СОВЕТ МИНИСТРОВ УКРАИНСКОЙ ССР

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 31 июля 1975 г. N 362 Киев

{ Постановление утратило силу на основании Постановления КМ N 1153 ( 1153-97-п ) от 17.10.97 }

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов

{ С изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР

N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

{ В наименовании и тексте Постановления, а также Примерной инструкции слова "Советы депутатов трудящихся" заменены словами "Советы народных депутатов" соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

В целях улучшения делопроизводства в министерствах и ведомствах УССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов Совет Министров Украинской ССР п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов (прилагается).

2. Обязать министерства и ведомства УССР, исполкомы областных, Киевского и Севастопольского городских Советов народных депутатов:

а) разработать на основе Примерной инструкции и Основных положений Единой государственной системы делопроизводства и утвердить не позднее 1 ноября 1975 г. инструкции по делопроизводству соответственно в министерствах, ведомствах и исполнительных комитетах областных, Киевского и Севастопольского городских, районных, городских, районных в городе, сельских и поселковых Советов народных депутатов, а также в подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях.

Организовать глубокое изучение инструкций работниками, занимающимися делопроизводством;

б) обеспечить неуклонное соблюдение инструкций по делопроизводству, утвержденных в соответствии с настоящим постановлением, осуществлять систематические проверки состояния делопроизводства в подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях и исполнительных комитетах районных, городских, районных в городе, сельских и поселковых Советов народных депутатов;

в) систематически совершенствовать и улучшать культуру делопроизводства, внедрять научную организацию труда, принимать меры к повышению деловой квалификации работников, занимающихся делопроизводством;

г) обеспечить широкое применение прогрессивных технических средств механизации делопроизводственных процессов (подготовка, копирование и размножение документов, контроль за их исполнением и т.д.).

3. Признать утратившими силу с 1 ноября 1975 года:

постановление Совета Министров УССР от 30 октября 1950 г. N 3238 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполкомах районных Советов депутатов трудящихся Украинской ССР";

постановление Совета Министров УССР от 8 января 1971 г. N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся Украинской ССР" (СП УССР 1971 г. N 2, ст. 18).

Председатель
     Совета Министров УССР                                 А.ЛЯШКО

Управляющий Делами
     Совета Министров УССР                                 К.БОЙКО
 

УТВЕРЖДЕНА постановлением Совета Министров УССР от 31 июля 1975 г. N 362

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в министерствах и ведомствах Украинской ССР и исполнительных комитетах местных Советов народных депутатов

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности министерств, ведомств УССР и исполнительных комитетов местных Советов народных депутатов* и регламентирует постановку делопроизводства с момента поступления или создания документов до передачи их в архив учреждения.

_______________
     * Далее именуются "учреждения".

1.2. Примерная инструкция определяет порядок ведения общего делопроизводства, ее положения распространяются на всю служебную документацию, не имеющую секретного характера. Порядок ведения делопроизводства секретного и с документами с надписью "Для служебного пользования" определяется специальными инструкциями.

1.3. Изложенные в Примерной инструкции правила и рекомендации относительно порядка осуществления делопроизводственных процессов в учреждениях основываются на требованиях Основных положений Единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

1.4. Учреждения разрабатывают и утверждают инструкции по делопроизводству в своем аппарате, а также инструкции делопроизводству для организаций своей отрасли или типовые инструкции для однородных подведомственных организаций.

1.5. В соответствии с Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства в зависимости от объема документооборота устанавливаются следующие четыре категории учреждений:

I категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100.000 документов в год;

II категория - учреждения с объемом документооборота от 25.000 до 100.000 документов в год;

III категория - учреждения с объемом документооборота от 10.000 до 25.000 документов в год;

IV категория - учреждения с объемом документооборота до 10.000 документов в год.

Указанная категорийность учреждений должна учитываться при установлении структуры делопроизводственных служб, определении их штатов, степени механизации процессов делопроизводства, а также при решении других вопросов документирования и организации работы с документами.

1.6. В зависимости от объема документооборота, технического оснащения делопроизводственных служб, территориального размещения и количества структурных подразделений в учреждениях может применяться полная или частичная централизация делопроизводства. Централизованное выполнение всех вспомогательных и технических операций со служебными документами рекомендуется применять в учреждениях с небольшим количеством структурных подразделений и с объемом документооборота до 10.000 документов в год. Децентрализованная система применяется при сложной структуре и с объемом документооборота свыше 10.000 документов в год.

1.7. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов, а также ведомственных инструкций по делопроизводству возлагается на управления делами, общие отделы, канцелярии или на секретарей и делопроизводителей*.

_______________
     * Далее именуются "канцелярия".

В учреждениях, их структурных подразделениях, в которых по штатному расписанию не предусмотрена должность работника делопроизводства, эта ответственность возлагается на специально выделенное для этого лицо.

1.8. Общее руководство работой делопроизводственных служб осуществляется руководителями учреждений. Руководители учреждений обязаны:

- принимать необходимые меры к сокращению служебной переписки;

- не допускать истребования от подведомственных организаций различных сведений, отчетов, сводок и других документов, которые не предусмотрены правовыми актами и не вызываются необходимостью;

- обеспечивать регулярную проверку состояния делопроизводства в аппарате учреждения и в подведомственных организациях;

- всемерно содействовать рационализации и механизации делопроизводственных процессов, принимать меры к обеспечению оснащения канцелярии современным оборудованием и средствами оргтехники;

- обеспечивать организацию обучения работников делопроизводственного аппарата учреждения и его структурных подразделений для повышения деловой квалификации;

- осуществлять контроль за строгим соблюдением в аппарате учреждения и в подведомственных организациях требований в отношении составления, оформления документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

1.9. Работники учреждений, которые по своим служебным обязанностям связаны с изготовлением, оформлением, регистрацией документов, должны быть ознакомлены с порядком работы с ними в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству.

1.10. При увольнении работника, а также в случае его отпуска или командировки все неисполненные служебные документы передаются для исполнения лицу, его замещающему, с отметкой в регистрационно-контрольных документах.

1.11. Публикация в печати служебных документов учреждений допускается только с разрешения их руководителей.

{ Пункт 1.12 утратил силу на основании Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

2. Документирование управленческой деятельности учреждений

2.1. Основанием для создания документов в учреждениях является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование этой информации в течение определенного времени или постоянно.

2.2. В учреждениях определяется конкретный комплекс документов, необходимых и достаточных для документирования их деятельности. Наименования видов документов должны соответствовать наименованиям, установленным ГОСТом 6.15.1-75.

{ Пункт 2.2 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

2.3. Отбор видов документов, необходимых для выполнения управленческих и других функций учреждений, осуществляется на основе классификаторов, которые разрабатываются для всех участков и вопросов практической деятельности учреждений и утверждаются руководителями этих учреждений.

2.4. Управленческая деятельность учреждений осуществляется путем издания распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству учреждения в пределах своей компетенции могут издавать:

- министерства УССР, главные управления УССР, главные управления и другие ведомства при Совете Министров УССР (кроме коллегиальных органов) - приказы, инструкции, указания; { Абзац третий пункта 2.4 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

- государственные комитеты УССР, комитеты, комиссии и другие коллегиальные государственные органы УССР - постановления, приказы, инструкции, указания; { Абзац четвертый пункта 2.4 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

{ Абзац пятый пункта 2.4 утратил силу на основании Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

- исполкомы Советов народных депутатов - решения, распоряжения;

- управления и отделы исполкомов Советов народных депутатов - приказы. { Абзац пункта 2.4 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

2.5. Основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности учреждений являются:

- законы СССР, другие решения Верховного Совета СССР и его Президиума, законы УССР, другие решения Верховного Совета УССР и его Президиума, постановления и распоряжения Совета Министров СССР, постановления и распоряжения Совета Министров УССР, решения других вышестоящих органов; { Абзац второй пункта 2.5 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения учреждением возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

- потребность в правовом регулировании деятельности аппарата управления.

2.6. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подведомственным организациям, излагается в постановлениях, решениях и приказах. Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений излагаются в указаниях и распоряжениях.

2.7. В коллегиальных органах распорядительные документы, принятые на основе единоначалия (приказ, распоряжение), носят подчиненный характер по отношению к постановлениям коллегиального органа и не могут отменять или изменять их.

