Про затвердження Порядку здійснення моніторингу відповідності вимогам до національного органу з акредитації та внесення зміни до пункту 4 Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України

Відповідно до статті 6-4 Закону України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності” Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок здійснення моніторингу відповідності вимогам до національного органу з акредитації, що додається.

2. Внести зміну до пункту 4 Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 р. № 459 “Питання Міністерства економічного розвитку і торгівлі” (Офіційний вісник України, 2014 р., № 77, ст. 2183), доповнивши підпункт 101 словами “, здійснює моніторинг відповідності вимогам до національного органу з акредитації”.

ПОРЯДОК
здійснення моніторингу відповідності вимогам до національного органу з акредитації

1. Цей Порядок визначає процедуру здійснення Мінекономіки моніторингу відповідності Національного агентства з акредитації (далі - Агентство) вимогам до національного органу з акредитації та виконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, для забезпечення довіри до результатів акредитації органів з оцінки відповідності (далі - моніторинг).

Для визначення відповідності Агентства вимогам до національного органу з акредитації, встановленим статтею 6-1 Закону України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, Мінекономіки оцінює та враховує відповідність Агентства критеріям, які встановлені національним стандартом, що є ідентичним міжнародному стандарту ISO/IEC 17011 або європейському стандарту EN ISO/IEC 17011, та охоплюють відповідні вимоги.

2. Моніторинг здійснюється планово та позапланово.

Плановий моніторинг здійснюється один раз на два роки. Плановим періодом вважається період, що починається з кварталу, що настає за останнім кварталом періоду, в якому здійснюється попередній плановий моніторинг, і закінчується кварталом, що передує кварталу, в якому буде здійснюватися наступний плановий моніторинг.

Позаплановий моніторинг здійснюється у разі встановлення Мінекономіки за результатами аналізу отриманої від фізичних або юридичних осіб документально підтвердженої інформації підстав вважати, що Агентство не відповідає вимогам до національного органу з акредитації або не виконує своїх обов’язків, встановлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”.

Подання та розгляд такої інформації від фізичних та юридичних осіб здійснюється відповідно до законодавства.

Під час здійснення позапланового моніторингу з’ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для здійснення такого заходу, з обов’язковим зазначенням таких питань у посвідченні (направленні) на здійснення моніторингу.

Для здійснення моніторингу Мінекономіки видає наказ, в якому передбачаються положення щодо:

утворення з числа посадових осіб Мінекономіки комісії із здійснення моніторингу Агентства (далі - комісія);

затвердження програми здійснення моніторингу та строку його здійснення.

Тривалість планового моніторингу не повинна перевищувати 15 робочих днів, а позапланового - 10 робочих днів. У разі надання документів і матеріалів під час здійснення моніторингу з порушенням строків, визначених у письмовому запиті голови комісії відповідно до пункту 6 цього Порядку, строк здійснення моніторингу за обґрунтованим зверненням голови комісії (недостатність часу на всебічне вивчення документів і матеріалів, які були несвоєчасно надані) може продовжуватися не більш як на п’ять робочих днів відповідним наказом Мінекономіки.

У посвідченні (направленні) на здійснення моніторингу зазначаються:

найменування та місцезнаходження Агентства;

номер і дата наказу, на виконання якого здійснюється моніторинг;

перелік посадових осіб, які беруть участь у здійсненні моніторингу, із зазначенням їх посади, прізвища, імені та по батькові;

дата початку та дата закінчення моніторингу;

тип моніторингу (плановий або позаплановий);

питання, які будуть перевірятися під час моніторингу (зазначається у разі здійснення позапланового моніторингу);

строк здійснення попереднього моніторингу (у разі його здійснення).

Посвідчення (направлення) є чинним протягом строку здійснення моніторингу.

4. Голова комісії зобов’язаний:

1) після видання наказу про здійснення моніторингу:

розподілити між членами комісії завдання згідно з програмою здійснення моніторингу;

до початку моніторингу ознайомити членів комісії з результатами попереднього планового моніторингу і результатами взаємного оцінювання з боку національних органів з акредитації інших держав (у разі здійснення планового моніторингу);

не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку моніторингу надіслати рекомендованим листом Агентству копію наказу про здійснення моніторингу;

2) повідомити у перший день здійснення моніторингу керівнику Агентства чи особі, яка виконує його обов’язки, про повноваження членів комісії під час здійснення моніторингу, узгодити строки надання документів і матеріалів, необхідних для здійснення моніторингу, та організаційні питання щодо здійснення моніторингу;

