Деякі питання використання спеціальних бланків нотаріальних документів

Відповідно до частини третьої статті 34 Закону України “Про нотаріат” Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання;

опис і зразок спеціального бланка нотаріального документа.

2. Установити, що в разі зміни опису і зразка спеціального бланка нотаріального документа залишки спеціальних бланків нотаріальних документів, опис і зразок яких були раніше затверджені, використовуються до повного їх витрачання.

3. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Кабінету Міністрів України згідно з переліком, що додається.

ПОРЯДОК
використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання

1. Цей Порядок регулює питання використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) і звітності про їх витрачання.

2. Бланки потребують використання спеціальних елементів захисту, є невід’ємною складовою нотаріального діловодства, документарного забезпечення нотаріального процесу та використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

3. Виготовлення бланків здійснюється державним підприємством, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту (далі - виробник).

4. Заходи щодо замовлення бланків у виробника, їх постачання державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам, первинний облік постачання, знищення дефектних бланків здійснюються визначеним Мін’юстом державним підприємством, яке належить до сфери управління Мін’юсту (далі - постачальник), у порядку, затвердженому Мін’юстом.

5. Замовлення постачальником бланків у виробника, їх виготовлення виробником та передання постачальнику здійснюються на підставі договору, укладеного між виробником та постачальником.

6. Замовником бланків у постачальника є державна нотаріальна контора, державний нотаріальний архів, приватний нотаріус (далі - замовник).

7. Замовник замовляє необхідну кількість бланків шляхом подання постачальнику відповідної заявки згідно з умовами договору, укладеного між постачальником та замовником.

8. Замовник отримує бланки від постачальника у відповідних пачках згідно з умовами договору, укладеного між постачальником та замовником.

9. Облік обігу бланків та звітності про їх витрачання здійснюється в Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - Єдиний реєстр), держателем якого є Мін’юст.

постачання бланків замовникам;

видані державним та приватним нотаріусам бланки;

отримані замовниками бланки;

передані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державними та приватними нотаріусами бланки;

витрачені і недійсні бланки;

проведення перевірки справжності бланків;

видані інформаційні довідки та витяги з Єдиного реєстру;

електронні книги обліку бланків у замовників.

11. Порядок ведення Єдиного реєстру і розмір плати за користування ним затверджуються Мін’юстом.

Від плати за користування Єдиним реєстром звільняються органи державної влади та органи місцевого самоврядування.

Кошти від справляння плати за користування Єдиним реєстром зараховуються до державного бюджету.

12. Адміністратором Єдиного реєстру (далі - адміністратор) є державне підприємство, яке належить до сфери управління Мін’юсту.

13. Недійсними вважаються бланки:

відсутні під час відкриття пачки, втрачені або викрадені;

дефектні (у зв’язку з відсутністю або пошкодженням захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявністю дубльованих номерів, пошкодженням цілісності паперу, на якому викладено бланк, тощо);

зіпсовані замовником, зокрема під час вчинення нотаріальної дії;

анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося, а також з інших підстав, передбачених цим Порядком.

14. Під час отримання бланків замовник зобов’язаний перевірити їх кількість, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у відповідній видатковій накладній.

Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, замовник не пізніше наступного робочого дня складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику.

У разі невиконання чи неналежного виконання замовником зазначених вимог відповідні бланки вважаються такими, що не мають дефектів та отримані ним у кількості, зазначеній у видатковій накладній.

15. Замовник протягом п’яти робочих днів після зіпсуття чи анулювання бланків здійснює їх знищення, про що складається відповідний акт, який зберігається у справах замовника.

Постачальник знищує дефектні бланки, про що складає відповідний акт.

Замовник забезпечує зберігання актів приймання-передачі дефектних бланків, актів про знищення зіпсованих чи анульованих бланків, а постачальник - актів приймання-передачі дефектних бланків, актів про знищення дефектних бланків протягом трьох років після їх підписання.

16. Дозволяється передавання бланків між нотаріусами у межах нотаріального округу із складенням акта приймання-передачі і одночасним повідомленням адміністратора.