2.8. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, компетентными издавать разные виды распорядительных документов, эти совместные документы принимаются в форме постановлений.

2.9. Распорядительные документы, поступающие в учреждения от вышестоящих органов, доводятся до подведомственных организаций посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов, решений, распоряжений, указаний), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам данного учреждения;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации задач для данного учреждения и подведомственных этому учреждению организаций.

2.10. Во всех случаях документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования этих документов, даты, их номеров и заголовков.

2.11. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей, сделанных в ходе заседаний.

В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не заносится. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Если ход заседаний фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, то после заседания записанные на пленке тексты выступлений перепечатываются и заносятся в протокол.

2.12. Решения коллегиальных органов доводятся до сведения исполнителей и подведомственных организаций путем рассылки им постановлений или решений.

В учреждениях решения коллегий проводятся в жизнь, как правило, приказами руководителя учреждения.

2.13. Передача текста служебного документа по телеграфу может осуществляться в тех случаях, когда документ требует немедленного исполнения. Для оперативной передачи информации в учреждениях могут применяться телетайпограммы и телефонограммы.

3. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции

3.1. Прием документов

3.1.1. Вся поступающая в учреждение корреспонденция принимается централизованно в одном месте - в канцелярии.

Приему подлежит также и доплатная корреспонденция, оплата за которую осуществляется на основании конвертов, где указана сумма этой оплаты.

Работникам учреждений, независимо от их служебного положения, запрещается принимать корреспонденцию непосредственно от представителей других учреждений.

3.1.2. В канцелярии вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично" или адресованных общественным организациям учреждения.

При вскрытии конвертов проверяется соответствие номеров на документах и конвертах. Если обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, несоответствие номера на конверте номеру документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в канцелярии.

О повреждении конверта делается отметка в почтовом реестре и на конверте.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа либо когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Конверты прилагаются также к судебным, арбитражным делам, исковым заявлениям и кассационным жалобам и письмам, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные, неудостоверенные), поврежденные либо направленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Вся поступившая в учреждение корреспонденция подлежит обязательному предварительному рассмотрению.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется начальником канцелярии учреждения либо другим выделенным для этого лицом в соответствии с распределением обязанностей между работниками.

3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документов является направление их руководству учреждения или исполнителям в соответствии с функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление сроков исполнения документов, передаваемых структурным подразделениям или непосредственным исполнителям.

3.2.3. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день их получения. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телетайпограммы и телефонограммы рассматриваются немедленно.

{ Пункт 3.2.3 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

3.2.4. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.

3.2.5. Руководству учреждения передаются документы партийных, правительственных и других вышестоящих органов, а также иные важнейшие документы, содержащие необходимую информацию и требующие решения руководством. Другие документы передаются структурным подразделениям, а также исполнителям.

3.2.6. Результаты рассмотрения документов руководством фиксируются в резолюции. Резолюция должна содержать следующие обязательные элементы: указание конкретного исполнителя (исполнителей), содержание действий по исполнению документа, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок исполнения документа.

Резолюция должна проставляться, как правило, непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле документа, предназначенном для подшивки. Написание резолюции на отдельных листах или специальных бланках допускается в случаях, когда документ подлежит возврату. { Абзац третий пункта 3.2.6 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководителями учреждения и структурных подразделений разрабатывает графики доставки корреспонденции руководству и структурным подразделениям.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования содержащейся в них информации.

3.3.2. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, за исключением документов оперативного характера, содержащих временную информацию, а также тех, которые учитываются в отраслевых функциональных структурных подразделениях в специальных учетных формах (бухгалтерские документы первичного учета, месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций и т. п.).

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. Перечень утверждается руководством учреждения и прилагается к инструкции по делопроизводству данного учреждения (приложение N 1).

3.3.3. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в данном учреждении лишь один раз.

3.3.4. Регистрация документов в учреждениях должна осуществляться, как правило, централизованно.

Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях I-ой категории, в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в отдельных случаях, связанных с особой спецификой деятельности учреждения.

3.3.5. Обязательной регистрации подлежат документы, полученные от вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы (постановления, приказы, решения, протоколы, докладные записки, инструкции, положения и т.п.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

3.3.6. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов должна применяться единая регистрационная карточка (приложения NN 2, 3).

3.3.7. Журнальная форма регистрации документов допускается лишь в учреждениях с объемом документооборота до 500 - 600 документов в год. Журнальная форма регистрации осуществляется также в исполкомах сельских и поселковых Советов народных депутатов (приложения NN 4, 5).

3.3.8. Регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется отдельно от служебной корреспонденции. При наличии в учреждении специального подразделения по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан они должны направляться ему непосредственно из экспедиции, где производится их регистрация и предварительное рассмотрение. Регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан может осуществляться как на карточках, так и в алфавитных журналах.

{ Пункт 3.3.8 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

3.3.9. Документы, подлежащие регистрации, должны регистрироваться в день их получения и передаваться для рассмотрения руководству учреждения либо в структурные подразделения.

3.3.10. При карточной форме регистрации документов регистрационные карточки изготовляются в необходимом количестве экземпляров на пишущей машинке. Количество экземпляров карточки определяется числом картотек, которые ведутся в учреждении (в канцелярии, структурных подразделениях) в справочной, контрольной и других целях. Выбор вида и определение количества картотек должны соответствовать конкретным потребностям работы учреждения.

3.3.11. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах (для канцелярии и структурного подразделения, которому карточка передается вместе с документом). При взятии документа на контроль изготовляются три экземпляра карточки.

3.3.12. Регистрационные карточки группируются в учетно-справочные картотеки. Все регистрационные картотеки заводятся отдельно на каждый календарный год.

Карточки на предложения, заявления и жалобы граждан должны группироваться в отдельную картотеку либо выделяться в отдельный раздел общей картотеки.

3.3.13. При журнальной форме регистрации документов рекомендуется вести следующие виды журналов:

а) журнал регистрации входящих документов;

б) журнал регистрации исходящих документов;

в) журнал регистрации собственных постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций, протоколов;

г) журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан.

При большом объеме распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и т. п.), поступающих от вышестоящих органов, для их регистрации может быть заведен отдельный журнал.

Приказы (распоряжения) по личному составу, командировкам и производственной деятельности должны иметь самостоятельную нумерацию в пределах каждого вида документов.

4. Составление и оформление служебных документов

4.1. Составление документов

4.1.1. Для составления служебных документов в учреждениях должна использоваться бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) по ГОСТу 9327-60.

Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.

4.1.2. Служебные документы оформляются в строгом соответствии с требованиями ГОСТа 6.39-72 и ГОСТа 6.15.1-75 на бланках учреждений или их структурных подразделений.

Некоторые документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т. п.) разрешается оформлять не на бланках. Документы, подготовленные несколькими учреждениями, также оформляются не на бланках.

{ Пункт 4.1.2 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.1.3. Для ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ, как правило, должен составляться по одному вопросу.

Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и других обобщающих документов.

4.1.4. Проекты постановлений, решений, приказов, инструкций и других документов правового характера проверяются юрисконсультом учреждения с точки зрения соответствия их требованиям законодательства и визируются им.

{ Пункт 4.1.4 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.1.5. Содержание документов должно излагаться кратко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

4.1.6. Тексты документов, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются обоснование или основание составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбы без объяснений и т. п. { Абзац второй пункта 4.1.6 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.1.7. Части текстов (разделы, подразделы) сложных документов размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с присвоением каждому разделу, подразделу соответствующего числового знака через точку (1.1.2, 1.1.3, 2.1.1, 2.1.2). Фамилии, наименования, термины размещаются в тексте в алфавитном или другом принятом для данного вида документа порядке.

Произвольное сокращение наименования, учреждений и отдельных слов не допускается.

4.1.8. Для экономии времени на составление служебных документов однородные или близкие по содержанию документы должны унифицироваться. В учреждениях составляются макеты и трафаретные тексты, которые заблаговременно изготовляются типографским способом.

Трафаретные тексты могут применяться в виде сборников таких текстов, бланков документов с трафаретным текстом, в форме образцов, прилагаемых к инструкции по делопроизводству.