3) під час здійснення моніторингу:

не допускати дій та вчинків, які суперечать діловій етиці;

приймати від посадових осіб Агентства усні та письмові зауваження, пояснення з питань, що виникають під час здійснення моніторингу;

у разі відмови посадової особи Агентства від надання пояснень, документів чи належним чином засвідчених копій документів (витягів з документів) зафіксувати цей факт у довідці за результатами здійснення моніторингу (далі - довідка), підготувати та надати посадовій особі Агентства письмовий запит із зазначенням строку надання необхідної інформації, а в разі відмови в отриманні письмового запиту надіслати запит за місцезнаходженням Агентства рекомендованим листом. До примірника довідки, яка зберігається в Мінекономіки, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення письмового запиту на адресу Агентства рекомендованим листом, та копія письмового запиту;

у разі незгоди керівника чи іншої посадової особи Агентства з фактами, викладеними в довідці, запропонувати подати протягом п’яти робочих днів з дня отримання довідки письмові зауваження, провести їх перевірку та про результати повідомити відповідним посадовим особам Агентства;

у разі невиконання або неналежного виконання керівником Агентства або особою, яка виконує його обов’язки, вимог голови або членів комісії вказати про це в довідці із зазначенням дати, часу, місця та відомостей про таку особу, забезпечити складення комісією акта про перешкоджання здійсненню моніторингу і не пізніше ніж на наступний робочий день доповісти про це уповноваженій посадовій особі Мінекономіки, яка прийняла рішення про здійснення моніторингу;

забезпечити дотримання комісією принципів законності, конфіденційності, об’єктивності, достовірності та обґрунтованості результатів моніторингу.

5. Комісії повинна бути надана повна, всебічна та достовірна інформація з усіх питань, які містяться у програмі здійснення моніторингу.

6. Голова та члени комісії запитують у керівника та інших посадових осіб Агентства документи і матеріали, необхідні для здійснення моніторингу, а саме:

розпорядчі документи Агентства;

протоколи засідань Ради з акредитації, технічних комітетів з акредитації, комісії з апеляцій;

настанову з управління, політики, методики, процедури здійснення акредитації та моніторингу акредитованих органів з оцінки відповідності;

документи та матеріали, пов’язані з проведенням оцінювання органів з оцінки відповідності та прийняттям рішення про їх акредитацію (розширення сфери акредитації) або про відмову в акредитації (відмову в розширенні сфери акредитації);

документи та матеріали, пов’язані із здійсненням моніторингу за відповідністю акредитованих Агентством органів з оцінки відповідності вимогам акредитації;

документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності, господарські та цивільно-правові договори, укладені Агентством;

матеріали щодо проведення взаємного оцінювання Агентства з боку національних органів з акредитації інших держав;

особові справи персоналу з акредитації.

Документи та матеріали, зазначені у цьому пункті, та інші документи та матеріали, необхідні для здійснення моніторингу, надаються на підставі письмового запиту голови комісії із зазначенням узгоджених із керівником Агентства чи особою, яка виконує його обов’язки, строків надання таких документів і матеріалів, що не перевищують п’яти робочих днів з дня надання такого запиту з урахуванням строку завершення моніторингу.

7. Посадові особи Мінекономіки, які здійснюють моніторинг, мають право:

безперешкодно відвідувати Агентство за умови пред’явлення службового посвідчення та посвідчення (направлення) на здійснення моніторингу;

вимагати від Агентства надання документів і матеріалів, необхідних для здійснення моніторингу, одержувати копії таких документів і матеріалів;

вимагати від посадових осіб Агентства надання у погоджений з ними строк усних чи письмових пояснень з питань, що виникають під час здійснення моніторингу.

Посадові особи Мінекономіки, які здійснюють моніторинг, зобов’язані не розголошувати конфіденційну інформацію, яка стала їм відома у зв’язку із здійсненням моніторингу, та не використовувати таку інформацію в особистих інтересах або в інтересах третіх осіб, крім випадків, визначених законом. Посадові особи, винні у порушенні зазначеного обов’язку, притягаються до встановленої законом відповідальності.

8. Голова комісії узагальнює подані матеріали та забезпечує складення довідки у двох примірниках.

Довідка містить чотири розділи: вступ, опис, висновок та рекомендації.

