комісії ___________ ____________________________
(підпис) (прізвище та ініціали) "___" ____________ 20__ року
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву від "___" ____________ 20__ року N ____
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ______ році
------------------------------------------------------------------ |За строками |Усього | у тому числі | |зберігання | |---------------------------------| | | |таких, що |з позначкою "ЕПК" | | | |переходять | | |---------------------+--------+--------------+------------------| |Постійного | | | | |---------------------+--------+--------------+------------------| |Тривалого (понад | | | | |10 років) | | | | |---------------------+--------+--------------+------------------| |Тимчасового (до 10 | | | | |років включно) | | | | |---------------------+--------+--------------+------------------| |Разом | | | | ------------------------------------------------------------------
Секретар виборчої комісії _____________ __________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ рокуДодаток 3 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів справи N ______
------------------------------------------------------------------ | N | Індекс | Дата | Заголовок | Номери |Примітка | |з/п | документа |документа |документа | аркушів | | | | | | | справи | | |-----+------------+-----------+-----------+-----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________________________ документів
(цифрами та прописом)
Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________.
(цифрами та прописом)
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ рокуДодаток 4 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N _____ (РОЗДІЛУ ОПИСУ)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
______________________________________________________ аркуша(ів),
(цифрами та прописом) у тому числі:
літерні аркуші ___________________________________________________
пропущені номери аркушів _______________________________ + аркушів
внутрішнього опису _______________________________________________
------------------------------------------------------------------ | Особливості фізичного стану та формування |Номери аркушів | | справи | | |------------------------------------------------+---------------| | 1 | 2 | ------------------------------------------------------------------
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ рокуДодаток 5 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
( va487359-10 )
Додаток 6 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487__________________________________________________________________
(назва виборчої комісії, номер виборчого округу, __________________________________________________________________
назва регіону)
ФОНД N ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ
ОПИС N ___________ Голова виборчої комісії
справ постійного зберігання __________ ______________________
за ______ рік (підпис) (прізвище та ініціали)
"___" _________ 20__ року МП
------------------------------------------------------------------ | N | Індекс | Заголовок |Дата справи| Кількість |Примітка | |з/п | справи | справи | (тому, | аркушів у | | | | | (тому, | частини) | справі | | | | | частини) | | (томі, | | | | | | | частині) | | |-----+------------+-----------+-----------+-----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
До цього розділу опису внесено ______________________ справ з
(цифрами та прописом) N _______ до N _____, у тому числі:
літерні номери ___________________________________________________
пропущені номери _________________________________________________
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ року
СХВАЛЕНОДодаток 7 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
від "___" ____________ 20__ року N ____
__________________________________________________________________
(назва виборчої комісії, номер виборчого округу, __________________________________________________________________
назва регіону)
ФОНД N ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ
ОПИС N ___________ Голова виборчої комісії
справ тимчасового зберігання _________ _____________________
за ______ рік (підпис) (прізвище та ініціали)
"___" __________ 20__ року МП
------------------------------------------------------------------ | N | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка | |з/п |справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| | | | | (тому, | (тому, | справи | справі | | | | |частини) |частини) | (тому, | (томі, | | | | | | |частини) |частині) | | |----+--------+---------+---------+----------+---------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------
До цього розділу опису внесено ________________________ справ
(цифрами та прописом) з N _____ до N _____, у тому числі:
літерні номери ___________________________________________________
пропущені номери _________________________________________________
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________Додаток 8 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ року
__________________________________________________________________
(назва виборчої комісії, номер виборчого округу, __________________________________________________________________
назва регіону)
ФОНД N ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ
ОПИС N ___________ Голова виборчої комісії
справ з особового складу __________ _______________________
за _____ рік (підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ___________ 20__ року МП
------------------------------------------------------------------ | N | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка | |з/п |справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| | | | | (тому, | (тому, | справи | справі | | | | |частини) |частини) | (тому, | (томі, | | | | | | |частини) |частині) | | |----+--------+---------+---------+----------+---------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------
До цього розділу опису внесено ________________________ справ
(цифрами та прописом) з N _______ до N _________, у тому числі:
літерні номери ___________________________________________________
пропущені номери _________________________________________________
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ року
ПОГОДЖЕНОДодаток 9 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
від "___" _______ 20__ року N __
__________________________________________________________________
(назва виборчої комісії, номер виборчого округу, __________________________________________________________________
назва регіону)
_________________________ Голова виборчої комісії
(місце складання) _________ _____________________
про вилучення для знищення (підпис) (прізвище та ініціали)
документів, не внесених до
Національного архівного фонду "___"____________ 20__ року МП
На підставі _________________________________________________ __________________________________________________________________
(назва і вихідні відомості документів із зазначенням строків
їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______
(назва фонду)
------------------------------------------------------------------------------------ | N |Заголовок| Дата |Номери описів|Індекс справи|Кількість| Строк |Примітка | |з/п | справи | справи |(номенклатур)| (тому, | справ |зберігання| | | | або | або | за рік | частини) за | (томів, | справи | | | |груповий |граничні| (роки) |номенклатурою|частин) | (тому, | | | |заголовок| дати | | або номер | | частини) | | | | справ | справ | | справи за | | і номери | | | | | | | списком | |статей за | | | | | | | | |переліком | | |----+---------+--------+-------------+-------------+---------+----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ------------------------------------------------------------------------------------
Разом ____________________________________________________________
(цифрами та прописом) справ за ________ роки.
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ року
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
від "___" _______ 20__ року N __
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ________ роки
схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК ___________________
(назва державного архіву) __________________________________________________________________
Документи в кількості ____________________________________________
(цифрами та прописом) справ вагою _______ кг здано до __________________________________
(назва установи) на переробку за приймально-здавальною накладною від "___" ________
20 __ року N _____ або знищено шляхом спалення.
Секретар виборчої комісії ______________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ рокуДодаток 10 до Порядку передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року N 487
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ Голова виборчої комісії _____________________________________
(посада керівника архівної установи) ________ ______________ __________ __________________________
(підпис) (прізвище та (підпис) (прізвище та ініціали)
ініціали) "___" ______ 20__ року МП "___" __________ 20__ року
(гербова печатка)
____________________________
(місце складання)
приймання-передачі справ на державне зберігання
Підстава: Закони України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів".
У зв'язку з _________________________________________________
(офіційним оприлюдненням результатів виборів,
завершенням строку зберігання документів тощо) __________________________________________________________________
(назва фонду) _______________________________________________________ приймає на
(назва архівної установи) зберігання документи за _____________ роки, а також довідковий
апарат до них:
------------------------------------------------------------------ |N з/п |Номери і назви | Кількість | Кількість |Примітка | | | описів | примірників | справ | | | | |кожного опису | | | |------+---------------+---------------+---------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------Номери відсутніх справ ___________________________________________
Усього прийнято справ ____________________________________________
(цифрами та прописом) У ________________________________________________ фонд N ________
(назва архівної установи)
ПЕРЕДАВ ПРИЙНЯВ ______________________________ ________________________________
(посада, підпис, прізвище та (посада, підпис, прізвище та
ініціали) ініціали) "___" ____________ 20__ року "___" ____________ 20__ року