4.1.9. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на руководителей структурных подразделений учреждений.

Ответственность за содержание документа, визируемого несколькими лицами, несут в одинаковой мере все эти лица.

4.2. Оформление документов

4.2.1. Служебные документы, составляемые в учреждениях, должны иметь определенный ГОСТом 6.39-72 комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения:

наименование учреждения-автора документа;

наименование вида документа;

заголовок документа;

адресование и дата документа;

индекс;

отметки о согласовании текста документа;

удостоверение документа (подпись, утверждение, печать);

отметки о прохождении и исполнении документа.

Места размещения реквизитов в документах определены указанным ГОСТом.

4.2.2. Наименование вида документа должно указываться на каждом документе (за исключением писем). Оно указывается в бланке документа или печатается на машинке.

4.2.3. На документы, создаваемые с помощью вычислительных машин и табуляторов, распространяются все основные требования в отношении оформления служебных документов: применение бланка, подписание, датирование и т. п.

Дополнительным требованием к оформлению этих документов является обязательная расшифровка всех понятий, отраженных цифрами, знаками и другим способом. Расшифровка указывается на обратной стороне либо прилагается к документу. Размеры документов, полученных с табуляторов, должны отвечать общесоюзному ГОСТу на бумагу, но не должны быть меньше формата А6, чтобы обеспечить возможность подшивки их в дело. Документ большого размера при подшивке должен складываться соответственно формату А4.

4.3. Заголовки к тексту

4.3.1. К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4 (210 х 297), обязательно, независимо от его назначения, составляется заголовок (краткое содержание). Заголовок должен быть кратким, правильно отражать основное содержание документа. Формулировать заголовок документа следует при помощи отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем", например: "О распределении...", "О порядке ..." и т. д.

Если в документе речь идет о нескольких вопросах, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовки не составляются для телефонограмм, сообщений и для документов, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148 х 210).

4.4. Адресование документа

4.4.1. При адресовании документов необходимо соблюдать такие правила:

- документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указываются при внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами или в иных случаях, когда установление точного адресата не вызывает затруднений);

- наименование учреждения и его структурного подразделения, которым адресуется письмо, указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу наименование учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже, например:

Министерство лесной и деревообрабатывающей промышленности УССР

Начальнику производственного управления мебельной промышленности

т. ____________________________
                               (фамилия, инициалы)

252001                         Киев-1, Крещатик, 34

- при направлении документа многим однородным учреждениям адресат может указываться обобщенно, например:

Заведующим отделами социального обеспечения облисполкомов

{ Пункт 4.4.1 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.4.2. Когда корреспонденция направляется центральным партийным и советским органам, а также постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на документах не указывается, он указывается на конвертах.

4.4.3. При адресовании документа непосредственно руководителю учреждения его наименование входит в наименование должности и указывается в дательном падеже, например:

Начальнику Главного управления по иностранному туризму при Совете Министров УССР

т. ______________________________
                                        (фамилия, инициалы)

{ Пункт 4.4.3 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.4.4. При адресовании документов отдельным гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем их фамилия, например:

252005, Киев-5, ул. N , кв.

_________________________________
                                       (фамилия, инициалы)

4.4.5. Документ не должен содержать более четырех разных адресов; при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку на отдельном листе бумаги, а на каждом экземпляре документа указывается лишь один адрес.

4.5. Датирование документов

4.5.1. Все служебные документы датируются.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе (для протоколов, актов и некоторых других документов).

4.5.2. Датой издания (принятия) и вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания руководителем или дата принятия документа коллегиальным органом, если в документе не указан другой срок вступления его в силу.

4.5.3. Даты в документах оформляются цифровым способом.

С 1 января 1982 года элементы даты приводятся в такой последовательности: год, месяц, число, обозначаемые арабскими цифрами. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например, 19 января 1982 года следует писать: 1982 01 19 или 82 01 19. В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например, 19 июля 1982 г.

До 1 января 1982 года элементы даты приводятся в такой последовательности: число, месяц, год и обозначаются парами арабских цифр, разделяемых точками. Например, 3 марта 1981 года следует писать: 03.03.81.

{ Пункт 4.5.3 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.5.4. Дата на документе проставляется лицом, его подписавшим или утвердившим, в момент подписания или утверждения.

4.5.5. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и т. п.).

4.5.6. Дата подписания документа проставляется в левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте в бланке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи, слева. Дата утверждения документа указывается в соответствующем грифе на месте, предусмотренном ГОСТом 6.39-72.

4.6. Индексация документов

4.6.1. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов каждому из них присваивается условное обозначение - индекс, который указывает место составления, исполнения и хранения документа.

4.6.2. Индекс входящего документа при его регистрации в канцелярии состоит из номера корреспондента и порядкового номера регистрации входящих документов с начала года. После поступления документов в структурное подразделение этот индекс дополняется индексом дела по номенклатуре.

4.6.3. Индекс исходящего инициативного документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера регистрации исходящих документов с начала года.

4.6.4. Индекс исходящего документа-ответа состоит из индекса дела по номенклатуре и входящего номера документа, на который дается ответ.

4.6.5. Индекс внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

4.6.6. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре.

4.6.7. Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, решений, распоряжений, приказов по основной деятельности и по личному составу и других), протоколов, в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут дополняться первой буквой фамилии автора документа.

4.6.6. На документе, который подготовлялся или исполнялся несколькими структурными подразделениями, в индексе указывается номер подразделения, которое несет ответственность за организацию исполнения данного документа.

4.7. Согласование документов

4.7.1. Проекты документов согласовываются с учреждениями, организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, возбуждаемым в проекте.

Согласование может осуществляться как в аппарате учреждения (со структурными подразделениями, должностными лицами), так и с другими учреждениями.

4.7.2. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя подпись лица, визирующего документ, и дату. При необходимости указывается наименование должности этого лица и расшифровывается подпись (инициалы и фамилия), например:

Начальник отдела снабжения (подпись) Инициалы, фамилия 82.01.15

{ Пункт 4.7.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.7.3. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В этом случае виза составляется по такой форме:

Начальник отдела снабжения (подпись) Инициалы, фамилия

Замечания и предложения прилагаются. 82.01.15

{ Пункт 4.7.3 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.7.4. Внешнее согласование проектов документов оформляется грифом согласования. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, с которым согласовывается документ, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Председателя Госстроя УССР (подпись) Инициалы, фамилия 82.01.15 { Пункт 4.7.4 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.7.5. Отметки о согласовании (виза или гриф) проставляются на последнем листе первого экземпляра документа, ниже подписи с левой стороны.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

4.8. Удостоверение документов

4.8.1. Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати.

4.8.2. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. При направлении служебного документа одновременно нескольким вышестоящим учреждениям и другим руководящим органам руководитель подписывает все экземпляры документа.

4.8.3. При направлении служебного документа одновременно нескольким подведомственным организациям подписывается только оригинал, который остается в деле учреждения-автора, а на места рассылаются удостоверенные канцелярией экземпляры.

4.8.4. Документы, как правило, подписываются одним лицом. Две или больше подписей проставляются в том случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.).

4.8.5. Документы, подготовленные учреждением совместно с другими ведомствами, подписываются всеми руководителями этих ведомств, причем их подписи ставятся на документе рядом на одном уровне.

4.8.6. При подписания документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, которыми составлены документы, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии (подпись)

Члены комиссии (подписи)

4.8.7. Документы подписываются руководящими работниками учреждения в соответствии с их компетенцией, установленной действующими нормативными актами.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: руководителем учреждения или его заместителем.

Доклады, докладные записки, справки и документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.8.8. Документы, направляемые в вышестоящие учреждения, подписываются руководителем учреждения, а в случае его отсутствия - первым заместителем.

4.8.9. На документах коллегиальных органов проставляются подписи двух лиц. В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.

4.8.10. В состав подписи входят: наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.

Если документ изготовлен на бланке, то наименование учреждения в составе подписи не указывается, например: Председатель исполкома Совета народных депутатов (подпись -

инициалы,  фамилия).  Начальник управления  (подпись  -  инициалы,
фамилия). Директор института (подпись - инициалы, фамилия).

4.8.11. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только со времени его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.8.12. Утверждение документа осуществляется двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Оба способа утверждения имеют одинаковую силу.