17. У разі зупинення (більше ніж на чотири місяці), припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю нотаріус (особа, нотаріальну діяльність якої припинено або свідоцтво якої про право на зайняття нотаріальною діяльністю анульовано) протягом десяти, а у разі припинення нотаріальної діяльності під час дії воєнного або надзвичайного стану - 30 календарних днів передає невикористані бланки іншому нотаріусу або постачальнику у порядку, затвердженому Мін’юстом. Це правило не застосовується у разі припинення нотаріальної діяльності під час дії воєнного або надзвичайного стану за умови реєстрації нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі протягом 30 календарних днів після такого припинення.

Невикористані бланки, які не передані нотаріусом (особою, нотаріальна діяльність якої припинена або свідоцтво якої про право на зайняття нотаріальною діяльністю анульовано) іншому нотаріусу або постачальнику в зазначений строк, вважаються анульованими.

18. Бланки, отримані замовником, повинні зберігатися у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

19. У разі виявлення факту втрати або викрадення бланків замовник зобов’язаний негайно повідомити про це з використанням засобів телефонного зв’язку відповідному територіальному органу Мін’юсту, Національній поліції та постачальнику і надіслати їм протягом однієї доби відповідні письмові повідомлення.

20. Територіальні органи Мін’юсту контролюють використання, зберігання, обіг бланків і звітність про їх витрачання у порядку, затвердженому Мін’юстом.

За кожним фактом втрати або викрадення бланків територіальний орган Мін’юсту призначає відповідну перевірку.

21. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за порушення вимог законодавства щодо використання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх витрачання.

За порушення вимог законодавства щодо використання, зберігання, обігу бланків, що призвело до втрати, викрадення чи знищення бланків, а також за неналежне ведення обліку, зберігання бланків, несвоєчасне звітування про їх витрачання завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державні та приватні нотаріуси притягуються до відповідальності у порядку, встановленому законом.

22. Вартість бланків та витрати, пов’язані з їх використанням, відшкодовують особи:

щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії;

з вини яких було зіпсовано чи анульовано бланк.

З метою обліку та контролю розрахунків за бланки державні нотаріальні контори та державні нотаріальні архіви щомісяця подають постачальнику звіт про витрачання та оплату бланків.

ОПИС І ЗРАЗОК
спеціального бланка нотаріального документа

1. Спеціальний бланк нотаріального документа (далі - бланк) форматом 210 х 297 міліметрів виготовлений з використанням спеціальних елементів захисту на папері із 100-відсотковим вмістом деревинної целюлози без оптичного відбілювача масою 95 грамів на квадратний метр із двотоновим водяним знаком, захисними волокнами та хімічним захистом.

Водяний знак має вигляд решітки, що складається з двотонових елементів - трьох рівних відрізків завдовжки 12 міліметрів, які перетинаються в одній точці під кутом 120°.

2. Рамка на лицьовому боці бланка виконана офсетним друком із застосуванням гільйошних елементів, на внутрішньому периметрі рамки надруковано напис “УКРАЇНА” українською та англійською мовами у вигляді мікротексту, а в рамці на зворотному боці - те саме у негативному зображенні.

3. У верхній частині лицьового боку бланка надруковано слово “УКРАЇНА” українською і англійською мовами, яке розміщено по обидва боки стилізованого зображення малого Державного Герба України (тризуба), виконаного фарбою блакитного і жовтого кольору.

4. У нижній частині лицьового боку бланка виконано написи у негативному зображенні “МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ” та у позитивному зображенні “Увага! Бланк містить багатоступеневий захист від підроблення”.

5. У верхніх внутрішніх кутах рамки на лицьовому боці виконані орнаментальні елементи, які включають приховані зображення, що візуалізуються за допомогою дифракційного фільтра.

6. Посередині бланка з лицьового боку невидимою в денному світлі люмінесцентною фарбою, що набуває свічення в ультрафіолетовому випромінюванні, надруковано напис “МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ” в обрамленні різнокольорового гільйошного візерунка, надрукованого люмінесцентними фарбами, які набувають свічення в ультрафіолетовому випромінюванні.

7. У нижньому правому куті лицьового боку бланка міститься QR-код розміром 13,2 х 13,2 міліметра, під яким міститься серія, яка складається з трьох літер, і номер із шести цифр заввишки 2,9 міліметра.