9. У розділі “Вступ” довідки наводяться такі дані:

дата підписання довідки;

найменування Агентства відповідно до положення про нього;

реквізити наказу, на підставі якого здійснюється моніторинг;

прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють моніторинг;

інформація про надіслання Агентству рекомендованим листом копії наказу про здійснення моніторингу;

строк здійснення моніторингу;

інформація про попередній плановий моніторинг, встановлені під час його здійснення невідповідності Агентства вимогам до національного органу з акредитації та невиконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, та вжиті коригувальні заходи (зазначається під час здійснення планового моніторингу).

10. У розділі “Опис” довідки зазначається інформація про відповідність Агентства вимогам до національного органу з акредитації та виконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, які були предметом моніторингу, а в разі виявлення фактів невідповідності вимогам до національного органу з акредитації або невиконання ним своїх обов’язків - за кожним наведеним фактом необхідно:

чітко викласти зміст невідповідності вимогам до національного органу з акредитації та невиконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, та додати до довідки копії документів, що підтверджують наявність такого факту невідповідності, письмові пояснення посадових осіб Агентства щодо виявлених невідповідностей (за наявності) або вказати про відмову у наданні пояснень;

зазначити перелік документів, що не були надані під час здійснення моніторингу (якщо такі були), та причини їх ненадання, викладені у відповідних письмових поясненнях (за наявності).

11. У розділі “Висновок” довідки надається узагальнений висновок щодо відповідності Агентства вимогам до національного органу з акредитації та виконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, які були предметом моніторингу, а також опис встановлених фактів невідповідності вимогам до національного органу з акредитації або невиконання ним своїх обов’язків, у разі їх виявлення під час здійснення моніторингу.

12. У розділі “Рекомендації” довідки надаються рекомендації щодо вжиття відповідних коригувальних заходів (у разі виявлення невідповідностей вимогам до національного органу з акредитації та невиконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, які були предметом моніторингу).

13. На останньому аркуші довідки зазначаються кількість примірників довідки та відмітка про вручення або надсилання рекомендованим листом одного примірника керівнику Агентства або особі, яка виконує його обов’язки.

14. Довідка підписується головою комісії та її членами. Будь-які доповнення у довідці після її підписання не допускаються, за винятком випадку, передбаченого пунктом 17 цього Порядку.

15. Перший примірник довідки зберігається в Мінекономіки. До першого примірника довідки додаються:

програма здійснення моніторингу;

письмові пояснення посадових осіб Агентства щодо виявлених невідповідностей вимогам до національного органу з акредитації та невиконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, надані під час моніторингу (за наявності);

копії документів і матеріалів, що підтверджують наявність фактів невідповідності вимогам до національного органу з акредитації та невиконання ним своїх обов’язків, установлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”;

письмові зауваження (за наявності);

акт про перешкоджання здійсненню моніторингу (за наявності).

16. Другий примірник довідки подається протягом 10 робочих днів після закінчення моніторингу для ознайомлення під підпис керівнику Агентства або особі, яка виконує його обов’язки.

17. У разі відмови керівника Агентства або особи, яка виконує його обов’язки, від ознайомлення під підпис з довідкою голова та члени комісії засвідчують це відповідним записом за своїми підписами в кінці довідки та передають довідку особі, на яку покладені обов’язки з реєстрації вхідної кореспонденції Агентства, або надсилають органу рекомендованим листом.

18. За наявності зауважень до довідки керівник Агентства або особа, яка виконує його обов’язки, робить про це застереження перед своїм підписом і не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дня підписання довідки подає з цього приводу письмові зауваження.

19. Достовірність обґрунтувань, фактів, викладених у зауваженнях, комісія повинна ретельно перевірити і протягом п’яти робочих днів з моменту їх отримання скласти щодо них письмовий висновок та доповісти про результати моніторингу уповноваженій посадовій особі, яка прийняла рішення про його здійснення.

20. У разі коли за результатами здійсненого моніторингу визначено, що Агентство не відповідає хоча б одній вимозі до національного органу з акредитації або не виконує хоча б один свій обов’язок, встановлений Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”, Мінекономіки вживає відповідних коригувальних заходів до усунення такої невідповідності або забезпечує вжиття таких коригувальних заходів Агентством шляхом надсилання листа не пізніше ніж через 20 робочих днів з дня підписання довідки з вимогою вжити відповідних коригувальних заходів із зазначенням строків їх виконання, а також поінформувати Мінекономіки про їх виконання не пізніше ніж через п’ять робочих днів після завершення їх виконання.

21. Агентство та його посадові особи зобов’язані на вимогу Мінекономіки вживати коригувальних заходів для забезпечення виконання вимог та обов’язків, встановлених Законом України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності”.