4.8.13. Элементами грифа утверждения являются: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Министр местной промышленности УССР

(подпись) (инициалы, фамилия)

82.01.15

{ Пункт 4.8.13 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.8.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа.

4.8.15. При утверждении документа распорядительным актом на документе проставляется гриф по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министра жилищно-коммунального хозяйства УССР от 82.01.15 N 356

{ Пункт 4.8.15 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.8.16. Документы, требующие особого удостоверения их подлинности, скрепляются печатью учреждения.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, титульных списках и т. п.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав граждан и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений, на договорах, удостоверениях, доверенностях.

Печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделения (не гербовая), ставится на копиях документов, направляемых в другие учреждения, и на размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке.

Перечень других документов, которые необходимо скреплять печатью, определяется учреждением на основании действующих нормативных актов.

4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов

4.9.1. Прохождение документа в учреждении сопровождается обязательным проставлением на нем:

- отметки о регистрации документа, проставляемой на нижнем поле первого листа документа, справа;

- отметки о взятии документа на контроль, которая проставляется на левом поле первого листа документа (на уровне заголовка к тексту) и обозначается словом "КОНТРОЛЬ" или буквой "К";

- отметки об исполнении документа и направлении его в дело, проставляемой на нижнем поле первого листа документа и имеющей такие данные: краткую справку об исполнении (если нет документа об исполнении), слова "В дело" и номер дела, в которое документ будет подшит, дату направления документа в дело и подпись исполнителя, например:

В дело N 6/24

Вопрос решен положительно в телефонном разговоре 82.01.15 (должность) т. (инициалы, фамилия)

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

{ Пункт 4.9.1 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.9.2. Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа. Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество напечатанных экземпляров и дата изготовления документа, например: Хоменко 72-33-45 ЛК 5 82.01.15

На документах, направляемых вышестоящим органам, этот реквизит проставляется в нижнем левом углу обратной стороны последнего листа документа.

{ Пункт 4.9.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.10. Оформление копий документов

4.10.1. Копия документа изготовляется и выдается только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может удостоверять копии лишь тех документов, которые создаются в самом учреждении (это правило не распространяется на учреждения государственной архивной службы УССР и органы и должностных лиц, совершающих нотариальные действия). { Абзац первый пункта 4.10.1 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

При решении вопросов, относящихся к приему граждан на работу, учебу, осуществлению их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел рабочих, служащих и учащихся учреждениям разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

4.10.2. Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения и удостоверяется подписью должностного лица, подтверждающего соответствие содержания копии оригиналу. Если копия изготовляется не на бланке, но с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка оригинала.

На первом листе копии проставляется отметка "копия".

Заверительная надпись составляется по такой форме: слово "верно", наименование должности, личная подпись лица, удостоверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата удостоверения копии. Например:

Верно: Секретарь Управления (подпись) З.О. Яблонская 82.01.15

Отметка "копия" размещается на документе справа над реквизитом "адресат", а отметка об удостоверении копии - ниже реквизита "подпись".

{ Пункт 4.10.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.10.3. На копиях исходящих документов, остающихся в делах учреждения, текст бланков не воспроизводится, проставляется лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс, а также дата его удостоверения, должность работника, удостоверившего копию, и его подпись. Например:

82.01.15 05/234

_____________________________________
                               (текст)
                 _____________________________________
                 _____________________________________

п/п Начальник отдела (подпись) Д.Б. Петренко

Верно: Инспектор (подпись) З.П. Горюк               82.01.15

Копии исходящих документов должны иметь визы лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

{ Пункт 4.10.3 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.11. Оформление приложений к документам

4.11.1. Приложения к документам, которые создаются в деятельности учреждений, могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к распорядительным актам);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами и направляемые с препроводительным письмом.

Приложения должны иметь следующие элементы оформления: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.п.

Наличие приложений указывается в основном или в препроводительном документе после его текста (выше подписи) с указанием их наименования, количества листов и количества прилагаемых экземпляров.

4.11.2. Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку с ссылкой на соответствующий распорядительный документ, его дату и номер. Эта отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

Приложение к приказу Министра легкой промышленности УССР от 82.01.15 N 5

При наличии нескольких приложении на них проставляется порядковый номер (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

{ Пункт 4.11.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.11.3. Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 листах, в 2-х экз.

4.11.4. Если документ имеет приложения, которые не указываются в тексте, то их наименования необходимо давать с указанием количества листов в каждом из них и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Проект  плана   научно-исследовательской  работы на
               1975 г. на 45 листах, 2 экз.

2. Заключение по проекту на 3 листах, 1 экз.

4.11.5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложений делается по следующей форме:

Приложение: письмо   исполкома   Харьковского   областного  Совета
            народных депутатов от 82.01.15 и приложение  к нему,
            всего на 8 листах.

Количество листов в сброшюрованных приложениях (книги, брошюры) не указывается.

{ Пункт 4.11.5 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4.12. Порядок печатания документов в машинописном бюро

4.12.1. В машинописном бюро и структурных подразделениях печатаются только служебные документы. Рукописи, которые сдаются в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны чернилами и тщательно выверены и завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Рукописи, написанные нечетко, красными чернилами или карандашом, к печатанию не принимаются.

На рукописи исполнитель указывает, сколько экземпляров необходимо печатать, на какой бумаге, дату и время сдачи материалов в машинописное бюро.

4.12.2. Печатный текст проверяет лицо, подготовившее документ. Если будут обнаружены опечатки, пропуски и т. п., исполнитель возвращает машинописному бюро напечатанные листы вместе с рукописью, для исправления. Исправление текста допускается только на машинке, без помарок.

4.13. Размножение документов

4.13.1. Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов - руководителями структурных подразделений.

4.13.2. Для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает начальник структурного подразделения (приложение N 6).

4.13.3. Документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, проставляется дата его передачи, устанавливается срок исполнения заказа.

4.13.4. Заказ регистрируется в специальном журнале учета работы множительного цеха. При получении размноженного материала работник, который его получает, расписывается на заказе и проставляет дату получения.

4.13.5. Оригиналы документов после снятия с них копий возвращаются по принадлежности.

4.14. Подготовка и оформление материалов к заседаниям коллегиальных органов

4.14.1. Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с планами их работы.

В плане работы коллегиального органа указывается содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, который готовит материалы для рассмотрения коллегиальным органом, срок представления материалов.

Руководители структурных подразделений заблаговременно представляют для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают целесообразным рассмотреть на заседании коллегиального органа. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

4.14.2. Материалы по вопросам, вносимым на обсуждение коллегиального органа, должны представляться не позднее чем за 5 дней до заседания. Эти материалы включают:

- проект постановления (решения) коллегиального органа, а в необходимых случаях и проект приказа;

- справку о согласовании проекта с заинтересованными организациями и структурными подразделениями;

- справку о замечаниях к проекту (если они имеются);

- список лиц, приглашаемых на заседание коллегиального органа.

4.14.3. О каждом заседании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 6.39-72.

Материалы, подготовленные к заседанию (проекты постановлений, решений, справки, списки), а также один экземпляр размноженных материалов хранятся у секретаря или в протокольной части коллегиального органа по каждому заседанию отдельно.

4.14.4. После заседания члены коллегиального органа и лица, которые были приглашены для участия в заседании, возвращают полученные материалы секретарю коллегиального органа, о чем им делается отметка в расчете рассылки материалов. Лишние экземпляры уничтожаются секретарем коллегиального органа.

4.14.5. Ответственность за своевременную и качественную подготовку материалов к заседаниям возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений учреждения.

4.14.6. Секретарь коллегиального органа контролирует своевременность представления материалов к заседаниям и проверяет наличие всех материалов и правильность их оформления.

При нарушении установленного порядка подготовки материалов к рассмотрению на заседании секретарь докладывает руководителю коллегиального органа, который решает, будет ли рассматриваться этот вопрос или будет снят с повестки дня заседания.

4.14.7. Лица, получившие проект постановления (решения) и другие материалы, до заседания внимательно их изучают и при наличии замечаний и предложений четко их формулируют, с тем чтобы в случае согласия коллегиального органа с этими замечаниями и предложениями можно было бы отразить их в постановлении (решении).