8. На зворотному боці бланка по всій площині нанесено 21 зображення елемента малого Державного Герба України (тризуба), яке виконано термофарбою сіро-блакитного кольору.

9. У нижній частині зворотного боку бланка люмінесцентними фарбами виконано написи у два рядки. Перший рядок містить напис “МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ”, другий - “СПЕЦІАЛЬНИЙ БЛАНК НОТАРІАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА”. Напис з’являється під дією ультрафіолетового випромінювання.

10. У нижній частині зворотного боку бланка розташована смужка, у якій надруковано приховане слово “ДІЙСНИЙ”, повторене три рази, яке з’явиться після копіювання бланка.

11. У нижній частині бланка між смужкою з прихованими зображеннями та рамкою надруковано смугу розміром 5 х 180 міліметрів, виконану невидимою в денному світлі люмінесцентною фарбою, що в ультрафіолетовому випромінюванні змінює колір під час зволоження.

12. Лицьовий бік бланка виконано фарбою жовтого і блакитного кольору, зворотний - сіро-блакитного кольору.

13. Фонові зображення з обох боків бланка, у тому числі фонові сітки у вигляді хвилястих ліній змінної геометрії, виконуються офсетним друком шістьма фарбами як з лицьового, так і зворотного боку з використанням технології райдужного друку з лицьового боку.

14. Спеціальний бланк нотаріального документа з обох боків має захисні елементи, виконані спеціальними фарбами відповідно до розробленої в установленому порядку схеми захисту.

15. Для захисту від несанкціонованого тиражування та запобігання зміні (заміні) інформації на лицьовому боці бланка у нижньому правому куті на QR-код, серію та номер нанесено способом гарячого пресування оптично-електронний елемент розміром 32 х 25 міліметрів з радіусом закруглення кутів 2 міліметри. Елемент містить написи “УКРАЇНА”, “UKRAINE”, символічне зображення малого Державного Герба України (тризуба) та стилізоване зображення пам’ятника князю Ярославу Мудрому в художньому оформленні.

16. Мін’юстом розробляється і затверджується технічний опис бланка.

ПЕРЕЛІК
постанов Кабінету Міністрів України, що втратили чинність

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 р. № 812 “Про затвердження Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка” (Офіційний вісник України, 2009 р., № 59, ст. 2074).

2. Пункт 11 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України з питань захисту документів і товарів голографічними захисними елементами, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 9 лютого 2011 р. № 86 (Офіційний вісник України, 2011 р., № 10, ст. 463).

3. Пункт 6 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України щодо зарахування до державного бюджету коштів за надання права доступу, користування, внесення та одержання інформації з реєстрів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 вересня 2012 р. № 1077 (Офіційний вісник України, 2012 р., № 90, ст. 3651).

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2013 р. № 690 “Про внесення зміни до пункту 22 Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання” (Офіційний вісник України, 2013 р., № 75, ст. 2769).

5. Пункт 54 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2013 р. № 955 (Офіційний вісник України, 2014 р., № 4, ст. 101).

6. Постанова Кабінету Міністрів України від 1 квітня 2014 р. № 80 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 р. № 812” (Офіційний вісник України, 2014 р., № 28, ст. 794).

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2017 р. № 677 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 р. № 812” (Офіційний вісник України, 2017 р., № 74, ст. 2268).

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 24 грудня 2019 р. № 1105 “Про внесення зміни до пункту 8 Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання” (Офіційний вісник України, 2020 р., № 3, ст. 151).

9. Постанова Кабінету Міністрів України від 12 лютого 2020 р. № 183 “Про внесення змін до опису і зразка спеціального бланка нотаріального документа” (Офіційний вісник України, 2020 р., № 23, ст. 842).

10. Пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України від 11 вересня 2007 р. № 1123 і від 5 серпня 2009 р. № 812, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 13 травня 2020 р. № 368 (Офіційний вісник України, 2020 р., № 41, ст. 1338).

11. Пункт 6 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 30 червня 2021 р. № 670 (Офіційний вісник України, 2021 р., № 54, ст. 3351).

12. Постанова Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2021 р. № 1130 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 р. № 812”.