4.15. Оформление документов о командировках

4.15.1. Служебные командировки работников осуществляются в соответствии с планом работы учреждения с учетом ассигнований по смете расходов на командировки.

В случае необходимости командирования работника вне плана руководитель структурного подразделения в докладной записке (заявлении) на имя руководителя учреждения или его заместителя указывает, куда, на какой срок и с какой целью необходимо командировать работника.

Докладная записка (заявление) вместе с проектом приказа и командировочным удостоверением передается руководителю учреждения, как правило, не позднее, чем за трое суток до начала командировки.

4.15.2. После возвращения из командировки работник в трехдневный срок докладывает руководителю структурного подразделения о выполнении полученного задания и представляет авансовый отчет по установленной форме.

Руководитель структурного подразделения подтверждает выполнение задания и визирует авансовый отчет, который передается в бухгалтерию учреждения.

5. Порядок обработки и отправки исходящей корреспонденции

5.1. Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться централизованно в день ее поучения от структурных подразделений.

Отправка или передача работниками учреждения документов без их регистрации в канцелярии не допускается.

5.2. Во время приема от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется:

- правильность указания адреса корреспондента;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

- наличие виз на копиях документов, остающихся в делах учреждения;

- наличие на документе отметок о приложениях;

- правильность оформления документа и размещения на нем всех реквизитов согласно ГОСТу 6.39-72 и ГОСТу 6.15.1-75. { Абзац шестой пункта 5.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей инструкцией, к отправке не принимаются.

5.3. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем поле первой страницы проставляется штамп "Подлежит возврату".

5.4. Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, находящихся в конверте.

5.5. Документы, адресуемые постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые изготовляются заблаговременно типографским способом.

5.6. При направлении корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата, следует указывать точный почтовый адрес (почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома).

5.7. В регистрационной карточке или в журнале указывается номер исходящего документа, дата регистратор, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.

5.8. Документы, доставляемые курьером, передаются местным адресатам под расписку в разносной книге.

5.9. Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т. п. остаются в учреждениях, являющихся авторами этих документов. В другие учреждения направляются их вторые экземпляры.

5.10. Всю исходящую корреспонденцию и другие почтовые отправления структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать в канцелярию в конкретно определенные для этого часы, устанавливаемые инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

6. Организация контроля за исполнением документов

6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов

6.1.1. Задачей контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного их исполнения.

6.1.2. Обязательному контролю за исполнением подлежат: законы СССР, другие решения Верховного Совета СССР и его Президиума; законы УССР, другие решения Верховного Совета УССР и его Президиума; постановления и письма ЦК КПСС; постановления и письма ЦК Компартии Украины; постановления и распоряжения Совета Министров СССР; постановления и распоряжения Совета Министров УССР; постановления, решения и поручения других вышестоящих органов; письма депутатов Советов народных депутатов.

Контролю подлежат также документы, в которых указаны сроки исполнения. По указанию руководства учреждения и других должностных лиц на контроль ставятся предложения, заявления, жалобы граждан и другие документы.

{ Пункт 6.1.2 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

6.1.3. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, решении, указании и т. п.), и лица, указанные в резолюции руководителя, а также непосредственные исполнители. В тех случаях, когда документ исполняется несколькими исполнителями, ответственным за организацию исполнения (созыв) является исполнитель, который в резолюции указан первым.

6.1.4. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на делопроизводственный аппарат или специально создаваемую контрольную службу.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или другое лицо, ответственное за делопроизводство.

6.2. Сроки исполнения документов

6.2.1. Поручения партийных органов и вышестоящих учреждений исполняются не позднее чем в течение десяти рабочих дней со времени их поступления в учреждение, если в поручении не указан другой срок исполнения.

{ Пункт 6.2.1 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

6.2.2. Индивидуальные сроки исполнения для наиболее важных документов устанавливаются руководителями учреждений и структурных подразделений или указываются в самих документах. Эти сроки фиксируются в резолюции руководителя.

6.2.3. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан определяются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан", о чем ежемесячно представляется руководителю учреждения сводка (приложение N 7).

6.2.4. Сроки исполнения отдельных видов документов устанавливаются руководством учреждения в пределах сроков, предусмотренных примерным перечнем документов, подлежащих контролю (приложение N 8).

{ Пункт 6.2.4 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

6.2.5. Срок исполнения документа может быть продлен лишь лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу же после получения документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе исполнения выяснилось, что исполнить документ в установленный срок невозможно. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

6.3. Осуществление контроля за исполнением документов

6.3.1. Контроль за исполнением документов осуществляется по контрольным карточкам. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых при постановке документов на контроль.

6.3.2. На контрольных карточках, а также на контролируемых документах, на левом поле первого листа проставляется штамп "Контроль" или буква "К", после чего документ передается исполнителю, а дополнительный экземпляр регистрационной карточки помещается в контрольную картотеку.

6.3.3. Карточки группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения.

6.3.4. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при проведении проверки структурного подразделения-исполнителя, вносятся в графу "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

6.3.5. В учреждении с объемом документооборота свыше 25.000 документов в год периодически составляются и направляются в структурные подразделения-исполнители перечни не исполненных в срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в контрольную службу.

6.3.6. В учреждениях с большим объемом документооборота контроль за исполнением документов может производиться с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники, а с объемов документооборота от 10.000 до 100.000 документов в год для контроля за исполнением документов могут применяться ручные перфокартотеки.

6.3.7. Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

6.3.8. Документ остается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

6.3.9. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то ответственное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

6.3.10. Данные о результатах исполнения взятых на контроль документов периодически обобщаются и докладываются руководству с предложениями об улучшении этой работы (приложения NN 9, 10).

7. Составление номенклатур и формирование дел

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, по которому осуществляется учет и формирование дел в делопроизводстве.

7.1.2. Номенклатура дел составляется с целью установления в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого отыскания документов по их содержанию и разновидности, осуществления отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

7.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения и анализа деятельности учреждения в целом и каждого его структурного подразделения. При этом используются уставы (положения) об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатуры и описи дел за прошлые годы, список корреспондентов, учетно-регистрационные журналы и картотеки, классификаторы, ведомственные и типовые перечни с указанием сроков хранения дел, а также учитываются задачи учреждения на год, на который составляется номенклатура.

7.1.4. Номенклатуры дел составляются структурными подразделениями учреждений и разрабатываются их руководителями с привлечением работников подразделения и лица, ответственного за делопроизводство.

Номенклатура дел структурного подразделения обязательно согласовывается с канцелярией и заведующим архивом учреждения или лицом, ответственным за архив, и подписывается руководителем структурного подразделения.

7.1.5. Номенклатуры дел структурных подразделений после их рассмотрения и анализа сводятся канцелярией в единую (сводную) номенклатуру дел учреждения. К ее составлению привлекается заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения, назначенное приказом руководителя. Сводная номенклатура дел подписывается начальником канцелярии, который несет ответственность за своевременность и качество ее составления и правильность оформления.

7.1.6. Организации, состоящие при министерствах и ведомствах УССР, составляют отдельные номенклатуры дел. Эти номенклатуры не включаются в сводную номенклатуру дел министерства, ведомства.

{ Пункт 7.1.6 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

7.1.7. Сводная номенклатура дел составляется в конце текущего года (не позднее ноября - декабря) и после ее обязательного согласования с соответствующим учреждением государственной архивной службы УССР и утверждения руководством учреждения вводится в действие с начала нового календарного года. { Абзац первый пункта 7.1.7 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Сводные номенклатуры дел организаций, которые не передают своих документов на государственное хранение, согласовываются с вышестоящим учреждением данного министерства, ведомства.

7.1.8. Сводная номенклатура дел составляется в 4-х экземплярах, на каждом из которых должен быть заполнен гриф согласования с учреждением государственной архивной службы УССР. Экземпляры номенклатуры распределяются так: { Абзац первый пункта 7.1.8 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

1-й экземпляр - неприкосновенный, хранится в делах канцелярии;

2-й экземпляр - передается в архив учреждения для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях;

3-й экземпляр - остается в учреждении государственной архивной службы УССР, с которым согласовывается номенклатура; { Абзац четвертый пункта 7.1.8 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

4-й экземпляр - рабочий, с которым работает канцелярия и с которого размножается номенклатура.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения учреждения получают от канцелярии выписки из соответствующих ее разделов для использования в практической работе.

7.1.9. Сводная номенклатура дел ежегодно пересматривается, анализируется и уточняется, в нее вносятся соответствующие коррективы.

Она подлежит пересоставлению и повторному утверждению только в случае изменений в структуре, функциях и характере работы учреждения. Если таких изменений не было, то об этом извещается соответствующее учреждение государственной архивной службы УССР, с которым была согласована номенклатура, она перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. { Абзац второй пункта 7.1.9 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

7.1.10. В номенклатуру дел как структурного подразделения, так и сводную по учреждению должны включаться все без исключения дела и документы, которые создаются в деятельности учреждения.

В номенклатуру включаются также не законченные делопроизводством дела, поступившие от других учреждений для их продолжения, и все справочные картотеки к документам.

Наименования дел по вопросам, решение которых продолжается более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года в течение всего срока решения вопроса. Ведение каких-либо дел вне номенклатуры не допускается.

7.1.11. В сводные номенклатуры дел включаются дела общественных организаций учреждения (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.п.), органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (общественных отделов, общественных комитетов, общественных комиссий, общественных советов и т.п.).

Дела общественных организаций размещаются в конце номенклатуры после дел основных структурных подразделений.

7.1.12. В номенклатуру дел не включаются сборники законодательных актов и решений Правительства СССР и Правительства УССР, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация а другие печатные издания.

{ Пункт 7.1.12 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

7.1.13. Разделами номенклатуры дел учреждения являются наименования структурных подразделений. Наименования структурных подразделений размещаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения или штатным расписанием, причем в качестве первого раздела указывается канцелярия.

Внутри разделов номенклатуры дела размещаются по степени их значимости с учетом взаимосвязи находящихся в них документов. Как правило, первой размещается группа дел, включающая документы директивных органов, затем группа организационно-нормативной документации (уставы, положения и т.п.), далее распорядительная документация самого учреждения (постановления, приказы, распоряжения и т.п.), планово-отчетная документация и в конце - переписка. В группе переписки первыми размещаются дела, содержащие переписку с вышестоящими органами.

7.1.14. Наименования дел в номенклатуре должны в краткой форме конкретно отражать состав и содержание документов, которые предусматривается группировать в этих делах. Основной частью наименования (заголовка) дела является изложение вопроса (предмета), по которому оно заводится.

7.1.15. Всем структурным подразделениям по номенклатуре дел присваиваются условные обозначения - индексы (арабскими цифрами). Каждое внесенное в номенклатуру дело получает свой номер в пределах структурного подразделения. Индекс дела состоит из объединения индекса структурного подразделения с номером дела этого подразделения.

7.1.16. В течение всего срока действия номенклатуры в ней необходимо своевременно делать отметки о заведении дел, о передаче их в архив учреждения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения для продолжения. Эти отметки следует делать в графе "Примечания".

7.1.17. По окончании делопроизводственного года номенклатура дел обязательно закрывается. Закрытие номенклатуры оформляется итоговой записью, в которой указывается количество и категория фактически заведенных за год дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Итоговую запись в сводной номенклатуре дел подписывает начальник канцелярии учреждения. О фактическом наличии заведенных за год дел извещается архив учреждения.

7.1.18. В целях унификации и установления единых принципов формирования дел в подведомственных организациях системы учреждения разрабатывают типовые и примерные номенклатуры дел, которые вводятся в действие после согласования их с соответствующим учреждением государственной архивной службы УССР. { Абзац первый пункта 7.1.18 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.

7.1.19. Утвержденная руководителем учреждения примерная (типовая) номенклатура дел вводится в действие распорядительным документом.

При составлении индивидуальных номенклатур на основе примерных номенклатур учитывается специфика формирования дел конкретной организации.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Все исполненные документы после их оформления согласно требованиям ГОСТа 6.38-72 должны формироваться в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

Дела формируются из оригиналов (при их отсутствии - из заверенных в установленном порядке копий) только исполненных документов. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

Если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть оформлены в дела, предусмотренные номенклатурой, следует завести новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру.

7.2.2. При группировании документов в дела необходимо обеспечить соблюдение следующих требований:

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходящих дел, а также отдельных дел, продолжительность формирования которых более одного года вызывается особой необходимостью). Личные дела формируются в течение ряда лет, пока данное лицо работает в учреждении;

- отдельно формировать дела с документами постоянного и временного сроков хранения.

В виде исключения, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться в течение делопроизводственного года в одно дело. По окончании года или перед передачей дела в архив учреждения документы должны быть разложены в отдельные дела согласно номенклатуре: в одном деле - документы постоянного, в другом - документы временного хранения;

- не допускать включения в дела черновых, личных, дублетных документов, различных вариантов документов, подлежащих возврату, и размноженных копий;

- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс;

- проверять соответствие документов (по содержанию, разновидности, автору, корреспонденту, наименованию) заголовкам дел по номенклатуре;

- группировать в дела приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности учреждения;

- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (200-250 листов).

7.2.3. Формирование дел с перепиской с правительственными и вышестоящими учреждениями должно осуществляться по отдельным конкретным вопросам.

7.2.4. Документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

7.2.5. Документы заседаний исполкомов местных Советов народных депутатов группируются в два дела: 1) протоколы со всеми приложениями к ним, 2) решения (копии для оперативно-справочной работы).

7.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются в два дела: предложения, заявления и жалобы граждан относительно работы данного учреждения или подведомственных ему организаций; заявления и жалобы граждан по личным вопросам.

7.2.7. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы формируются в отдельные дела временного хранения и в личные дела не включаются.

7.2.8. Приложения к документам формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. Большие по объему приложения формируются в отдельные дела (тома).

7.2.9. Размещение документов внутри дел должно осуществляться в логической последовательности решения того или иного вопроса.

Документы по конкретному вопросу размещаются в деле единой группой: сначала инициативный документ, а затем в хронологической последовательности все другие документы, относящиеся к этому вопросу.

7.2.10. Распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и т.п.) размещаются в деле по их разновидности и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7.2.11. Переписка размещается в делах в хронологической последовательности, причем документ-ответ размещается сразу же за документом-запросом.

7.2.12. Протоколы размещаются в делах в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям коллегий и других совещательных органов, сформированные в отдельные дела, размещаются по номерам протоколов заседаний.

7.2.13. Планы, отчеты, сметы размещаются в делах отдельно от проектов этих документов.

7.2.14. Документы в личных делах размещаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в деле, заявление о приеме на работу, направление на работу; личный листок по учету кадров, анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. { Абзац первый пункта 7.2.14 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Копии приказов о взысканиях, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшиваются в связи с внесением сведений об этом в дополнение к личному листку по учету кадров. { Абзац второй пункта 7.2.14 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

7.2.15. Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы систематизируются в пределах года по алфавиту фамилий.

7.2.16. Предложения, заявления и жалобы граждан размещаются внутри дела в хронологическом или алфавитном порядке, исходя из специфики справочной работы в данном учреждении. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют внутри дела самостоятельную группу и подшиваются вместе.

8. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

8.1. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, сформированные в дела, должны подшиваться в обложку из твердого картона (ГОСТ 6983-54) и прошиваться прочной ниткой в четыре прокола.

Все дела постоянного и долговременного хранения подлежат оформлению согласно ГОСТу 17914-72.

Оформление дела включает следующий обязательный комплекс работ: описание дела на обложке; брошюровка дела; нумерация листов; составление заверительной надписи.

8.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не производится. На дела временного хранения описи могут не составляться, их учет в этом случае ведется по номенклатуре дел.

8.3. Отдельные группы дел постоянного хранения, наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела с постановлениями, приказами, распоряжениями), должны иметь внутреннюю опись документов в деле. Опись размещается в начале дела и включает указание индексов документов, их краткого содержания, даты и номеров листов в деле.

8.4. По окончании делопроизводственного года в оформление обложки дел постоянного и долговременного сроков хранения вносятся необходимые уточнения.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четким почерком, аккуратно, светостойкими чернилами или тушью.

8.5. На все дела постоянного и долговременного хранения по окончании их делопроизводством должны составляться описи. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения и на дела по личному составу.

8.6. Описи составляются делопроизводственным персоналом структурного подразделения (секретарями), а в случае отсутствия такого персонала - лицом, ответственным за делопроизводство, или работниками подразделения, которые специально для этого назначаются руководителем, при методической помощи архива учреждения.

8.7. Описи могут составляться на все дела постоянного хранения учреждения в целом или отдельно на дела каждого структурного подразделения. Сводные описи рекомендуется составлять в бесструктурных учреждениях и учреждениях, в процессе деятельности которых ежегодно создается до 200 дел постоянного хранения. Отдельные описи на дела каждого структурного подразделения рекомендуется составлять, если в структурном подразделении ежегодно создается более 200 дел постоянного хранения. Во всех случаях этот вопрос следует согласовывать с соответствующим местным учреждением государственной архивной службы УССР.

{ Пункт 8.7 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

8.8. Дела структурных подразделений размещаются в описях согласно утвержденной структуре учреждения. Дела канцелярии всегда размещаются в начале описи. Дела общественных организаций - в конце описи.

8.9. Описи ведутся в течение нескольких лет с единой валовой нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. Окончание описи обязательно согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы УССР. { Абзац первый пункта 8.9 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

В годовой раздел описи подлежат внесению также дела, которые не завершены делопроизводством в течение года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались делопроизводством, указывается: "Документы по данному вопросу см. также в разделе за ____ год, N ____".

8.10. Годовые разделы описей дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются начальником канцелярии или лицом, ответственным за делопроизводство, подписываются председателем экспертной комиссии учреждения и согласовываются с руководителем учреждения.

Описи дел долговременного хранения составляются в двух экземплярах и оформляются так же, как и описи на дела постоянного хранения.

8.11. Описи на дела постоянного хранения подлежат обязательному утверждению экспертно-проверочной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы УССР через два года после завершения дел в делопроизводстве. На утверждение учреждения государственной архивной службы УССР направляются все четыре экземпляра описей, из которых один экземпляр после утверждения остается в государственном архиве, а остальные возвращаются учреждению. В соответствии с утвержденными описями учреждение обязано передавать свои дела в государственный архив в установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР сроки. { Абзац первый пункта 8.11 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Описи дел долговременного хранения на утверждение учреждения государственной архивной службы УССР не направляются. { Абзац второй пункта 8.11 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

8.12. Законченные делопроизводством дела вместе с контрольно-учетными карточками на документы должны передаваться в архив учреждения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений (например, дела за 1973 год передаются в архив в 1975 году). Передача структурными подразделениями дел в архив осуществляется по графику, утверждаемому руководителем учреждения.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

8.13. Структурные подразделения передают свои документы в архив лишь после осуществления экспертизы их научно-исторической ценности, полного упорядочения и оформления согласно требованиям действующих правил и инструкций по архивному делу. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив по записям установленной формы. Дела временного (до 10 лет) хранения могут передаваться в архив по номенклатуре.

Заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения, расписывается в приеме дел на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все другие остаются в архиве.

9. Структура и функции служб делопроизводства

9.1. Вся работа по делопроизводственному обслуживанию в учреждениях должна осуществляться специальной службой - канцелярией. В каждом учреждении разрабатывается и утверждается руководством положение об этой службе.

В небольших учреждениях, не имеющих в своем составе канцелярии, функции делопроизводственного обслуживания осуществляет секретарь.

9.2. Структура канцелярии устанавливается в зависимости от отнесения учреждения к одной из четырех категорий.

9.3. Численность делопроизводственных служб в учреждениях определяется на основе типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, объема документооборота, а также анализа затрат труда работников делопроизводственных служб*.

_______________
     * "Типовые нормы времени на работы  по  делопроизводственному
обслуживанию", М., НИИ труда, 1972 (ГК СМ СССР по вопросам труда и
заработной платы).

9.4. Основными функциями канцелярии учреждения являются:

- прием, регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям; { Абзац второй пункта 9.4 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

- оформление и отправка исходящий корреспонденции;

- организация стенографирования и печатания документов;

- контроль за соблюдением сроков исполнения документов;

- формирование дел канцелярии и передача их в установленные сроки в архив учреждения;

- хранение и обеспечение условий использования документов в процессе делопроизводства;

- методическое руководство всеми структурными подразделениями в осуществлении ими делопроизводственных процессов;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала;

- контроль за ведением делопроизводства в подведомственных организациях;

- составление сводной номенклатуры дел и наблюдение за правильным формированием дел в структурных подразделениях.

10. Механизация делопроизводственных процессов

10.1. Механизация делопроизводственных процессов является обязательным условием рациональной постановки делопроизводства в каждом учреждении, средством повышения производительности и удешевления управленческого труда.

10.2. Наиболее эффективное выполнение персоналом учреждений всех делопроизводственных работ обеспечивает комплексная механизация, предусматривающая последовательное применение технических средств для операций с входящими, исходящими и внутренними документами в процессе их фактического осуществления.

10.3. Номенклатурный и количественный состав комплектов технических средств устанавливается в зависимости от того, к какой из четырех категорий по объему документооборота принадлежит учреждение.

В состав комплектов технических средств должны включаться машины, аппараты и устройства отечественного производства и те, которые поставляются в СССР странами-членами СЭВ.

10.4. Осуществление механизации делопроизводственных процессов в учреждениях должно предусматривать наиболее рациональное использование технических средств и предотвращение простоев машин и аппаратов. В этих целях такие средства, которые технически невозможно или экономически нецелесообразно придавать каждому рабочему месту, следует использовать централизованно.

10.5. До внедрения технических средств необходимо организовать в учреждениях соответствующую подготовку кадров, предусматривающую: обучение персонала работе с техническими средствами на рабочих местах; обучение персонала на специальных курсах; систематическое проведение лекционных и семинарских занятий.

10.6. Перед допуском каждого работника к эксплуатации технических средств необходимо осуществлять проверку знания им технических инструкций по работе с соответствующими машинами, аппаратами и техническим оборудованием.

Приложение N 1 к п. 3.3.2

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ* документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства

1. Письма, поступившие в копии к сведению

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

3. Извещения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки

5. Сводки и информации, направленные к сведению

6. Учебные планы, программы. Копии

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.

8. Прейскуранты цен. Копии

9. Нормы расходования материалов

10. Поздравительные письма и приглашения

11. Бухгалтерские документы

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

13. Научные отчеты по темам

14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

15. Формы статистической отчетности

_______________
     * Документы,  перечисленные в пп.  4,  6, 11, 12, 13, 14, 15,
подлежат специальному учету в соответствующих  службах  учреждения
(бухгалтерии,  отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе
научно-технической информации).
 

Приложение N 2 к п. 3.3.6

--------------------------------------------------------------------------
  /|\ /|\ |                                                              |
   |   |5 | 1  3  5  7  9  11  13  15  17  19  21  23  25  27  29  30  31|
   |  \|/ |                                                              |
   |    --+--------------------------------------------------------------|
   |  /|\ |                                                              |
   |   |10|                                                              |
   |  \|/ |                                         Корреспондент        |
   |    --+--------------------------------------------------------------|
   |  /|\ |                            |                                 |
   |   |10|  Дата поступления и индекс |                                 |
105|  \|/ |         документа          |     Дата и индекс документа     |
   |    --+----------------------------+---------------------------------|
   |  /|\ |           74               |                                 |
   |   |20|<-------------------------->|                                 |
   |  \|/ |                                  Краткое содержание          |
   |   ---+--------------------------------------------------------------|
   |      |                                                              |
   |      |          Резолюция или кому направлен документ               |
   |    --+--------------------------------------------------------------|
   |  /|\ |                                                              |
   |   |20|                                                              |
  \|/ \|/ |             Отметка об исполнении документа                  |
--------------------------------------------------------------------------

Лицевая сторона

Согласно ГОСТу 9327-60

---------------------------------------------------------------
   |                                                             |
   |                                        Контрольные отметки  |
-----------------------------------------------------------------|
  /|\     Фонд N        |      Опись N       |      Дело N       |
 5 |                    |                    |                   |
  \|/                   |                    |                   |
------------------------+--------------------+-------------------|
   |                    |                    |                   |
   |<------- 50 ------->|<------- 50 ------->|                   |
   |                                                             |
   |<----------------------------- 148 ------------------------->|

Обратная сторона
 

Приложение N 3 к п. 3.3.6

---------------------------------------------------------------------
 /|\ |                                                              |
  |5 | 1  3  5  7  9  11  13  15  17  19  21  23  25  27  29  30  31|
 \|/ |                                                              |
   --+--------------------------------------------------------------|
 /|\ |                                                              |
  |15|                                                              |
 \|/ |                                         Корреспондент        |
   --+--------------------------------------------------------------|
 /|\ |                            |                                 |
  |15| Дата поступления и индекс  |                                 |
 \|/ |          документа         |     Дата и индекс документа     |
   --+----------------------------+---------------------------------|
 /|\ |           105              |                                 |
  |30|<-------------------------->|                                 |
 \|/ |                                  Краткое содержание          |
-----+--------------------------------------------------------------|
     |                                                              |
     |        Резолюция или кому направлен документ                 |
-----+--------------------------------------------------------------|
 /|\ |                                                              |
  |25|                                                              |
 \|/ |             Отметка об исполнении документа                  |
-----+---------------------------------------------------------------
------<---------------------- 210 ---------------------------------->

Лицевая сторона
 

Согласно ГОСТу 9327-60
<--------------------------------------------------------------------
      |                                                             |
   140|                                        Контрольные отметки  |
------+-------------------------------------------------------------|
  /|\ |       Фонд N       |      Опись N       |      Дело N       |
10 |  |                    |                    |                   |
  \|/ |                    |                    |                   |
------+--------------------+--------------------+-------------------|
      |                    |                    |                   |
      |<------- 70 ------->|<------- 70 ------->|                   |
      |                                                             |
      |<----------------------------- 210 ------------------------->|

Обратная сторона
 

Приложение N 4 к п. 3.3.7

ЖУРНАЛ регистрации входящих документов

------------------------------------------------------------------
|    Дата    |Корреспондент,| Краткое  |Резолюция|  Отметка об   |
|поступления |дата и индекс |содержание|или кому |  исполнении   |
|  и индекс  | полученного  |          |направлен|  документа    |
| документа  |  документа   |          |документ |               |
|------------+--------------+----------+---------+---------------|
|     1      |      2       |    3     |    4    |       5       |
------------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 5 к п. 3.3.7

ЖУРНАЛ регистрации исходящих и внутренних документов

------------------------------------------------------------------
|Дата и индекс|  Корреспондент  | Краткое  |Отметка об исполнении|
|  документа  |                 |содержание|     документа       |
|-------------+-----------------+----------+---------------------|
|     1       |       2         |    3     |         4           |
------------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 6 к п. 4.13.2

Разрешено к печати
                                             (должность и подпись)
                                             "  " _________ 19  г.

ЗАКАЗ N
                      на множительную работу

Отдел ____________________________________________________________
Исполнитель ______________________________________________________
                           (фамилия)
Комната ___________________ телефон ______________________________
Наименование работы ______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Количество страниц ________________
Количество экземпляров ____________

Начальник отдела _______________________
                    (дата, подпись)

Принято к исполнению ___________________
Начальник множительного цеха ___________________________
                                  (дата, подпись)

Срок исполнения ________________________
Получена выполненная работа ____________________________
                                  (дата, подпись)

{ Приложение 6 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Приложение N 7 к п. 6.2.3

СВОДКА
       об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан
                    на _______________ 19   г.
 

----------------------------------------------------------------------
 NN|Наименование |Находится на исполнении|           Из них
 пп|подразделений|-----------------------+----------------------------
   |структурных  |всего|  поступило за   |исполня-|срок   |просрочено
   |             |     |предыдущий месяц |ются в  |продлен|
   |             |     |                 |срок    |       |
----------------------------------------------------------------------
 

__________________________________________________________________
     Всего
__________________________________________________________________
     (дата)       Начальник канцелярии                (подпись)

Формат А4 (210 х 297)

{ Приложение 7 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Приложение N 8 к п. 6.2.4.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения

1. Законы СССР, другие решения Верховного Совета СССР и его Президиума; законы УССР, другие решения Верховного Совета УССР и его Президиума; постановления и письма ЦК КПСС; постановления и письма ЦК Компартии Украины; постановления и распоряжения Совета Министров СССР; постановления и распоряжения Совета Министров УССР; предложения и замечания депутатов, высказанные на сессиях Верховного Совета СССР и на сессиях Верховного Совета УССР; решения местных Советов народных депутатов, а также решения и распоряжения их исполкомов; приказы руководителей учреждений; решения коллегиальных органов учреждений; исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности учреждений.

- согласно установленным срокам.

2. Рекомендации постоянных комиссий Совета Союза и Совета Национальностей Верховного Совета СССР; рекомендации постоянных комиссий Верховного Совета УССР

- до 2 месяцев, если комиссиями не установлен другой срок.

3. Предложения и заявления депутатов Верховного Совета СССР и депутатов Верховного Совета УССР

- до 1 месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

4. Предложения и рекомендации, содержащиеся в решениях местных Советов народных депутатов, в адрес расположенных на территории соответствующего Совета предприятий, учреждений и организаций вышестоящего подчинения; рекомендации постоянных комиссий местных Советов; запросы и обращения депутатов местных Советов; предложения и замечания, высказанные депутатами на сессиях местных Советов,

- в сроки, установленные законами о местных Советах народных депутатов УССР.

5. Критические замечания и предложения, высказанные в прессе,

- до 1 месяца.

6. Телеграммы (радиограммы)

- от 2 до 5 дней.

{ Приложение 8 в редакции Постановления Совета Министров УССР N 101 ( 101-81-п ) от 18.02.81 }

Приложение N 9 к п. 6.3.10

ПЕРЕЧЕНЬ документов, не исполненных

___________________________________
               (наименование и индекс структурного
                          подразделения)
      в установленный срок, по состоянию на __________ 19   г.
 

----------------------------------------------------------------------------------
|NN|Откуда поступил| Краткое  | Срок |Фамилия и  |Причины не-|Состояние | Когда  |
|  |документ, N  и |содержание|испол-|должность  |исполнения |исполнения| будет  |
|пп|дата документа |документа |нения |исполнителя|  в срок   |          |исполнен|
|--+---------------+----------+------+-----------+-----------+----------+--------|
|1 |      2        |    3     |  4   |    5      |     6     |     7    |    8   |
----------------------------------------------------------------------------------
 

(дата) Начальник канцелярии (подпись)

Примечание. Графы   6-8   заполняются  в  исполняющем  структурном
            подразделении.

Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 10 к п. 6.3.10

СВОДКА
       об исполнении документов, подлежащих индивидуальному
          контролю, по состоянию на ____________ 19   г.
 

------------------------------------------------------------------------------------
|NN|Наименование и индекс|Документы на контроле |         Из них документы         |
|пп|структурных подразде-|----------------------|----------------------------------|
|  |       лений         |всего|поступило в пре-|испол-|исполня-|с продлен-|просро-|
|  |                     |     |дыдущем месяце  |нные  |ются в  |ным сроком|ченные |
|  |                     |     |                |      |срок    |исполнения|       |
------------------------------------------------------------------------------------
 

(дата) Начальник канцелярии (подпись)

Примечание. Для учреждений  I  и  II  категории  сводка может быть
            дополнена   графами   по   видам  документов (приказы,
            решения коллегии и др.).

Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 11 к п. 6.3.10

СВОДКА
       об исполнении документов, подлежащих индивидуальному
           контролю, по состоянию на __________ 19   г.
 

-----------------------------------------------------------------------------------
|NN|Наименование и индекс|Документы на контроле|              Из них              |
|пп|структурных подраз-  |---------------------+----------------------------------|
|  |      делений        |всего|  поступило в  |             документы            |
|  |                     |     |  предыдущем   |----------------------------------|
|  |                     |     |    месяце     |испол-|исполня-|с продлен-|просро-|
|  |                     |     |               |ненные| ются в |ным сроком|ченные |
|  |                     |     |               |      |  срок  |исполнения|       |
-----------------------------------------------------------------------------------
 

(дата) Начальник канцелярии (подпись)

Примечание. Для учреждений I и II категории сводка может быть
дополнена графами по видам документов ( приказы,
решения коллегии и др.).

Формат А4 (210 х 297)